El 1 de enero de 2017 entrar\u00e1n finalmente en vigor los \"Principios para la conservaci\u00f3n y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en forma electr\u00f3nica y para el acceso a los datos\" (GoBD). Esto incluye tambi\u00e9n las normas para el almacenamiento de correos electr\u00f3nicos y archivos adjuntos de correo electr\u00f3nico, para los que ya no habr\u00e1 excepciones a partir de la fecha l\u00edmite. El GoBD reemplaza todas las dem\u00e1s regulaciones del Ministerio Federal de Finanzas (BMF) que anteriormente se aplicaban a la retenci\u00f3n de documentos comerciales. En detalle, se trata de los \"Principios de acceso a los datos y verificabilidad de los documentos digitales\" (GDPdU) y los \"Principios de los sistemas de contabilidad ordenada apoyados en la tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n\" (GoBS).<\/p>\n
Con la publicaci\u00f3n del GoBD el 14 de noviembre de 2014, el BMF tuvo en cuenta sobre todo el hecho de que el intercambio electr\u00f3nico de datos, la contabilidad sin papel y la documentaci\u00f3n almacenada digitalmente de todas las transacciones comerciales pertinentes es algo habitual en el d\u00eda a d\u00eda de las empresas de todos los tama\u00f1os, y que su alcance seguir\u00e1 aumentando en el futuro. En este contexto, los correos electr\u00f3nicos representan un caso especial en el que hay que tener en cuenta una serie de puntos para cumplir los requisitos del GoBD.<\/p>\n
No tienes que archivar una simple felicitaci\u00f3n de Navidad o de cumplea\u00f1os a uno o m\u00e1s socios. Tan pronto como un Correo electr\u00f3nico<\/a> Sin embargo, si un documento asume la funci\u00f3n de una carta comercial o un recibo, debe almacenarse de acuerdo con los periodos de conservaci\u00f3n habituales, como los dem\u00e1s documentos. Lo mismo se aplica a todos los anexos con relevancia fiscal, es decir, facturas, ofertas, etc. Si el texto del correo electr\u00f3nico s\u00f3lo sirve como carta de acompa\u00f1amiento con la que se env\u00eda una factura, una oferta o un albar\u00e1n, puede eliminarse. Esto se puede comparar con un sobre que se tira a la basura despu\u00e9s de haber sacado el contenido. En este caso, s\u00f3lo se archiva el archivo adjunto, pero en \u00e9l debe registrarse toda la informaci\u00f3n obligatoria para una liquidaci\u00f3n de impuestos (sobre las ventas).<\/p>\n Todos los mensajes de correo electr\u00f3nico sujetos a la obligaci\u00f3n de archivar deben, al igual que todos los dem\u00e1s registros y documentos generados electr\u00f3nicamente, incluidos los anexos, estar disponibles para su examen en cualquier momento y deben estar completamente protegidos contra la manipulaci\u00f3n por terceros. Tambi\u00e9n debes asegurarte de que los correos electr\u00f3nicos archivados puedan ser evaluados autom\u00e1ticamente. Seg\u00fan las normas del GoBD, no basta con imprimir los documentos y almacenarlos en papel. Si utiliza un m\u00e9todo de cifrado para archivar sus mensajes de correo electr\u00f3nico, tambi\u00e9n est\u00e1 obligado a permitir el acceso sin cifrar en caso de una posible auditor\u00eda fiscal. Esto asegura que los documentos puedan ser revisados mediante la b\u00fasqueda de texto completo y evaluados autom\u00e1ticamente.<\/p>\n El per\u00edodo de retenci\u00f3n es de seis a diez a\u00f1os, dependiendo de la relevancia fiscal y el tipo de correo electr\u00f3nico. El per\u00edodo siempre comienza al final del a\u00f1o civil en que se cre\u00f3 el correo electr\u00f3nico. Esto significa que debe archivar una carta fechada el 2 de enero durante casi siete u once a\u00f1os, ya que el per\u00edodo no comienza hasta el siguiente 1 de enero. Para todas las empresas y comerciantes, estas regulaciones del GoBD representan un esfuerzo que no debe ser subestimado, ya que todas las facturas, cartas comerciales, ofertas, notas de entrega, etc. deben ser almacenadas de acuerdo con el GoBD y estar disponibles en cualquier momento. Se deben proporcionar recursos suficientes para este fin.