Eiti prie turinio 
Įjungiu "Strato" el. pašto archyvavimas klientų centre vos keliais veiksmais, o nuo tada užtikrinkite visų verslo pranešimų saugumą, apsaugodami juos nuo audito. Taip aš įvykdau GoBDHGB, AO ir DSGVO, laikytis saugojimo terminų ir prireikus atkurti el. laiškus per kelias sekundes.
Centriniai taškai
- GoBD & BDAR: teisiškai suderinamas ir suprantamas
- Automatinis Archyvavimas: įeinantis ir išeinantis
- Paieška & Eksportas: greitai rasti, .eml/.pst
- Vokietija Priegloba: sertifikuoti duomenų centrai
- Terminai Nustatykite mokestinę apsaugą
Ką STRATO reiškia teisiškai suderintas el. pašto archyvavimas?
Teisės aktų reikalavimus atitinkantis archyvavimas man reiškia, kad kiekvienas svarbus el. Archyvas ir išlieka atsekamas, suprantamas ir išbaigtas. Elektroninę verslo korespondenciją saugau iki dešimties metų ir išsamiai dokumentuoju, kas buvo gauta ar išsiųsta. Atmetu bet kokius turinio pakeitimus, nes saugykla yra apsaugota nuo klastojimo. Taip vykdau savo teisinius įsipareigojimus ir mažinu savo Rizika mokestinių patikrinimų metu. Tuo pačiu metu turiu bendrą vaizdą, nes naudojuosi paieškos ir eksporto funkcijomis tiesiogiai paskyroje.
Teisinių pagrindų kompaktas
Archyvavimą organizuoju taip, kad jis atitiktų HGB 257 straipsnio ir AĮ 147 straipsnio reikalavimus, nes šios specifikacijos yra Saugykla verslo laiškus ir apskaitos dokumentus. GoBD reikalauja nekintamumo, atsekamumo ir aiškių procedūrinių dokumentų. Asmens duomenis tvarkau laikydamasis BDAR, nustatau ištrynimo terminus ir laikausi duomenų kiekio mažinimo principo. Išsamesnės informacijos apie prievoles ir geriausią praktiką pateikiu Teisiniai reikalavimai požiūris. Taip užkirsiu kelią sankcijoms ir užtikrinsiu nuoseklų Atitiktis per visą el. laiško gyvavimo ciklą.
Kaip žingsnis po žingsnio įjungti archyvavimą
Prisijungiu prie savo STRATO kliento paskyros ir einu į norimą paketą per "Tvarkyti laiškus", kad Funkcija pradėti. Administravimo meniu pasirenku "Pašto archyvavimas", sutinku su sąlygomis ir užsakau mokamą parinktį. Tada apibrėšiu, kurias pašto dėžutes noriu įtraukti, o kurių nenoriu įtraukti, pavyzdžiui, ypač jautrių laiškų. Pašto dėžutės. Paslaugą aktyvuoju vienu spustelėjimu ir nuo tada visi nauji laiškai automatiškai patenka į archyvą. Praktinės papildomos informacijos randu STRATO el. pašto informacijakad nepamirščiau jokių galimybių.
Valdymas, paieška ir atkūrimas
Archyve iškviečiu išplėstinį Paieška ir filtruokite pagal siuntėją, gavėją, laikotarpį, temą ar raktinius žodžius. Priedus taip pat galima rasti iš karto, o tai labai supaprastina patikrinimus ir vidaus kontrolę. Atkūrimo funkcija grąžina el. laiškus tiesiai į pradinę pašto dėžutę. Išorinei analizei arba papildomoms atsarginėms kopijoms atlikti galiu eksportuoti atskirus el. laiškus arba ištisus aplankus kaip .eml arba .pst failus. Tai leidžia man išlaikyti taupias darbo eigas ir išlikti Auditai gali veikti greitai.
Paslaugos sauga ir technologijos
Archyvai saugomi tik sertifikuotuose Vokietijos duomenų centruose, todėl galiu aiškiai Duomenų suverenumas užtikrina. Perteklinė saugykla apsaugo nuo gedimų ir neleidžia prarasti duomenų dėl techninės įrangos klaidų. Naudojuosi griežta prieigos kontrole, registravimu ir profesionalia darbo aplinka. Šifravimas perduodant duomenis ir kitos saugumo priemonės papildo koncepciją. Tai reiškia, kad mano el. pašto istorija patikimai išsaugoma ir aš apsisaugau nuo Išpirkos reikalaujančios programos-epizodai.
