GoBS задължава със закон безопасното съхранение на електронна поща

Законосъобразно съхранение на имейли според GoBD

На 1 януари 2017 г. окончателно ще влязат в сила "Принципите за правилно водене и съхранение на счетоводни книги, записи и документи в електронна форма и за достъп до данни" (GoBD). Това включва и разпоредбите относно законово защитеното съхранение на имейли и прикачени файлове към тях, за които от датата на влизане в сила вече няма изключения. GoBD замества всички останали разпоредби на Федералното министерство на финансите (BMF), които досега се прилагаха за съхранението на бизнес документи. По-подробно това са "Принципите за достъп до данни и проверимост на цифрови документи" (GDPdU) и "Принципите за правилни компютъризирани счетоводни системи" (GoBS).

С публикуването на GoBD на 14 ноември 2014 г. Федералното министерство на финансите (BMF) взе предвид преди всичко факта, че електронният обмен на данни, безхартиеното счетоводство и цифрово съхраняваната документация за всички съответни стопански операции са обичайни в днешното ежедневие на компании от всякакъв мащаб и че техният обхват ще продължи да нараства в бъдеще. В този контекст електронната поща е специален случай, за който трябва да се спазват някои точки, за да се изпълнят изискванията на ДБ.

Принципи на съхранение и архивиране на електронна поща

Не е задължително да архивирате чисто коледно поздравление или поздравление за рожден ден до един или повече бизнес партньори. Веднага след като Имейл Въпреки това, ако даден документ изпълнява функцията на бизнес писмо или разписка, той трябва да се съхранява като другите документи в съответствие с обичайните срокове за съхранение. Същото важи и за всички прикачени файлове с фискално значение, т.е. фактури, оферти и др. Ако текстът на имейла служи само като придружително писмо, с което се изпраща фактура, оферта или известие за доставка, той може да бъде изтрит. Това може да се сравни с плик, който се хвърля в кошчето за боклук, след като съдържанието му е било извадено. В този случай се архивира само прикаченият файл, но в него трябва да бъде записана цялата задължителна информация за данъчна оценка (на оборота).

Изисква се постоянна наличност и оценка на машината

Всички електронни писма, които попадат в обхвата на задължението за архивиране, трябва да бъдат достъпни за преглед по всяко време, както всички други електронно генерирани записи и документи, включително прикачени файлове, и трябва да бъдат пълни и защитени от манипулиране от трети страни. Освен това трябва да сте сигурни, че архивираните имейли могат да бъдат анализирани машинно. Съгласно разпоредбите на GoBD не е достатъчно просто да разпечатате документите и да ги съхранявате на хартиен носител. Ако използвате метод за криптиране за архивиране на имейлите си, сте длъжни да осигурите и некриптиран достъп за евентуална данъчна проверка. Това гарантира, че документите могат да се проверяват чрез пълнотекстово търсене и да се оценяват машинно.

Крайни срокове за съхранение на електронна поща

Периодът на съхранение е от шест до десет години, в зависимост от данъчната значимост и вида на имейла. Периодът винаги започва от края на календарната година, в която е създаден имейлът. Това означава, че трябва да архивирате писмо от 2 януари в продължение на почти седем или единадесет години, тъй като периодът започва едва на следващия 1 януари. За всички фирми и търговци тези разпоредби на GoBD представляват усилие, което не бива да се подценява, тъй като всички фактури, търговски писма, оферти, товарителници и т.н. трябва да се съхраняват в съответствие с GoBD и да се предоставят при поискване по всяко време. За целта трябва да се осигурят достатъчно средства.

Обработката на лични имейли

Някои компании разрешават на служителите си да използват собствения си пощенски сървър или доставчик на услуги за лична електронна поща. В този контекст възниква въпросът как се обработват личните съобщения по отношение на съхранението. Служителите могат да се съгласят техните имейли да бъдат архивирани със съответен параграф в трудовия им договор или във вътрешно споразумение. Тук обаче може да възникнат проблеми със защитата на данните, тъй като се засяга и поверителността на личните данни на външните податели и получатели. Ето защо се препоръчва да осигурите стриктно разделение на служебните и личните имейли или като цяло да забраните частната кореспонденция чрез сървърите си.

Софтуерно решение или ръчен труд?

Работещ на свободна практика или много малък бизнес може все още да може да се справя със задачите по съхранение на имейли "на ръка". От определен размер на компанията нататък Разходи и усилия вече не са в разумно съотношение с ползите. В този случай единственото, което може да помогне, е добро и сигурно софтуерно решение, което отговаря на критериите за правна сигурност и позволява машинна оценка и пълнотекстово търсене. Такъв софтуер трябва да изпълнява поне следните пет задачи. Всички входящи и изходящи имейли трябва да се записват и съхраняват изцяло. Логично е да направите това, преди да препратите към адресатите. Освен това архивирането трябва да бъде вярно с оригинала и без загуба на информация. На трето място, трябва да се гарантира сигурна защита срещу манипулиране. Достъпът на обикновени потребители, които нямат администраторски права, трябва да бъде предотвратен за целия период на съхранение, за да не се стигне до преждевременно изтриване. И не на последно място, софтуерът за архивиране трябва да позволява достъп по всяко време и без пропуски в случай на одит.

Ако правилно разгледате и изпълните всички повдигнати въпроси, няма да имате проблеми с данъчната служба - що се отнася до съхранението на електронната поща.

Дисплей:
Запазете имейлите си по правно обвързващ начин в Данни.cloud с допълнителни резервни копия. Възможност за търсене по всяко време с уеб, Windows или outlook клиент. Просто и достъпно. Архивирайте всяка пощенска кутия - независимо от доставчика. За повече информация, моля, посетете следната страница: Data.Cloud Оферта Описание