Teisė Valdymo programinė įranga padeda mažoms įmonėms taupyti laiką ir efektyviai organizuoti procesus. Iš Apskaitos programinė įranga apie ERP ir CRM sistemos yra daugybė sprendimų, kuriuos galima naudoti atsižvelgiant į reikalavimus. Šiame straipsnyje pateikiami geriausi programinės įrangos sprendimai įvairioms verslo sritims ir nurodomos svarbiausios jų funkcijos bei sąnaudos.
Centriniai taškai
- Apskaitos programinė įrangaAutomatizuotas sąskaitų faktūrų išrašymas ir dokumentų tikrinimas palengvina apskaitą.
- Prekių valdymo sistemosEfektyvus sandėlio valdymas ir užsakymų apdorojimas mažmeninės prekybos įmonėms.
- ERP sistemosVisapusiški programinės įrangos sprendimai, skirti visiems verslo procesams valdyti.
- CRM programinė įrangasantykių su klientais ir pardavimo procesų optimizavimas.
- Debesis, palyginti su lokaliu įrenginiuIšlaidų, mastelio keitimo ir lankstumo skirtumai.
Apskaitos programinė įranga mažoms įmonėms
Mažosios įmonės turi kontroliuoti savo finansus ir neprarasti brangaus laiko. Intuityvus Apskaitos programinė įranga automatizuoja procesus ir užtikrina veiksmingą sąskaitų išrašymą.
| Programinė įranga | Išlaidos (nuo) | Svarbios funkcijos |
|---|---|---|
| lexoffice | 6,90 € per mėnesį | Sąskaitų faktūrų išrašymas, dokumentų tikrinimas, mokesčių konsultanto prieiga |
| sevdesk | 9,90 € per mėnesį | Patogi vartotojo sąsaja, plačios apskaitos funkcijos |
"lexoffice" siūlo nebrangų sprendimą su automatizuota buhalterine apskaita ir tiesioginiu mokesčių konsultantų ryšiu. Jei norite šiek tiek daugiau funkcijų, "sevdesk" siūlo aiškią sąsają ir išplėstines apskaitos parinktis.
Prekių valdymo sistemos mažmeninės prekybos sektoriuje
Mažmeninės prekybos įmonėms reikia patikimų Prekių valdymo sistemosefektyviai valdyti atsargas, užsakymus ir sąskaitas faktūras.
"orgaMAX ERP" yra specialiai sukurta mažoms įmonėms ir siūlo modulinius sprendimus nuo 39 eurų per mėnesį. TOPIX siūlo išsamią programinę įrangą su ERP, CRM ir žmogiškųjų išteklių valdymu nuo 29 EUR vienam naudotojui.
ERP sistemos, skirtos visapusiškai integracijai
Įmonės, norinčios į centralizuotą sprendimą integruoti ne tik apskaitą ir sandėlio valdymą, bet ir gamybos bei personalo valdymą, remiasi ERP sistemos. Jie užtikrina visapusišką duomenų apdorojimą ir sumažina nereikalingų procesų skaičių.
"SAP BusinessOne" yra optimizuota mažoms ir vidutinėms įmonėms ir siūlo intuityvią naudotojo patirtį. "Microsoft" "Dynamics NAV" pasižymi konkrečioms pramonės šakoms būdingomis pritaikymo galimybėmis, tačiau ji ypač tinka įmonėms, turinčioms didesnį biudžetą.
CRM programinė įranga geresniems santykiams su klientais
Klientų valdymas yra lemiamas tvaraus augimo veiksnys. CRM sistemos padėti įmonėms palaikyti ryšius su klientais ir geriau išnaudoti pardavimo galimybes.
"Brevo" yra prieinamas sprendimas, kuriame pagrindinės CRM funkcijos kainuoja 9 eurus per mėnesį. Ieškantys išplečiamos platformos gali naudotis "Salesforce Essentials", kuri siūlo galingą pardavimo ir rinkodaros aplinką už 25 EUR vienam naudotojui.
