All-Inkl Webmail voidaan ottaa käyttöön muutamassa vaiheessa, ja se tarjoaa lukuisia toimintoja luotettavaa, turvallista ja joustavaa käyttöä varten. Tässä näytän, miten voit määrittää postilaatikkosi optimaalisesti ja käyttää tehokkaasti suodattimien, automaattisten vastausten ja ulkoisten asiakkaiden kanssa synkronoinnin kaltaisia työkaluja, jotta sähköpostiviestintäsi sujuu aina moitteettomasti ja voit hyödyntää kaikkia mahdollisuuksia, joita kaikki mukaan lukien webmail käyttää.
Keskeiset kohdat
- Luo postilaatikko All-Inkl-asiakaskeskuksessa ja suoraan suojatulla salasanalla.
- Pääsy milloin tahansa webmail-portaalin ja sen käyttäjäystävällisen käyttöliittymän kautta.
- Suodatustoiminnot räätälöitävissä roskapostia ja haitallisia liitetiedostoja vastaan.
- Automaattiset vastaukset ja sähköpostin välitys, jotta tiimi olisi joustavampi.
- Synkronointi mobiililaitteiden ja sähköpostiohjelmien kanssa IMAP/POP3:n kautta.
Käyttäjätilin määrittäminen: All-Inkl-asiakasjärjestelmässä
Ensimmäinen vaihe on avata asiakasalue All-Inklin verkkosivustolla. Kirjaudu sinne sisään käyttöoikeustiedoillasi ja siirry valikkokohtaan "Sähköposti". Klikkaa sitten "Lisää sähköpostitili". Valitse haluamasi sähköpostiosoite ja vahva salasana, jossa on erikoismerkkejä, numeroita ja isoja kirjaimia. Näin postilaatikkosi pysyy turvassa luvattomalta käytöltä. Käyttäjille, jotka haluavat käydä koko asetusprosessin yksityiskohtaisesti läpi, tämä Vaiheittainen opas sähköpostitilin perustamiseen hyödyllinen orientaatio.
Pikakäyttö: Webmail-kirjautuminen ja ensimmäinen käyttö
Kirjaudu sisään osoitteessa webmail.all-inkl.com heti onnistuneen asennuksen jälkeen. Käytä käyttäjätunnuksena koko sähköpostiosoitettasi ja aiemmin valitsemaasi salasanaa. Webmail-käyttöliittymä on selkeästi järjestetty - täällä voit hallita sähköpostien lisäksi myös yhteystietojasi ja tapaamisiasi. Integroitu kansiorakenne auttaa sinua järjestämään saapuvat viestit. Myös muotoilut ja allekirjoitukset voi kätevästi esiasettaa.
Turvallisuustoimintojen kohdennettu käyttö
All-Inkl Webmail tarjoaa useita toimintoja, joilla voit suojata viestinnän haittaohjelmilta ja roskapostilta. Asetukset-valikosta löydät kohdan "Roskapostin ja sähköpostin suodatus". Täällä voit luoda mustia listoja tiettyjen lähettäjien pysyvää estämistä varten tai valkoisia listoja luotettavia yhteystietoja varten. Voit myös aktivoida virussuojauksen, joka tunnistaa ja estää tartunnan saaneet liitetiedostot ennen kuin ne ehtivät aiheuttaa vahinkoa. Edistyneiden sääntöjen avulla voit automaattisesti lähettää saapuvat viestit eteenpäin tai luokitella ne.
Käytä automaattisia vastauksia ammattimaisesti
Jos olet lomalla tai et voi vastata lyhyellä varoitusajalla, aktivoi automaattinen vastauslähetys. Kirjoita kohdassa "Asetukset > Automaattivastaaja" poissaolosi aika ja kirjoita lyhyt viesti. Näin varmistat, että lähettäjät pysyvät ajan tasalla ongelmitta. Erityisen käytännöllistä: voit myös määrittää vaihtoehdon, esim. kollegan tai yleisen tukiosoitteen.
Kopioiden vastaanottajien ja edelleenlähetyksen määrittäminen
Tarvittaessa voidaan All-Inklin sähköpostin lisäasetuksissa määrittää kopion vastaanottaja. Näin kollegat tai sijaiset saavat automaattisesti kopion jokaisesta saapuvasta viestistä. Tämä on hyödyllinen toiminto tiimityössä tai hajautetussa yhteistyössä. Siellä voidaan myös erikseen määrittää edelleenlähetys ulkoisiin sähköpostiosoitteisiin ja aktivoida se tarvittaessa rajoitetuksi ajaksi.
