A magán- és üzleti adatok biztonsága egyre fontosabbá válik, mivel a bűnözés egyre inkább az internetre tevődik át. Az adatbiztonság nem csak az érzékeny adatok védelmére vonatkozik, hanem általában a vállalat összes adatának biztonságára. A vállalatoknak különböző lehetőségeik vannak a védelem és a biztonság optimalizálására.
Hozzáférési engedélyek
Az adatbiztonság fontos eleme a hozzáférési jogosultságok ellenőrzése. Sok rendszer már most is lehetőséget kínál egyszerű korlátozásokra, például a mappák egyszerű felszabadítására bizonyos műveletekhez. A vállalatok azonban nem kerülhetik el, hogy megfelelő eszközöket használjanak adataik védelmére.
Ez lehetővé teszi, hogy a hozzáférési és használati jogokat ne csak mappákra, hanem akár egyes fájlokra vagy adatgyűjtemények egyes területeire is ki lehessen osztani. Különösen fontos, hogy ezeket a jogokat is rendszeresen ellenőrizzék. Újra és újra előfordul, hogy elbocsátott alkalmazottak fiókjait nem deaktiválták, és ezek aztán jelentős károkat okoztak a vállalatnak.
Verziókezelés
Az adatbiztonság sem garantált, ha elavult adatbázissal dolgozunk. Ezért általában két tényező a felelős: a megosztott tárhely hiánya és a dokumentum szerkesztésének időpontjára vonatkozó verziómegjelölés hiánya.
A felhőalapú tárolásnak köszönhetően legalább az első probléma könnyen orvosolható. A verziókezeléssel egy megfelelő szoftver dokumentálja, hogy ki mikor és milyen változtatásokat végzett. Előnye, hogy nem csak azt mutatják meg, hogy ki dolgozott rajta, hanem azt is, hogy milyen változtatásokat hajtottak végre. Ez nélkülözhetetlen a csapat által közösen szerkesztett dokumentumok esetében, de a csak egy személy által használt fájlok esetében is gyakran hasznos, ha nyomon követhető, hogyan alakult ki egy dokumentum.
Biztonsági mentések létrehozása
Régebben minden nyilvántartásról másolatot készítettek, ma azonban a biztonsági másolatok az adathordozókról készülnek, amelyeket rendszeres időközönként kell elkészíteni. Ez nemcsak a vállalaton belüli adathordozókra, hanem például a használt szerverekre is vonatkozik. A biztonsági mentések elengedhetetlenek a Szerver adatok helyreállítása nélkülözhetetlen, mert hackertámadások vagy egyéb problémák miatt veszteségek léphetnek fel. Ha rendelkezésre áll biztonsági mentés, az adatvesztés minimális, és az állásidők is alacsonyan tarthatók.
Sok vállalat felteszi magának a kérdést, hogy milyen gyakran van értelme biztonsági mentést készíteni a szerveradatokról. Erre csak egyénileg lehet válaszolni. Minél nagyobb a használat gyakorisága, annál gyakrabban kell biztonsági mentéseket készíteni. A kis- és középvállalkozások számára általában elegendő a napi biztonsági mentés. Azoknak a vállalatoknak azonban, amelyeknek naponta több száz megrendelésük van, érdemes megfontolniuk, hogy esetleg néhány óránként készítsenek egy biztonsági másolatot.
A biztonsági mentéseket egy ideig meg kell őrizni. Sok vállalat akár egy évig is megőrzi a biztonsági mentéseket. Ennek oka az, hogy ha az adatokat vírusok károsítják, gyakran eltart egy ideig, amíg ezt észreveszik. A sérült adatokat ezután gyakran a biztonsági másolatokkal együtt másolják. Ha már nincs olyan biztonsági másolat, amely a sérülés előtti adatokat tartalmazza, akkor az ilyen információk általában már nem állíthatók helyre.
Fizikai biztonság
Az adathordozók fizikai biztonságát is figyelembe akarták venni az adatbiztonságban. A fájlokhoz való hozzáféréshez hasonlóan például a szerverteremhez való hozzáférést is jogosultságokkal kell védeni. Emellett az adathordozók gondozása és tárolása is fontos tényező. A biztonsági másolat használhatatlan, ha olyan adathordozón van, amely például helytelen tárolás miatt túl nagy hőhatásnak volt kitéve, és így használhatatlanná vált.
Ebben az esetben a nagyrészt papírmentesen dolgozó vállalatokra is vonatkoznak olyan jogi rendelkezések, amelyek szabályozzák, hogy az adathordozókat hogyan kell tárolni ahhoz, hogy eleget tegyenek az adatmegőrzési kötelezettségnek.
