GoBDに準拠した合法的な電子メールストレージ
2017年1月1日、いよいよ「電子形式の帳簿、記録及び文書の適正な保管及び保存並びにデータアクセスのための原則」（GoBD）が施行されます。また、法令に準拠した電子メールや電子メールの添付ファイルの保管に関する規定も含まれており、カットオフ日をもって例外規定がなくなります。GoBDは、これまでビジネス文書の保存に適用されていた連邦財務省（BMF）の他のすべての規則を置き換えるものです。具体的には、「デジタル文書のデータアクセスと検証可能性の原則」（GDPdU）と「ITを活用した整然とした会計システムの原則」（GoBS）である。
BMFは、2014年11月14日のGoBDの公表により、電子データ交換、ペーパーレス会計、すべての関連する商取引のデジタル保存された文書化が、あらゆる規模の企業の日常業務で当たり前になっていること、そしてその範囲が今後も拡大していくことを何よりも考慮しました。この意味で、電子メールは特別なケースであり、GoBDの要件を満たすためには、いくつかの点を遵守しなければなりません。
電子メールの保存とアーカイブの原則
1人または複数の取引先への純粋なクリスマスや誕生日の挨拶をアーカイブする必要はありません。と同時に 電子メール ただし、ビジネスレターや領収書の機能を引き継いだ場合は、他の書類と同様に通常の保管期間を守って保管しなければなりません。これは、請求書、オファーなどの財政的な関連性のあるすべての添付書類にも同様に適用されます。電子メールの本文が、請求書、オファー、納品書の送付に付随する手紙としてのみ機能する場合は、削除することができます。これは、中身を取り出した後にゴミ箱に捨てられる封筒に例えることができます。この場合、添付ファイルのみがアーカイブされますが、（売上）税評価のための必須情報はすべて添付ファイルに記録されている必要があります。
一定の可用性と機械の評価が必要
アーカイブ義務の対象となるすべての電子メールは、添付ファイルを含む他のすべての電子的に生成された記録や文書と同様に、いつでも閲覧可能でなければならず、第三者による操作から完全に保護されなければならない。また、アーカイブされたメールを自動的に評価できるようにする必要があります。GoBDの規定によると、単に書類を印刷して紙の形で保管するだけでは不十分である。また、メールのアーカイブに暗号化方式を採用している場合は、税務調査の可能性がある場合には、暗号化されていないアクセスを許可する義務があります。これにより、全文検索で文書を確認し、自動的に評価することができます。
メール保存の時間制限
保存期間は、税務上の関連性やメールの種類にもよりますが、6年から10年となっています。期間は常に電子メールが作成された暦年の終わりから始まります。つまり、1月2日付の手紙は、次の1月1日まで期間が始まらないので、ほぼ7年、11年はアーカイブしておく必要があります。請求書、コマーシャルレター、オファー、納品書などはすべてGoBDに従って保管し、いつでも呼び出し可能な状態にしなければならないため、すべての企業や業者にとって、このGoBDの規定は過小評価すべきものではありません。そのためには十分な資源が提供されなければならない。
プライベートメールの取り扱いについて
会社によっては、社員に会社独自のメールサーバーやプロバイダーをプライベートメールに利用させているところもあります。この文脈では、プライベートメッセージをどのように保存するかという点で疑問が生じます。従業員は、雇用契約書または社内契約書の該当する条項によって、電子メールをアーカイブすることに同意することができます。しかし、ここでは外部の発信者や受信者のプライバシーにも影響が出るため、データ保護に問題があるかもしれません。このため、ビジネスメールとプライベートメールを厳密に分離するか、一般的にはサーバーを介したプライベートな通信を禁止することをお勧めします。
ソフトウェアによる解決か、それとも手作業か？
フリーランスの方でも、ごく小さな会社でも、メール保存の作業を「手で」やっている場合があります。ある程度の企業規模から コスト と努力は、もはや利益と合理的な関係にはない。この場合、法的確実性の基準を満たし、機械評価と全文検索を可能にする、優れた安全なソフトウェアソリューションのみが役立ちます。このようなソフトウェアは、少なくとも以下の5つのタスクを満たす必要があります。すべての送受信メールを完全にキャプチャして保存する必要があります。宛先に転送する前にこれを行うのは理にかなっています。さらに、アーカイブはオリジナルに忠実で、情報が失われていないものでなければなりません。第三に、操作に対する安全な保護が保証されていること。管理者権限を持たない単純なユーザーによるアクセスは、保存期間全体にわたって防止し、早期の削除が起こらないようにしなければなりません。そして、最後になりますが、アーカイブソフトウェアは、監査の場合にはいつでもシームレスなアクセスを可能にする必要があります。
上記のすべてのポイントに正しくアプローチし、それを満たしていれば、メールの保存に関しては、税務署との間で問題が生じることはありません。
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