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あなたの ストラト・メール・ストレージ・フルこれが新しいメッセージをブロックし、紛失につながることさえあります。すぐにメールの空き容量を確保する方法をわかりやすく説明します。 法的適合性 そして、あなたのメールボックスを永久に無駄のない状態に保つ。
中心点
- ソート サイズと年齢で分けるのが、メモリを節約する最速の方法だ。
- 古紙バスケット そうでなければ、そのスペースは占有されたままとなる。
- アーカイブ は、ローカルまたはクラウド上でメールを利用可能に保ちます。
- フィルター そして、システムが再び満杯になるのを防ぐルールもある。
- アップグレード または、恒久的なボトルネックが発生した場合にのみ変更される。
ストラトのストレージが満杯になる理由
IMAPはサーバー上のすべてのメールと添付ファイルをミラーリングするため、メールボックスは年々確実に増え、容量を圧迫する。 ギガバイト.大容量のPDFファイルや画像ギャラリー、プレゼンテーションなどは容量を圧迫する。Sent "や "Archive "といったフォルダが、気づかないうちに一番スペースを取っていることがよくある。添付ファイル付きのメールが受信トレイや送信済みフォルダにあることが多いため、削除頻度が低いとその影響が大きくなる。メールボックスは関税の上限に達し、新しいメールはバウンスされ、重要なメールは削除される。 ニュース はもう届かない。
クイックチェック：メモリホッグを見つける
私はいつもストラトのウェブメーラーかメールプログラムでサイズチェックから始める。メールの並べ替え サイズ と古い順番に並べることで、数秒で大きな塊を見つけることができる。まず、受信トレイ、送信済み、アーカイブを探し、次にプロジェクトファイルのあるフォルダを探します。画像やZIPがたくさん入っているサブフォルダがないかどうかもチェックしてください。ウェブメーラーをもっと効率的に使いたいなら、このコンパクトなガイドが役立ちます。 ストラトウェブメールガイド 重要な機能と安全なヒントを使用して、より迅速に片付けを行い、あなたの部屋を維持するのに役立ちます。 ワークフロー を向上させる。
ターゲット削除 - 効果あり
20通の巨大なメールは500通の小さなメールよりも多くのスペースを取ることが多いので、私は最初に大きなメールを削除します。 お知らせ.サイズによる並べ替えを開き、上位のメールを選択し、ブロック単位で削除する。特に、プロジェクト・ストレージに保存済みの添付ファイルを減らす。次に、ニュースレターやステータス・アップデートなど、証拠価値のない古い連続メールを削除する。最後に、フォルダ構造をチェックし、重複ファイルを削除する。 フォルダ または古いトピックデータ。
ごみ箱を空にし、送付物を送る - ダブルレバー
ごみ箱がメモリをブロックし続けているという事実を、多くの人が見落としている。削除を実行するたびに 古紙バスケットをクリックして、空き容量がすぐにわかるようにする。送信済み」フォルダには、すべての添付ファイルが2回目に保存されることが多く、負荷が2倍になります。大きなファイルのある古い会話はそこから削除するか、直接アーカイブに移動してください。こうすることで、素早く予備を確保し 受信箱 クリアだ。
メールボックスに保存する代わりにアーカイブ
私は、証拠価値のある電子メールはすべてローカルまたは検証済みのクラウドにアーカイブし、メールボックスが自由になるようにしています。Outlook、Thunderbird、Apple Mailにはアーカイブまたはローカルアーカイブオプションがあります。 フォルダをドラッグ・アンド・ドロップで入力します。移動したメールはストラトサーバー上で消えるので、効果はすぐにわかる。さらなるセキュリティのために、私は少なくとも1つのバックアップを外部のデータキャリアに保存しています。長期的に仕事をしたいのであれば、明確な アーカイブコンセプト 固定ルールで。
OutlookとAppleメール：アーカイブの簡単な説明
