All-Inkl Webmaili saab seadistada vaid mõne sammuga ning see pakub arvukaid funktsioone usaldusväärseks, turvaliseks ja paindlikuks kasutamiseks. Siinkohal näitan teile, kuidas oma postkasti optimaalselt konfigureerida ja tõhusalt kasutada selliseid vahendeid nagu filtrid, automaatsed vastused ja sünkroniseerimine väliste klientidega - nii et teie e-posti suhtlus toimiks alati tõrgeteta ja te saaksite kasutada kogu potentsiaali kõik, sh veebipost kasutada.
Kesksed punktid
- Postkasti loomine All-Inkl kliendikeskuses ja otse turvalise parooliga.
- Juurdepääs igal ajal kasutajasõbraliku kasutajaliidesega veebipostiportaali kaudu.
- Filtri funktsioonid kohandatav rämpsposti ja pahatahtlike manuste vastu.
- Automaatsed vastused ja e-posti edastamine, et suurendada meeskonna paindlikkust.
- Sünkroniseerimine mobiilseadmete ja e-posti klientidega IMAP/POP3 kaudu.
Seadistage kasutajakonto: All-Inkl kliendisüsteemi kiire algus
Esimene samm on avada kliendiala All-Inkli veebisaidil. Logige seal sisse oma juurdepääsuandmetega ja valige menüüpunkt "E-post". Seejärel klõpsake nupule "Lisa e-posti konto". Valige soovitud e-posti aadress ja tugev salasõna erimärkide, numbrite ja suurtähtedega. See kaitseb teie postkasti volitamata juurdepääsu eest. Kasutajatele, kes soovivad kogu seadistamisprotsessi üksikasjalikult läbi teha, on see E-posti konto loomise samm-sammuline juhend kasulik orientatsioon.
Kiirjuurdepääs: veebipostiga sisselogimine ja esmakordne kasutamine
Kohe pärast edukat seadistamist logige sisse aadressil webmail.all-inkl.com. Kasutage kasutajanimena oma täielikku e-posti aadressi ja eelnevalt valitud parooli. Webmaili kasutajaliides on selgelt organiseeritud - siin ei halda mitte ainult e-kirju, vaid ka kontakte ja kohtumisi. Integreeritud kaustastruktuur aitab teil saabuvaid sõnumeid korrastada. Vormingut ja allkirju saab samuti mugavalt ette määrata.
Ohutusfunktsioonide sihipärane kasutamine
All-Inkl Webmail pakub erinevaid funktsioone, et kaitsta teie suhtlust pahavara ja rämpsposti eest. Seadete menüüst leiate jaotise "Spam- ja e-posti filter". Siin saate luua mustad nimekirjad, et püsivalt blokeerida teatud saatjad või luua valged nimekirjad usaldusväärsete kontaktide jaoks. Samuti saate aktiveerida viiruskaitse, mis tunneb ära ja blokeerib nakatunud manused, enne kui need jõuavad kahju tekitada. Täiustatud reeglid võimaldavad automaatselt edastada või kategoriseerida sissetulevaid sõnumeid.
Kasutage autorespondreid professionaalselt
Kui olete puhkusel või kui teil ei ole võimalik lühikese aja jooksul vastata, aktiveerige automaatne vastus. Sisestage jaotises "Seaded > Autoresponder" oma äraoleku aeg ja sisestage lühike sõnum. See tagab, et saatjad jäävad probleemideta kursis. Eriti praktiline: saate määrata ka alternatiivi, nt mõne kolleegi või üldise tugiaadressi.
Koopia saaja ja edastamise seadistamine
Vajaduse korral saab All-Inkli täiustatud e-posti seadetes määrata koopia saaja. See tähendab, et kolleegid või asetäitjad saavad automaatselt koopia igast sissetulevast sõnumist. See on kasulik funktsioon meeskonnatöö või detsentraliseeritud koostöö puhul. Edasisaatmist välistele e-posti aadressidele saab seal ka eraldi seadistada ja vajaduse korral piiratud ajaks aktiveerida.