<\/p>\n Algunas empresas permiten a sus empleados utilizar el servidor o proveedor de correo de la empresa para el correo electr\u00f3nico privado. En este contexto, se plantea la cuesti\u00f3n de c\u00f3mo se manejan los mensajes privados en t\u00e9rminos de almacenamiento. Los empleados pueden aceptar que sus correos electr\u00f3nicos sean archivados mediante un p\u00e1rrafo correspondiente en su contrato de trabajo o un acuerdo interno de la empresa. Sin embargo, puede haber problemas con la protecci\u00f3n de datos en este caso, ya que la privacidad de los remitentes y receptores externos tambi\u00e9n se ve afectada. Por esta raz\u00f3n, se recomienda que se asegure una estricta separaci\u00f3n de los correos electr\u00f3nicos comerciales y privados o que se proh\u00edba en general la correspondencia privada a trav\u00e9s de sus servidores.<\/p>\n Un trabajador independiente o una empresa muy peque\u00f1a puede todav\u00eda ser capaz de manejar las tareas de almacenamiento de correo electr\u00f3nico \"a mano\". A partir de un cierto tama\u00f1o de empresa Costos<\/a> y el esfuerzo ya no est\u00e1n en una relaci\u00f3n razonable con el beneficio. En este caso, s\u00f3lo puede ayudar una soluci\u00f3n de software buena y segura que cumpla los criterios de seguridad jur\u00eddica y permita la evaluaci\u00f3n autom\u00e1tica y la b\u00fasqueda de texto completo. Este software debe cumplir al menos las cinco tareas siguientes. Todos los correos electr\u00f3nicos entrantes y salientes deben ser capturados y almacenados completamente. Tiene sentido hacerlo antes de reenviar a los destinatarios. Adem\u00e1s, el archivo debe ser fiel al original y sin p\u00e9rdida de informaci\u00f3n. En tercer lugar, debe garantizarse una protecci\u00f3n segura contra la manipulaci\u00f3n. Debe impedirse el acceso de los usuarios simples que no tengan derechos de administrador durante todo el periodo de conservaci\u00f3n para que no se produzcan borrados prematuros. Y por \u00faltimo, pero no menos importante, el software de archivo debe permitir el acceso sin problemas en cualquier momento en caso de auditor\u00eda.<\/p>\n Si te acercas y cumples todos los puntos mencionados correctamente, no tendr\u00e1s problemas con la oficina de impuestos.<\/p>\n La pantalla: Rechtssichere E-Mailspeicherung laut GoBD Am 1. Januar 2017 treten endg\u00fcltig die „Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft. Darin enthalten sind auch die Vorschriften zur rechtssicheren Speicherung von E-Mails und E-Mailanh\u00e4ngen, f\u00fcr die es ab dem Stichtag keine Ausnahmen mehr gibt. Die […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":543,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[222,223,40,224,225,226],"class_list":["post-4215","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-uncategorized","tag-archiv","tag-daten-cloud","tag-email","tag-emailstore","tag-gobs","tag-sicherung"],"acf":[],"_wp_attached_file":null,"_wp_attachment_metadata":null,"litespeed-optimize-size":null,"litespeed-optimize-set":null,"_elementor_source_image_hash":null,"_wp_attachment_image_alt":null,"stockpack_author_name":null,"stockpack_author_url":null,"stockpack_provider":null,"stockpack_image_url":null,"stockpack_license":null,"stockpack_license_url":null,"stockpack_modification":null,"color":null,"original_id":null,"original_url":null,"original_link":null,"unsplash_location":null,"unsplash_sponsor":null,"unsplash_exif":null,"unsplash_attachment_metadata":null,"_elementor_is_screenshot":null,"surfer_file_name":null,"surfer_file_original_url":null,"envato_tk_source_kit":null,"envato_tk_source_index":null