1&1 Webmailer: Näpunäiteid ja nippe tõhusaks e-posti haldamiseks

Tõhus koostöö 1&1 Webmailer nõuab struktureeritud E-posti haldamine. Selles artiklis näitan teile Näpunäited ja juhiseid, mis aitavad teil oma postkasti tõhusalt korraldada, kiiremini suhelda ja turvafunktsioone maksimaalselt ära kasutada.

Kesksed punktid

• Kasutajaliides Selgitused: Kiirstart ja navigeerimine algajatele
• Kaustade struktuur ja filtrid: kuidas hoida oma postkasti organiseeritud kujul
• TurvalisusKaitse andmepüügi, rämpsposti ja andmekaotuse eest
• Mobiilne kasutamine: Kasutage 1&1 Webmailerit tõhusalt liikvel olles
• TootlikkusOlulised otseteed ja automaatika

Esimene juurdepääs 1&1 webmailerile

Pärast veebipostiportaali kaudu sisselogimist on erinevad funktsioonid teile kohe kättesaadavad. Armatuurlaual kuvatakse Postkastkaustade struktuur, kontaktid, kalender ja seaded. Saate kirjutada lihtsaid e-kirju, lisada manuseid või planeerida kohtumisi otse. Veebipostitaja on brauseripõhine, nii et te ei vaja mingit lisatarkvara. Kõik levinud brauserid toetavad rakendust täielikult.

Algajaile tuleb kasuks, et kasutajaliides on kergesti arusaadav. Ikoonid, menüüd ja drag-and-drop menüüfunktsioonid võimaldavad kiiresti töötada. Kõik, kes žongleerivad mitme e-posti aadressiga, saavad kasutada mitme konto haldamist - see on eriti praktiline vabakutseliste või väikeste meeskondade jaoks.

Eriti algajatel on soovitav veeta esimesed päevad aktiivselt veebipostitaja kasutamisega ja süstemaatiliselt proovida üldisi funktsioone. Nii saate kiiresti tunde navigatsioonist ja tunnete ära, millistest valdkondadest saate eriti olulist teavet. Sageli on kasulik luua väikesed kontrollnimekirjad - näiteks kaustade loomiseks või kustutamiseks ja standardiseeritud e-kirjade koostamiseks.

Kui te olete üle läinud teistest meiliprogrammidest, nagu Outlook või Thunderbird, pakub 1&1 Webmailer teile tuttavat keskkonda. Saate proovida sarnaseid klaviatuurikombinatsioone või kohandada sorteerimisrežiimi vastavalt oma senistele harjumustele. Uued kasutajad saavad kasu ka integreeritud abifunktsioonist, mis selgitab põhilisi samme ja muudab tutvumise veelgi lihtsamaks.

Kaustade haldamine ja filtrite õige kasutamine

Korrastatud postkast säästab aega. Seepärast soovitan kasutada selget kaustastruktuuri. Võite luua nii palju Kasutaja kaust näiteks arvete, kliendikontaktide või sisekommunikatsiooni jaoks. Süsteem kasutab reegleid ja filtreid, et sorteerida e-kirjad automaatselt sobivatesse kaustadesse, kui need saabuvad.

Nii seadistate lihtsa filtrireegli:

• Minge menüüelementi "Seaded".
• Valige "Filtri reeglid".
• Klõpsake nuppu "Uus reegel".
• Valige näiteks saatja või märksõna teemarida.
• Määrake sihtkaust.

Automatiseerimine võtab sinult surve maha ja tagab, et sul on alati struktureeritud ülevaade.

Paljudes meeskondades on samuti tavaline tava luua ühiskaustad, millele on juurdepääs erinevatel inimestel. Koos asjakohaste juurdepääsuõigustega võib see tagada läbipaistvad töövood. Filtrite abil saate otse määrata, et klientide päringud või sissetulevad arved liigutatakse meeskonnakausta. Nii ei jää keegi olulisest sõnumist ilma ja kokkulepped on tõhusamad.

Võite kasutada ka täiustatud filtrikriteeriume, näiteks manuseid või prioriteetsuse taset. Kui näiteks teatud failivormingud satuvad automaatselt eraldi kausta, saate ka suuri andmehulki kontrolli all hoida. Kui teile meeldivad eriti kohandatud töövood, saate erinevaid filtreid üksteise järel ühendada. See võimaldab automatiseerida mõningaid väga keerulisi e-posti protsesse, mis säästab väärtuslikku aega, eriti suuremate projektide puhul.

Kasutage allkirju, automaatseid vastuseid ja kalendreid.

1&1 Webmailer lihtsustab veelgi teie igapäevast tööelu: vaid paari klikiga saate seadistada Allkiri mis lisatakse automaatselt igale e-kirjale. Võite kasutada ka automaatset vastajat - näiteks puhkusepuudumise või lühikeste infotekstide puhul, kui te ei ole saadaval.

