A GoBD szerint jogszerű e-mail tárolás
2017. január 1-jén végre hatályba lépnek "A könyvek, nyilvántartások és dokumentumok megfelelő vezetésének és tárolásának, valamint az adatokhoz való hozzáférésnek az elvei elektronikus formában" (GoBD). Ide tartoznak az e-mailek és e-mail mellékletek jogilag biztonságos tárolására vonatkozó előírások is, amelyek alól a hatálybalépéstől kezdve már nem lesz kivétel. A GoBD felváltja a Szövetségi Pénzügyminisztérium (BMF) minden más, korábban az üzleti dokumentumok tárolására vonatkozó szabályozását. Részletesen ezek a "Digitális dokumentumok adathozzáférésének és ellenőrizhetőségének alapelvei" (GDPdU) és a "Megfelelő számítógépes számviteli rendszerek alapelvei" (GoBS).
A GoBD 2014. november 14-i közzétételével a Szövetségi Pénzügyminisztérium (BMF) elsősorban azt vette figyelembe, hogy az elektronikus adatcsere, a papírmentes könyvelés és az összes releváns üzleti tranzakció digitálisan tárolt dokumentációja ma már mindennaposak a különböző méretű vállalatok mindennapi üzletmenetében, és hogy ezek hatóköre a jövőben tovább fog növekedni. Ebben az összefüggésben az e-mailek különleges esetet jelentenek, amelyek esetében néhány pontot be kell tartani a GoBD követelményeinek teljesítése érdekében.
Az e-mail tárolás és archiválás alapelvei
Nem kell egy vagy több üzleti partnerének pusztán karácsonyi vagy születésnapi üdvözletet archiválnia. Amint egy E-mail Ha azonban egy dokumentum üzleti levél vagy nyugta funkcióját tölti be, akkor azt a többi dokumentumhoz hasonlóan, a szokásos megőrzési határidők szerint kell tárolni. Ugyanez vonatkozik minden adóügyi vonatkozású mellékletre, azaz számlákra, ajánlatokra stb. is. Ha az e-mail szövege csak kísérőlevélként szolgál, amellyel egy számlát, ajánlatot vagy szállítólevelet küldenek, törölhető. Ez egy borítékhoz hasonlítható, amelyet a tartalmának eltávolítása után a papírkosárba dobnak. Ebben az esetben csak a mellékletet archiválják, de a (forgalmi) adómegállapításhoz szükséges összes kötelező adatot rögzíteni kell rajta.
Folyamatos rendelkezésre állás és gépértékelés szükséges
Az archiválási kötelezettség alá tartozó e-maileknek - az összes többi elektronikusan létrehozott irathoz és dokumentumhoz hasonlóan - bármikor megtekinthetőknek kell lenniük, beleértve a mellékleteket is, továbbá teljesnek és harmadik felek által történő manipulációtól védettnek kell lenniük. Ezenkívül biztosítani kell, hogy az archivált e-mailek gépi elemzésre alkalmasak legyenek. A GoBD előírásai szerint nem elegendő a dokumentumok egyszerű kinyomtatása és papíron történő megőrzése. Ha Ön titkosítási módszert használ e-mailjei archiválására, akkor egy esetleges adóellenőrzés esetén köteles titkosítatlan hozzáférést is biztosítani. Ez biztosítja, hogy a dokumentumok teljes szöveges kereséssel ellenőrizhetők és géppel értékelhetők legyenek.
Az e-mail tárolására vonatkozó határidők
A megőrzési idő hat és tíz év között van, az adóügyi relevanciától és az e-mail típusától függően. Az időszak mindig annak a naptári évnek a végén kezdődik, amelyben az e-mailt létrehozták. Ez azt jelenti, hogy egy január 2-i levelet majdnem hét vagy tizenegy évig kell archiválni, mert az időszak csak a következő január 1-jén kezdődik. A GoBD ezen előírásai minden vállalkozás és kereskedő számára nem lebecsülendő erőfeszítést jelentenek, mivel minden számlát, kereskedelmi levelet, ajánlatot, szállítólevelet stb. a GoBD szerint kell megőrizni, és kérésre bármikor rendelkezésre kell bocsátani. Ehhez elegendő forrást kell biztosítani.
A magánjellegű e-mailek kezelése
Egyes vállalatok lehetővé teszik alkalmazottaik számára, hogy a cég saját levelezőszerverét vagy szolgáltatóját használják a privát e-mailekhez. Ebben az összefüggésben felmerül a kérdés, hogy hogyan kezelik a magánüzeneteket a tárolás tekintetében. A munkavállalók a munkaszerződésükben vagy belső megállapodásban egy megfelelő bekezdéssel hozzájárulhatnak e-mailjeik archiválásához. Itt azonban adatvédelmi problémák merülhetnek fel, mivel a külső küldő és címzettek magánéletét is érinti. Ezért ajánlott, hogy szigorúan különválassza az üzleti és a magánjellegű e-maileket, vagy általában tiltsa meg a magánjellegű levelezést a szerverein keresztül.
Szoftveres megoldás vagy kézi munka?
Egy szabadúszó vagy egy nagyon kisvállalkozás még mindig képes lehet "kézzel" kezelni az e-mail tárolás feladatait. Egy bizonyos vállalati mérettől kezdve Költségek és erőfeszítés már nem áll ésszerű arányban az előnyökkel. Ebben az esetben csak egy jó és biztonságos szoftveres megoldás segíthet, amely megfelel a jogbiztonság kritériumainak, és lehetővé teszi a gépi kiértékelést és a teljes szöveges keresést. Az ilyen szoftvereknek legalább a következő öt feladatot kell ellátniuk. Minden bejövő és kimenő e-mailt teljes mértékben rögzíteni és tárolni kell. Ezt a címzetteknek való továbbítás előtt érdemes megtenni. Az archiválásnak továbbá hűnek kell lennie az eredetihez, és nem szabad elveszíteni az információkat. Harmadszor, garantálni kell a manipuláció elleni biztonságos védelmet. A rendszergazdai jogokkal nem rendelkező egyszerű felhasználók hozzáférését a teljes megőrzési időszak alatt meg kell akadályozni, hogy ne történjen idő előtti törlés. Végül, de nem utolsósorban az archiválószoftvereknek lehetővé kell tenniük a bármikor és hiánytalanul történő hozzáférést auditálás esetén.
Ha a felvetett pontokat helyesen kezeli és teljesíti, akkor az adóhivatallal - az e-mailek tárolása tekintetében - nem lesz problémája.
Megjelenítés:
Az e-maileket jogilag kötelezően mentse el a Adatok.cloud további biztonsági mentésekkel. Bármikor kereshető webes, Windows vagy outlook klienssel. Egyszerű és megfizethető. Bármely postafiók biztonsági mentése - szolgáltatófüggetlenül. További információkért kérjük, látogasson el a következő oldalra: Data.Cloud ajánlat leírása
