Teisės aktų reikalavimus atitinkanti el. pašto saugykla pagal GoBD
2017 m. sausio 1 d. galutinai įsigalios "Tinkamo buhalterinių knygų, įrašų ir dokumentų elektronine forma saugojimo ir duomenų prieigos principai" (GoBD). Tai taip pat apima ir nuostatas dėl teisiškai saugaus elektroninių laiškų ir jų priedų saugojimo, kurioms nuo įsigaliojimo dienos nebebus taikomos jokios išimtys. GoBD pakeičia visus kitus Federalinės finansų ministerijos (BMF) reglamentus, kurie anksčiau buvo taikomi verslo dokumentų saugojimui. Išsamiau tai yra "Duomenų prieigos ir skaitmeninių dokumentų tikrumo principai" (GDPdU) ir "Tinkamų kompiuterizuotų apskaitos sistemų principai" (GoBS).
2014 m. lapkričio 14 d. paskelbdama GoBD, Federalinė finansų ministerija (BMF) pirmiausia atsižvelgė į tai, kad elektroniniai duomenų mainai, nepopierinė apskaita ir skaitmeniniu būdu saugomi visų svarbių verslo sandorių dokumentai šiandien yra įprasti kasdienėje įvairaus dydžio įmonių veikloje ir kad jų apimtis ateityje toliau augs. Šiame kontekste el. laiškai yra ypatingas atvejis, kuriam reikia laikytis tam tikrų punktų, kad būtų laikomasi GoBD reikalavimų.
Elektroninio pašto saugojimo ir archyvavimo principai
Neprivalote archyvuoti vien kalėdinio ar gimtadienio sveikinimo vienam ar keliems verslo partneriams. Kai tik El. paštas Tačiau jei dokumentas atlieka dalykinio laiško ar kvito funkciją, jis turi būti saugomas kaip ir kiti dokumentai pagal įprastus saugojimo terminus. Tas pats galioja visiems fiskalinės svarbos priedams, t. y. sąskaitoms faktūroms, pasiūlymams ir kt. Jei el. laiško tekstas naudojamas tik kaip lydraštis, su kuriuo siunčiama sąskaita faktūra, pasiūlymas ar pristatymo pranešimas, jį galima ištrinti. Tai galima palyginti su voku, kuris, išėmus turinį, išmetamas į šiukšlių dėžę. Šiuo atveju archyvuojamas tik priedas, tačiau jame turi būti įrašyta visa privaloma (apyvartos) mokesčio apskaičiavimo informacija.
Reikalingas nuolatinis prieinamumas ir mašinos įvertinimas
Visi elektroniniai laiškai, kuriems taikoma archyvavimo pareiga, turi būti prieinami peržiūrėti bet kuriuo metu, kaip ir visi kiti elektroniniu būdu sukurti įrašai ir dokumentai, įskaitant priedus, ir turi būti išsamūs bei apsaugoti nuo trečiųjų šalių manipuliacijų. Be to, turite užtikrinti, kad archyvuotus el. laiškus būtų galima analizuoti kompiuteriu. Pagal GoBD reglamentus nepakanka tiesiog atspausdinti dokumentus ir laikyti juos popierine forma. Jei naudojate šifravimo metodą savo el. laiškams archyvuoti, taip pat privalote suteikti nešifruotą prieigą galimam mokestiniam patikrinimui. Taip užtikrinama, kad dokumentus būtų galima tikrinti atliekant viso teksto paiešką ir vertinti mašininiu būdu.
Elektroninio pašto saugojimo terminai
Saugojimo laikotarpis yra nuo šešerių iki dešimties metų, priklausomai nuo el. laiško svarbos mokesčių požiūriu ir tipo. Laikotarpis visada prasideda nuo kalendorinių metų, kuriais buvo sukurtas el. laiškas, pabaigos. Tai reiškia, kad sausio 2 d. laišką turite archyvuoti beveik septynerius ar vienuolika metų, nes laikotarpis prasideda tik nuo kitos sausio 1 d. Visoms bendrovėms ir prekybininkams šie GoBD nuostatai yra pastangų, kurių nereikėtų nuvertinti, nes visos sąskaitos faktūros, komerciniai raštai, pasiūlymai, pristatymo raštai ir kt. turi būti saugomi pagal GoBD ir bet kuriuo metu pateikiami pagal pareikalavimą. Tam turi būti skirta pakankamai išteklių.
Privačių elektroninių laiškų tvarkymas
Kai kurios įmonės leidžia savo darbuotojams asmeniniam el. paštui naudoti savo pašto serverį arba paslaugų teikėją. Šiomis aplinkybėmis kyla klausimas, kaip saugoti privačius pranešimus. Darbuotojai gali sutikti, kad jų el. laiškai būtų archyvuojami, įrašydami atitinkamą punktą savo darbo sutartyje arba vidaus susitarime. Tačiau čia gali kilti problemų dėl duomenų apsaugos, nes taip pat pažeidžiamas išorinių siuntėjų ir gavėjų privatumas. Todėl rekomenduojama griežtai atskirti dalykinius ir privačius el. laiškus arba apskritai uždrausti privatų susirašinėjimą per savo serverius.
Programinės įrangos sprendimas ar rankų darbas?
Laisvai samdomas darbuotojas arba labai maža įmonė vis dar gali "rankomis" tvarkyti el. pašto saugojimo užduotis. Nuo tam tikro įmonės dydžio Išlaidos ir pastangos nebeatitinka pagrįsto naudos santykio. Šiuo atveju gali padėti tik geras ir saugus programinės įrangos sprendimas, atitinkantis teisinio tikrumo kriterijus ir leidžiantis atlikti mašininį vertinimą bei viso teksto paiešką. Tokia programinė įranga turi atlikti bent penkias toliau išvardytas užduotis. Visi gaunami ir siunčiami el. laiškai turi būti išsamiai registruojami ir saugomi. Tai tikslinga padaryti prieš persiunčiant adresatams. Be to, archyvavimas turi atitikti originalą ir neprarasti informacijos. Trečia, turėtų būti užtikrinta saugi apsauga nuo manipuliavimo. Paprastiems naudotojams, neturintiems administratoriaus teisių, turi būti neleidžiama prieiti prie duomenų visą saugojimo laikotarpį, kad jie nebūtų ištrinti per anksti. Galiausiai archyvavimo programinė įranga turi suteikti galimybę bet kuriuo metu ir be spragų prieiti prie duomenų audito atveju.
Jei teisingai išnagrinėsite ir įvykdysite visus iškeltus klausimus, neturėsite jokių problemų su mokesčių inspekcija - kiek tai susiję su el. pašto saugojimu.
Ekranas:
Įrašykite savo el. laiškus teisiškai privalomu būdu į Duomenys.cloud su papildomomis atsarginėmis kopijomis. Paiešką galima atlikti bet kuriuo metu naudojant žiniatinklio, "Windows" arba "Outlook" klientą. Paprasta ir nebrangu. Kurkite atsarginę bet kurios pašto dėžutės kopiją - nepriklausomai nuo paslaugų teikėjo. Daugiau informacijos rasite šiame puslapyje: Data.Cloud Pasiūlymo aprašymas