Integreeritud kalender võimaldab teil planeerida kohtumisi otse oma postkastist. Saate isegi saata kutsesõnumeid ning eksportida ja importida kohtumisi. Kalendri sünkroniseerimine säästab teid väliste vahendite, näiteks Outlooki või Google'i kalendri kasutamisest.

1&1 Webmaileri kalender võib olla keskne organiseerimisvahend, eriti väikeettevõtete või füüsilisest isikust ettevõtjate jaoks. Kohtumised, meeldetuletused ja planeeritud e-kirjadega seotud tegevused ei kao erinevatesse programmidesse, vaid jäävad ühte kohta kokku. See vähendab topeltbroneeringute ohtu ja tagab struktureeritud tööpäeva.

Kui töötate regulaarselt projektide kallal koos kolleegidega, kes asuvad eri ajavööndites, aitab kalender teil ka siduvate kinnituste või koosolekute ajavööndite määramisel. See võimaldab teil luua läbipaistva ja hästi kommunikeeritud projektikorralduse, ilma et peaksite hüppama läbi mitme tööriista.

Mobiilne töötamine koos veebipostiga

Mobiilsus on oluline - 1&1 Webmailer toetab sujuvalt nutitelefone ja tahvelarvuteid. Tänu tundlikule disainile toimib sisselogimine mobiilibrauserite kaudu eriti sujuvalt. iOSi ja Androidi kasutajad saavad mugavalt ligi kõigile Funktsioonid sealhulgas manused, kontaktid ja filtreerimisreeglid.

Samuti on võimalik integreerida oma e-posti konto IMAP / SMTP kaudu postirakendusse. Kui vajate abi seadistamisel, leiate lisateavet minu Samm-sammult juhised Lihtne ülevaade.

1&1 Webmailer on eriti hea, kui tegemist on paindlikkusega, kui olete liikvel: kui teil ei ole nutitelefoni kaasas, saate lihtsalt internetikohvikus või teises arvutis brauserisse sisse logida ja oma postkastile ligi pääseda. Samal ajal jäävad kõik filtrisätted ja e-posti kaustad selliseks, nagu te need olete seadistanud. Samuti saate stabiilse internetiühenduse kaudu liikvel olles suuri failimanuseid kätte saada või saata.

Veenduge siiski alati, et kasutate mobiilseadmete puhul turvalist Wi-Fi-võrku või usaldusväärset andmesideühendust. Eriti avalike levialade puhul on andmepüügi- ja parmekaitse veelgi olulisem kui kodus. 1&1 Webmaileriga saate rakendada kõiki kaitsemeetmeid, mida kasutate oma tavalises brauseris ka liikvel olles.

Turvafunktsioonide kasutamise optimeerimine

Turvalisus on esmatähtis: 1&1 Webmailer pakub teile tugevat Rämpsposti ja viirusetõrje. Isiklike seadete abil saate määrata, kui tugevalt teie rämpsposti filter peaks töötama. Lisaks aitab musta ja valge nimekirja funktsioon teil aktiveerida või blokeerida konkreetseid saatjaid.

Phishingi kaitset parandavad allkirjad ja domeeni turvalisus. Kui aktiveerite kliendimenüü kaudu kahefaktorilise autentimise (2FA), vähendate oluliselt kolmandate isikute volitamata kasutamise riski.

Paljud inimesed alahindavad andmeturbe tähtsust igapäevaelus. Kontrollides regulaarselt oma rämpsposti filtrit ja reguleerides seda vajaduse korral, saate vältida oluliste sõnumite sattumist rämpsposti kausta. Samal ajal kaitsete end soovimatute massiliste e-kirjade eest. Mustade ja valgete nimekirjade paindlik seadistamine lihtsustab korduvate saatjate käsitlemist. Saate püsivalt liigitada usaldusväärsed äripartnerid või olulised kliendid turvalisteks - nii säästate end rämpsposti kaustade kontrollimisest.

Täiendava kihina pakub 1&1 Webmailer ka täiendavaid turvavõimalusi, näiteks krüpteeritud ühendusi. SSL-krüpteerimine tagab, et teie andmeid ei edastata Internetis avalikult. Seega, kui töötate turvamata keskkonnas, on parem, kui pääsete oma veebipostikontole otse https-aadressi kaudu. Nii jääte parimal võimalikul viisil kaitstud, isegi kui võrk ei ole optimaalselt turvatud.

