GoBS rechtssichere eMailspeicherung verpflichtend

Rechtssichere E-Mailspeicherung laut GoBD

Am 1. Januar 2017 treten endgültig die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft. Darin enthalten sind auch die Vorschriften zur rechtssicheren Speicherung von E-Mails und E-Mailanhängen, für die es ab dem Stichtag keine Ausnahmen mehr gibt. Die GoBD lösen alle anderen Regelungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) ab, die bisher für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen galten. Das sind im Einzelnen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS).

Mit der Veröffentlichung der GoBD am 14. November 2014 trug das BMF vor allem dem Umstand Rechnung, dass im heutigen Geschäftsalltag von Unternehmen jeder Größe der elektronische Datenaustausch, eine papierlose Buchführung sowie eine digital gespeicherte Dokumentation aller relevanten Geschäftsvorfälle üblich ist und deren Umfang auch in Zukunft weiter wachsen wird. E-Mails stellen in diesem Zusammenahng einen besonderen Fall dar, für den es einige Punkte zu beachten gilt, um die Vorgaben der GoBD zu erfüllen.

Grundsätze der E-Mailspeicherung und -archivierung

Einen reinen Weihnachts- oder Geburtstagsgruß an einen oder mehrere Geschäftspartner müssen Sie nicht archivieren. Sobald eine E-Mail allerdings die Funktion eines Geschäftsbriefes oder eines Belegs übernimmt, muss sie wie andere Unterlagen den gewohnten Aufbewahrungsfristen entsprechend gespeichert werden. Gleiches gilt für alle Anhänge mit steuerlicher Relevanz, also Rechnungen, Angebote etc. Dient der Text der E-Mail nur als Begleitschreiben, mit dem eine Rechnung, ein Angebot oder ein Lieferschein verschickt wird, kann er gelöscht werden. Dies lässt sich vergleichen mit einem Briefkuvert, das nach Entnahme des Inhalts in den Papierkorb geworfen wird. In diesem Fall wird nur der Anhang archiviert, auf dem aber alle Pflichtangaben für eine (umsatz-)steuerliche Veranlagung verzeichnet sein müssen.

Ständige Verfügbarkeit und maschinelle Auswertung erforderlich

Sämtliche E-Mails, die unter die Archivierungspflicht fallen, müssen genau wie alle anderen erlektronisch erzeugten Unterlagen und Dokumente inklusive Anhängen jederzeit für eine Prüfung zur Verfügung stehen, und zwar vollständig únd vor Manipulationen durch Dritte geschützt. Außerdem haben Sie dafür zu sorgen, dass die archivierten E-Mails maschinell auswertbar sind. Es reicht nach den Vorschriften der GoBD nicht aus, die Dokumente einfach nur auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Sollten Sie eine Verschlüsselungsmethode für die Archivierung Ihrer E-Mails nutzen, sind Sie ebenso dazu verpflichtet, für eine eventuelle Steuerprüfung einen unverschlüsselten Zugriff zu ermöglichen. Damit wird gewährleistet, dass die Unterlagen per Volltextsuche geprüft und maschinell ausgewertet werden können.

Fristen für die E-Mailspeicherung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt je nach steuerlicher Relevanz und Art der E-Mail sechs bis zehn Jahre. Die Frist beginnt immer mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die E-Mail erstellt wurde. Das heißt, dass Sie ein Schreiben vom 2. Januar nahezu sieben bzw. elf Jahre archivieren müssen, denn die Frist beginnt erst am nächsten 1. Januar. Für alle Unternehmen und Gewerbetreibenden stellen diese Vorschriften der GoBD einen nicht zu unterschätzenden Aufwand dar, denn sämtliche Rechnungen, Handelsbriefe, Angebote, Lieferscheine usw. sind laut GoBD aufzubewahren und jederzeit auf Abruf verfügbar zu machen. Dafür müssen ausreichend Ressourcen bereitgestellt werden.

Die Handhabung privater E-Mails

Manche Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern, den firmeneigenen Mailserver oder Provider für private E-Mails zu nutzen. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie mit privaten Nachrichten bezüglich der Speicherung umgegangen wird. Die Mitarbeiter können zwar mit einem entsprechenden Absatz im Arbeitsvertrag oder einer innerbetrieblichen Vereinbarung zustimmen, dass ihre E-Mails archiviert werden. Allerdings kann es hier Probleme mit dem Datenschutz geben, da die Privatsphäre der externen Absender und Empfänger ebenfalls betroffen ist. Deshalb empfiehlt es sich, dass Sie für eine strikte Trennung von geschäftlichen und privaten E-Mails sorgen oder privaten Schriftverkehr über Ihre Server generell untersagen.

Softwarelösung oder Handarbeit?

Ein Freiberufler oder ein sehr kleiner Betrieb kann die Aufgaben der E-Mailspeicherung vielleicht noch „per Hand“ bewältigen. Ab einer gewissen Betriebsgröße stehen Kosten und Aufwand aber nicht mehr in einer vernünftigen Relation zum Nutzen. In diesem Fall hilft im Grunde nur eine gute und sichere Softwarelösung, die die Kriterien für Rechtssicherheit erfüllt sowie die maschinelle Auswertung und eine Volltextsuche erlaubt. Solch eine Software muss mindestens die folgenden fünf Aufgaben erfüllen. Sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails müssen vollständig erfasst und gespeichert werden. Dies geschieht sinnvollerweise noch vor der Weiterleitung an die Adressaten. Weiterhin muss die Archivierung originalgetreu und ohne Informationsverluste erfolgen. Drittens sollte ein sicherer Schutz vor Manipulationen gewährleistet sein. Der Zugriff von einfachen Nutzern, die über keine Administratorrechte verfügen, muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist verhindert werden, damit es nicht zu vorzeitigen Löschungen kommt. Und zu guter Letzt muss eine Archivierungssoftware einen jederzeitigen und lückenlosen Zugriff im Falle einer Betriebsprüfung ermöglichen.

Wenn Sie alle angesprochenen Punkte korrekt angehen und erfüllen, werden Sie – was die E-Mailspeicherung betrifft – keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen.

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