Web hosting yhdistyksille
Urheilukerho, moottoripyöräkerho tai kuoroyhdistys, yhä useammat kerhot tunnustavat oman kerhon edut. Verkkosivusto. Se on helppo tapa rekrytoida uusia jäseniä, tehdä suhdetoimintaa tai pitää nykyiset jäsenet ajan tasalla. Sopivaa hosting-palveluntarjoajaa valitessaan yhdistysten on kiinnitettävä huomiota moniin seikkoihin, jotta myöhempi hallinnointi ei ole liian aikaa vievää.
Varmista riittävä muisti
Ensimmäinen kysymys, joka nousee esiin, kun kyse on yhdistysten web-hostingista, on tallennustilan koko. Tähän kysymykseen voidaan vastata, kun sivustosta on olemassa karkea konsepti. Sisällön suunnittelu on tärkeää, sillä pelkkä teksti vaatii vain vähän tallennustilaa, mutta grafiikka, valokuvat tai videot tarvitsevat useita megatavuja. Valokuvan koko on keskimäärin yhdestä neljään megatavua kuvan laadusta riippuen. Minuutin mittainen video korkearesoluutioisena voi viedä jopa 100 Mt. Monet seurat haluavat näyttää kuvia tapahtumista tai lyhyen videopätkän galleriassa, joka vie nopeasti suuren osan sivuista. Verkkotila voi kestää. Tietenkin myös koko sivun rakenne tarvitsee tallennustilaa. Staattiset sivut eivät vaadi paljon tilaa, mutta dynaamisten sivujen rakentaminen voi viedä jopa 100 Mt. Sivujen hallintaan käytetään yhä useammin sisällönhallintajärjestelmiä, jotka on helppo asentaa mutta jotka vaativat melko paljon tallennuskapasiteettia.
Sisällönhallintajärjestelmät helpottavat työtä
Sisällönhallintajärjestelmät ovat suosituimpia ohjelmistoja verkkosivustojen luomiseen ja hallintaan. Joihinkin hosting-paketteihin sisältyy jo erilaisia sisällönhallintajärjestelmiä, jotka voidaan asentaa yhdellä napsautuksella. Yhdistyksille sisällönhallintajärjestelmä on ihanteellinen, koska sen käyttö ei vaadi juuri lainkaan teknistä osaamista. Osallistumiset voidaan luoda editorilla, joka toimii kuten tekstinkäsittelyohjelma. Ulkoasua voidaan muuttaa milloin tahansa sisällöstä riippumatta, mikä on yksi sisällönhallintajärjestelmien suurimmista vahvuuksista. Ne tarjoavat myös lukuisia mahdollisuuksia luoda visuaalisesti houkutteleva sivu hyvin lyhyessä ajassa. Koska yhdistysten kotisivujen ylläpidossa tapahtuu aina muutoksia, sisällönhallintajärjestelmät ovat hyvä tapa yksinkertaistaa työtä ja uusien sivustosta vastaavien henkilöiden kouluttamista. Sisällönhallintajärjestelmän edellytyksenä on joka tapauksessa vähintäänkin Tietokanta ja tuki skriptikielelle PHP. Jos palveluntarjoaja sisällyttää pakettiin erilaisia sisällönhallintajärjestelmiä etukäteen, voit olla varma, että hosting-paketti sisältää tarvittavan infrastruktuurin.
Säilytä arkaluonteiset tiedot turvallisesti
Jos haluat tarjota yhdistyksesi jäsenille sisäisen alueen vain yhdistyksen tärkeille asioille, sinun on kiinnitettävä huomiota korkeaan tietoturvaan. Toisaalta hosting-palveluntarjoajan on kiinnitettävä huomiota asiakastietojen tai palvelimille tallennettujen tietojen turvallisuuteen. Tähän kuuluvat esimerkiksi säännölliset päivitykset tai tietoturvaohjelmistojen käyttö. Yhdistyksen kotisivujen ylläpitäjien on pakettia valitessaan varmistettava, että pakettiin sisältyy SSL-kirjasto. Nämä tukevat HTTPS-protokollaa, joka mahdollistaa salatun tiedonsiirron. Tämän protokollan käyttö avaa klubeille lukuisia mahdollisuuksia yksinkertaistaa jäsenhallintoa, sillä arkaluonteisia tietoja, kuten luottokorttitietoja, voidaan välittää myös jäsenmaksujen veloittamista varten. Lisäksi seurat voivat perustaa verkkokauppoja esimerkiksi seuran tavaroiden myyntiä varten. Asiakkaiden lähetys- ja maksutiedot ovat myös turvallisia HTTPS-protokollan avulla, ja yhdistys voi myydä mainostuotteita ilman suurempaa vaivaa.
