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を起動させる。 電子メールアーカイブ わずか数ステップでカスタマーセンターに導入でき、それ以降は監査証明付きの方法ですべてのビジネスメッセージを保護します。こうして私は GoBDHGB、AO、DSGVOに準拠し、保存期間を遵守し、必要に応じて数秒で電子メールを復元します。
中心点
- GoBD GDPR: 法律に準拠し、理解しやすい
- 自動 アーカイブ：送受信
- 検索 ＆エクスポート：.eml/.pstを素早く見つける
- ドイツ ホスティング：認定データセンター
- 締め切り 防税設定
STRATOにおける法的準拠のメールアーカイブとは？
私にとって、法律に準拠したアーカイブとは、関連するすべての電子メールを不変の形で アーカイブ そして、追跡可能で、理解しやすく、完全であり続けます。私は電子ビジネス文書を最長10年間保存し、受信または送信された内容を完全に文書化しています。保存は改ざん防止されているため、内容に変更が加えられることはありません。こうすることで、私は法的義務を果たすと同時に、自分の仕事を減らしている。 リスク 税務調査の際も、この口座が役に立ちます。同時に、口座で直接検索やエクスポート機能を使うので、全体像を把握することができます。
リーガル・ベーシック・コンパクト
私は、HGB第257条およびAO第147条に準拠するようにアーカイブを設定しました。 ストレージ ビジネスレターや会計書類のGoBDは、不変性、トレーサビリティ、明確な手続き文書を要求しています。私はGDPRを遵守して個人データを取り扱い、削除期限を設定し、データ最小化の原則を遵守します。義務およびベストプラクティスの詳細については、以下を参照してください。 法的要件 のアプローチを採用した。こうすることで、私は制裁を防ぎ、一貫性を確保する。 コンプライアンス 電子メールのライフサイクル全体にわたって。
アーカイブを有効にする方法
STRATOの顧客アカウントにログインし、「メール管理」から目的のパッケージにアクセスし、以下のことを行います。 機能 を開始します。管理メニューで「メールアーカイブ」を選択し、利用規約に同意して有料オプションを予約する。そして、どのメールボックスを保存し、どのメールボックスを除外するかを定義する。 メールボックス.私はワンクリックでサービスを有効にし、それ以降、すべての新しいメールが自動的にアーカイブに保存されるようになりました。実用的な追加情報は ストラトEメール詳細どんなオプションも見落とさないようにね。
管理、捜索、復旧
アーカイブでは、拡張された 検索 また、送信者、受信者、期間、件名、キーワードによるフィルタリングも可能です。添付ファイルもすぐに見つけることができるので、チェックや内部統制が大幅に簡素化されます。復元機能により、元のメールボックスに直接メールを戻すことができます。外部分析や追加バックアップのために、個々のメールやフォルダ全体を.emlや.pstファイルとしてエクスポートしています。これにより、ワークフローを無駄なく維持することができます。 監査 素早く行動できる。
サービスを支える安全性と技術
アーカイブはドイツの認証されたデータセンターのみに置かれている。 データ主権 を保護します。冗長化されたストレージが障害から保護し、ハードウェアエラーによるデータ損失を防ぎます。厳密なアクセス・コントロール、ロギング、プロフェッショナルな操作環境。転送中の暗号化とその他のセキュリティ対策が、このコンセプトを完成させています。つまり、私の電子メールの履歴は確実に保存され、次のような事態から身を守ることができるのです。 ランサムウェア-エピソード
統合とシステム要件
私は、以下のような一般的なプロトコルでアーカイブを使用している。 アイマップ とSMTPを追加でローカル・ソフトウェアをインストールすることなく利用できる。管理はウェブベースなので、外出先で設定を調整することもできます。すべてのSTRATOメールボックスを含めることができるので、導入は特に迅速です。アーカイブはバックグラウンドで動作し、習慣を乱すことがないため、既存のワークフローはそのまま維持できます。このように、私はこのソリューションを セットアップ プロジェクトを中断することなく。
GDPRの実務：ブロッキング、削除の概念、期限
アプリケーションや人事ファイルなど、アーカイブから除外したいメールボックスやアドレスを定義します。 データ保護 をきれいにする。アーカイブが義務付けられている資料については、明確な保存期間を設定し、文書化しています。また、一定期間ごとにヒットリストをチェックし、ランダムサンプルをエクスポートして品質をチェックしています。削除の概念により、期限が過ぎたら一貫してデータを削除するようにしています。このようにして、私は高い透明性を維持し、以下の原則を果たしている。 データの最小化.