Synkronointi kolmannen osapuolen ohjelmien kanssa
Jos käytät mieluummin sähköpostiohjelmia, kuten Thunderbirdiä tai Outlookia, integrointi on yhtä helppoa. Tarvitset vain täydellisen sähköpostiosoitteesi, salasanasi ja sopivan palvelimen osoitteen seuraavassa muodossa. .kasserver.com. Käytä IMAP-palvelinta, jos haluat pitää sähköpostit synkronoituna useilla laitteilla, tai POP3-palvelinta, jos haluat hakea sähköpostit paikallisesti ilman palvelimen synkronointia. Määritä SMTP-palvelin, jossa on todennus lähetystä varten.
Tässä tapauksessa tämä opas Sähköpostitilin perustaminen tavallisten asiakkaiden kautta - ihanteellinen yhdistelmä webmailia ja klassisia sovelluksia varten.
Kokoonpanon tekniset yksityiskohdat
Tästä yleiskatsauksesta löydät tärkeimmät tiedot All-Inkl Webmailin integroimiseksi ulkoisiin ohjelmiin:
| Toiminto | Asetukset |
|---|---|
| Saapuvan postin palvelin (IMAP) | .kasserver.comportti 993 (SSL) |
| Saapuvan postin palvelin (POP3) | .kasserver.comportti 995 (SSL) |
| Lähtevän postin palvelin (SMTP) | .kasserver.comportti 465 (SSL) |
| Käyttäjän nimi | Täydellinen sähköpostiosoitteesi |
| Tunnistus | Kyllä, vaaditaan |
Luo tilaus: Käytä suodatussääntöjä kohdennetusti
Automaattisia suodatussääntöjä voidaan käyttää saapuvien sähköpostiviestien lajitteluun mielekkäällä tavalla. Voit esimerkiksi luoda sääntöjä, jotka siirtävät tiettyjen lähettäjien viestit erillisiin kansioihin tai merkitsevät viestit, joissa on liitetiedostoja. Tämä säästää aikaa päivittäisessä käsittelyssä ja lisää selkeyttä. Myös projektiin liittyvä viestintä voidaan helposti niputtaa yhteen tällä tavoin.
Voit myös käyttää All-Inklin kehittyneitä suodatinasetuksia suodattaaksesi erityisesti usein esiintyvät roskapostiluokat. Mitä useammin luokittelet olemassa olevia roskapostiviestejä, sitä tarkempi tunnistus on.
Osoitteiden hallinnan optimointi
Useampi kuin yksi lähettäjän osoite voidaan tallentaa kohdassa "Asetukset > Identiteetit". Näin voit hallita eri rooleja tai projekteja saman postilaatikon kautta. Ihanteellista, jos haluat esimerkiksi antaa erikseen yritysosoitteen ja teknisen osoitteen ja haluat silti käsitellä niitä keskitetysti. Näin vältät päällekkäisen ylläpidon ja säilytät silti yleiskuvan.
On suositeltavaa noudattaa selkeitä sääntöjä allekirjoitusten ja lähettäjän nimien osalta, erityisesti jos henkilöllisyyksiä on useita. Näin vastaanottajat tietävät jokaisen lähtevän viestin kohdalla, minkä osaston kanssa he ovat tekemisissä. Voit myös erottaa sisäiset projektit ja ulkoisten asiakkaiden kirjeenvaihdon toisistaan jakamatta turhaan postilaatikkoa tai viestintää. Tämä luo ammattimaisen ulkoisen kuvan, vaikka niputat käytännössä kaiken yhteen postilaatikkoon.
Sinun tulisi myös tallentaa sopiva allekirjoitus jokaiseen henkilöllisyyteen, jotta lakisääteiset vaatimukset - kuten yrityssähköpostia koskevat oikeudelliset ilmoitukset - täyttyvät. Postiliikenteen tyypistä riippuen voit myös luoda yhtenäisen yrityskuvan esimerkiksi käyttämällä tiettyjä värimaailmoja tai muotoiluja, jotta ulkoasu pysyy aina yhtenäisenä.
Vinkkejä arkistointiin ja tietojen varmuuskopiointiin
Luotettava arkistointistrategia auttaa merkittävästi pitämään postilaatikkosi järjestyksessä. Vaikka All-Inkl Webmail tarjoaa kansiorakenteita, kannattaa harkita myös sähköpostien arkistointia projektien ja vuosien mukaan. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi erillisiin alikansioihin tai paikallisten varmuuskopioiden avulla, jos käytät IMAP-järjestelmää. Näin estät postilaatikkosi kasvamisen liian suureksi ja varmistat samalla vanhojen prosessien siistin dokumentoinnin.
