Įsteigti profesionali el. pašto paskyra. su savo įmonės domenu šiandien yra lemiamas patikimos verslo komunikacijos veiksnys. Tyrimai rodo, kad įmonės, turinčios pritaikytus el. pašto adresus (name@unternehmen.de), ne tik atrodo patikimesnės, bet ir atitinka teisinius skaitmeninio verslo bendravimo reikalavimus.
Centriniai taškai
- Eine su įmone susietas domenas yra būtinas profesionaliai išvaizdai ir rekomenduojamas 100% ekspertų.
- Tinkamas paslaugų teikėjo pasirinkimas tarp "Microsoft" 365, "GoDaddy" ir kt. priklauso nuo individualūs reikalavimai iš
- Saugos standartai, pvz. Dviejų veiksnių autentifikavimas sumažinti sąskaitų įsigijimus 73%
- Teisingai Elektroninis parašas su išsamia informacija apie įmonę reikalaujama pagal įstatymą.
- Įprasta Atsarginės kopijos ir priežiūra užkirsti kelią duomenų praradimui, kuris pasitaiko 32% įmonėse.
Kodėl būtina turėti profesionalią el. pašto dėžutę
Skaitmeniniame verslo pasaulyje pirmas įspūdis yra labai svarbus. Vienas nuosavą el. pašto domeną. (name@unternehmen.de) iš karto signalizuoja apie profesionalumą ir patikimumą. Visi rinkos ekspertai primygtinai pataria verslo komunikacijai nenaudoti nemokamų paslaugų, tokių kaip "Gmail" ar "Outlook". Stebina tai, kad 64% pradedančiųjų įmonių neteisingai naudoja bendrines domenų galūnes, pavyzdžiui, .com, o ne konkrečiai šaliai skirtas galūnes, pavyzdžiui, .de.
Be įvaizdžio aspekto, yra ir teisinių priežasčių: Vokietijos įmonės pagal įstatymus privalo skelbti Elektroninio pašto parašai visą įmonės adresą, komercinio registro numerį ir PVM mokėtojo kodą. Šiuos reikalavimus daug lengviau įvykdyti naudojantis profesionalia el. pašto paskyra nei privačiomis paslaugomis.
Tinkamas paslaugų teikėjo pasirinkimas
Rinkoje yra daug paslaugų teikėjų, siūlančių skirtingus paslaugų paketus. . trys pagrindiniai sprendimai labai skiriasi kaina ir paslaugų apimtis:
- "Microsoft 365": 4,20-12,50 EUR per mėnesį su integruotais "Office" įrankiais
- "GoDaddy": 2,99-9,99 EUR per mėnesį su praktiniais domenų prieglobos paketų sprendimais
- webhoster.de: 2,00-10,00 € per mėnesį su Vokietijos serverių vietomis
Įdomu pastebėti, kad 78% mažųjų ir vidutinių įmonių teikia pirmenybę kombinuotiems domeno ir prieglobos paslaugų paketams. Taip sutaupoma ne tik pinigų, bet ir administracinių pastangų. . Domeno registracija .de domenai vidutiniškai kainuoja 10-15 eurų per metus. Rinkdamiesi paslaugų teikėją taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į paslėptas išlaidas - maždaug 38% paslaugų teikėjų taiko maždaug 19 EUR dydžio steigimo mokesčius, kurie nėra iš karto akivaizdūs.
Rinkdamiesi El. pašto prieglobos paslaugų teikėjas taip pat reikia atsižvelgti į techninius veiksnius, pavyzdžiui, serverio vietą ir palaikymo kokybę. Vokietijos paslaugų teikėjai dažnai turi pranašumų duomenų apsaugos ir BDAR laikymosi požiūriu.
Techninė sąranka žingsnis po žingsnio
Profesionaliai el. pašto paskyrai techniškai įgyvendinti reikia atlikti kelis pagrindinius veiksmus. Pirma, reikia Teisingai nustatyti serverio parametrai būti atliktas. Tai apima IMAP/POP3 nustatymus, kuriuos reikia įvesti rankiniu būdu (pvz., mail.yourdomain.com kaip serverio adresą).
Konfigūruojant pašto dėžutę labai svarbus saugus slaptažodis - ekspertai rekomenduoja, kad jis būtų bent 12 simbolių, sudarytas iš didžiųjų ir mažųjų raidžių, skaičių ir specialiųjų ženklų. Naudojant mobiliuosius telefonus, "ActiveSync" turėtų būti nustatyta išmaniesiems telefonams, kad el. laiškai, kontaktai ir kalendoriaus įrašai būtų sinchronizuojami.
Dažnai nepakankamai įvertinama reikiama saugyklos apimtis: vidutinei verslo paskyrai reikėtų atsižvelgti į šiuos dalykus. ne mažiau kaip 5 GB o tai atitinka maždaug 10 000+ pranešimų per metus. . Saugaus el. pašto serverio nustatymas reikia techninių žinių, tačiau tai lengva padaryti, jei gaunamos tinkamos instrukcijos.