日常生活におけるベストプラクティス
私はApple Mailや他のクライアントのIMAPアカウントに依存しているので、サーバーは常に スタンド フォルダが保持しています。定期的なテストリストアによって、プロセスが機能していること、ユーザー権限が正しく機能していることを確認しています。また、ローカルで確認したり移行したりする場合に備えて、定期的にバックアップを.pst形式でエクスポートしています。私は積極的にストレージ容量を監視し、アーカイブに影響を与えることなくメールボックスを整理しています。これらのルーチンは時間を節約し、安全です。 コンプライアンス 日々のビジネスの中で。
メールアーカイブソリューションの比較 2025
私は既成概念にとらわれず、代替案がどのように機能するかをチェックする。 必要条件 きれいに。法的な確実性、ホスティングの場所、使いやすさ、統合性が重要である。以下の概要は、最も重要な点を要約し、強みがどこにあるかを示している。その他の背景情報 法的アーカイブ2025 カテゴリー分けに役立つ。これによって、私は十分な情報に基づいた選択をすることができ リスク 低い。
| プロバイダ | 法的確実性 | DEでのホスティング | 統合 | 推薦 |
|---|---|---|---|---|
| webhoster.de | 非常に高い | 噫 | 非常にシンプル | テストの勝者 |
| ストラト | 高い | 噫 | シンプル | |
| イオノス | 高い | 噫 | シンプル | |
| 未定-ベルリン | ミディアム | いいえ | コンプレックス |
よくある間違いとその回避方法
アーカイブで機密メールボックスのチェックを外したままにしている人がいますが、これは以下のことに反しています。 必要な情報-原則。私は特にそのようなアドレスを除外している。また、何年も修復をテストせず、最悪の事態になって初めて権利の欠落に気づく人もいる。私はこれを定期的にチェックしている。間違った保存期間もよくあることで、例えば短すぎたり長すぎたりする。転送による重複アーカイブはストレージを肥大化させる。明確なルールで アーカイブ スリムで弾力性がある。
トラブルシューティングとサポートのヒント
アーカイブがない場合は、まず、メールボックスの 構成 が含まれています。その後、配信パス、クォータ、メールをすぐに移動させるクライアントルールをチェックします。短時間のエクスポートテストで、認証が一致しているか、フォーマットが正しく実行されているかを確認します。カスタマーセンターのログは、時間と原因を絞り込むのに役立ちます。それでも解決しない場合は、コンパクトにまとめる。 チケット サンプルデータと正確なタイムスタンプ付き。
チームワーク：役割、責任、トレーニング
私は、検索、プルエクスポート、リストアの開始の権限を持つ人を定義します。 アクセス を管理しています。GoBD、GDPR、社内ガイドラインに関するトレーニングコースがチームを軌道に乗せる。簡潔な手続き文書で、目的、範囲、期限、責任者を説明しています。四半期ごとの監査により、ルールが遵守され、新しいメールボックスが即座に考慮されていることが確認される。これにより 透明性 その解決策は日常生活でも機能する。
キャプチャモデル：実際にアーカイブに残るもの
自分のドメインへの受信メール、自分のメールボックスからの送信メールなど、関連するすべての通信経路が記録されていることを確認しています。エイリアス、グループアドレス、転送も考慮されているかチェックしています。アーカイブに不要な大量のメールが残らないように、キャッチオールアドレスは慎重に扱っています。外部のゲートウェイやセキュリティフィルターを使用している場合は、フロー全体がアーカイブで終わるか、サーバールールやクライアントルールによって "過去 "にルーティングされるものがないかを確認します。こうしてドキュメントチェーンに隙間ができないようにしている。
ストレージ・クラスと削除コンセプトの詳細
私は、電子メールを保存期間を定めた保存クラスに分類している。商法や税法に関連する文書については、内容（ビジネスレターと会計文書など）に応じて、6年または10年を標準的な保存期間としている。法的な関連性のない業務上のメールについては、それ以外の義務がない場合に限り、より短い期限を設定している。私は、件名、差出人／受取人、機能的なメールボックス、添付ファイル、典型的なワークフローといった基準を明確に説明している。私のプロセス文書には、私がどのように割り当てを行い、どのように例外（法的紛争→ブロック／法的保留など）に対処するかを記録している。期限が切れた後は、GDPRの要件を満たすために、一貫して記録された方法で削除しています。
履歴メールのインポート（ポストアーカイブ）