Debesis ar vietoje - kuris sprendimas tinkamas?
Daugelis paslaugų teikėjų suteikia galimybę diegti ir debesyje, ir vietoje. Debesų programinė įranga suteikia maksimalų lankstumą, nereikalaujant nuosavos serverio infrastruktūros, o vietiniai sprendimai leidžia visiškai kontroliuoti Duomenys pristatyti.
Debesijos sprendimas paprastai tinka mažoms įmonėms, nes jam nereikia didelių IT išteklių. Toms įmonėms, kurioms keliami specialūs duomenų apsaugos reikalavimai, gali būti naudingiau naudoti vietinį įrenginį.
Kuri valdymo programinė įranga tinka jūsų įmonei?
Tinkamo sprendimo pasirinkimas priklauso nuo verslo tikslų ir biudžeto apribojimų. Pradedančiosioms įmonėms paprastai naudingos lanksčios debesijos programos, o įsitvirtinusioms bendrovėms, turinčioms kelis padalinius, reikia labiau integruotos sistemos, pavyzdžiui, ERP.
Nepriklausomai nuo sprendimo, svarbu turėti Efektyvi programinė įranga kuri vystosi kartu su įmone.
Projektų valdymo ir laiko registravimo programinė įranga
Be apskaitos, CRM ir ERP sistemų, verta naudoti projektų valdymo ir darbo laiko stebėjimo programinę įrangą, ypač kai projektai yra sudėtingi arba kartu dirba keli komandos nariai. Tokios priemonės, kaip "Asana", "Trello" ar "Monday.com", siūlo vizualias projektų lentas, aiškų užduočių paskirstymą ir vykdomų projektų būklės ataskaitas. Dėl automatinių pranešimų ir integruotų kalendorių visa komanda gali efektyviai dirbti kartu.
Laiko registravimo programinė įranga, pavyzdžiui, "Clockify" arba "TimeTrack", padeda skaidrinti apmokamas valandas ir vertinti projektus verslo požiūriu. Tai taip pat leidžia atlikti optimizavimą, nustatant, į kuriuos projekto etapus investuojama ypač daug laiko ir ar yra galimybių sutaupyti darbo procesuose. Mažoms įmonėms naudinga aiškiai matyti, kurie darbai yra pelningi ir kur gali prireikti papildomų išteklių.
mastelio keitimas ir pritaikomumas
Kai įmonės auga, didėja ir programinės įrangos poreikiai. Ypač pradedančiosios įmonės dažnai vystosi greičiau nei įsitvirtinusios įmonės, todėl joms reikia sprendimų, kuriuos būtų galima lanksčiai pritaikyti ir išplėsti. Daugelis debesijos paslaugų teikėjų siūlo keičiamo dydžio tarifus, kad galėtumėte pradėti nuo bazinio paketo ir prireikus užsisakyti papildomų funkcijų. Vietinius sprendimus galima išplėsti naudojant modulius, tačiau dažnai jiems reikia didesnių techninės įrangos ir priežiūros išlaidų.
Geras pavyzdys - jauna įmonė, kuriai iš pradžių reikia tik paprastos apskaitos, o vėliau ji nori pereiti prie išsamios ERP sistemos su CRM ir prekių valdymu. Programinė įranga, kurią galima lengvai išplėsti per sąsajas, taupo laiką ir mažina riziką, kad duomenys bus paskirstyti keliose sistemose, o tai dažnai lemia neatitikimus.
Integracija su kitomis sistemomis
Geriausia valdymo programinė įranga neveikia atskirai. Vietoj to jos siūlo sąsajas (API) su bendromis platformomis, tokiomis kaip mokėjimo paslaugų teikėjai, e. parduotuvės ar siuntimo paslaugų teikėjai. Mažmeninės prekybos įmonėms, kurios prekiauja internetu ir ne internetu, ypač svarbu, kad atsargų lygis ir sandoriai būtų sinchronizuojami realiuoju laiku. Tai reiškia, kad pardavimų ataskaitos, atsargų lygis ir informacija apie klientus visada gali būti atnaujinami.