Sünkroniseerimine kolmandate osapoolte programmidega
Kui eelistate e-posti programme nagu Thunderbird või Outlook, on integreerimine sama lihtne. Kõik, mida vajate, on teie täielik e-posti aadress, parool ja sobiv serveri aadress järgmises formaadis. .kasserver.com. Kasutage IMAP-i, kui soovite hoida e-kirju sünkroonis mitmes seadmes, või POP3-i kohalikuks päringuks ilma serveri sünkroniseerimiseta. Konfigureerige SMTP-server koos autentimisega saatmiseks.
Sellisel juhul on see juhend E-posti konto loomine tavapäraste klientide kaudu - ideaalne kombinatsioon veebipostist ja klassikalistest rakendustest.
Tehnilised üksikasjad konfiguratsiooni kohta
Sellest ülevaatest leiate kõige olulisemad andmed All-Inkl Webmaili integreerimiseks välisprogrammidesse:
| Funktsioon | Seadistamine |
|---|---|
| Saabuva posti server (IMAP) | .kasserver.comport 993 (SSL) |
| Saabuva posti server (POP3) | .kasserver.comport 995 (SSL) |
| Väljamineva posti server (SMTP) | .kasserver.comport 465 (SSL) |
| Kasutaja nimi | Teie täielik e-posti aadress |
| Autentimine | Jah, nõutav |
Loo tellimus: Kasutage filtrireegleid sihipäraselt
Saabuvate e-kirjade mõistlikuks sorteerimiseks saab kasutada automatiseeritud filtreerimisreegleid. Looge näiteks reegleid, mis liigutavad teatud saatjatelt pärinevad sõnumid eraldi kaustadesse või märgistavad manustega kirjad. See säästab aega igapäevases töötlemises ja suurendab selgust. Ka projektiga seotud suhtlust saab sel viisil hõlpsasti koondada.
Võite kasutada ka All-Inkli täiustatud filtri võimalusi, et filtreerida välja sagedased rämpsposti kategooriad. Mida sagedamini klassifitseerite olemasolevaid rämpsposti kirju, seda täpsem on tuvastamine.
Optimeerida aadresside haldamist
Rohkem kui ühe saatja aadressi saab salvestada jaotises "Seaded > Identiteedid". See võimaldab teil hallata erinevaid rolle või projekte sama postkasti kaudu. Ideaalne, kui soovite näiteks väljastada eraldi ärilist ja tehnilist aadressi ja neid siiski tsentraalselt töödelda. Nii väldite topelt hooldust ja säilitate siiski ülevaate.
Soovitatav on järgida selgeid reegleid allkirjade ja saatja nimede kohta, eriti kui on mitu isikut. Nii teavad saajad, millise osakonnaga nad iga väljamineva sõnumi puhul tegemist on. Samuti saate eraldada sisemised projektid ja välisklientide kirjavahetuse, jagamata asjatult postkasti või suhtlust. See loob professionaalse välise kuvandi, kuigi koondate praktiliselt kõik ühte postkasti.
Samuti peaksite salvestama iga identiteedi jaoks sobiva allkirja, et täita õiguslikke nõudeid - näiteks juriidilisi teateid ärilistele e-kirjadele -. Sõltuvalt postiliikluse tüübist saate luua ka ühtse ettevõtte kujunduse, näiteks kasutades teatud värviskeeme või vorminguid, et välimus oleks alati ühtne.
Nõuanded andmete arhiveerimiseks ja varundamiseks
Usaldusväärne arhiveerimisstrateegia aitab oluliselt kaasa teie postkasti korrastamisele. Kuigi All-Inkl Webmail pakub teile kaustastruktuure, peaksite kaaluma ka e-kirjade arhiveerimist projektide ja aastate kaupa. Seda saab teha näiteks eraldi alamkaustades või IMAP-i kasutamisel kohalike varukoopiate abil. See hoiab ära teie postkasti liiga suureks muutumise ja tagab samal ajal vanemate protsesside puhta dokumenteerimise.
