Криптиран достъп до уеб поща с All-Inkl: как да защитите имейлите си

Криптираният достъп до уеб поща предпазва от неоторизиран достъп и загуба на данни. All-Inkl Webmail предлага надеждни функции като двуфакторно удостоверяване, интеграция на PGP и немски стандарти за защита на данните за максимална сигурност на електронната поща.

Централни точки

• PGP криптиране надеждно защитава поверителното съдържание.
• Влизане с два фактора значително повишава сигурността на акаунта.
• Филтър за спам и вируси предлагат ефективна защита директно в пощенската кутия.
• Резервни копия гарантира възстановяване в случай на загуба на данни.
• Синхронизиране на IMAP осигурява последователност на всички устройства.

При използването на решения за електронна поща и уеб поща има някои основни критерии, които не бива да се подценяват. В допълнение към изброените тук точки, изборът на надежден доставчик и лекотата на използване са особено важни. All-Inkl е убедителен и в двете области: както технологията, така и потребителският интерфейс са проектирани по такъв начин, че да можете да влезете в системата без сложни заобикалки и да започнете работа веднага. Освен това най-важните функции за сигурност могат да се активират бързо, което е особено предимство в напрегната работна среда.

Друго предимство е, че All-Inkl редовно актуализира своите системи и активно отстранява пропуските в сигурността. В резултат на това потребителите се възползват от висок стандарт на защита, без да се налага сами да търсят постоянно нови уязвимости. Кръпки да се налага да търсите. Ако използвате и споменатите тук функции, като PGP или създаване на собствени филтри, ще откриете, че целият ви трафик на електронна поща може да бъде организиран и защитен много по-добре.

Сигурна настройка на All-Inkl Webmail

Създаването на имейл акаунт чрез All-Inkl Webmail е лесно. След като вляза в клиентската област, избирам елемента от менюто "Електронна поща" и щраквам върху "Добавяне на имейл акаунт". Избирам сигурна парола и добавям желания от мен имейл адрес. Използвам следния адрес за достъп https://webmail.all-inkl.com и влезте в него с пълния ми имейл адрес и парола. Тази първоначална настройка обикновено отнема по-малко от пет минути.

Ако са ви необходими допълнителни настройки, можете да ги намерите в Ръководство за уеб поща All-Inkl полезен преглед с допълнителни функции, като правила за филтриране или псевдоними.

Особено полезно е, че All-Inkl последователно опростява процеса на съветника за настройка. Така се избягват грешки или неясни опции по време на инсталацията. Добре подбраната парола трябва да бъде дълга поне 12 символа и да се състои от комбинация от букви, цифри и специални символи. Това намалява вероятността хакери или автоматични ботове да компрометират профила ви. Също така имайте предвид: Ако управлявате няколко акаунта, трябва да дадете на всяка пощенска кутия собствена парола. Това ще предотврати колективно компрометиране, ако бъде компрометиран само един акаунт.

Повече сигурност с двуфакторно удостоверяване

В днешно време сигурната парола вече не е достатъчна. Мога да активирам двуфакторното удостоверяване с All-Inkl директно в администрацията на KAS. За целта свързвам акаунта си с приложение за удостоверяване на автентичност, като Google Authenticator или Aegis. Когато влизам в системата, след това получавам допълнителен еднократен код, който е валиден само за няколко секунди. Дори ако паролата ми бъде открадната, пощенската ми кутия остава защитена защитени.

Активирам тази опция в администрацията под "Потребителски настройки > Двуфакторно влизане". Силно препоръчвам да запазите кода за архивиране сигурно офлайн - това ви позволява да продължите да имате достъп до устройството, ако го загубите.

Процесът 2FA ще бъде от полза най-вече за всички, които пътуват често и имат достъп до пощенската си кутия от обществени компютри. Получавате допълнително ниво на защита, което не позволява на неупълномощени трети лица да получат достъп единствено чрез кражба на парола. Това може да бъде ценна мярка за сигурност и за частни потребители, които управляват служебни имейли. Важно е в никакъв случай да не съхранявате кодовете за потвърждение незащитени. Най-добре е да запишете кода за потвърждение в заключен сейф или мениджър на пароли, който също е криптиран и защитен със силна главна парола.

