Efektyvus darbas su "1&1 Webmailer reikia struktūrizuotos El. pašto valdymas. Šiame straipsnyje aš jums parodysiu Patarimai ir instrukcijos, padedančios efektyviai tvarkyti pašto dėžutę, greičiau bendrauti ir naudotis saugumo funkcijomis.
Centriniai taškai
- Vartotojo sąsaja Paaiškinta: greita pradžia ir navigacija pradedantiesiems
- Aplankų struktūra ir filtrai: kaip sutvarkyti savo pašto dėžutę
- ApsaugaApsauga nuo sukčiavimo, nepageidaujamų laiškų ir duomenų praradimo
- Naudojimasis mobiliaisiais telefonais: Efektyviai naudokite "1&1 Webmailer" keliaudami
- ProduktyvumasSvarbūs spartieji klavišai ir automatizacijos
Pirmoji prieiga prie "1&1" internetinio el. pašto
Prisijungę per internetinio pašto portalą, iš karto galėsite naudotis įvairiomis funkcijomis. Prietaisų skydelyje rodomi Gauto pašto dėžutėaplankų struktūrą, kontaktus, kalendorių ir nustatymus. Galite rašyti paprastus el. laiškus, pridėti priedų arba tiesiogiai planuoti susitikimus. Interneto pašto programa veikia naršyklėje, todėl jums nereikia jokios papildomos programinės įrangos. Programą visiškai palaiko visos įprastos naršyklės.
Pradedantiesiems naudinga tai, kad naudotojo sąsają lengva suprasti. Piktogramos, meniu ir vilkimo ir nuleidimo meniu funkcijos leidžia greitai dirbti. Visi, žongliruojantys keliais el. pašto adresais, gali naudotis kelių paskyrų valdymu - tai ypač praktiška laisvai samdomiems darbuotojams ar mažoms komandoms.
Ypač pradedantiesiems patartina pirmąsias kelias dienas aktyviai naudotis žiniatinklio pašto programa ir sistemingai išbandyti įprastas funkcijas. Taip greitai išmoksite naršyti ir atpažinsite, kuriose srityse pateikiama ypač svarbi informacija. Dažnai naudinga sudaryti nedidelius kontrolinius sąrašus, pavyzdžiui, aplankų kūrimo ar šalinimo ir standartinių laiškų sudarymo.
Jei pereinate iš kitų pašto programų, tokių kaip "Outlook" ar "Thunderbird", "1&1 Webmailer" siūlo pažįstamą aplinką. Galite išbandyti panašius klaviatūros sparčiuosius klavišus arba pritaikyti rūšiavimo režimą pagal savo turimus įpročius. Naujiems naudotojams taip pat naudinga integruota pagalbos funkcija, kuri paaiškina pagrindinius veiksmus ir dar labiau palengvina susipažinimą.
Tinkamai tvarkykite aplankus ir naudokite filtrus
Tvarkinga pašto dėžutė taupo laiką. Todėl rekomenduoju naudoti aiškią aplankų struktūrą. Galite sukurti tiek Naudotojo aplankas pavyzdžiui, sąskaitoms faktūroms, kontaktams su klientais arba vidinei komunikacijai. Sistema naudoja taisykles ir filtrus, kad gautus el. laiškus automatiškai surūšiuotų į atitinkamus aplankus.
Taip nustatote paprastą filtro taisyklę:
- Eikite į meniu punktą "Nustatymai".
- Pasirinkite "Filtravimo taisyklės".
- Spustelėkite "Nauja taisyklė".
- Pavyzdžiui, pasirinkite siuntėją arba temos eilutėje esantį raktažodį.
- Nurodykite paskirties aplanką.
Automatizavimas sumažina jums tenkančią naštą ir užtikrina, kad visada turėsite struktūrizuotą apžvalgą.
Daugelyje komandų taip pat įprasta sukurti bendrus aplankus, prie kurių prieigą turi įvairūs žmonės. Kartu su atitinkamomis prieigos teisėmis tai gali užtikrinti skaidrią darbo eigą. Galite naudoti filtrus ir tiesiogiai nurodyti, kad klientų užklausos ar gautos sąskaitos faktūros būtų perkeltos į komandos aplanką. Taip niekas nepraleis svarbios žinutės, o susitarimai bus efektyvesni.