Kui teil on vaja e-kirju pikaajaliselt salvestada maksustamise või juriidilistel eesmärkidel, tasub samuti luua automaatne arhiveerimine, näiteks kasutades väliseid vahendeid või oma e-posti kliendis integreeritud funktsioone, mis sünkroonivad All-Inkli postkastiga. Samuti peaksite regulaarselt kontrollima oma postkasti salvestusolekut: All-Inkl seab sõltuvalt teie tariifist teatud piirangud ning on mõistlik regulaarselt varundada tähtsaid kirju, selle asemel et neid postkastis lebama jätta.
Koos regulaarse paroolide muutmise ja eespool nimetatud turvavahenditega (viirus- ja rämpspostifiltrid) saate luua stabiilse aluse turvalisele suhtlusele pikemas perspektiivis. Kui andmete kaotus peaks siiski juhtuma - näiteks juhusliku kustutamise tõttu -, siis aitavad kohalikult salvestatud koopiad kiiresti.
Optimeeritud meeskonnatöö
Lisaks tavapärasele e-posti liiklusele toetab All-Inkl Webmail ka mitme kasutaja ühist juurdepääsu. Isegi kui puudub spetsiaalne grupifunktsioon, saab kaustade ja filtrite järjepideva kasutamise abil luua omamoodi "meeskonnapostkasti". Andke asjaomastele kolleegidele asjakohased juurdepääsuandmed, et kasutada ühist kausta, kuhu teatud e-kirjad automaatselt sorteeritakse. See võib olla väga kasulik sellistes valdkondades nagu tugi, müük või klienditeenindus.
Siiski tuleb alati jälgida, et isiklikke e-kirju või konfidentsiaalset posti ei loeks tahtmatult. Seetõttu tuleks selgelt määratleda, milliseid aadresse võib tegelikult jagada. Selle asemel, et kasutada ühte ja sama postkasti kogumiskohana, saab sarnase efekti saavutada eespool kirjeldatud edastamise ja koopia saajate abil. Sel viisil jäävad vastutusalad selgelt lahus ja igaüks saab täpselt neid posti koopiaid, mis on tema jaoks olulised.
Suuremate meeskondade puhul on soovitav ühtlustada ka puudumisreeglid ja automaatsed vastused, et klientidele ja äripartneritele ühtset kuvandit anda. See ulatub ühisest allkirjastamisest kuni automaatse edastamiseni, kui üksikud meeskonnaliikmed puuduvad. See võimaldab asetäitjal viivitamatult reageerida ja vältida olulise teabe kadumist.
Täiustatud filtristrateegiad ja prioriteetide seadmine
Et vältida kaoseohtu pikemas perspektiivis, tasub lähemalt uurida võimalusi sõnumite prioriseerimiseks. Lisaks filtreerimisreeglite seadmisele saate paljudes e-posti klientides kasutada lisamärgistusi või sildid, mis pärast sünkroniseerimist ilmuvad ka veebiposti kasutajaliidesesse. Näiteks saab tähtsad kliendid seada prioriteediks, samas kui uudiskirjad või kampaaniad lähevad otse eraldi kaustadesse.
Mõelge, millised kriteeriumid on kõige olulisemad prioriteetide seadmisel: saatja, teatud märksõnad teemas või eridomeenid. Kui kasutate kampaaniate või sisemiste projektide puhul sageli sarnaseid teemasid, võite kasutada teemat kriteeriumina, nii et e-kirjad rühmitatakse automaatselt projekti. Arvestades All-Inkl Webmaili võimsat filtrifunktsiooni, säästab see teid paljudest käsitsi tehtavatest sorteerimistoimingutest.
Nõudlikumate stsenaariumide puhul on mõeldav ka filtrite, automaatse edastamise ja automaatsete vastuste kombinatsioon. Näiteks läheb e-kiri kõigepealt ühisesse postkasti, kuid seejärel edastatakse see pärast teatavate märgiste või siltide loomist asjaomasele kolleegile. See võimaldab kõigil asjaosalistel säilitada ülevaate, samas kui e-kirjad on juba automaatselt sorteeritud.