PGP криптирането става лесно

За да изпращам поверителни имейли по сигурен начин, използвам PGP - Pretty Good Privacy. За целта използвам добавка за браузър като Mailvelope. Тя се интегрира директно в уеб пощенския акаунт и ми позволява да създавам ключове или да импортирам съществуващи. Това гарантира, че само получателят може да декриптира имейлите ми. Усилията за настройка са малки, а защитата е отлична. Особено в бизнес среда PGP може значително да защити комуникацията.

За да е прозрачна структурата, съхранявам публичния си ключ на определено място или го изпращам активно на контакти. Това позволява на двете страни да общуват в криптирана форма без никакви пречки.

Всеки, който навлезе по-дълбоко в PGP, скоро ще разбере предимствата на подписите. Цифровият подпис потвърждава пред получателя, че съобщението действително идва от посочения подател и не е било подправено по време на пътуването. Особено във времената на фишинг и спам, които се преструват, че идват от известен източник, това създава допълнителна сигурност. Могат да се управляват и редовни актуализации на ключовете, за да се подновят всички остарели или компрометирани ключове. Важно е частните ключове никога да не се съхраняват некриптирани на компютъра или мобилните устройства, а да се съхраняват само в защитени среди или контейнери с пароли.

Правилно конфигуриране на филтрите за спам и вируси

В интерфейса на уеб пощата All-Inkl мога да намеря опции за персонализиране в "Настройки > Спам филтър". Зададох индивидуални Черни списъци за досадни податели и, ако е необходимо, да създадете бели списъци, за да дадете приоритет на надеждни податели. Използвам опционални правила за филтриране, за да пренасочвам важни съобщения или да ги категоризирам по подходящ начин.

Могат да се конфигурират следните филтри:

Полезен съвет е да прилагате определени филтри не само за темата, но и за съдържанието на имейла. Ако забележите, че постоянно се появяват спам съобщения с подобни ключови думи (напр. "казино", "печалба" или "виагра"), можете да добавите такива термини към правилата за филтриране. Трябва обаче да се внимава да не се филтрират по невнимание легитимни имейли. Препоръчва се бърза и редовна проверка на папката за спам, за да се изключат фалшивите положителни резултати.

В по-големи екипи или компании може да е полезно да се облекчат правилата за филтриране на спам за вътрешните списъци с имейли. По този начин важните вътрешни актуализации не се филтрират неправилно. Тук всяка организация е различна, но All-Inkl предлага достатъчно гъвкавост, за да отговори на различните изисквания.

Автоматични отговори в случай на отсъствие

Автоматичният отговорник е особено полезен, когато отсъствам за дълго време. В "Настройки > Автоматичен отговор" активирам съобщение, което се изпраща веднага щом някой се свърже с мен. Тук също така определям Период и текст. По този начин изпращачите веднага знаят, че в момента не отговарям и кой може да е човекът за контакт.

Системата изпраща отговора само веднъж на подател в рамките на 24 часа, за да се избегне спам. Използвам и система за архивиране в отделна папка, за да определям по-добър приоритет при връщане.

За бизнес употреба е препоръчително да посочите представител в автоматичния отговорник или да въведете данните за контакт на отговорния отдел. Това гарантира, че комуникацията ще остане безпроблемна въпреки отсъствието. За частна употреба можете да използвате този текст, за да посочите например кога ще бъдете отново на разположение. За да изглежда професионално, отговорът трябва да е кратък, приятелски и смислен. За повишаване на сигурността може да се интегрира и бележка като "Моля, не изпращайте поверителни данни по електронна поща".

Синхронизация с клиенти за електронна поща

All-Inkl поддържа IMAP и POP3 - по този начин синхронизирам пощата си с Outlook, Thunderbird или Apple Mail. Предпочитам IMAP, защото се синхронизира на няколко устройства. Промените се прилагат незабавно, независимо дали работя на компютъра, таблета или смартфона си. Това се отплаща с мобилни операции по-специално.