Jos sinun on säilytettävä sähköposteja verotusta tai lakisääteisiä tarkoituksia varten pitkällä aikavälillä, kannattaa myös ottaa käyttöön automaattinen arkistointi esimerkiksi ulkoisten työkalujen tai sähköpostiohjelmaan integroitujen toimintojen avulla, jotka synkronoidaan All-Inkl-postilaatikon kanssa. Postilaatikon tallennustila kannattaa myös tarkistaa säännöllisesti: All-Inkl asettaa tietyt rajat tariffisi mukaan, ja on järkevää varmuuskopioida säännöllisesti tärkeitä sähköposteja sen sijaan, että ne jäisivät lojumaan postilaatikkoosi.
Yhdessä säännöllisten salasanojen vaihtojen ja edellä mainittujen tietoturvatyökalujen (virus- ja roskapostisuodattimet) kanssa voit rakentaa vakaan perustan pitkäaikaiselle turvalliselle viestinnälle. Jos tietoja katoaa - esimerkiksi vahingossa tapahtuneen poistamisen vuoksi - paikallisesti tallennetut kopiot voivat auttaa nopeasti.
Optimoitu tiimiyhteistyö
Perinteisen sähköpostiliikenteen lisäksi All-Inkl Webmail tukee myös useiden käyttäjien yhteiskäyttöä. Vaikka käytössä ei olisikaan erityistä ryhmätoimintoa, eräänlainen "tiimipostilaatikko" voidaan toteuttaa kansioiden ja suodattimien johdonmukaisen käytön avulla. Anna asianomaisille kollegoille asianmukaiset käyttöoikeustiedot, jotta he voivat käyttää jaettua kansiota, johon tietyt sähköpostit lajitellaan automaattisesti. Tämä voi olla erittäin hyödyllistä esimerkiksi tuki-, myynti- tai asiakaspalvelualueilla.
On kuitenkin aina huolehdittava siitä, ettei henkilökohtaisia sähköposteja tai luottamuksellista postia lueta tahattomasti. Sen vuoksi on määriteltävä selkeästi, mitkä osoitteet voidaan todella jakaa. Sen sijaan, että käytettäisiin yhtä ja samaa postilaatikkoa keräyspisteenä, samanlainen vaikutus voidaan saavuttaa edellä kuvatun kaltaisilla edelleenlähetys- ja kopiointivastaanottajilla. Näin vastuualueet pysyvät selkeästi erillään ja jokainen saa juuri ne postikopiot, jotka ovat hänelle tärkeitä.
Suuremmissa tiimeissä on myös suositeltavaa yhdenmukaistaa poissaolosäännöt ja automaattiset vastaukset, jotta asiakkaille ja liikekumppaneille voidaan antaa yhtenäinen kuva. Tämä vaihtelee yhteisistä allekirjoituksista automaattiseen välittämiseen, kun yksittäiset tiimin jäsenet ovat poissa. Näin sijainen voi reagoida viivytyksettä ja estää tärkeän tiedon katoamisen.
Edistyneet suodatusstrategiat ja priorisointi
Jotta pitkällä aikavälillä vältettäisiin kaaoksen uhka, on syytä tarkastella tarkemmin vaihtoehtoja viestien priorisoimiseksi. Suodatussääntöjen asettamisen lisäksi voit käyttää monissa sähköpostiohjelmissa lisämerkintöjä tai -tarroja, jotka näkyvät synkronoinnin jälkeen myös webmail-käyttöliittymässä. Esimerkiksi tärkeät asiakkaat voidaan priorisoida, kun taas uutiskirjeet tai kampanjat menevät suoraan erillisiin kansioihin.
Mieti, mitkä kriteerit ovat tärkeimpiä priorisoinnin kannalta: Lähettäjä, tietyt avainsanat aiheessa tai erityiset verkkotunnukset. Jos käytät usein samankaltaisia otsikoita kampanjoissa tai sisäisissä projekteissa, voit käyttää otsikkoa kriteerinä, jolloin sähköpostit ryhmitellään automaattisesti projektiin. All-Inkl Webmailin tehokkaan suodatustoiminnon ansiosta säästyt monilta manuaalisilta lajitteluvaiheilta.