,"envato_tk_manifest":null,"envato_tk_folder_name":null,"envato_tk_builder":null,"envato_elements_download_event":null,"_menu_item_type":null,"_menu_item_menu_item_parent":null,"_menu_item_object_id":null,"_menu_item_object":null,"_menu_item_target":null,"_menu_item_classes":null,"_menu_item_xfn":null,"_menu_item_url":null,"_trp_menu_languages":null,"rank_math_primary_category":null,"rank_math_title":null,"inline_featured_image":null,"_yoast_wpseo_primary_category":null,"rank_math_schema_blogposting":null,"rank_math_schema_videoobject":null,"_oembed_049c719bc4a9f89deaead66a7da9fddc":null,"_oembed_time_049c719bc4a9f89deaead66a7da9fddc":null,"_yoast_wpseo_focuskw":"GoBS","_yoast_wpseo_linkdex":null,"_oembed_27e3473bf8bec795fbeb3a9d38489348":null,"_oembed_c3b0f6959478faf92a1f343d8f96b19e":null,"_trp_translated_slug_en_us":null,"_wp_desired_post_slug":null,"_yoast_wpseo_title":null,"tldname":null,"tldpreis":null,"tldrubrik":null,"tldpolicylink":null,"tldsize":null,"tldregistrierungsdauer":null,"tldtransfer":null,"tldwhoisprivacy":null,"tldregistrarchange":null,"tldregistrantchange":null,"tldwhoisupdate":null,"tldnameserverupdate":null,"tlddeletesofort":null,"tlddeleteexpire":null,"tldumlaute":null,"tldrestore":null,"tldsubcategory":null,"tldbildname":null,"tldbildurl":null,"tldclean":null,"tldcategory":null,"tldpolicy":null,"tldbesonderheiten":null,"tld_bedeutung":null,"_oembed_d167040d816d8f94c072940c8009f5f8":null,"_oembed_b0a0fa59ef14f8870da2c63f2027d064":null,"_oembed_4792fa4dfb2a8f09ab950a73b7f313ba":null,"_oembed_33ceb1fe54a8ab775d9410abf699878d":null,"_oembed_fd7014d14d919b45ec004937c0db9335":null,"_oembed_21a029d076783ec3e8042698c351bd7e":null,"_oembed_be5ea8a0c7b18e658f08cc571a909452":null,"_oembed_a9ca7a298b19f9b48ec5914e010294d2":null,"_oembed_f8db6b27d08a2bb1f920e7647808899a":null,"_oembed_168ebde5096e77d8a89326519af9e022":null,"_oembed_cdb76f1b345b42743edfe25481b6f98f":null,"_oembed_87b0613611ae54e86e8864265404b0a1":null,"_oembed_27aa0e5cf3f1bb4bc416a4641a5ac273":null,"_oembed_time_27aa0e5cf3f1bb4bc416a4641a5ac273":null,"_tldname":null,"_tldclean":null,"_tldpreis":null,"_tldcategory":null,"_tldsubcategory":null,"_tldpolicy":null,"_tldpolicylink":null,"_tldsize":null,"_tldregistrierungsdauer":null,"_tldtransfer":null,"_tldwhoisprivacy":null,"_tldregistrarchange":null,"_tldregistrantchange":null,"_tldwhoisupdate":null,"_tldnameserverupdate":null,"_tlddeletesofort":null,"_tlddeleteexpire":null,"_tldumlaute":null,"_tldrestore":null,"_tldbildname":null,"_tldbildurl":null,"_tld_bedeutung":null,"_tldbesonderheiten":null,"_oembed_ad96e4112edb9f8ffa35731d4098bc6b":null,"_oembed_8357e2b8a2575c74ed5978f262a10126":null,"_oembed_3d5fea5103dd0d22ec5d6a33eff7f863":null,"_eael_widget_elements":null,"_oembed_0d8a206f09633e3d62b95a15a4dd0487":null,"_oembed_time_0d8a206f09633e3d62b95a15a4dd0487":null,"_aioseo_description":null,"_eb_attr":null,"_eb_data_table":null,"_oembed_819a879e7da16dd629cfd15a97334c8a":null,"_oembed_time_819a879e7da16dd629cfd15a97334c8a":null,"_acf_changed":null,"_wpcode_auto_insert":null,"_edit_last":null,"_edit_lock":null,"_oembed_e7b913c6c84084ed9702cb4feb012ddd":null,"_oembed_bfde9e10f59a17b85fc8917fa7edf782":null,"_oembed_time_bfde9e10f59a17b85fc8917fa7edf782":null,"_oembed_03514b67990db061d7c4672de26dc514":null,"_oembed_time_03514b67990db061d7c4672de26dc514":null,"rank_math_news_sitemap_robots":"index","rank_math_robots":["index"],"_eael_post_view_count":"5140","_trp_automatically_translated_slug_ru_ru":null,"_trp_automatically_translated_slug_et":"legal-safe-email-storage","_trp_automatically_translated_slug_lv":"legal-safe-email-storage","_trp_automatically_translated_slug_fr_fr":null,"_trp_automatically_translated_slug_en_us":null,"_wp_old_slug":null,"_trp_automatically_translated_slug_da_dk":nu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