Sklandžios sąsajos su tokiomis platformomis kaip "Shopify", "WooCommerce" ar "Magento" yra ypač svarbios elektroninės prekybos srityje. Gera integracija reiškia, kad užsakymai automatiškai perkeliami į prekių valdymo sistemą, o sąskaitas faktūras galima kurti be rankinių tarpinių veiksmų. Tai sumažina klaidų riziką ir suteikia įmonei daugiau laiko strateginėms užduotims.
Duomenų saugumas ir BDAR
Duomenų apsauga yra ypač svarbus klausimas Vokietijoje ir ES. Programinė įranga, kurioje saugomi ir apdorojami klientų duomenys, turi atitikti BDAR (Bendrojo duomenų apsaugos reglamento) reikalavimus. Todėl įmonės turėtų užtikrinti, kad pasirinktas sprendimas užtikrintų šifravimą, saugias serverių vietas ir aiškią atsakomybę už duomenų tvarkymą.
Debesija grindžiamos sistemos turėtų būti prieglobojamos ES arba sutartyje turėtų būti užtikrinta, kad duomenys nebus perduodami į trečiąsias šalis be tinkamos duomenų apsaugos. Vietinis diegimas šiuo atveju gali turėti privalumų, jei neskelbtina informacija pirmiausia nepalieka įmonės tinklo. Kartu nepriklausomai duomenų saugyklai reikia aukštesnio lygio įmonės IT kompetencijos.
Paslaugų teikėjo ir paramos kokybė
Be techninių aspektų, aptarnavimas taip pat atlieka lemiamą vaidmenį. Ypač mažos įmonės ir savarankiškai dirbantys asmenys dažnai neturi galimybių intensyviai dirbti su ilgais įrenginiais ar sudėtingais įrenginiais. Atnaujinimai spręsti. Todėl patartina pasikliauti paslaugų teikėjais, kurie siūlo išsamias pamokas, greitą pagalbą iškilus problemoms ir pagalbą vokiečių kalba.
Kai kurie programinės įrangos gamintojai siūlo nemokamus bandomuosius etapus, kurių metu galite išbandyti funkcijas. Pradiniame etape gali būti labai naudinga parama internetinių seminarų, vaizdo pamokų ar asmeninių patarimų forma, kad naujoji sistema būtų greitai integruota į veiklos procesus.
Išlaidų planavimas ir biudžeto sudarymas
Mažosios ir pradedančiosios įmonės dažnai yra jautrios kainoms. Todėl rinkdamiesi tinkamą valdymo programinę įrangą turėtumėte atsižvelgti į vienkartinių įsigijimo išlaidų (pvz., vietinių licencijų) ir mėnesinių prenumeratos (debesijos modelių) skirtumą, įskaitant visus papildomus mokesčius už modulius. Didelį vaidmenį taip pat vaidina naudotojų skaičius, nes daugelis paslaugų teikėjų siūlo diferencijuotus tarifus vienam naudotojui arba darbo vietai.
Tinkama programinė įranga ne visada turi būti išsamiausias sprendimas. Svarbu, kad ji optimaliai palaikytų jūsų verslo procesus. Atidus skirtingų tiekėjų licencijų ir priežiūros modelių palyginimas padeda išvengti nenumatytų išlaidų. Jei iš anksto aiškiai apibrėšite, kokių funkcijų jums tikrai reikia (pvz., sąskaitų faktūrų išrašymo, klientų valdymo, atsargų kontrolės), dažnai galite pradėti pigiau, o vėliau sistemą išplėsti.