Integracija ir sistemos reikalavimai
Naudoju archyvavimą su bendrais protokolais, pvz. IMAP ir SMTP, neįdiegiant papildomos vietinės programinės įrangos. Administravimas atliekamas internetu, todėl nustatymus galiu koreguoti ir keliaudamas. Galima įtraukti visas STRATO pašto dėžutes, todėl įdiegimas ypač greitas. Esamos darbo eigos išlieka, nes archyvas veikia fone ir netrikdo jokių įpročių. Taip integruoju sprendimą į savo Sąranka nenutraukiant projektų.
BDAR praktika: blokavimas, ištrynimo sąvoka, terminai
Nustatau, kurių pašto dėžučių ar adresų noriu neįtraukti į archyvą, pvz., programų ar personalo bylų, kad Duomenų apsauga švariai. Nustatau aiškius privalomos archyvuoti medžiagos saugojimo laikotarpius ir juos patvirtinu dokumentais. Be to, tam tikrais laiko tarpais tikrinu patiktukų sąrašus ir eksportuoju atsitiktinius pavyzdžius kokybei patikrinti. Ištrynimo koncepcija užtikrina, kad pasibaigus terminui nuosekliai pašalinčiau duomenis. Taip palaikau aukštą skaidrumo lygį ir įgyvendinu principą Duomenų kiekio mažinimas.
Geriausia kasdienio gyvenimo praktika
"Apple Mail" ir kituose klientuose naudoju IMAP paskyras, kad serveris visada naudotų Stendas aplanką. Reguliarūs bandomieji atkūrimai rodo, kad procesai veikia ir naudotojo teisės veikia teisingai. Taip pat reguliariai eksportuoju atsargines kopijas .pst formatu, jei noriu patikrinti arba perkelti vietoje. Aktyviai stebiu saugojimo vietą ir sutvarkau pašto dėžutes nedarydamas įtakos archyvui. Šios procedūros taupo laiką ir užtikrina Atitiktis kasdienėje veikloje.
Elektroninio pašto archyvavimo sprendimų palyginimas 2025
Galvoju nestandartiškai ir tikrinu, kaip veikia alternatyvos, kad Reikalavimai švariai. Labai svarbu teisinis tikrumas, prieglobos vieta, patogumas ir integracija. Toliau pateiktoje apžvalgoje apibendrinami svarbiausi dalykai ir parodoma, kur yra stipriosios pusės. Papildoma pagrindinė informacija apie Teisinis archyvavimas 2025 padėti suskirstyti į kategorijas. Tai leidžia man priimti pagrįstą sprendimą ir išlaikyti Rizika žemas.
| Teikėjas | Teisinis tikrumas | Prieglobos paslaugos DE | Integracija | Rekomendacija |
|---|---|---|---|---|
| webhoster.de | Labai aukštas | Taip | Labai paprasta | 🥇 Testo nugalėtojas |
| STRATO | Aukštas | Taip | Paprastas | |
| IONOS | Aukštas | Taip | Paprastas | |
| TBA-BERLIN | Vidutinis | Ne | Sudėtingas |
Dažniausiai pasitaikančios klaidos ir kaip jų išvengti
Kai kurie žmonės archyve palieka nepažymėtas jautrias pašto dėžutes, o tai prieštarauja Reikia žinoti-principas; tokių adresų specialiai neįtraukiu. Kiti metų metus netestuoja atkūrimo ir tik tada, kai būna blogiausia, supranta, kad trūksta teisių; aš tai reguliariai tikrinu. Taip pat dažnai pasitaiko neteisingų saugojimo laikotarpių, pavyzdžiui, per trumpų arba per ilgų; saugojimo laikotarpius tinkamai fiksuoju dokumentuose. Dvigubas archyvavimas persiunčiant išpučia saugyklą; apibrėšiu aiškius kelius. Turėdamas aiškias taisykles, saugau savo Archyvas plonas ir atsparus.