Необходимите данни за сървъра се показват директно в клиентската област. За новите потребители има Ръководство за влизане в уеб поща полезен преглед на всички стъпки.

За тези, които ценят цялостното архивиране на електронна поща, е по-добре да използват IMAP. POP3 обикновено изтегля съобщенията от сървъра и ги изтрива там, което осигурява по-голяма свобода на данните на сървъра, но в същото време затруднява централизираното управление. При IMAP основният архив винаги остава на сървъра, така че имейлите могат да се изтеглят от много крайни устройства, без да се налага да се притеснявате за несъответствия. Особено при по-големите пощенски кутии трябва да се помисли и за това колко дълго искате да съхранявате имейлите постоянно, за да не препълвате пространството за съхранение. Много потребители поддържат определена структура на папките според проекти или клиенти, което може да има положителен ефект върху времето за зареждане в уебпощата.

Защита чрез ежедневни резервни копия

Автоматичното създаване на резервни копия е подценявана функция за сигурност на All-Inkl Webmail. Те се създават редовно и могат да бъдат възстановени чрез менюто на клиента. Ако случайно изтрия важни писма, са необходими само няколко кликвания, за да ги възстановя. По този начин Загуба на данни контролируеми, дори в случай на грешки в акаунта или хакерски атаки.

Данните се съхраняват в центрове за данни, които отговарят на германските стандарти за защита на данните. Това гарантира максимална правна яснота и съответствие с GDPR.

Тези, които работят с повишено внимание към сигурността или изпращат критична за бизнеса информация по имейл, могат да се възползват двойно повече: в допълнение към автоматичните резервни копия можете да създавате и собствени ръчни резервни копия, ако е необходимо. Това означава, че имейлите могат да се съхраняват и локално или да се качват в криптиран вид във външни облачни услуги. Взаимодействието на различните механизми за архивиране гарантира, че ще бъдете отново в готовност за работа за нула време, дори в случай на сериозен инцидент с данни - например атака с рансъмуер. Винаги обаче трябва да се има предвид редовен тест, за да се провери дали възстановяването на резервните копия работи безпроблемно.

Важно е също така да се създаде осведоменост в целия екип: Всеки, който безотговорно изтрива имейли или случайно кликва върху спам връзки, може да застраши цялата система. Непрекъснатото обучение или поне информационните имейли по темата за сигурността на електронната поща и процесите на архивиране често постигат повече, отколкото си мислите. Често малките, ежедневни предпазни мерки имат най-голямо въздействие.

Наличност и защита от DDoS

С изключителното време за работа от 99,97 %, All-Inkl Webmail е постоянно на разположение. Дори при увеличен трафик на данни стратегии като смекчаване на DDoS гарантират стабилен достъп. Това значително улеснява ежедневната ми работа. На този стабилен достъп разчитат най-вече фирмите и самостоятелно заетите лица.

За много компании наличността на инфраструктурата за електронна поща е от решаващо значение за поддържането на комуникация с клиенти или доставчици. Ако системата се повреди, в рамките на няколко часа могат да възникнат високи разходи или загуба на имидж. Благодарение на интегрираните мерки за защита на All-Inkl, трафикът на електронна поща остава сигурен и стабилен, дори ако понякога сървърите са засегнати от огромни потоци от данни. На практика това означава, че можете да изпращате и получавате имейли надеждно, без да се притеснявате за внезапни "таймаути" или грешки при достъпа.

Потребителски интерфейс с възможност за персонализиране

Харесвам ясно структурирани пощенски кутии. All-Inkl ви позволява да създавате собствени папки, да определяте автоматично препращане и да използвате цветно кодиране. Ако искате, можете дори да интегрирате календари и контакти чрез интерфейса на уеб пощата. Имейлите могат да се търсят или филтрират директно. Тази възможност за персонализиране създава Ефективен работен процесбез много кликвания.

