Il 1\u00b0 gennaio 2017 entreranno finalmente in vigore i \"Principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in forma elettronica e per l'accesso ai dati\" (GoBD). Ci\u00f2 include anche le norme per la conservazione conforme alla legge delle e-mail e degli allegati di posta elettronica, per i quali non ci saranno pi\u00f9 eccezioni a partire dalla data di scadenza. Il GoBD sostituisce tutte le altre norme del Ministero Federale delle Finanze (BMF) che in precedenza si applicavano alla conservazione dei documenti commerciali. In particolare, si tratta dei \"Principi di accesso ai dati e di verificabilit\u00e0 dei documenti digitali\" (GDPdU) e dei \"Principi dei sistemi di contabilit\u00e0 ordinata supportata da tecnologie informatiche\" (GoBS).<\/p>\n
Con la pubblicazione del GoBD del 14 novembre 2014, il BMF ha tenuto conto soprattutto del fatto che lo scambio elettronico di dati, la contabilit\u00e0 non cartacea e la documentazione digitale di tutte le transazioni commerciali rilevanti sono all'ordine del giorno nell'attivit\u00e0 quotidiana delle aziende di tutte le dimensioni e che la portata di ci\u00f2 continuer\u00e0 a crescere anche in futuro. In questo contesto, le e-mail rappresentano un caso particolare per il quale \u00e8 necessario rispettare un certo numero di punti per soddisfare i requisiti del GoBD.<\/p>\n
Non \u00e8 necessario archiviare un puro augurio di Natale o di compleanno a uno o pi\u00f9 partner commerciali. Non appena un E-mail<\/a> Tuttavia, se un documento assume la funzione di una lettera commerciale o di una ricevuta, deve essere conservato secondo i periodi di conservazione abituali come gli altri documenti. Lo stesso vale per tutti gli allegati con rilevanza fiscale, cio\u00e8 fatture, offerte, ecc. Se il testo dell'e-mail serve solo come lettera di accompagnamento con cui viene inviata una fattura, un'offerta o una bolla di consegna, pu\u00f2 essere cancellato. Questo pu\u00f2 essere paragonato a una busta che viene gettata nella spazzatura dopo che il contenuto \u00e8 stato rimosso. In questo caso, solo l'allegato viene archiviato, ma tutte le informazioni obbligatorie per un accertamento fiscale (vendite) devono essere registrate su di esso.<\/p>\n Tutte le e-mail soggette all'obbligo di archiviazione devono, come tutti gli altri record e documenti generati elettronicamente, compresi gli allegati, essere disponibili per l'esame in qualsiasi momento e devono essere completamente protetti da manipolazioni da parte di terzi. \u00c8 inoltre necessario assicurarsi che le e-mail archiviate possano essere valutate automaticamente. Secondo la normativa GoBD, non \u00e8 sufficiente stampare i documenti e conservarli in forma cartacea. Se si utilizza un metodo di cifratura per l'archiviazione delle e-mail, si \u00e8 anche obbligati a consentire l'accesso non cifrato in caso di un eventuale controllo fiscale. In questo modo si garantisce che i documenti possano essere controllati tramite una ricerca a testo completo e valutati automaticamente.<\/p>\n Il periodo di conservazione va da sei a dieci anni, a seconda della rilevanza fiscale e del tipo di e-mail. Il periodo inizia sempre alla fine dell'anno civile in cui \u00e8 stata creata l'e-mail. Ci\u00f2 significa che \u00e8 necessario archiviare una lettera datata 2 gennaio per quasi sette o undici anni, poich\u00e9 il periodo non inizia prima del 1\u00b0 gennaio successivo. Per tutte le aziende e i commercianti, queste norme GoBD rappresentano uno sforzo da non sottovalutare, poich\u00e9 tutte le fatture, le lettere commerciali, le offerte, le bolle di consegna, ecc. devono essere conservate in conformit\u00e0 con il GoBD e rese disponibili su richiesta in qualsiasi momento. A tal fine devono essere fornite risorse sufficienti.