Taip pat galite naudoti išplėstinius filtravimo kriterijus, pvz., priedus ar prioriteto lygį. Jei, pavyzdžiui, tam tikri failų formatai automatiškai patenka į atskirą aplanką, taip pat galite kontroliuoti didelius duomenų kiekius. Jei mėgstate ypač pritaikytas darbo eigas, galite sujungti skirtingus filtrus vieną po kito. Tai leidžia automatizuoti kai kuriuos labai sudėtingus el. pašto procesus, o tai padeda sutaupyti brangaus laiko, ypač vykdant didesnius projektus.
Naudokite parašus, autoatsakiklius ir kalendorius
"1&1 Webmailer" dar labiau supaprastina jūsų kasdienį darbo gyvenimą: vos keliais paspaudimais galite nustatyti Parašas kuris automatiškai pridedamas prie kiekvieno el. laiško. Taip pat galite naudoti automatinį atsakiklį, pavyzdžiui, atostogų metu arba trumpiems informaciniams tekstams, jei esate nepasiekiami.
Integruotame kalendoriuje galite planuoti susitikimus tiesiai iš savo pašto dėžutės. Galite net siųsti kvietimus el. paštu ir eksportuoti bei importuoti susitikimus. Sinchronizuojant kalendorių nereikia naudoti išorinių įrankių, pavyzdžiui, "Outlook" ar "Google Calendar".
"1&1 Webmailer" kalendorius gali būti pagrindinis organizacinis įrankis, ypač mažoms įmonėms ar savarankiškai dirbantiems asmenims. Susitikimai, priminimai ir suplanuoti el. pašto veiksmai neišnyksta skirtingose programose, bet lieka vienoje vietoje. Taip sumažinama dvigubų užsakymų rizika ir užtikrinama struktūruota darbo diena.
Jei nuolat dirbate prie projektų su kolegomis iš skirtingų laiko juostų, kalendorius taip pat gali padėti nustatyti privalomus susitikimų patvirtinimus ar laiko intervalus. Tai leidžia sukurti skaidrų ir gerai perteiktą projekto organizavimą neperšokant per kelias priemones.
Mobilusis darbas su žiniatinklio pašto programa
Mobilumas labai svarbus - "1&1 Webmailer" sklandžiai palaiko išmaniuosius telefonus ir planšetinius kompiuterius. Dėl reaguojančio dizaino prisijungimas per mobiliąsias naršykles veikia ypač sklandžiai. "iOS" ir "Android" naudotojai gali patogiai pasiekti visus Funkcijos įskaitant priedus, kontaktus ir filtravimo taisykles.
Taip pat galima integruoti el. pašto paskyrą į pašto programą naudojant IMAP / SMTP. Jei reikia pagalbos konfigūruojant, daugiau informacijos rasite mano Žingsnis po žingsnio instrukcijos Paprasta apžvalga.
"1&1 Webmailer" ypač gerai vertinama, kai kalbama apie lankstumą keliaujant: jei su savimi neturite išmaniojo telefono, interneto kavinėje ar kitame kompiuteryje galite tiesiog prisijungti prie naršyklės ir pasiekti savo pašto dėžutę. Tuo pat metu visi filtrų nustatymai ir el. pašto aplankai išlieka tokie, kokius juos nustatėte. Taip pat galite gauti arba siųsti didelių failų priedus keliaudami, naudodamiesi stabiliu interneto ryšiu.
Tačiau naudodamiesi mobiliaisiais įrenginiais visada įsitikinkite, kad naudojate saugius "Wi-Fi" tinklus arba patikimą duomenų ryšį. Ypač viešuosiuose prieigos taškuose, apsauga nuo sukčiavimo ir rojaus yra dar svarbesnė nei namuose. Naudodamiesi "1&1 Webmailer", visas apsaugos priemones, kurias naudojate įprastoje naršyklėje, galite taikyti ir keliaudami.
Saugumo funkcijų naudojimo optimizavimas
Saugumas yra svarbiausias prioritetas: "1&1 Webmailer" užtikrina tvirtą Apsauga nuo nepageidaujamų laiškų ir virusų. Asmeniniais nustatymais galite nustatyti, kaip stipriai turėtų veikti jūsų nepageidaujamų laiškų filtras. Be to, juodojo ir baltojo sąrašo funkcija padeda aktyvuoti arba blokuoti tam tikrus siuntėjus.