Įgyvendinti saugumo architektūrą
Verslo el. pašto paskyrų saugumas yra svarbiausias prioritetas. . Dviejų veiksnių autentifikavimas pagal BSI 2025 m. ataskaitą sumažina sąskaitų perėmimą įspūdingu 73% kiekiu, todėl turėtų būti standartinė. Šiuolaikiniai šifravimo standartai, pvz. TLS 1.3 transportavimo maršrutui ir AES-256 duomenų saugojimui užtikrina papildomą apsaugą.
Ypač svarbūs tokie saugumo protokolai kaip SPF, DKIM ir DMARC. Šie El. pašto autentiškumo patvirtinimo standartai sumažinti Spam iki 92% ir užkirsti kelią el. pašto suklastojimui. Automatinis karantinas po trijų nesėkmingų prisijungimo bandymų pasirodė esanti veiksminga priemonė prieš sukčiavimo atakas.
Būtinai reikėtų įgyvendinti šias saugumo priemones:
- Reguliarus slaptažodžių keitimas (bent kartą per ketvirtį)
- IP pagrįsti neskelbtinų paskyrų prieigos apribojimai
- Automatinis įtartinos prisijungimo veiklos aptikimas
- Užšifruotas visų el. pašto duomenų saugojimas
Naudingos funkcijos ir plėtiniai
Šiuolaikinė el. pašto paskyra siūlo daug daugiau nei tik keitimąsi žinutėmis. Integruoti įrankiai kalendoriaus sinchronizavimas su "iCal" palaikymu ir dokumentų tvarkymas su iki 25 MB dydžio priedais palengvina kasdienį darbą. Darbo eigos automatizavimas, pavyzdžiui, atsakymo asistentai su dirbtinio intelekto funkcija arba išmaniosios pašto paskirstymo sąrašų taisyklės, taupo brangų laiką.
"Premium" parinktys paprastai kainuoja apie 8,50 EUR per mėnesį ir siūlo 50 GB saugyklą bei "Teams" integraciją. Dažnai keliaujantiems naudotojams Sklandus naudojimas mobiliaisiais telefonais per išmaniųjų telefonų programėles yra ypač svarbu. Šiuo atveju reikėtų atkreipti dėmesį į suderinamas ir gerai įvertintas programėles.
Naudingi profesionalių el. pašto paskyrų plėtiniai yra šie.
- Ilgalaikis el. pašto archyvavimas
- Integruota antivirusinė ir antivirusinė programinė įranga
- Automatinis konfidencialaus turinio šifravimas
- Bendrai naudojamos pašto dėžutės komandinei prieigai
Venkite tipinių klaidų
Kuriant ir naudojant profesionalias el. pašto paskyras dažnai daromos klaidos, kurių būtų galima lengvai išvengti. Trūkstamos atsarginės kopijos lemia 32% įmonių nuolatinis duomenų praradimas - problemą, kurią būtų lengva išspręsti naudojant automatines atsargines kopijas.
Jei ignoruojamos nepageidaujamų laiškų filtravimo taisyklės, išeinančių laiškų pristatymo sparta sumažėja iki 41%. Daugelis naudotojų taip pat nepakankamai įvertina saugių slaptažodžių svarbą arba visai nenaudoja dviejų veiksnių autentifikavimo, o tai smarkiai sumažina saugumą.
Kita dažnai pasitaikanti klaida yra Netinkamas planavimas saugojimo talpa. Įmonėse el. pašto apimtys paprastai išauga 15-25% per metus, į tai reikėtų atsižvelgti atliekant pradinę konfigūraciją.
Užtikrinkite el. pašto rinkodaros atitiktį
Tinkama konfigūracija ypač svarbi įmonėms, kurios naudoja el. pašto rinkodarą. Konfigūravimas Saugumo protokolai pavyzdžiui, SPF, DKIM ir DMARC, labai pagerina rinkodaros el. laiškų pristatomumą ir neleidžia teisėtiems laiškams patekti į nepageidaujamų laiškų aplanką.
Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) gairių laikymasis bendravimo ir duomenų saugojimo srityje yra ne tik teisinis reikalavimas, bet ir sukuria gavėjų pasitikėjimą. Taip pat būtina teisingai suprojektuoti parašą su visa teisiškai privaloma informacija.
Tikslinga įmonėje paskirti už el. paštą atsakingą asmenį, kuris prižiūrėtų, kaip laikomasi visų gairių, ir būtų kontaktinis asmuo techniniais ar teisiniais klausimais.
Reguliari priežiūra ir optimizavimas
Kad profesionali el. pašto paskyra veiktų optimaliai, ją reikia reguliariai prižiūrėti. Gerai apgalvota Atsarginės kopijos strategija apsaugo nuo minėtų 32% duomenų praradimo atvejų ir turėtų būti atliekamas bent kartą per savaitę, o geriausia - kasdien.
Reguliariai tikrindami nepageidaujamų laiškų filtrus ir saugumo nustatymus užtikrinkite, kad svarbūs pranešimai nebūtų prarasti, o nepageidaujamas turinys būtų užblokuotas. Augant įmonei, didėja ir el. pašto srautas, todėl saugyklos talpa turėtų būti reguliariai koreguojama.
Nereikėtų nuvertinti darbuotojų mokymų apie el. pašto saugumą ir teisingą bendravimą. Apie sukčiavimo atakas ir kitus pavojus informuoti vartotojai labai prisideda prie to, kad Bendras saugumas su.