<\/p>\n Alcune aziende consentono ai propri dipendenti di utilizzare il proprio server di posta o provider per la posta elettronica privata. In questo contesto, si pone la questione di come vengono gestiti i messaggi privati in termini di archiviazione. I dipendenti possono concordare l'archiviazione delle loro e-mail tramite un paragrafo corrispondente del loro contratto di lavoro o un accordo aziendale interno. In questo caso, tuttavia, potrebbero esserci problemi di protezione dei dati, poich\u00e9 anche la sfera privata dei mittenti e dei destinatari esterni ne risente. Per questo motivo, si raccomanda di garantire una rigorosa separazione tra e-mail commerciali e private o di vietare in generale la corrispondenza privata attraverso i vostri server.<\/p>\n Un freelance o una piccolissima azienda pu\u00f2 ancora essere in grado di gestire i compiti di archiviazione della posta elettronica \"a mano\". Da una certa dimensione aziendale in poi Costi<\/a> e lo sforzo non sono pi\u00f9 in un rapporto ragionevole con il beneficio. In questo caso, solo una buona e sicura soluzione software che soddisfi i criteri di certezza giuridica e che permetta la valutazione automatica e una ricerca full text pu\u00f2 aiutare. Tale software deve soddisfare almeno i seguenti cinque compiti. Tutte le e-mail in entrata e in uscita devono essere completamente catturate e archiviate. Ha senso farlo prima di inoltrare ai destinatari. Inoltre, l'archiviazione deve essere fedele all'originale e senza perdita di informazioni. In terzo luogo, dovrebbe essere garantita una protezione sicura contro le manipolazioni. L'accesso di utenti semplici che non hanno diritti di amministratore deve essere impedito per tutto il periodo di conservazione, in modo che non si verifichino cancellazioni premature. E infine, ma non meno importante, il software di archiviazione deve permettere un accesso senza soluzione di continuit\u00e0 in qualsiasi momento in caso di audit.<\/p>\n Se vi avvicinate e adempite correttamente a tutti i punti menzionati, non avrete alcun problema con l'ufficio delle imposte per quanto riguarda l'archiviazione della posta elettronica.<\/p>\n Display: Rechtssichere E-Mailspeicherung laut GoBD Am 1. Januar 2017 treten endg\u00fcltig die „Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft. Darin enthalten sind auch die Vorschriften zur rechtssicheren Speicherung von E-Mails und E-Mailanh\u00e4ngen, f\u00fcr die es ab dem Stichtag keine Ausnahmen mehr gibt. 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[…]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":543,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_crdt_document":"","inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[222,223,40,224,225,226],"class_list":["post-4215","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-uncategorized","tag-archiv","tag-daten-cloud","tag-email","tag-emailstore","tag-gobs","tag-sicherung"],"acf":[],"_wp_attached_file":null,"_wp_attachment_metadata":null,"litespeed-optimize-size":null,"litespeed-optimize-set":null,"_elementor_source_image_hash":null,"_wp_attachment_image_alt":null,"stockpack_author_name":null,"stockpack_author_url":null,"stockpack_provider":null,"stockpack_image_url":null,"stockpack_license":null,"stockpack_license_url":null,"stockpack_modification":null,"color":null,"original_id":null,"original_url":null,"original_link":null,"unsplash_location":null,"unsplash_sponsor":null,"unsplash_exif":null,"unsplash_attachment_metadata":null,"_elementor_is_screenshot":null,"surfer_file_name":null,"surfer_file_original_url":null,"envato_tk_source_kit":null,"envato_tk_source_index":null,"envato_tk_manifest":null,"envato_tk_folder_name":null,"envato_tk_