Apsaugą nuo sukčiavimo pagerina parašai ir domeno apsauga. Jei per kliento meniu aktyvuosite dviejų veiksnių autentifikavimą (2FA), gerokai sumažinsite neautorizuoto trečiųjų šalių naudojimo riziką.
Daugelis žmonių neįvertina duomenų saugumo svarbos kasdieniame darbo gyvenime. Reguliariai tikrindami nepageidaujamų laiškų filtrą ir prireikus jį koreguodami, galite užkirsti kelią svarbių pranešimų patekimui į nepageidaujamų laiškų aplanką. Kartu apsisaugosite nuo nepageidaujamų masinių laiškų. Lankstus juodųjų ir baltųjų sąrašų konfigūravimas palengvina darbą su pasikartojančiais siuntėjais. Gerai žinomus verslo partnerius ar svarbius klientus galite visam laikui priskirti saugiųjų kategorijai - taip išvengsite rūpesčių tikrinant nepageidaujamų laiškų aplankus.
"1&1 Webmailer" taip pat siūlo papildomas saugumo parinktis, pvz., šifruotus ryšius. SSL šifravimas užtikrina, kad jūsų duomenys nebūtų atvirai perduodami internetu. Taigi, jei dirbate neapsaugotoje aplinkoje, geriau prie savo žiniatinklio pašto paskyros prisijungti tiesiogiai per https adresą. Taip išliksite kuo geriau apsaugoti, net jei tinklas nėra optimaliai apsaugotas.
Produktyvios funkcijos dažnai siunčiantiems laiškus
Visi, kurie kasdien apdoroja daug pranešimų, turėtų Produktyvumo įrankiai iki galo. Tarp jų - sparčiosios klaviatūros nuorodos, pokalbių istorijos temose ir peržiūros funkcija. Pastaroji mini rodinyje rodo el. laiškus, priedus ir nuorodas - nereikia atskirai atidaryti pranešimo.
Siųsdami šablonus galite sumažinti popierizmo kiekį. Ši funkcija ypač tinka paramos prašymams arba projektų sutartims. Be veiksmingų įrankių, ilgainiui jums naudingas ir centrinis duomenų saugojimas - jūsų žiniatinklio el. pašto dėžutė išlieka sinchronizuota, net jei keičiate įrenginius.
Klaviatūros spartieji klavišai gali sutaupyti daug laiko: greitai ištrinti, persiųsti ar atsakyti - jei skirsite šiek tiek laiko svarbiausiems spartiesiems klavišams įsisavinti, galėsite daug sklandžiau naršyti el. laiškus. Ne mažiau naudingos yra temų peržiūros, kuriose chronologiškai suskirstyti visi pranešimai tam tikra tema. Taip išvengsite varginančios paieškos skirtinguose aplankuose, o dialogai bus aiškiai organizuoti.
Ypač intensyvaus projekto etapais, kai gaunama daug el. laiškų, svarbu greitai į juos atsakyti. Verta sukurti dažniausiai užduodamų klausimų arba tipinių užklausų šablonus. Tokius šablonus galima iškviesti per kelias sekundes ir prireikus papildyti asmeniniais komentarais. Taip išvengsite darbo dubliavimo ir užtikrinsite, kad jūsų atsakymai visada skambės profesionaliai ir nuosekliai.
Papildomos webmailerio sistemos funkcijos
Daugelis naudotojų nepakankamai įvertina šiuos mažus pagalbininkus. Tokios funkcijos, kaip "atidėtas išsiuntimas", leidžia planuoti el. laiškus. Taip galite parengti sutartis vidury nakties, o kitą rytą jas išsiųsti automatiškai. Stebėkite projektus naudodami pastabas ir užduočių modulį - visa tai galite daryti naudodamiesi žiniatinklio el. pašto programa.
Saugojimo vietos dydis priklauso nuo tarifo. Paprastai savo pašto dėžutei gaunate kelis gigabaitus. Jei jums reikia atnaujinimo, galite užsisakyti papildomą saugyklą. Beje: taip pat galimas el. pašto archyvavimas, kuris apsaugo jūsų įmonę ir atitinka teisinius reikalavimus.