Tootlikud funktsioonid sagedaste postisaatjate jaoks

Igaüks, kes töötleb iga päev palju sõnumeid, peaks Tootlikkuse tööriistad täies mahus. Nende hulka kuuluvad klaviatuurikombinatsioonid, vestluste ajalugu teemades ja eelvaatefunktsioon. Viimane näitab teile e-kirju, manuseid ja linke minivaates - ilma, et peaksite sõnumit eraldi avama.

Saate vähendada paberimajandust, kui saadate mallid. See funktsioon sobib eriti hästi toetustaotluste või projektikokkulepete puhul. Lisaks tõhusatele vahenditele saate pikemas perspektiivis kasu ka kesksest andmesalvestusest - teie veebipostkast jääb sünkroniseeritud, isegi kui te vahetate seadmeid.

Klaviatuurikombinatsioonid võivad olla tõeline ajasäästja: olgu selleks siis kiire kustutamine, edastamine või vastamine - kui võtate veidi aega, et õppida ära kõige olulisemad otseteed, saate oma e-kirjades palju sujuvamalt navigeerida. Sama kasulikud on ka teemavaated, mis koondavad kõik teemakohased sõnumid kronoloogiliselt. See hoiab ära tüütu otsimise erinevates kaustades ja hoiab dialoogid selgelt korrastatuna.

Eriti intensiivsetes projektifaasides, kui saabub suur hulk e-kirju, on oluline vastata kiiresti. Sageli esitatavate küsimuste või tüüpiliste päringute jaoks tasub luua mallid. Selliseid malle saab üles kutsuda mõne sekundi jooksul ja neid saab vajadusel täiendada isiklike kommentaaridega. Nii välditakse töö dubleerimist ja tagatakse, et teie vastused kõlavad alati professionaalselt ja järjepidevalt.

Webmaileri süsteemi lisafunktsioonid

Paljud kasutajad alahindavad neid väikeseid abilisi. Sellised funktsioonid nagu "edasilükatud saatmine" võimaldavad teil e-kirju ajastada. See võimaldab teil valmistada lepinguid ette keset ööd ja lasta need järgmisel hommikul automaatselt saata. Jälgige projekte märkmete ja ülesannete mooduliga - kõik veebipostitaja sees.

Ladustamisruum on sõltuvalt tariifist erinev. Reeglina saate oma postkasti jaoks mitu gigabaiti. Kui vajate täiendust, saate broneerida täiendavat salvestusruumi. Muide: võimalik on ka e-posti arhiveerimine, mis kaitseb teie ettevõtet ja täidab juriidilisi nõudeid.

Viivitatud tarne puhul saate vältida ka muljet, et olete ööpäevaringselt kättesaadav. Kui kirjutate sageli ebatavalistel kellaaegadel, saadab veebipostitaja teie e-kirjad hoopis järgmisel tööpäeval. See muudab teid professionaalseks, väldib klientide või kolleegide jaoks asjatut survet ja võimaldab teil siiski töötada oma soovitud kellaaegadel.

Integreeritud ülesannete moodul aitab teil siduda e-kirju ja ülesandeid omavahel, kui te haldate neid koos. Näiteks saate siduda teatavad sõnumid otse ülesandega, et teil oleks nende kallal töötades kogu asjakohane teave käepärast. See on eriti tõhus mitme osalejaga pikemate projektide puhul.

Võrdlus: Webmaileri funktsioonid tariifitasemete kaupa

Alljärgnevas tabelis näete lühidalt, milliseid funktsioone 1&1 Webmailer erinevates tariifides pakub:

Seega sõltub tariifi valik suuresti sellest, kui intensiivselt te oma e-posti funktsioone kasutate ja kui olulised on täiustatud funktsioonid teie igapäevatöös. Väikeste sooloprojektide jaoks võib sageli piisata põhikontost, samas kui ettevõtted või meeskonnad saavad kasu suuremast salvestusruumist ja mugavamatest varundusvõimalustest.

Täiustatud seaded ja konto turvalisus

E-posti edastamist, alternatiivseid saatja-aadresse ja üldaadresse saab menüü kaudu konfigureerida. Kasutage neid funktsioone töövoogude lihtsustamiseks või tsentraliseeritud info aadresside tõhusaks käsitlemiseks. Edasisaatmist saab aktiveerida ka ajaliselt reguleeritult, mis on ideaalne puhkusevahetuseks.

Administraatori menüüs saate registreerida tegevuse ja näha, millal milline sõnum avati või kustutati. See aitab turvaprobleemide ja meeskonnasiseste arusaamatuste puhul. Lisateavet saate Veebiposti seadistamine ja turvalisus leiad sealt täiendavaid nõuandeid.