Komandos dalyvavimas ir mokymas
Diegiant naują programinę įrangą dėmesys skiriamas ne tik techniniams, bet ir kultūriniams klausimams. Darbuotojai turi išmokti naudotis nauja sistema ir suvokti jos pridėtinę vertę. Jei apie perėjimo prie naujos sistemos etapą bus prastai informuojama arba nebus pakankamai mokoma, tai gali sukelti nepasitenkinimą ir atmetimą. Todėl patartina įtraukti komandą ankstyvuoju etapu ir atsižvelgti į galimą pasipriešinimą.
Pasiteisinusios strategijos apima seminarus, kuriuose pristatomos įvairios atsakomybės sritys ir funkcijos. Trumpi vadovai arba internetiniai vadovėliai palengvina visų įdarbinimą. Kai kurios įmonės pasitelkia vidinius pagrindinius naudotojus, kurie veikia kaip multiplikatoriai ir padeda kolegoms mokytis.
Praktiniai įvairių sistemų naudojimo pavyzdžiai
Daugelis mažų ir vidutinių įmonių šiandien derina skirtingus programinės įrangos sprendimus įvairioms užduotims atlikti. Vienas iš pavyzdžių - maža įmonė, kuri naudoja ir apskaitos programinę įrangą, ir paprastą CRM klientų aptarnavimo sistemą. Kai tik įmonė išauga ir prireikia daugiau atsargų valdymo, pereinama prie ERP sistemos, kurioje visapusiškai aprašomi procesai.
Praktika parodė, kad modulinis metodas gali būti naudingas: Pirma, išsprendžiamas aktualiausias uždavinys, pavyzdžiui, profesionalių sąskaitų faktūrų išrašymas. Tada integruojamas CRM modulis, kad būtų optimizuoti pardavimo procesai. Didėjant užsakymų kiekiui, pridedamas prekių valdymas ir galiausiai - išsami ERP arba į ERP panaši sistema, kuri per sąsajas sujungia visą vertės grandinę.
Priežiūra ir reguliarūs atnaujinimai
Sėkmingai įdiegus ir susipažinus, svarbu nuolat atnaujinti programinę įrangą. Naudojant debesijos sprendimus, teikėjas paprastai rūpinasi technine priežiūra ir automatiniu atnaujinimų diegimu. Kita vertus, naudojant vietines sistemas, įmonė pati turi pasirūpinti naujų versijų diegimu, kad būtų galima pašalinti saugumo spragas ir naudotis naujomis funkcijomis.
Reguliarūs atnaujinimai užtikrina ne tik duomenų saugumą, bet ir suderinamumą su kitomis programomis ir sąsajomis. Ypač jei naudojate išorinius įrankius ar įskiepius, po didelių versijų šuolių gali kilti suderinamumo problemų. Aiškus techninės priežiūros planas ir turimų atnaujinimų apžvalga padeda užtikrinti sklandų veikimą ilguoju laikotarpiu.
Išvada
Tinkamos valdymo programinės įrangos pasirinkimas - tai investicija, kuri gali greitai atsipirkti mažoms įmonėms ir savarankiškai dirbantiems asmenims. Efektyvus sprendimas taupo laiką, mažina klaidų skaičių ir užtikrina veiklos procesų skaidrumą. Labai svarbu tiksliai žinoti savo įmonės poreikius, įvertinti būsimus augimo poreikius ir pasirinkti sprendimą, kurį galima lanksčiai pritaikyti.
Nesvarbu, ar tai būtų apskaitos programinė įranga, ERP, CRM, ar projektų valdymo sprendimas: geras pasiruošimas, patikimas išlaidų planavimas ir ankstyvas komandos dalyvavimas užtikrina sėkmingą įdiegimą. Galiausiai svarbu ne kuo daugiau modulių, o programinė įranga, kuri efektyviai atvaizduoja procesus ir palieka vietos plėtrai. Taip išnaudojamas visas skaitmeninių įrankių potencialas, neperkraunant kasdienės veiklos.