完全な履歴を維持するため、可能な限り古いファイルもアーカイブに含めています。クライアントやレガシーシステムから既存のEメールを.emlや.pstで提供し、その機能があればアーカイブに転送します。あるいは、専用のIMAPメールボックスを使い、そこに古いメールをインポートして、サービスがそれを取り込めるようにします。日付、送信者、受信者といったオリジナルのメタデータを保存し、重複を避けるように注意している。抜き打ちチェックで、数、期間、フォルダー構造が妥当であることを確認しています。こうして、一貫性のある出発点を作り、監査リスクを軽減している。
暗号化、署名、インデックス作成
私は、エンド・ツー・エンドの暗号化（S/MIME/PGP）を施した電子メールを考えている。もしコンテンツが暗号化されたままであれば、全文検索はメタデータにしかアクセスできない。復号鍵を一元的に利用できる場合は、そのプロセスと鍵の保護を特に厳密に文書化する。私は、完全性と送信者の証明を証明するために、デジタル署名をランダムにチェックしている。いずれにせよ、どのデータ・フィールドが検索可能で、問い合わせに迅速かつ法的に準拠した方法でどのように対応するかを記録している。
プロトコル、証拠、証明力
アーカイブのログを使って、アクセスや権限の変更を追跡しています。監査のために、ヘッダーを含む完全な電子メールをエクスポートし、発送ルートや配送情報が見えるようにしています。キャプチャから保管、エクスポートまで、証拠の連鎖を文書化しています。これにより、電子メールが完全で変更されていないこと、アーカイブが継続的に有効であったことを監査員に証明することができます。サンプリング・プロトコルと月次管理報告書は、証拠価値を高めます。
コスト計画、ストレージ、スケーリング
予算は現実的に計算します。通常、メールボックスや小包ごとに経常的なコストがかかり、場合によってはストレージにもかかります。添付ファイル（PDF、画像、CADファイル）の増加を計画し、ストレージの再予約やメールボックスポリシーの最適化を行う閾値を設定します。容量計画には、ユーザーや月ごとの平均メール数、平均添付ファイルサイズ、予想される実行時間などの主要な数値を使用します。早期のプランニングによってボトルネックを防ぎ、テスト段階での場当たり的な対策を避けることができます。
モニタリングと定期検査
私は、毎月の抜き打ちチェック、各チームの短時間のリストアテスト、参照メールのエクスポート、ログエントリーのチェックなど、軽量のモニタリングシステムを構築しています。異常が発生した場合（特定のメールボックスが突然停止するなど）、私は構造化された方法で原因を調査します。責任者、エスカレーション経路、対応時間などを記録し、障害が気づかれないようにします。これらのルーチンは、運用に負担をかけず、緊急時の安全性を確保するために、簡潔でありながら一貫性のあるものにしています。
チェンジ・マネジメントとオンボーディング／オフボーディング
新しいメールボックスを正しいルールで直接セットアップし、エイリアスがカバーされているかチェックします。オフボーディングでは、関連する期限が切れるまでメールボックスが保護され、エイリアスがアーカイブされないようにします。 削除 が早期に行われる。チーム内の役割の変更は直接権限付与に反映され、権限のある者だけが検索やエクスポートにアクセスできるようになっている。私は変更を簡潔かつ分かりやすく文書化しています。
マルチドメイン、エイリアス、グループ
私は複数のドメインを運用したり、エイリアスやグループメールボックスをチームで使用することがよくあります。そのため、グループメールやエイリアスのアドレスがアーカイブに表示され、正しく割り当てられているかどうかを明示的にテストしています。私は、スパムの氾濫を避けるために、キャッチオールメールボックスを制限的に扱っています。機能横断的なメールボックスについては、データ保護と知る必要が維持されるように、責任と可視性を定義している。
事業継続と再スタート
私は混乱に備えて計画を立てている：メールボックスがブロックされたり、クライアントが危険にさらされたりしても、アーカイブは私の信頼できる情報源です。また、ランサムウェアのインシデントが発生した場合は、アーカイブを頼りに、自分の痕跡を消すことなく選択的に作業能力を回復させます。こうして、プレッシャーのかかる状況下でも業務を確保している。
実践的な手順書を作成する
目的、範囲、役割、記録経路、期限、削除の概念、モニタリング、テスト、エスカレーションなどです。例（典型的な請求書プロセスやプロジェクトコミュニケーションなど）を付録としてつけると、理解しやすくなります。私は変更に日付と承認のラベルを付けています。このため、監査で手間なく提示でき、社内でも参考資料として活用できる。
簡単にまとめると
を使用しています。 電子メールアーカイブ 私は、法律に準拠し、追跡可能で効率的な方法でビジネスメールを保護しています。アクティベーション、検索、エクスポート、リカバリーは相互にリンクしており、日々の業務にスピード感を与えてくれます。HGB、AO、GoBD、DSGVOの法的義務を、明確な期限と文書化された手順で果たしています。技術面では、ドイツのデータセンター、冗長性、無駄のないウェブ管理の恩恵を受けています。さらに詳しくお知りになりたい場合は、STRATOのコンパクトな概要をご覧ください。 時間 運転中