Outlookでは、期間（例えば12ヶ月より古い）を選択し、"アーカイブ "をクリックし、自分のコンピューターにPSTとして保存します。その後、サーバー上のアーカイブされたメールを削除する。 メモリ が無料になる。アップルのメールでは、右クリックでフォルダを「Mac上」に移動し、コピーをローカルに保存している。アーカイブには信頼できるバックアップが必要なので、バックアップが実行されているか定期的にチェックする。こうすることで、Stratoのメールボックスに無駄がなくなり、あなたの 証明 が残っている。
メールの洪水に対する自動ルールとフィルター
私はニュースレターやステータスメール、自動返信メールを共有フォルダに移動するルールを作っている。これにより、受信トレイは 重要 何を削除するかは自由で、私が一括して決める。プロジェクト契約では、キーワードやカテゴリーを使って削除サイクルを決めています。メールで送られてきた古いバージョンのファイルを削除する際にも、ルールが役立ちます。私はカレンダーの項目を使って、月単位で最大のファイルをチェックしています。 フォルダ そして古いアイテムを直接アーカイブに移動する。
アップグレードか乗り換えか：理にかなっている場合
アーカイブしたにもかかわらずメモリが永久にタイトなままであれば、アップグレードを計算するか、代替案をチェックする。セットアップ、ストレージ、拡張性、セキュリティ機能などを比較検討した上で決定します。電子メールの使用量が多い場合は、柔軟なアップグレードが可能で、より強力なホスティングを利用する。 コントロール が役に立ちます。一般的なメールボックスのサイズや料金に関する詳細は、以下のコンパクトなサイトをご覧ください。 電子メール・ホスティングに関するストラトの詳細.以下の概要は、私が決断を下すために使っている、実践からの簡単な分類を示している。 使用:
| プロバイダ | 収納スペース | 柔軟性 | セキュリティ | 推薦 |
|---|---|---|---|---|
| webhoster.de | 非常に高い | 非常にフレキシブル | 非常に良い | 1位 |
| ストラト | ミディアム | ミディアム | グッド | 2位 |
| その他 | 異なる | 異なる | 異なる | 部下 |
一目でわかる法的事項ストレージとGDPR
私は、法律で定められた期限（6年や10年など）に従い、監査に耐えうる方法でビジネスメールを保存しています。そのために、明確なアーカイブを使用しています。 ルール定期的なバックアップとアクセス・コントロールさらにセキュリティを強化したい場合は、EUに拠点を置く専門のアーカイブ・ソフトウェアやクラウド・ソリューションをチェックしてください。このガイドでは、法令に準拠したファイリングを実践的にご紹介します。 ストラト電子メール・アーカイブ.義務を果たし、生産的なメールボックスを永続的に維持する方法 スリム.
大容量の添付ファイルを別送する
大きなファイルは、メールに添付するのではなく、共有ストレージやプロジェクトフォルダー経由で送っています。こうすることで、私と連絡先のメールボックスの増加を抑えることができます。プロジェクトの終わりには、メールアーカイブから古くなったファイルパッケージを削除し、最終ファイルだけを残しています。 バージョン.私は、定期的な処理に明確なルールを定義しています：リンクを送る、ファイルを一元的に保存する、添付ファイルなしでメールを保存する。これにより、コミュニケーションが容易になり メモリ 成長はもっと遅い。
永久に無駄のないメールボックスのための私のメンテナンスプラン
毎週15分のルーティンを計画する。大量のメールをチェックし、ごみ箱を空にし、ルールを洗練させる。月に一度、古いフォルダーをアーカイブし、バックアップを取る。 バックアップ.四半期ごとに最大のフォルダをチェックし、重複を含む古いスレッドを削除する。添付ファイルはプロジェクト・ルームに一元的に保存し、送信済みフォルダーから削除する。この小さな規律がメールボックスを機敏に保ち、私は郵送を厳守している。 行動可能.
