La sécurité des données privées et professionnelles devient de plus en plus importante, car la criminalité se déplace de plus en plus vers l'Internet. La sécurité des données ne concerne pas seulement la protection des données sensibles, mais aussi, de manière générale, la sécurité de toutes les données de l'entreprise. Les entreprises ont ici différentes possibilités d'optimiser la protection et la sécurité.
Droits d'accès
Le contrôle des droits d'accès est un élément important de la sécurité des données. De nombreux systèmes offrent déjà la possibilité d'imposer des restrictions simples, par exemple en autorisant simplement certaines actions dans les dossiers. Les entreprises ne peuvent toutefois pas éviter d'utiliser des outils appropriés pour protéger les données.
Il est ainsi possible de distribuer des droits d'accès et d'utilisation non seulement pour des dossiers, mais aussi pour des fichiers individuels ou des zones de collections de données. Il est particulièrement important que ces droits soient également contrôlés régulièrement. Il arrive régulièrement que des collaborateurs licenciés n'aient pas désactivé leurs comptes et que ceux-ci aient ensuite causé des dommages considérables dans l'entreprise.
Versionnement
La sécurité des données n'est plus garantie non plus lorsque l'on travaille avec une base de données obsolète. Deux facteurs en sont généralement responsables : un manque d'espace de stockage partagé et l'absence de versionnage indiquant quand un document a été modifié.
Grâce au stockage dans le nuage, le premier problème au moins peut être facilement résolu. En ce qui concerne le versionnement, il existe des logiciels appropriés qui documentent qui a fait quelles modifications et quand. L'avantage est qu'ils montrent non seulement qui a travaillé dessus, mais aussi quelles modifications ont été apportées. C'est indispensable pour les documents qui sont traités en commun par une équipe, mais il est aussi souvent utile de pouvoir suivre l'évolution d'un document pour les fichiers qui ne sont utilisés que par une seule personne.
Créer des sauvegardes
Autrefois, on faisait des copies de tous les documents, aujourd'hui ce sont les sauvegardes des supports de données qui doivent être faites à intervalles réguliers. Cela ne concerne pas seulement les supports de données dans l'entreprise, mais aussi, par exemple, les serveurs qui sont utilisés. Les back-ups sont nécessaires pour Récupération des données du serveur est indispensable, car une perte peut survenir suite à des attaques de pirates ou à d'autres problèmes. Si une sauvegarde est disponible, la perte de données est minimale et les temps d'arrêt peuvent être réduits.
De nombreuses entreprises se demandent à quelle fréquence il est judicieux de sauvegarder les données du serveur. La réponse à cette question est toujours individuelle. Plus la fréquence d'utilisation est élevée, plus les sauvegardes doivent être fréquentes. Pour les petites et moyennes entreprises, une sauvegarde quotidienne est généralement suffisante. Les entreprises qui reçoivent des centaines de commandes de clients par jour devraient envisager de faire un back-up toutes les quelques heures.
Les sauvegardes doivent être conservées pendant un certain temps. De nombreuses entreprises conservent même les sauvegardes jusqu'à un an. La raison en est que si des données ont été endommagées par des virus, il faut souvent un certain temps pour s'en apercevoir. Les données endommagées sont alors souvent copiées lors des sauvegardes. S'il n'y a plus de sauvegarde qui présente un état des données avant un dommage, de telles informations ne peuvent généralement plus être restaurées.
Sécurité physique
La sécurité physique des supports de données doit également être prise en compte dans la sécurité des données. Comme pour l'accès aux fichiers, l'accès à la salle des serveurs, par exemple, doit être protégé par des autorisations. Par ailleurs, l'entretien et le stockage des supports de données sont également des facteurs importants. Une sauvegarde est inutile si elle se trouve sur un support de données qui a été exposé à une chaleur excessive, par exemple à la suite d'un mauvais stockage, ce qui l'a rendu inutilisable.
Les entreprises qui travaillent en grande partie sans papier sont dans ce cas également soumises à des dispositions légales qui règlent la manière dont les supports de données doivent être conservés pour satisfaire à l'obligation de conservation.