Kasutage täiendavaid võimalusi Pleskiga
Kui kasutate Plesk hostingut, on olemas otsene integratsioon All-Inkl Webmailiga. Kasutajaliidese abil on lihtne lisada ja hallata postkaste või määrata edastamist. Sünkroniseerimine jääb samaks samade serverite andmetega - seega saate ühendada serveri halduse ja täieliku kontrolli oma e-posti suhtluse üle. Siit leiavad Pleski kasutajad kompaktse ülevaate E-posti kontod Pleskis.
Lisaks pakub Plesk paljudel juhtudel võimalust hallata täiendavaid turvameetmeid, nagu DKIM, SPF ja DMARC. Need funktsioonid tagavad, et teie saadetud e-kirjad ei ole mitte ainult krüpteeritud, vaid ka autenditud, et vältida rämpsposti märkimist. Kui olete need protokollid õigesti seadistanud, saate kasu veelgi suuremast kättetoimetamise tõenäosusest ja vähendate riski sattuda rämpsposti kausta.
Kui haldate Pleski kaudu mitut domeeni, saate isegi luua iga domeeni jaoks eraldi e-posti seadistuse ja ühendada kogu teabe mugavalt All-Inkl Webmailis. See lihtsustab näiteks mitme kaubamärgi või projekti haldamist, ilma et peaks iga kord uuele süsteemile üle minema. Veenduge vaid, et teete õiged DNS-seaded, et teie e-kirjad saaksid sujuvalt kätte ja vastu võtta.
Lisateave andmete turvalisuse kohta
Soovitan teil oma paroole regulaarselt vahetada ja kasutada Salasõna haldur kasutada. See takistab kolmandate isikute juurdepääsu ja suurendab samal ajal kõigi teie andmete kaitset. Veenduge, et teie e-posti kliendis on SSL-valikud aktiveeritud - vastasel juhul ei toimu krüpteeritud suhtlust.
Lisaks puhtalt parooliga turvalisusele saate vajadusel aktiveerida oma kliendikeskuses ka kahefaktorilise autentimise (2FA), kui see võimalus on teie paketi jaoks saadaval. See tähendab, et teil palutakse iga kord sisselogimisel sisestada lisakood, mille tavaliselt genereerib rakendus. See kaitseb teie e-posti juurdepääsu veelgi paremini rünnakute eest - isegi siis, kui keegi teie salasõna teada saab.
Kui teie postkasti laekub ebatavaliselt palju rämpsposti, tasub vaadata kiiresti oma domeeni seadeid. Kontrollige, kas DNS-kanded on salvestatud õigesti ja kas turvaprotokollid, nagu SPF või DKIM, on aktiivsed, sest ka need mehhanismid hoiavad spämmijaid eemal. Kasutades põhjalikke filtreid ja puhtaid DNS-seadistusi, on tavaliselt võimalik kahjulike e-kirjade arvu märkimisväärselt vähendada.
Kokkuvõttes: Kuidas kasutada All-Inkl Webmaili kõige tõhusamalt.
All-Inkl Webmaili saab seadistada minutitega ja see pakub usaldusväärset, tsentraliseeritud lahendust teie e-posti suhtluseks. Lihtsa kasutajaliidese, tõhusate filtrite, automaatsete vastamisfunktsioonide ja IMAP/POP3 kaudu välise juurdepääsu kombinatsioon võimaldab teil kohandada oma postkasti täpselt teie vajadustele vastavaks. Kui töötate ka väliste klientidega või serveri haldusliidesest, saate kasu sujuvast integreerimisest. Kui kasutate kõiki funktsioone järjepidevalt, säästate pikemas perspektiivis aega, suurendate turvalisust ja jääte oma digitaalses igapäevaelus paindlikuks.