Säännöllinen kunnossapito
Sekä sisällön ylläpitoa että itse sivustoa on ylläpidettävä ainakin silloin tällöin. Tähän kuuluu ennen kaikkea sisällön säännöllinen varmuuskopiointi. Jotkin palveluntarjoajat tarjoavat mahdollisuuden säännöllisiin automaattisiin varmuuskopioihin, mikä on ihanteellista yhdistyksille, koska niiden tarvitsee vain aktivoida tämä toiminto. Jos ongelmia ilmenee, he voivat turvautua tallennettuun versioon. Jos seuran verkkosivuston sisältöä päivitetään usein, esimerkiksi ottelutulosten tai muiden tärkeiden tietojen julkistamisen vuoksi, automaattiset varmuuskopiot eivät välttämättä riitä. Mitä useammin sisältö muuttuu, sitä useammin varmuuskopiot on tehtävä. Jos klubilla on verkkokauppa, saattaa olla tarpeen varmuuskopioida tiedot useita kertoja päivässä. Jos yhdistys käyttää sisällönhallintajärjestelmää, ylläpitäjien on varmistettava, että se pidetään ajan tasalla. Vanhentuneissa versioissa voi olla tietoturva-aukkoja, jotka tekevät yhdistyksen verkkosivustosta haavoittuvan hakkerille. Sisällönhallintajärjestelmiin on saatavana lukuisia laajennuksia, joiden avulla toiminnallisuutta voidaan laajentaa huomattavasti. Ennen kaikkea lisäosia tulisi käyttää vain luotettavista lähteistä, ja ne tulisi myös päivittää säännöllisesti.
Kustannusmenot
Yhdistyksen omat kotisivut toimivat ensisijaisesti käyntikorttina ja uusien jäsenten rekrytointiin. Monet yhdistykset kuitenkin luopuvat kunnollisesta verkkopalvelusta ja erehtyvät valitsemaan ilmaisen palveluntarjoajan. Tämän seurauksena heidän on pakko valita verkkotunnuksia, joita ei ole helppo muistaa, ja heidän sivustonsa on täynnä mainoksia, joihin he eivät voi vaikuttaa. Jos et halua maksaa mitään, et voi odottaa monia palveluja, mikä tarkoittaa usein sitä, että vain yksinkertaiset sivut voidaan luoda. Ilmaistarjoukset eivät ole vain halpoja, vaan ne näyttävät yleensä myös halvoilta, minkä vuoksi yhdistysten tulisi pysyä niistä erossa. Halpoja hosting-paketteja on saatavilla jo noin 50 eurosta vuodessa. Verrattain alhainen summa sisältyviin palveluihin nähden. Näihin kuuluvat esimerkiksi verkkotilan lisäksi myös verkkotunnus, sähköpostiosoitteet ja paljon muuta. Jos tarvitaan lisäpalveluja tai enemmän tilaa, yhdistykset voivat helposti siirtyä seuraavaan suurempaan pakettiin. Maksullisilla palveluntarjoajilla on muita houkuttelevia palveluja, jotka sopivat yhdistyksille. Näitä ovat esimerkiksi ylläpitovaihtoehdot, joissa palveluntarjoaja itse pitää ohjelmiston jatkuvasti ajan tasalla.
Klubin verkkosivustoa varten on otettava huomioon monia tekijöitä, eikä palveluntarjoajan valintaa yleensä tee yksi henkilö yksin. Päätöksen tekemisen helpottamiseksi on järkevää luoda konsepti etukäteen. Tähän olisi sisällyttävä paitsi sivuston rakenne myös se, mitä sisältöä myöhemmin on saatavilla, sillä se vaikuttaa tallennuskapasiteetin valintaan. Konseptia suunniteltaessa on järkevää ajatella eteenpäin. Jos yhdistyksellä on vain muutama jäsen, useimmilla järjestöillä on silti suunnitelmia kasvaa ja hankkia lisää jäseniä. Jos heille esimerkiksi tarjotaan sivustolla oma jäsenalue, on huolehdittava siitä, että tilejä voidaan luoda rajattomasti. Jos yhdistykset suunnittelevat tällaiset tekijät etukäteen, on helpompi löytää sopiva hosting-palveluntarjoaja.