builder":null,"envato_elements_download_event":null,"_menu_item_type":null,"_menu_item_menu_item_parent":null,"_menu_item_object_id":null,"_menu_item_object":null,"_menu_item_target":null,"_menu_item_classes":null,"_menu_item_xfn":null,"_menu_item_url":null,"_trp_menu_languages":null,"rank_math_primary_category":null,"rank_math_title":null,"inline_featured_image":null,"_yoast_wpseo_primary_category":null,"rank_math_schema_blogposting":null,"rank_math_schema_videoobject":null,"_oembed_049c719bc4a9f89deaead66a7da9fddc":null,"_oembed_time_049c719bc4a9f89deaead66a7da9fddc":null,"_yoast_wpseo_focuskw":"GoBS","_yoast_wpseo_linkdex":null,"_oembed_27e3473bf8bec795fbeb3a9d38489348":null,"_oembed_c3b0f6959478faf92a1f343d8f96b19e":null,"_trp_translated_slug_en_us":null,"_wp_desired_post_slug":null,"_yoast_wpseo_title":null,"tldname":null,"tldpreis":null,"tldrubrik":null,"tldpolicylink":null,"tldsize":null,"tldregistrierungsdauer":null,"tldtransfer":null,"tldwhoisprivacy":null,"tldregistrarchange":null,"tldregistrantchange":null,"tldwhoisupdate":null,"tldnameserverupdate":null,"tlddeletesofort":null,"tlddeleteexpire":null,"tldumlaute":null,"tldrestore":null,"tldsubcategory":null,"tldbildname":null,"tldbildurl":null,"tldclean":null,"tldcategory":null,"tldpolicy":null,"tldbesonderheiten":null,"tld_bedeutung":null,"_oembed_d167040d816d8f94c072940c8009f5f8":null,"_oembed_b0a0fa59ef14f8870da2c63f2027d064":null,"_oembed_4792fa4dfb2a8f09ab950a73b7f313ba":null,"_oembed_33ceb1fe54a8ab775d9410abf699878d":null,"_oembed_fd7014d14d919b45ec004937c0db9335":null,"_oembed_21a029d076783ec3e8042698c351bd7e":null,"_oembed_be5ea8a0c7b18e658f08cc571a909452":null,"_oembed_a9ca7a298b19f9b48ec5914e010294d2":null,"_oembed_f8db6b27d08a2bb1f920e7647808899a":null,"_oembed_168ebde5096e77d8a89326519af9e022":null,"_oembed_cdb76f1b345b42743edfe25481b6f98f":null,"_oembed_87b0613611ae54e86e8864265404b0a1":null,"_oembed_27aa0e5cf3f1bb4bc416a4641a5ac273":null,"_oembed_time_27aa0e5cf3f1bb4bc416a4641a5ac273":null,"_tldname":null,"_tldclean":null,"_tldpreis":null,"_tldcategory":null,"_tldsubcategory":null,"_tldpolicy":null,"_tldpolicylink":null,"_tldsize":null,"_tldregistrierungsdauer":null,"_tldtransfer":null,"_tldwhoisprivacy":null,"_tldregistrarchange":null,"_tldregistrantchange":null,"_tldwhoisupdate":null,"_tldnameserverupdate":null,"_tlddeletesofort":null,"_tlddeleteexpire":null,"_tldumlaute":null,"_tldrestore":null,"_tldbildname":null,"_tldbildurl":null,"_tld_bedeutung":null,"_tldbesonderheiten":null,"_oembed_ad96e4112edb9f8ffa35731d4098bc6b":null,"_oembed_8357e2b8a2575c74ed5978f262a10126":null,"_oembed_3d5fea5103dd0d22ec5d6a33eff7f863":null,"_eael_widget_elements":null,"_oembed_0d8a206f09633e3d62b95a15a4dd0487":null,"_oembed_time_0d8a206f09633e3d62b95a15a4dd0487":null,"_aioseo_description":null,"_eb_attr":null,"_eb_data_table":null,"_oembed_819a879e7da16dd629cfd15a97334c8a":null,"_oembed_time_819a879e7da16dd629cfd15a97334c8a":null,"_acf_changed":null,"_wpcode_auto_insert":null,"_edit_last":null,"_edit_lock":null,"_oembed_e7b913c6c84084ed9702cb4feb012ddd":null,"_oembed_bfde9e10f59a17b85fc8917fa7edf782":null,"_oembed_time_bfde9e10f59a17b85fc8917fa7edf782":null,"_oembed_03514b67990db061d7c4672de26dc514":null,"_oembed_time_03514b67990db061d7c4672de26dc514":null,"rank_math_news_sitemap_robots":"index","rank_math_robots":["index"],"_eael_post_view_count":"4966","_trp_automatically_translated_slug_ru_ru":null,"_trp_automatically_translated_slug_et":"legal-safe-email-storage","_trp_automatically_translated_slug_lv":"legal-safe-email-storage","_trp_automatically_translated_slug_fr_fr":null,"_trp_automatically_translated_slug_en_us":null,"_wp_old_slug":null,"_trp_automatically_trans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