箇条書きのない即戦力チェックリスト
まずサイズ順に並べ替え、添付ファイル付きの上位50通を削除する。ごみ箱をすぐに空にし、「送信済み」の重複読み込みをチェックする。次に、古い年次フォルダをローカルのアーカイブに移動し、「送信済み」をチェックする。 バックアップ.少なくとも2つのルールを構築する：ニュースレターや自動レポートを管理フォルダに集める。毎月の締め切りをメモし、成長と空き時間を監視する。 定員 をチェックする。
ストラト専用：メモリ表示、クォータ、通知
私はストラトのウェブメーラーで直接メモリ表示を見て始めるのが好きだ。どのフォルダが何パーセント占有しているのか、どのフォルダが最も貢献しているのかがわかるからだ。ワンクリックでサイズ順に並べ替えられるし、フォルダのコンテキストメニューで使用率をチェックできるのも実用的だ。頻繁に制限に達する場合は、通知を設定する：多くのメールクライアントは、配信エラー（クォータ超過など）が発生した場合にアラームを発するルールをサポートしている。私はまた、80 %以上などの固定上限をメモしておき、それを超えると積極的に間引くようにしています。これにより、重要な ニュース バウンスオフ。
メールを削除する代わりに添付ファイルを切り離す
スペースはしばしば添付ファイルに取られる。私はこれらを別々に保存し、通信文はそのままに、メールから削除する。Outlookでは、「すべての添付ファイルを保存」を使ってプロジェクトフォルダにファイルを保存し、「すべての添付ファイルを削除」を選択する。Thunderbirdでは、「添付ファイルを保存」してから「添付ファイルを削除」を使います。Apple Mailでは、「メール」→「添付ファイルの削除」で動作します。重要：これらの操作はサーバー上のメールを変更します。私は、ファイルがプロジェクト・ストレージに安全に保存されている場合にのみ、この操作を行います。 バックアップ が存在する。その効果は絶大で、25MBの添付ファイルを持つ一握りのメールが、たちまち数百MBの空き容量になる。
プロ並みの検索：サイズフィルター、添付ファイル、重複検索
私はすべてのクライアントで検索と並べ替えの組み合わせを使っています。請求書」、「見積書」、「報告書」などの用語と「添付ファイルがある」を組み合わせて検索し、「サイズ別」表示を選択します。多くの返信があるスレッドには、複数の返信に添付ファイルが含まれていることがよくあります。私は最後の完全なバージョンを残し、途中のバージョンは削除します。クライアントが重複検索を提供している場合、私は "送信済み "や "アーカイブ "などのフォルダを検索します。これにより、文脈を失うことなく複数のファイルを削除できる。
Thunderbird、Outlook、Apple Mail：高度なクリーンアップ・トリック
私は定期的にThunderbirdのフォルダを「コンパクト」にしています。これにより、削除済みとマークされたアイテムが永久に削除され、IMAP同期がきれいに行われる。Outlookでは、大きなメールボックスのためにフォルダレベルでAutoArchiveルールを設定しています：12ヶ月より古いものはすべてPSTに移動されます。OSTキャッシュを使用している場合は、一時的に同期の上限を下げてローカルの負荷を減らすことができます。アップルメールでは、"10MBより大きい "や "添付ファイルがある "などのインテリジェントメールボックスが、特定のアイテムを移動するのに役立ちます。大規模な削除が実行された後、私はすべてのクライアントのインデックスを一度再構築し、検索が再び高速で実行されるようにします。
IMAPとPOP3の比較：ローカル検索が役立つ場合
私はコラボレーションとデバイスの分離のためにIMAPをお勧めします。例外的な状況、例えばメールボックスが緊急にブロックされた場合などには、一時的にPOP3を使ってメールをローカルに保存し、サーバー側で削除することができます。私はこの方法を意図的に使用し、期間を記録し、すべての関連メールがアーカイブに保存されたかどうかを注意深くチェックします。継続的な運用のためには、私はIMAPにこだわり、メールを構造的にローカル・アーカイブに移動させる。 フォルダ または法的に準拠したアーカイブ。
