Le 1er janvier 2017, les \"Principes pour la bonne tenue et le stockage des livres, registres et documents sous forme \u00e9lectronique et pour l'acc\u00e8s aux donn\u00e9es\" (GoBD) entreront enfin en vigueur. Cela comprend \u00e9galement les r\u00e8gles relatives au stockage l\u00e9gal des courriers \u00e9lectroniques et des pi\u00e8ces jointes, pour lesquels il n'y aura plus d'exceptions \u00e0 partir de la date limite. Le GoBD remplace toutes les autres r\u00e9glementations du minist\u00e8re f\u00e9d\u00e9ral des finances (BMF) qui s'appliquaient auparavant \u00e0 la conservation des documents commerciaux. En d\u00e9tail, il s'agit des \"Principes d'acc\u00e8s aux donn\u00e9es et de v\u00e9rifiabilit\u00e9 des documents num\u00e9riques\" (GDPdU) et des \"Principes de syst\u00e8mes de comptabilit\u00e9 ordonn\u00e9s soutenus par les TI\" (GoBS).<\/p>\n
Avec la publication du GoBD le 14 novembre 2014, le BMF a surtout pris en compte le fait que l'\u00e9change \u00e9lectronique de donn\u00e9es, la comptabilit\u00e9 sans papier et la documentation num\u00e9rique de toutes les transactions commerciales pertinentes sont monnaie courante dans les activit\u00e9s quotidiennes des entreprises de toutes tailles, et que leur port\u00e9e continuera de s'\u00e9tendre \u00e0 l'avenir. Dans ce contexte, les courriers \u00e9lectroniques repr\u00e9sentent un cas particulier pour lequel un certain nombre de points doivent \u00eatre respect\u00e9s afin de r\u00e9pondre aux exigences de la directive.<\/p>\n
Vous n'avez pas besoin d'archiver un pur message de No\u00ebl ou d'anniversaire \u00e0 un ou plusieurs partenaires commerciaux. D\u00e8s qu'un Courrier \u00e9lectronique<\/a> Toutefois, si un document prend la fonction de lettre commerciale ou de re\u00e7u, il doit \u00eatre conserv\u00e9 selon les d\u00e9lais de conservation habituels comme les autres documents. Il en va de m\u00eame pour toutes les pi\u00e8ces jointes ayant une pertinence fiscale, c'est-\u00e0-dire les factures, les offres, etc. Si le texte du courriel sert uniquement de lettre d'accompagnement avec laquelle une facture, une offre ou un bon de livraison est envoy\u00e9, il peut \u00eatre supprim\u00e9. Cela peut \u00eatre compar\u00e9 \u00e0 une enveloppe qui est jet\u00e9e \u00e0 la poubelle apr\u00e8s que son contenu ait \u00e9t\u00e9 retir\u00e9. Dans ce cas, seule la pi\u00e8ce jointe est archiv\u00e9e, mais toutes les informations obligatoires pour une \u00e9valuation de la taxe (sur les ventes) doivent y \u00eatre consign\u00e9es.<\/p>\n Tous les courriers \u00e9lectroniques soumis \u00e0 l'obligation d'archivage doivent, comme tous les autres dossiers et documents g\u00e9n\u00e9r\u00e9s \u00e9lectroniquement, y compris les pi\u00e8ces jointes, \u00eatre disponibles pour examen \u00e0 tout moment et doivent \u00eatre totalement prot\u00e9g\u00e9s contre toute manipulation par des tiers. Vous devez \u00e9galement veiller \u00e0 ce que les courriels archiv\u00e9s puissent \u00eatre \u00e9valu\u00e9s automatiquement. Selon la r\u00e9glementation du GoBD, il ne suffit pas d'imprimer les documents et de les conserver sous forme papier. Si vous utilisez une m\u00e9thode de cryptage pour l'archivage de vos courriels, vous \u00eates \u00e9galement tenu de permettre un acc\u00e8s non crypt\u00e9 en cas d'\u00e9ventuel contr\u00f4le fiscal. Cela permet de v\u00e9rifier les documents par une recherche en texte int\u00e9gral et de les \u00e9valuer automatiquement.<\/p>\n La dur\u00e9e de conservation est de six \u00e0 dix ans, selon la pertinence fiscale et le type de courrier \u00e9lectronique. La p\u00e9riode commence toujours \u00e0 la fin de l'ann\u00e9e civile au cours de laquelle le courrier \u00e9lectronique a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9. Cela signifie que vous devez archiver une lettre dat\u00e9e du 2 janvier pendant pr\u00e8s de sept ou onze ans, car la p\u00e9riode ne commence pas avant le 1er janvier suivant. Pour toutes les entreprises et les commer\u00e7ants, ces r\u00e8glements du GoBD repr\u00e9sentent un effort qui ne doit pas \u00eatre sous-estim\u00e9, car toutes les factures, lettres commerciales, offres, bons de livraison, etc. doivent \u00eatre stock\u00e9s conform\u00e9ment au GoBD et mis \u00e0 disposition sur appel \u00e0 tout moment. Des ressources suffisantes doivent \u00eatre pr\u00e9vues \u00e0 cette fin.