Сигурността на личните и бизнес данните става все по-важна, тъй като престъпността все повече се пренася в интернет. Сигурността на данните не се отнася само до защитата на чувствителните данни, а като цяло до сигурността на всички данни на компанията. Компаниите разполагат с различни възможности за оптимизиране на защитата и сигурността.
Разрешения за достъп
Важен компонент на сигурността на данните е контролът на разрешенията за достъп. Много системи вече предлагат възможност за прости ограничения, като например просто освобождаване на папки за определени действия. Въпреки това компаниите не могат да не използват подходящи инструменти за защита на своите данни.
Това позволява разпределяне на правата за достъп и използване не само за папки, но дори и за отделни файлове или области от колекции от данни. Особено важно е тези права също да се проверяват редовно. Неведнъж се е случвало акаунти на уволнени служители да не бъдат деактивирани, а след това те да нанесат значителни щети на компанията.
Създаване на версии
Сигурността на данните също вече не е гарантирана, когато се работи с остаряла база данни. Обикновено това се дължи на два фактора - липса на споделено пространство за съхранение и липса на версии за това кога е бил редактиран даден документ.
Благодарение на съхранението в облак поне първият проблем може да бъде лесно решен. При създаването на версии има подходящ софтуер, който документира кой и кога е направил какви промени. Предимството им е, че показват не само кой е работил по него, но и кои промени са били направени. Това е незаменимо за документи, които се редактират съвместно от екип, но също така и за файлове, които се използват само от един човек, често е полезно да се проследи как се е развивал даден документ.
Създаване на резервни копия
В миналото се правеха копия на всички записи, но днес резервните копия са на носителите на данни, които трябва да се правят на редовни интервали. Това включва не само носителите на данни в компанията, но и сървърите, които се използват, например. Резервните копия са от съществено значение за Възстановяване на данни от сървъри незаменим, тъй като може да се стигне до загуба поради хакерски атаки или други проблеми. Ако има резервно копие, загубата на данни е минимална, а времето за престой също може да бъде намалено.
Много компании си задават въпроса колко често има смисъл да се прави резервно копие на данните на сървъра. На този въпрос може да се отговори само индивидуално. Колкото по-често се използва, толкова по-често трябва да се правят резервни копия. За малките и средните компании обикновено е достатъчен ежедневен архив. Фирмите, които имат стотици поръчки от клиенти на ден, обаче трябва да обмислят възможността да правят резервно копие на всеки няколко часа.
Резервните копия трябва да се съхраняват известно време. Много компании дори съхраняват резервните копия за период до една година. Причината за това е, че ако данните са повредени от вируси, често минава известно време, преди това да бъде забелязано. След това повредените данни често се копират заедно с резервните копия. Ако вече не съществува резервно копие, което да съдържа данните преди повредата им, тази информация обикновено вече не може да бъде възстановена.
Физическа сигурност
Физическата сигурност на носителите на данни също трябва да бъде взета предвид при сигурността на данните. Подобно на достъпа до файлове, достъпът до сървърното помещение например също трябва да бъде защитен с разрешения. Освен това грижата за носителите на данни и тяхното съхранение също са важен фактор. Резервното копие е безполезно, ако се намира на носител на данни, който е бил изложен на прекалено висока температура, например поради неправилно съхранение, и по този начин е станал неизползваем.
В този случай дружествата, които работят в голяма степен без използване на хартия, също са обект на правни разпоредби, които регламентират начина, по който трябва да се съхраняват носителите на данни, за да се спази задължението за запазване.