支える構造：命名と年次フォルダ
01_Inbox」「02_Processing」「03_Archive_Year」、さらに「CUSTOMER-XYZ」のようなプロジェクトの略称を加えて、次の片付け作業をスピードアップするために明確なフォルダ構造を作っています。年間アーカイブには、四半期ごとやトピックごとのサブフォルダーを作成しています。重要なメールには「契約書」「請求書」「証明書」などのカテゴリーでタグ付けしています。こうすることで 保持対象 また、監査証明付きのアーカイブに特別に移動させることもできる。このような命名規則により、ルールがシンプルになり、無秩序な増加を防ぐことができる。
チームのメールボックスと責任分担
私は共有メールボックスで責任を定義している：誰がニュースレターを削除するのか、誰がプロジェクトの結果をアーカイブするのか、誰が毎月最大のフォルダをチェックするのか。ルールはチーム内で統一し、二度保存されることがないようにしています。送信済み」は、添付ファイル付きの最終バージョンだけを残し、中間ステータスはプロジェクト・ドライブに保存する。メールの量が多い場合は、機能アドレス（例：support@、rechnung@）ごとにメールボックスを分けています。こうすることで、クォータをチェックしやすくなり、後で管理しやすくなります。 アーカイブ.
緊急対策もしあなたのメールボックスが今日すでにブロックされていたら
まず、ごみ箱を完全に空にする。次に、「送信済み」フォルダーにある添付ファイル付きの最大10件の会話を削除する。第三に、受信トレイの中で最も大きなメールを一時的にローカルフォルダに移動し、スペースを空ける。第四に、重要な連絡先にはメールが再び配信されることを簡単に知らせる。第五に、その後すぐにメールを保存する。 バックアップ ローカル・ファイリング・システムと永久アーカイブの計画。これにより、証拠を失うことなく、数分後にはメールボックスを再び受信できるようになります。
モバイル機器：リスクなく片付ける
スマートフォンでは、明らかに不要なもの（ニュースレター、プロモーション、自動確認）だけを削除しています。モバイルデバイスでは、サイズによるソートが制限されることが多いので、大規模な削除とアーカイブの手順はデスクトップで行っています。データ容量と端末のメモリを節約するため、モバイル端末ではすべての添付ファイルの自動フルダウンロードを無効にしています。これはサーバー側の容量を節約するわけではありませんが、クライアントの応答性を保つためです。旅行中は、添付ファイル付きのメールだけを表示する「チェック＆削除」スマートメールボックスを設定している。
バックアップ戦略：計画だけでなくテストも
アーカイブは、そのアーカイブと同じくらい良いものである。 バックアップ.私は3-2-1ルールに従っています：3つのコピー、2つのメディアタイプ、1つの外部コピー。また、四半期ごとにランダムなサンプルの復元をテストしています。PSTまたはMBOXを開き、検索機能をチェックし、ファイルを開きます。バックアップメディア上の機密メールを暗号化します。これにより ストレージ 形式的に正しいだけでなく、実際に使える。
私が避ける典型的な間違い
添付ファイルを見ずに、年間フォルダー全体を "やみくもに "削除することはない。検索だけに頼らず、フィルター、ソート、フォルダ閲覧を組み合わせている。大量削除の後は必ずごみ箱をチェックし、意図的に空にする。また、「送信済み」フォルダーは、同じ添付ファイルが2度目も保存されるという、無言のメモリホッグであることを常に念頭に置いている。この訓練により メモリ コントロール下にある。
結論：ストラトのメールボックスを空にしておく方法
メモリが不足している場合は、大量のメールや送信済みフォルダの整理から始めましょう。一貫してアーカイブし、データをバックアップし、シンプルに保つ。 ルーティン にある。ルールがあれば新たな氾濫を止めることができ、アタッチメントの代替品があれば永久的に量を減らすことができる。アップグレードや変更は、ボトルネックが残っている場合にのみ有効です。メールボックスを管理し続ける方法 受け取り可能 もう重要なメッセージを失うことはない。