Be to, atidėję pristatymą galite išvengti įspūdžio, kad esate pasiekiami visą parą. Jei dažnai rašote neįprastu laiku, žiniatinklio pašto programa vietoj to išsiųs jūsų laiškus kitą darbo dieną. Taip atrodysite profesionaliai, išvengsite nereikalingo spaudimo klientams ar kolegoms ir vis tiek galėsite dirbti pageidaujamu laiku.
Integruotas užduočių modulis gali padėti susieti el. laiškus ir užduotis tarpusavyje, jei jas tvarkote kartu. Pavyzdžiui, tam tikrus pranešimus galite tiesiogiai susieti su užduotimi, kad dirbdami su jais turėtumėte visą reikiamą informaciją. Tai ypač veiksminga ilgesniems projektams, kuriuose dalyvauja keli dalyviai.
Palyginimas: "Webmailer" funkcijos pagal tarifų lygį
Toliau pateiktoje lentelėje iš karto matysite, kokias funkcijas "1&1 Webmailer" siūlo įvairiais tarifais:
| Funkcija | Pagrindinis | Verslas | "Premium" |
|---|---|---|---|
| IMAP palaikymas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Atmintis | 2 GB | 10 GB | 50 GB |
| Automatinis atsakiklis | ✓ | ✓ | ✓ |
| Pašto peradresavimas | - | ✓ | ✓ |
| Atsarginės kopijos parinktis | - | - | ✓ |
Todėl tarifo pasirinkimas labai priklauso nuo to, kaip intensyviai naudojatės el. pašto funkcijomis ir kiek svarbios pažangiosios funkcijos jūsų kasdieniam darbui. Nedideliems individualiems projektams dažnai pakanka bazinės paskyros, o įmonėms ar komandoms naudinga didesnė saugykla ir patogios atsarginių kopijų kūrimo galimybės.
Išplėstiniai nustatymai ir paskyros saugumas
Meniu galima konfigūruoti el. pašto persiuntimą, alternatyvius siuntėjo adresus ir jungiamuosius adresus. Naudokite šias funkcijas, kad supaprastintumėte darbo eigą arba efektyviai tvarkytumėte centralizuotus informacinius adresus. Persiuntimą taip pat galima įjungti kontroliuojamu laiku - tai idealiai tinka atostogų pavadavimui.
Administratoriaus meniu galite registruoti veiklą ir matyti, kada kuris pranešimas buvo atidarytas arba ištrintas. Tai padeda spręsti saugumo klausimus ir spręsti nesusipratimus komandoje. Daugiau informacijos apie Interneto pašto sąranka ir saugumas rasite daugiau patarimų.
Jei keli žmonės turi prieigą prie tos pačios pašto dėžutės, patartina rimtai pasirūpinti prisijungimu. Tai ypač svarbu sektoriuose, kuriuose tvarkoma su duomenų apsauga susijusi informacija. Tokiu būdu taip pat galima įrodyti, kokie nustatymų ir filtrų pakeitimai buvo atlikti. Taip išlaikoma apžvalga didėjant komandai. Tačiau platinimo sąrašų ar kolektyvinių adresų (catch-all) naudojimas turėtų būti tik gerai suplanuotas, kad be reikalo nepadidėtų nepageidaujamų laiškų dalis.
Dar vienas patarimas: naudodamiesi klientų meniu galite sugriežtinti slaptažodžių politiką, pavyzdžiui, reikalauti, kad slaptažodžiai būtų reguliariai atnaujinami arba kad būtų nustatytas tam tikras minimalus slaptažodžio ilgis. Kartu su 2FA jūsų paskyrai gresia gerokai mažesnė rizika. Jautriose srityse taip pat galite reguliariai kurti atsargines kopijas ir išsaugoti jas vietoje. Taip apsisaugosite nuo duomenų praradimo, pavyzdžiui, jei netyčia ištrinami aplankai arba norite apsaugoti projektą nuo serverio gedimų.