<\/p>\n Certaines entreprises autorisent leurs employ\u00e9s \u00e0 utiliser le serveur de messagerie ou le fournisseur d'acc\u00e8s de l'entreprise pour le courrier \u00e9lectronique priv\u00e9. Dans ce contexte, la question se pose de savoir comment les messages priv\u00e9s sont trait\u00e9s en termes de stockage. Les employ\u00e9s peuvent accepter que leurs e-mails soient archiv\u00e9s au moyen d'un paragraphe correspondant dans leur contrat de travail ou d'un accord interne \u00e0 l'entreprise. Toutefois, la protection des donn\u00e9es peut poser des probl\u00e8mes dans ce cas, car la vie priv\u00e9e des exp\u00e9diteurs et des destinataires externes est \u00e9galement affect\u00e9e. Pour cette raison, il est recommand\u00e9 de veiller \u00e0 une stricte s\u00e9paration des courriers \u00e9lectroniques professionnels et priv\u00e9s ou d'interdire de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale la correspondance priv\u00e9e via vos serveurs.<\/p>\n Un travailleur ind\u00e9pendant ou une tr\u00e8s petite entreprise peut encore \u00eatre en mesure de g\u00e9rer les t\u00e2ches de stockage du courrier \u00e9lectronique \"\u00e0 la main\". A partir d'une certaine taille d'entreprise Co\u00fbts<\/a> et l'effort ne sont plus en rapport raisonnable avec le b\u00e9n\u00e9fice. Dans ce cas, seule une bonne solution logicielle s\u00fbre, r\u00e9pondant aux crit\u00e8res de s\u00e9curit\u00e9 juridique et permettant une \u00e9valuation automatique et une recherche en texte int\u00e9gral, peut aider. Ces logiciels doivent remplir au moins les cinq t\u00e2ches suivantes. Tous les courriers \u00e9lectroniques entrants et sortants doivent \u00eatre enti\u00e8rement saisis et stock\u00e9s. Il est logique de le faire avant de le transmettre aux destinataires. En outre, l'archivage doit \u00eatre fid\u00e8le \u00e0 l'original et sans perte d'informations. Troisi\u00e8mement, il convient de garantir une protection s\u00fbre contre les manipulations. L'acc\u00e8s des utilisateurs simples qui n'ont pas de droits d'administrateur doit \u00eatre interdit pendant toute la p\u00e9riode de conservation afin d'\u00e9viter toute suppression pr\u00e9matur\u00e9e. Enfin, les logiciels d'archivage doivent permettre un acc\u00e8s transparent \u00e0 tout moment en cas d'audit.<\/p>\n Si vous abordez et remplissez correctement tous les points mentionn\u00e9s, vous n'aurez - en ce qui concerne le stockage du courrier \u00e9lectronique - aucun probl\u00e8me avec le bureau des imp\u00f4ts.<\/p>\n Affichage : Rechtssichere E-Mailspeicherung laut GoBD Am 1. Januar 2017 treten endg\u00fcltig die „Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft. Darin enthalten sind auch die Vorschriften zur rechtssicheren Speicherung von E-Mails und E-Mailanh\u00e4ngen, f\u00fcr die es ab dem Stichtag keine Ausnahmen mehr gibt. Die […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":543,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_crdt_document":"","inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[222,223,40,224,225,226],"class_list":["post-4215","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-uncategorized","tag-archiv","tag-daten-cloud","tag-email","tag-emailstore","tag-gobs","tag-sicherung"],"acf":[],"_wp_attached_file":null,"_wp_attachment_metadata":null,"litespeed-optimize-size":null,"litespeed-optimize-set":null,"_elementor_source_image_hash":null,"_wp_attachment_image_alt":null,"stockpack_author_name":null,"stockpack_author_url":null,"stockpack_provider":null,"stockpack_image_url":null,"stockpack_license":null,"stockpack_license_url":null,"stockpack_modification":null,"color":null,"original_id":null,"original_url":null,"original_link":null,"unsplash_location