GoBD:n mukainen lainmukainen sähköpostin tallennus
Tammikuun 1. päivänä 2017 tulevat vihdoin voimaan "Sähköisessä muodossa olevien kirjojen, asiakirjojen ja asiakirjojen asianmukaista säilyttämistä ja tallentamista sekä tietojen saatavuutta koskevat periaatteet" (GoBD). Tämä koskee myös sähköpostiviestien ja sähköpostin liitetiedostojen oikeudellisesti turvallista säilyttämistä koskevia säännöksiä, joiden osalta ei ole enää poikkeuksia voimaantulopäivästä lähtien. GoBD korvaa kaikki muut liittovaltion valtiovarainministeriön (BMF) määräykset, joita aiemmin sovellettiin liikeasiakirjojen säilytykseen. Näitä ovat tarkemmin sanottuna "Tietojen saatavuutta ja digitaalisten asiakirjojen todennettavuutta koskevat periaatteet" (GDPdU) sekä "Asianmukaisten atk-pohjaisten kirjanpitojärjestelmien periaatteet" (GoBS).
Kun liittovaltion valtiovarainministeriö (BMF) julkaisi 14. marraskuuta 2014 GoBD:n, se otti ensisijaisesti huomioon sen, että sähköinen tiedonvaihto, paperiton kirjanpito ja kaikkien asiaankuuluvien liiketoimien digitaalisesti tallennettu dokumentointi ovat nykyään kaikenkokoisten yritysten jokapäiväisessä liiketoiminnassa yleisiä ja niiden laajuus kasvaa tulevaisuudessa edelleen. Sähköpostit ovat tässä yhteydessä erityistapaus, jossa on otettava huomioon useita seikkoja, jotta GoBD:n vaatimukset täyttyvät.
Sähköpostin tallennuksen ja arkistoinnin periaatteet
Sinun ei tarvitse arkistoida pelkkää joulu- tai syntymäpäivätervehdystä yhdelle tai useammalle liikekumppanille. Heti kun Sähköposti Jos asiakirja on kuitenkin liikekirjeen tai kuitin kaltainen, se on säilytettävä tavanomaisten säilytysaikojen mukaisesti kuten muutkin asiakirjat. Sama pätee kaikkiin verotuksellisesti merkityksellisiin liitteisiin eli laskuihin, tarjouksiin jne. Jos sähköpostin teksti toimii vain saatekirjeenä, jonka mukana lähetetään lasku, tarjous tai lähetysluettelo, se voidaan poistaa. Tätä voidaan verrata kirjekuoreen, joka heitetään roskiin sen jälkeen, kun sen sisältö on poistettu. Tässä tapauksessa vain liite arkistoidaan, mutta siihen on kirjattava kaikki pakolliset tiedot (liikevaihtovero)verotusta varten.
Jatkuva saatavuus ja koneen arviointi vaaditaan
Kaikkien arkistointivelvoitteen piiriin kuuluvien sähköpostiviestien on oltava käytettävissä milloin tahansa, kuten kaikkien muidenkin sähköisesti laadittujen asiakirjojen ja dokumenttien, mukaan lukien liitteet, ja niiden on oltava täydellisiä ja suojattuja kolmansien osapuolten manipuloinnilta. Lisäksi sinun on varmistettava, että arkistoidut sähköpostiviestit ovat koneellisesti luettavissa. GoBD:n säännösten mukaan ei riitä, että asiakirjat vain tulostetaan ja säilytetään paperilla. Jos käytät sähköpostiviestien arkistointiin salausmenetelmää, olet myös velvollinen antamaan salaamattoman pääsyn verotarkastuksen yhteydessä. Näin varmistetaan, että asiakirjat voidaan tarkistaa kokotekstihaun avulla ja arvioida koneellisesti.
Sähköpostin tallennuksen määräajat
Säilytysaika on kuudesta kymmeneen vuotta sähköpostin verotuksellisesta merkityksestä ja tyypistä riippuen. Ajanjakso alkaa aina sen kalenterivuoden lopusta, jona sähköposti on luotu. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on arkistoitava kirje 2. tammikuuta alkaen lähes seitsemän tai yksitoista vuotta, koska määräaika alkaa vasta seuraavana 1. tammikuuta. Kaikille yrityksille ja elinkeinonharjoittajille nämä GoBD:n määräykset merkitsevät vaivaa, jota ei pidä aliarvioida, koska kaikki laskut, kaupalliset kirjeet, tarjoukset, toimituskirjat jne. on säilytettävä GoBD:n mukaisesti ja ne on oltava saatavilla pyynnöstä milloin tahansa. Tähän on varattava riittävästi resursseja.
Yksityisten sähköpostiviestien käsittely
Jotkut yritykset antavat työntekijöidensä käyttää yrityksen omaa sähköpostipalvelinta tai -palveluntarjoajaa yksityiseen sähköpostiin. Tässä yhteydessä herää kysymys siitä, miten yksityisiä viestejä käsitellään tallennuksen osalta. On totta, että työntekijät voivat suostua sähköpostiviestiensä arkistointiin työsopimuksensa tai sisäisen sopimuksensa vastaavalla kohdalla. Tietosuojaan saattaa kuitenkin liittyä ongelmia, koska se vaikuttaa myös ulkoisten lähettäjien ja vastaanottajien yksityisyyteen. Siksi on suositeltavaa, että varmistat, että työ- ja yksityiset sähköpostit erotetaan tiukasti toisistaan, tai kiellät yleisesti yksityisen kirjeenvaihdon palvelimillasi.
Ohjelmistoratkaisu vai manuaalinen työ?
Freelancer tai hyvin pieni yritys voi vielä pystyä hoitamaan sähköpostin tallennustehtävät "käsin". Tietystä yrityskoosta alkaen Kustannukset ja ponnistelut eivät ole enää kohtuullisessa suhteessa hyötyyn. Tässä tapauksessa auttaa vain hyvä ja turvallinen ohjelmistoratkaisu, joka täyttää oikeusvarmuuden kriteerit ja mahdollistaa koneellisen arvioinnin ja kokotekstihaun. Tällaisen ohjelmiston on täytettävä vähintään seuraavat viisi tehtävää. Kaikki saapuvat ja lähtevät sähköpostiviestit on kerättävä ja tallennettava täydellisesti. Tämä on järkevää tehdä ennen kuin lähetys välitetään vastaanottajille. Lisäksi arkistoinnin on oltava alkuperäistä vastaavaa ja siinä ei saa hävitä tietoja. Kolmanneksi olisi taattava turvallinen suoja manipulointia vastaan. Yksinkertaisten käyttäjien, joilla ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia, pääsy on estettävä koko säilytysajan, jotta ennenaikaisia poistoja ei tapahdu. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä arkistointiohjelmiston on mahdollistettava saumaton pääsy arkistoon milloin tahansa tarkastuksen yhteydessä.
Jos käsittelet ja noudatat kaikkia mainittuja kohtia oikein, sinulla ei ole sähköpostin tallentamisen osalta ongelmia veroviraston kanssa.
Indikaatio:
Tallenna sähköpostiviestit oikeudellisesti sitovasti Tiedot.pilvi lisävarmistuksineen. Haettavissa milloin tahansa web-, windows- tai outlook-asiakasohjelmalla. Yksinkertainen ja edullinen. Varmuuskopioi mikä tahansa postilaatikko - palveluntarjoajasta riippumatta. Lisätietoja saat seuraavalta sivulta: Data.Cloud Tarjouksen kuvaus