Alternatyvių žiniatinklio pašto paslaugų palyginimas
Rinkoje siūlomos papildomos internetinio pašto paslaugos, pavyzdžiui, STRATO arba GMX. Tiesiogiai palyginus, 1&1 žiniatinklio pašto programa sužavi savo aiškumu, integruotomis administravimo funkcijomis ir dideliu mastelio keitimu. Vartotojai, orientuoti į bendravimą vykdant projektus, pirmenybę teikia kalendoriaus integracijai, o STRATO - kitokiai orientacijai.
Išsamią informaciją apie kitus sprendimus galima rasti STRATO Webmailer vadovasjei norite pasiruošti alternatyvoms.
Visi sprendimai turi privalumų ir trūkumų. Kai kurios žiniatinklio el. pašto programos siūlo daugiau vietos pagrindiniuose tarifuose, kitos remiasi ypač paprastomis naudotojo sąsajomis arba yra glaudžiai susijusios su debesų saugyklų paslaugomis. Tai, kas kiekvienu konkrečiu atveju palengvina kasdienį darbą, labai priklauso nuo jūsų įpročių ir prioritetų. Vis dėlto 1&1 yra patikimas ir profesionalus pasirinkimas, ypač kai kalbama apie kalendoriaus integraciją ir filtravimo galimybes.
Tačiau gali būti naudinga bent jau susipažinti su kitomis žiniatinklio el. pašto programomis, jei dirbate labai specializuotuose scenarijuose. Pavyzdžiui, jei jums reikia gilios integracijos su kitomis verslo programomis arba plačių bendradarbiavimo funkcijų, pavyzdžiui, komandinių pokalbių ir dalijimosi failais, galite apsvarstyti tokius įrankius kaip "Office 365" arba "Google Workspace". Kita vertus, grynai privatiems tikslams arba labai paprastiems reikalavimams dažnai pakanka pigaus ar net nemokamo el. pašto paslaugų teikėjo.
Baigiamosios mintys apie nuolatinį tobulinimą
Efektyviai sutvarkyta gaunamųjų laiškų dėžutė turi tiesioginės įtakos jūsų darbo rezultatams. Naudodamiesi "1&1 Webmailer" galite naudotis universaliu įrankiu - tiek kasdieniam naudojimui, tiek didesniems projektams. Būkite neatsilikdami nuo naujovių, reguliariai išbandydami naujas funkcijas ir kartkartėmis optimizuodami savo taisykles.
patikimai, o ne epizodiškai naudokite automatines funkcijas, formatus ir saugumo parinktis. Taip ilgainiui sutaupysite laiko, pinigų ir energijos. Nesvarbu, ar dirbate, ar keliaujate, keli nustatymai padės jums būti produktyvesniems, susikaupusiems ir saugesniems.
Jei keičiasi ryšių apimtis, patartina pakoreguoti aplankų struktūrą arba filtravimo taisykles. Taip užtikrinsite, kad jie visada būtų aktualūs ir protingai struktūrizuoti. Reguliarus nepageidaujamų laiškų aplanko peržiūrėjimas taip pat padeda išsaugoti neteisingai filtruotus laiškus ir patikslinti filtravimo parinktis. Geriausia nusistatyti fiksuotą laiką, kada valysite gaunamųjų laiškų dėžutę, kad ilgainiui neprarastumėte saiko.
Ne mažiau svarbus ir tolesnis jūsų darbo eigos tobulinimas. Pavyzdžiui, galite nustatyti netrukdomo darbo laikotarpius be nuolatinių pranešimų el. paštu. Daugelis žmonių jaučiasi išsiblaškę dėl nuolatinių iššokančių pranešimų - todėl geriau suplanuoti fiksuotas el. pašto tvarkymo akimirkas. Naudodamiesi šiomis nedidelėmis priemonėmis galite dar efektyviau naudotis "1&1 Webmailer" ir atlaisvinti laiko svarbesnėms užduotims.
Galiausiai verta reguliariai tikrinti nustatymus, nes "1&1" įdiegia naujų funkcijų ir atnaujinimų, kurie gali dar labiau pagerinti el. pašto valdymą. Nesvarbu, ar tai būtų nauja kalendoriaus funkcija, ar filtrų išplėtimas - sekite naujienas, kad visada galėtumėte kuo geriau išnaudoti savo internetinio el. pašto programą ir būtumėte pasiruošę bet kokiai situacijai.