":null,"unsplash_sponsor":null,"unsplash_exif":null,"unsplash_attachment_metadata":null,"_elementor_is_screenshot":null,"surfer_file_name":null,"surfer_file_original_url":null,"envato_tk_source_kit":null,"envato_tk_source_index":null,"envato_tk_manifest":null,"envato_tk_folder_name":null,"envato_tk_builder":null,"envato_elements_download_event":null,"_menu_item_type":null,"_menu_item_menu_item_parent":null,"_menu_item_object_id":null,"_menu_item_object":null,"_menu_item_target":null,"_menu_item_classes":null,"_menu_item_xfn":null,"_menu_item_url":null,"_trp_menu_languages":null,"rank_math_primary_category":null,"rank_math_title":null,"inline_featured_image":null,"_yoast_wpseo_primary_category":null,"rank_math_schema_blogposting":null,"rank_math_schema_videoobject":null,"_oembed_049c719bc4a9f89deaead66a7da9fddc":null,"_oembed_time_049c719bc4a9f89deaead66a7da9fddc":null,"_yoast_wpseo_focuskw":"GoBS","_yoast_wpseo_linkdex":null,"_oembed_27e3473bf8bec795fbeb3a9d38489348":null,"_oembed_c3b0f6959478faf92a1f343d8f96b19e":null,"_trp_translated_slug_en_us":null,"_wp_desired_post_slug":null,"_yoast_wpseo_title":null,"tldname":null,"tldpreis":null,"tldrubrik":null,"tldpolicylink":null,"tldsize":null,"tldregistrierungsdauer":null,"tldtransfer":null,"tldwhoisprivacy":null,"tldregistrarchange":null,"tldregistrantchange":null,"tldwhoisupdate":null,"tldnameserverupdate":null,"tlddeletesofort":null,"tlddeleteexpire":null,"tldumlaute":null,"tldrestore":null,"tldsubcategory":null,"tldbildname":null,"tldbildurl":null,"tldclean":null,"tldcategory":null,"tldpolicy":null,"tldbesonderheiten":null,"tld_bedeutung":null,"_oembed_d167040d816d8f94c072940c8009f5f8":null,"_oembed_b0a0fa59ef14f8870da2c63f2027d064":null,"_oembed_4792fa4dfb2a8f09ab950a73b7f313ba":null,"_oembed_33ceb1fe54a8ab775d9410abf699878d":null,"_oembed_fd7014d14d919b45ec004937c0db9335":null,"_oembed_21a029d076783ec3e8042698c351bd7e":null,"_oembed_be5ea8a0c7b18e658f08cc571a909452":null,"_oembed_a9ca7a298b19f9b48ec5914e010294d2":null,"_oembed_f8db6b27d08a2bb1f920e7647808899a":null,"_oembed_168ebde5096e77d8a89326519af9e022":null,"_oembed_cdb76f1b345b42743edfe25481b6f98f":null,"_oembed_87b0613611ae54e86e8864265404b0a1":null,"_oembed_27aa0e5cf3f1bb4bc416a4641a5ac273":null,"_oembed_time_27aa0e5cf3f1bb4bc416a4641a5ac273":null,"_tldname":null,"_tldclean":null,"_tldpreis":null,"_tldcategory":null,"_tldsubcategory":null,"_tldpolicy":null,"_tldpolicylink":null,"_tldsize":null,"_tldregistrierungsdauer":null,"_tldtransfer":null,"_tldwhoisprivacy":null,"_tldregistrarchange":null,"_tldregistrantchange":null,"_tldwhoisupdate":null,"_tldnameserverupdate":null,"_tlddeletesofort":null,"_tlddeleteexpire":null,"_tldumlaute":null,"_tldrestore":null,"_tldbildname":null,"_tldbildurl":null,"_tld_bedeutung":null,"_tldbesonderheiten":null,"_oembed_ad96e4112edb9f8ffa35731d4098bc6b":null,"_oembed_8357e2b8a2575c74ed5978f262a10126":null,"_oembed_3d5fea5103dd0d22ec5d6a33eff7f863":null,"_eael_widget_elements":null,"_oembed_0d8a206f09633e3d62b95a15a4dd0487":null,"_oembed_time_0d8a206f09633e3d62b95a15a4dd0487":null,"_aioseo_description":null,"_eb_attr":null,"_eb_data_table":null,"_oembed_819a879e7da16dd629cfd15a97334c8a":null,"_oembed_time_819a879e7da16dd629cfd15a97334c8a":null,"_acf_changed":null,"_wpcode_auto_insert":null,"_edit_last":null,"_edit_lock":null,"_oembed_e7b913c6c84084ed9702cb4feb012ddd":null,"_oembed_bfde9e10f59a17b85fc8917fa7edf782":null,"_oembed_time_bfde9e10f59a17b85fc8917fa7edf782":null,"_oembed_03514b67990db061d7c4672de26dc514":null,"_oembed_time_03514b67990db061d7c4672de26dc514":null,"rank_math_news_sitemap_robots":"index","rank_math_robots":["index"],"_eael_post_view_count":"4962","_trp_automatically_translated_slug_ru_ru":null,"_trp_automatically_translated_slug_et":"legal-safe-email-storage","_trp_automatically_translated_slug_lv":"legal-safe-email-storage","_trp_automatically_translated_slug_fr_fr":null,"_trp_automatically_translated_slug_en_us":null,"_wp_old_slug":null,"_trp_automatically_trans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