Vaativammissa tilanteissa voidaan myös käyttää suodattimien, automaattisen edelleenlähetyksen ja automaattisten vastausten yhdistelmää. Sähköposti menee esimerkiksi ensin jaettuun postilaatikkoon, mutta sitten se välitetään asianomaiselle kollegalle, kun tietyt tunnisteet tai tarrat on luotu. Näin kaikki asianosaiset voivat säilyttää yleiskuvan, kun sähköposti on jo automaattisesti lajiteltu.
Hyödynnä muita vaihtoehtoja Pleskillä
Jos käytät Plesk-hostingia, All-Inkl Webmail on integroitu suoraan All-Inkl Webmailiin. Käyttöliittymän avulla on helppo lisätä ja hallita postilaatikoita tai määritellä edelleenlähetyksiä. Synkronointi pysyy samanlaisena samojen palvelintietojen kanssa - joten voit yhdistää palvelimen hallinnan ja sähköpostiviestinnän täydellisen hallinnan. Täältä Plesk-käyttäjät löytävät kompaktin yleiskatsauksen seuraavista asioista Sähköpostitilit Pleskissä.
Lisäksi Plesk tarjoaa monissa tapauksissa mahdollisuuden hallita muita turvatoimia, kuten DKIM, SPF ja DMARC. Näillä ominaisuuksilla varmistetaan, että lähetetyt sähköpostiviestit ovat paitsi salattuja myös todennettuja roskapostilippujen välttämiseksi. Kun olet määrittänyt nämä protokollat oikein, voit hyötyä entistä suuremmasta toimitustodennäköisyydestä ja vähentää riskiä päätyä roskapostikansioon.
Jos hallinnoit useita verkkotunnuksia Pleskin kautta, voit jopa luoda jokaiselle verkkotunnukselle erillisen sähköpostiasetuksen ja silti yhdistää kaikki tiedot kätevästi All-Inkl Webmailiin. Tämä helpottaa esimerkiksi useiden tuotemerkkien tai projektien hallintaa ilman, että sinun tarvitsee joka kerta vaihtaa uuteen järjestelmään. Varmista vain, että teet oikeat DNS-asetukset, jotta sähköpostit voidaan toimittaa ja vastaanottaa sujuvasti.
Lisätietoja tietoturvasta
Suosittelen, että vaihdat salasanasi säännöllisesti ja käytät Salasananhallinta käyttää. Tämä estää kolmansien osapuolten pääsyn ja parantaa samalla kaikkien tietojesi suojausta. Varmista, että SSL-asetukset on aktivoitu sähköpostiohjelmassasi - muuten salattua viestintää ei tapahdu.
Pelkän salasanaturvallisuuden lisäksi voit tarvittaessa aktivoida asiakaskeskuksessasi myös kaksitekijätodennuksen (2FA), jos tämä vaihtoehto on saatavilla pakettisi yhteydessä. Tämä tarkoittaa sitä, että sinua pyydetään syöttämään lisäkoodi, jonka yleensä sovellus luo, joka kerta, kun kirjaudut sisään. Tämä suojaa sähköpostiyhteytesi entistä paremmin hyökkäyksiltä - vaikka joku saisi tietää salasanasi.
Jos postilaatikkoosi tulee epätavallisen paljon roskapostiviestejä, kannattaa tarkistaa verkkotunnuksen asetukset. Tarkista, onko DNS-tietueet tallennettu oikein ja ovatko SPF:n tai DKIM:n kaltaiset suojausprotokollat aktiivisia, sillä myös nämä mekanismit estävät roskapostittajia. Käyttämällä kattavia suodattimia ja puhtaita DNS-asetuksia on yleensä mahdollista vähentää haitallisten sähköpostiviestien määrää merkittävästi.
Yhteenveto: Miten All-Inkl Webmailia käytetään tehokkaimmin?
All-Inkl Webmail voidaan ottaa käyttöön muutamassa minuutissa, ja se tarjoaa luotettavan ja keskitetyn ratkaisun sähköpostiviestintään. Yksinkertaisen käyttöliittymän, tehokkaiden suodattimien, automaattisten vastaustoimintojen ja IMAP/POP3:n kautta tapahtuvan ulkoisen pääsyn yhdistelmän ansiosta voit mukauttaa postilaatikkosi täysin tarpeidesi mukaiseksi. Jos työskentelet myös ulkoisten asiakkaiden kanssa tai palvelimen hallintakäyttöliittymästä, hyödyt saumattomasta integroinnista. Jos hyödynnät kaikkia toimintoja johdonmukaisesti, säästät aikaa pitkällä aikavälillä, lisäät turvallisuutta ja pysyt joustavana jokapäiväisessä digitaalisessa elämässäsi.
