犯罪がますますインターネットにシフトしているため、個人情報や企業情報のセキュリティはますます重要になってきています。データセキュリティは、機密データの保護だけでなく、一般的にすべての企業データのセキュリティに関係しています。企業には、保護とセキュリティを最適化するためのさまざまなオプションがあります。
アクセス権限
データセキュリティの重要な要素は、アクセス権限の管理です。すでに多くのシステムで、特定のアクションに対して単純にフォルダを解放するなど、簡単な制限をかけることが可能になっています。しかし、企業はデータを保護するために適切なツールの使用を避けることはできません。
これにより、フォルダだけでなく、個々のファイルやデータコレクションの領域に対しても、アクセス権や使用権を配布することができます。特に、これらの権利も定期的に確認することが重要です。解雇された社員のアカウントが削除されず、社内に多大な損害を与えてしまうということが何度も起こっています。
バージョニング
また、古いデータベースを使用していると、データの安全性も保証されなくなります。通常、この原因として、共有ストレージの不足と、ドキュメントがいつ編集されたのかのバージョン管理ができていないことの2点が挙げられます。
クラウドストレージのおかげで、少なくとも最初の問題は簡単に解決することができます。バージョン管理では、誰がいつどのような変更を行ったかを記録する適切なソフトウェアがあります。誰が作業したかだけでなく、どのような変更が加えられたかもわかるという利点があります。チームで共同編集する文書には欠かせないが、一人しか使わないファイルでも、文書がどのように発展してきたかをたどれるようにしておくと便利なことが多い。
バックアップの作成
昔はすべての記録をコピーしていたが、現在は一定期間ごとに作成しなければならないデータキャリアのバックアップである。これは社内のデータキャリアだけでなく、例えば使用するサーバーも含まれます。にはバックアップが欠かせません。 サーバーのデータ復旧 ハッカー攻撃などで損失が発生する可能性があるため、不可欠な存在です。バックアップがあれば、データの損失は最小限に抑えられ、ダウンタイムも低く抑えることができます。
多くの企業は、サーバーのデータをどれくらいの頻度でバックアップすることに意味があるのか、自問しています。これは個別にしか答えられません。使用頻度が高いほど、バックアップの頻度を増やす必要があります。中小企業では、通常、1日1回のバックアップで十分です。しかし、1日に何百もの顧客からの注文がある企業は、おそらく数時間ごとにバックアップを作成することを検討する必要があります。
バックアップはしばらく保存しておく必要があります。多くの企業は、バックアップを最長1年間保存することもあります。その理由は、ウイルスによってデータが破壊された場合、それに気づくまでに時間がかかることが多いからです。その際、破損したデータは、バックアップと一緒にコピーされることが多い。破損する前のデータを含むバックアップが存在しない場合、そのような情報は通常、もはや復元することができません。
物理的なセキュリティ
データセキュリティでは、データキャリアの物理的なセキュリティも考慮する必要があった。ファイルへのアクセスと同様に、例えばサーバールームへのアクセスも、権限設定によって保護する必要があります。さらに、データキャリアの手入れや保管も重要な要素です。バックアップは、間違った保存方法などで熱にさらされ、使えなくなったデータキャリアでは意味がありません。
この場合、ほぼペーパーレスで業務を行っている企業は、データキャリアの保存義務を遵守するために、どのように保存しなければならないかを規制する法的規定も適用されます。
