GoBD kohaselt õiguspärane e-posti säilitamine
1. jaanuaril 2017 jõustuvad lõplikult "Elektrooniliste raamatute, dokumentide ja dokumentide nõuetekohase pidamise ja säilitamise ning andmetele juurdepääsu põhimõtted" (GoBD). See hõlmab ka e-kirjade ja e-posti manuste õiguslikult turvalist säilitamist käsitlevaid eeskirju, mille puhul ei ole alates jõustumiskuupäevast enam mingeid erandeid. GoBD asendavad kõik muud föderaalse rahandusministeeriumi (BMF) määrused, mida varem kohaldati äridokumentide säilitamise suhtes. Täpsemalt on need "Andmetele juurdepääsu ja digitaaldokumentide kontrollitavuse põhimõtted" (GDPdU) ja "Nõuetekohase arvutipõhise raamatupidamisarvestuse põhimõtted" (GoBS).
14. novembril 2014. aastal avaldatud GoBDga võttis föderaalne rahandusministeerium (BMF) eelkõige arvesse asjaolu, et elektrooniline andmevahetus, paberivaba raamatupidamine ja kõigi asjakohaste äritehingute digitaalselt salvestatud dokumentatsioon on tänapäeval igas suuruses ettevõtete igapäevases äritegevuses tavaline ja et nende ulatus kasvab tulevikus veelgi. Selles kontekstis on e-kirjad erijuhtum, mille puhul tuleb järgida mõningaid punkte, et täita GoBD nõudeid.
E-posti säilitamise ja arhiveerimise põhimõtted
Te ei pea arhiveerima ühele või mitmele äripartnerile pelgalt jõulu- või sünnipäevatervitust. Niipea kui E-post Kui aga dokument täidab ärikirja või kviitungi funktsiooni, tuleb seda säilitada nagu teisi dokumente vastavalt tavapärastele säilitustähtaegadele. Sama kehtib kõigi maksualase tähtsusega lisade, st arvete, pakkumiste jne kohta. Kui e-kirja tekst on ainult saatekiri, millega saadetakse arve, pakkumine või saateleht, võib selle kustutada. Seda võib võrrelda ümbrikuga, mis visatakse prügikasti, kui selle sisu on eemaldatud. Sellisel juhul arhiveeritakse ainult lisa, kuid sellele tuleb märkida kõik kohustuslikud andmed (käibe)maksu määramiseks.
Pidev kättesaadavus ja masinate hindamine
Kõik e-kirjad, mis kuuluvad arhiveerimiskohustuse alla, peavad olema igal ajal kättesaadavad, nagu ka kõik muud elektrooniliselt loodud dokumendid, sealhulgas manused, ning peavad olema täielikud ja kaitstud kolmandate isikute poolt manipuleerimise eest. Lisaks peate tagama, et arhiveeritud e-kirju saab masinaga analüüsida. GoBD määruste kohaselt ei piisa dokumentide lihtsast väljatrükkimisest ja säilitamisest paberkandjal. Kui kasutate oma e-kirjade arhiveerimiseks krüpteerimismeetodit, olete kohustatud ka võimaliku maksuauditi jaoks võimaldama krüpteerimata juurdepääsu. See tagab, et dokumente saab kontrollida täistekstiotsinguga ja hinnata masinaga.
E-posti säilitamise tähtajad
Säilitamisperiood on kuus kuni kümme aastat, sõltuvalt e-posti maksustamise olulisusest ja tüübist. Ajavahemik algab alati selle kalendriaasta lõpust, mil e-kiri loodi. See tähendab, et te peate arhiveerima kirja alates 2. jaanuarist peaaegu seitse või üksteist aastat, sest periood algab alles järgmisel 1. jaanuaril. Kõikide ettevõtete ja kaupmeeste jaoks kujutavad need GoBD eeskirjad endast pingutust, mida ei tohiks alahinnata, sest kõik arved, kaubakirjad, pakkumised, saatelehti jne tuleb GoBD kohaselt säilitada ja igal ajal nõudmise korral kättesaadavaks teha. Selleks tuleb eraldada piisavalt vahendeid.
Erasaadetud e-kirjade käsitlemine
Mõned ettevõtted lubavad oma töötajatel kasutada ettevõtte enda meiliserverit või teenusepakkujat eraeluliste e-kirjade jaoks. Sellega seoses tekib küsimus, kuidas käsitletakse privaatsõnumeid seoses nende säilitamisega. Töötajad võivad nõustuda oma e-kirjade arhiveerimisega, lisades töölepingusse või sisekokkuleppesse vastava punkti. Siin võib aga tekkida probleeme andmekaitsega, sest see mõjutab ka väliste saatjate ja vastuvõtjate privaatsust. Seetõttu on soovitatav tagada ärilise ja privaatse e-posti range eraldamine või üldiselt keelata privaatne kirjavahetus oma serverite kaudu.
Tarkvaralahendus või käsitsitöö?
Vabakutseline või väga väikeettevõte võib siiski olla võimeline e-posti säilitamise ülesandeid "käsitsi" täitma. Alates teatavast ettevõtte suurusest Kulud ja jõupingutused ei ole enam mõistlikus seoses kasu saamisega. Sellisel juhul aitab ainult hea ja turvaline tarkvaralahendus, mis vastab õiguskindluse kriteeriumidele ning võimaldab masinaga hindamist ja täistekstiotsingut. Selline tarkvara peab täitma vähemalt järgmisi viit ülesannet. Kõik sissetulevad ja väljaminevad e-kirjad tuleb täielikult registreerida ja salvestada. Seda on mõistlik teha enne adressaatidele edastamist. Lisaks sellele peab arhiveerimine olema originaalilähedane ja ilma teabe kadudeta. Kolmandaks tuleks tagada turvaline kaitse manipuleerimise eest. Lihtsate kasutajate, kellel ei ole administraatoriõigusi, juurdepääs peab olema kogu säilitamisperioodi jooksul takistatud, et ei toimuks enneaegset kustutamist. Ja lõpuks peab arhiveerimistarkvara võimaldama juurdepääsu igal ajal ja auditi korral lünkadeta.
Kui te lähenete ja täidate kõik tõstatatud punktid õigesti, ei teki teil maksuametiga probleeme - mis puudutab e-posti säilitamist.
Näita:
Salvestage oma e-kirjad õiguslikult siduvalt dokumendis Andmed.pilv koos täiendavate varundustega. Otsitav igal ajal veebi, Windowsi või Outlooki kliendiga. Lihtne ja taskukohane. Varundage mis tahes postkast - teenusepakkujast sõltumatult. Lisateabe saamiseks külastage palun järgmist lehekülge: Data.Cloud Pakkumise kirjeldus