Ако искате да се задълбочите, можете да научите повече в допълнителен доклад за опита информирайте.

Възможността за персонализиране на интерфейса не е само козметична. Чрез създаване на папки за конкретни проекти, клиенти или теми можете да поддържате общ преглед и да получавате достъп до съответната кореспонденция много по-бързо. Всеки, който получава много имейли в ежедневната си работа, знае, че добрата структура може да помогне да се спести време и да се избегнат грешки. Можете също така да дефинирате правила, които автоматично да разпределят имейлите на по-късен етап.

Някои потребители оценяват и тъмния потребителски интерфейс (тъмен режим), за да предпазят очите си по време на дълги работни часове. В зависимост от крайното устройство и настройките това вече е често срещана функция. Индивидуалните възможности за персонализация правят All-Inkl удобен инструмент, независимо дали отговаряте само на няколко имейла на ден или общувате всяка минута.

Повишена сигурност чрез редовни актуализации на паролите

В допълнение към двуфакторното удостоверяване е препоръчително да актуализирате паролите на разумни интервали от време. Това гарантира, че дори изтеклите или разбити пароли няма да могат да се използват след няколко седмици. Трябва обаче да се внимава честата смяна на паролите да не предизвика хаос. Сигурен мениджър на пароли може да ви помогне да организирате нещата. Важно е не само да запазите или дори да увеличите времето, необходимо за смяна на паролите, но и качеството на паролите.

Много недоразумения възникват поради едновременното използване на една и съща парола за различни онлайн услуги. Ето защо пощенските кутии на All-Inkl никога не трябва да имат една и съща парола с акаунти в социални мрежи или онлайн магазини, например. Ясното разделение и сигурното администриране помагат за постигането на огромна полза за сигурността.

Работа с прикачени файлове и чувствително съдържание

Дори ако имейлите са криптирани, прикачените файлове остават потенциален източник на опасност. По-специално изпълними файлове или документи с макроси могат да съдържат зловреден софтуер или вируси. Ето защо е препоръчително да проверявате внимателно дали прикаченият файл идва от надежден подател и дали съдържанието му изглежда достоверно. Вграденият вирусен филтър на All-Inkl вече върши добра работа тук, но никога не трябва да щраквате сляпо върху "Отвори".

Освен това е препоръчително да не изпращате чувствителни файлове, като например договори, информация за плащания или данни за клиенти, в обикновен текст по имейл, а винаги в криптиран вид. PGP осигурява добра основа за това. Като алтернатива можете да използвате защитени облачни решения, при които на получателя се изпраща връзка с парола. И тук комуникацията трябва да бъде подходящо защитена, така че неоторизирани трети страни да нямат достъп до прехвърлянето.

Помощ при проблеми и обслужване на клиенти

All-Inkl е известна със своята бърза и компетентна поддръжка. Всеки, който не е сигурен в конфигурацията на своите имейл акаунти или в проблемите със сигурността, може да се обърне към службата за обслужване на клиенти. Често са необходими само няколко минути, за да се разреши даден проблем или да се изяснят всички неясноти. Този аспект на поддръжката може да бъде особено важен, ако зад гърба си нямате технически експерти или голям ИТ отдел.

All-Inkl също така предоставя изчерпателни помощни страници и документация, за да можете сами да се информирате, ако е необходимо. Препоръчително е да преглеждате тази документация от време на време, особено когато се очакват нови функции или актуализации на програмата. По този начин ще сте в крак с новостите и ще можете да се възползвате от всички нови функции за сигурност.

Окончателна оценка

All-Inkl Webmail се оказа надеждно и сигурно решение за мен. Комбинацията от модерна технология, криптирана комуникация и немски стандарти за защита на данните позволява ниво на защита, което отговаря дори на професионалните изисквания. Практически функции като автокореспонденти, филтри за спам, интеграция с PGP и двуфакторно влизане в системата осигуряват сигурна инфраструктура за електронна поща. Всеки, който се отнася сериозно към защитата на данните, ще намери тук изчистено решение - без излишна сложност.