Kui mitmel inimesel on juurdepääs samale postkastile, on soovitatav võtta logimist tõsiselt. See on eriti oluline valdkondades, kus töödeldakse andmekaitsega seotud teavet. Nii on võimalik tõestada ka seda, milliseid muudatusi on tehtud seadistustes ja filtrites. Nii säilib ülevaade, kui meeskond kasvab. Siiski tuleks levitamisnimekirjade või kollektiivsete aadresside (catch-all) kasutamist ainult hästi planeerida, et mitte tarbetult suurendada rämpsposti osakaalu.

Veel üks tipp: saate kasutada kliendimenüüd oma paroolipoliitika karmistamiseks, näiteks nõudes paroolide regulaarset uuendamist või teatud minimaalset parooli pikkust. Koos 2FAga on teie konto oluliselt vähem ohustatud. Tundlikes valdkondades saate luua ka korrapäraseid varukoopiaid ja salvestada need lokaalselt. See kaitseb andmete kadumise eest, näiteks kui kaustad kustutatakse kogemata või kui soovite kaitsta oma projekti serveririkete eest.

Võrdlus alternatiivsete veebipostiautomaatide vahel

Turul pakutakse täiendavaid veebipostiteenuseid, näiteks STRATO või GMX. Otseses võrdluses avaldab 1&1 webmailer muljet oma selguse, integreeritud haldusfunktsioonide ja suure skaleeritavuse poolest. Projektikommunikatsioonile keskendunud kasutajad eelistavad kalendri integreerimist, samas kui STRATO on teistsuguse rõhuasetusega.

Teiste lahenduste üksikasjad on esitatud dokumendis STRATO Webmaileri juhendkui soovite valmistuda alternatiivideks.

Kõigil lahendustel on omad plussid ja miinused. Kui mõned veebipostijad pakuvad oma põhitariifides rohkem salvestusruumi, siis teised tuginevad eriti lihtsatele kasutajaliideseile või on tihedalt seotud pilve salvestusteenustega. See, mis teeb teie igapäevase töö igal konkreetsel juhul lihtsamaks, sõltub suuresti teie harjumustest ja prioriteetidest. Sellegipoolest on 1&1 kindel ja professionaalne valik, eriti mis puudutab kalendriintegratsiooni ja filtreerimisvõimalusi.

Siiski võib olla kasulik, kui te töötate väga spetsialiseeritud stsenaariumides, siis võiks vähemalt pilk peale visata ka teisi veebipostitajaid. Näiteks kui vajate sügavat integratsiooni teiste ärirakendustega või ulatuslikke koostööfunktsioone, näiteks meeskonnavestlusi ja failide jagamist, võiksite kaaluda selliseid vahendeid nagu Office 365 või Google Workspace. Puhtalt isiklikel eesmärkidel või väga lihtsate nõuete puhul piisab seevastu sageli odavast või isegi tasuta e-postiteenuse pakkujast.

Viimased mõtted pidevaks täiustamiseks

Tõhusalt korraldatud postkast mõjutab otseselt teie töö tulemuslikkust. 1&1 Webmaileriga on teil käepärast mitmekülgne tööriist - nii igapäevaseks kasutamiseks kui ka suuremate projektide jaoks. Jääge kursis, katsetades regulaarselt uusi funktsioone ja optimeerides aeg-ajalt oma reegleid.

Kasutage automatiseerimisi, vorminguid ja turvavõimalusi pigem usaldusväärselt kui juhuslikult. See säästab pikemas perspektiivis aega, raha ja energiat. Olenemata sellest, kas olete tööl või liikvel, mõned seadistused muudavad teid produktiivsemaks, keskendunumaks ja turvalisemaks.

Kui teie side maht muutub, on soovitav kohandada kaustade struktuuri või filtreerimisreegleid. See tagab, et need on alati ajakohased ja mõistlikult struktureeritud. Rämpsposti kausta korrapärane vaatamine aitab ka valesti filtreeritud kirju päästa ja filtreerimisvalikuid täpsustada. Kõige parem on kehtestada kindlad ajad, millal te oma postkasti puhastate, et te ei kaotaks pikemas perspektiivis silma.

Sama oluline on teie töövoogude edasine arendamine. Näiteks võiksite määrata perioodid häireteta tööks ilma pidevate e-posti teavitusteta. Paljud inimesed tunnevad, et pidevad hüpikaknad häirivad neid - seega on parem planeerida fikseeritud hetked oma e-kirjade töötlemiseks. Nende väikeste meetmetega saate 1&1 Webmailerit veelgi tõhusamalt kasutada ja vabastada aega olulisemate ülesannete jaoks.

Lõpuks tasub seadistusi regulaarselt kontrollida, sest 1&1 toob sisse uusi funktsioone ja uuendusi, mis võivad teie e-posti haldamist veelgi parandada. Olgu see siis uus kalendrifunktsioon või filtrite laiendus - olge alati kursis, et saada oma veebipostifunktsioonist alati parim võimalik kasu ja olla igaks olukorraks valmis.