Trikčių šalinimas ir palaikymo patarimai
Jei archyvavimas nevykdomas, pirmiausia patikrinu, ar pašto dėžutė, esanti Konfigūracija yra įtrauktas. Tada patikrinu pristatymo kelius, kvotas ir bet kokias kliento taisykles, pagal kurias laiškai perkeliami nedelsiant. Trumpas eksportavimo testas parodo, ar sutampa įgaliojimai ir ar formatai veikia teisingai. Klientų centro žurnalai padeda man susiaurinti laiką ir priežastis. Jei nepavyksta nieko išsiaiškinti, suformuluoju kompaktišką Bilietas su pavyzdiniais duomenimis ir tiksliomis laiko žymomis.
Darbas komandoje: vaidmenys, atsakomybė ir mokymas
Apibrėžiu, kas turi teisę atlikti paiešką, ištraukti eksportą ar pradėti atkūrimą, kad Prieiga ir toliau kontroliuojamas. Komandai padeda mokymai apie GoBD, BDAR ir vidaus gaires. Trumpuose procedūriniuose dokumentuose paaiškinamas tikslas, apimtis, terminai ir atsakingi asmenys. Kas ketvirtį atliekami auditai užtikrina, kad būtų laikomasi taisyklių ir nedelsiant atsižvelgiama į naujas pašto dėžutes. Tai padeda išlaikyti Skaidrumas aukštas, o sprendimas veikia kasdieniame gyvenime.
Užfiksavimo modelis: kas iš tikrųjų patenka į archyvą
Užtikrinu, kad būtų užregistruoti visi svarbūs ryšių kanalai: įeinantys laiškai į mano domenus ir išeinantys laiškai iš mano pašto dėžučių. Patikrinu, ar atsižvelgta į slapyvardžius, grupinius adresus ir persiuntimą. Atsargiai elgiuosi su "catch-all" adresais, kad archyve neliktų nepageidaujamų masinių laiškų. Jei naudoju išorinius vartus arba saugumo filtrus, patikrinu, ar visas srautas vis tiek baigiasi archyve ir ar niekas nėra nukreipiamas "pro šalį" pagal serverio ar kliento taisykles. Taip išvengiu spragų dokumentų grandinėje.
Išsami saugyklų klasių ir ištrynimo koncepcija
Elektroninius laiškus suskirstau į saugojimo klases su nustatytais saugojimo laikotarpiais. Dokumentams, susijusiems su komercine ir mokesčių teise, nustatau standartinius šešerių arba dešimties metų laikotarpius, priklausomai nuo turinio (pvz., verslo laiškai ir apskaitos dokumentai). Teisinės reikšmės neturintiems operatyviniams laiškams nustatomi trumpesni terminai, jei nėra kitų priešingų įsipareigojimų. Aiškiai aprašau kriterijus: temą, siuntėją ir gavėją, funkcines pašto dėžutes, priedus ir tipinius darbo srautus. Mano proceso dokumentuose užfiksuota, kaip atlieku priskyrimą ir kaip elgiuosi su išimtimis (pvz., teisinis ginčas → blokavimas / teisinis sulaikymas). Pasibaigus terminui, nuosekliai ir registruotai ištrinu, kad įvykdyčiau BDAR reikalavimus.
Istorinių el. laiškų importas (po archyvavimo)
Siekdamas išsaugoti išsamią istoriją, kai tik įmanoma, į archyvą įtraukiu senus failus. Tai darau pateikdamas esamus laiškus iš klientų arba senųjų sistemų kaip .eml arba .pst ir, jei yra tokia funkcija, perkeldamas juos į archyvą. Arba naudoju specialią IMAP pašto dėžutę, į kurią importuoju senus laiškus, kad paslauga galėtų juos užfiksuoti. Stengiuosi išsaugoti originalius metaduomenis, pavyzdžiui, datą, siuntėją ir gavėją, ir vengiu dubliavimo. Atrankiniais patikrinimais užtikrinama, kad laiškų skaičius, laikotarpiai ir aplankų struktūros būtų patikimos. Taip sukuriu nuoseklų pradinį tašką ir sumažinu audito riziką.
Šifravimas, parašai ir indeksavimas
Laikau, kad el. laiškai yra šifruojami nuo galo iki galo (S/MIME/PGP). Jei turinys lieka užšifruotas, viso teksto paieška gali pasiekti tik metaduomenis; tai priimtina, jei to pakanka teisiniu požiūriu. Jei dešifravimo raktai prieinami centralizuotai, šį procesą ir raktų apsaugą dokumentuosiu ypač griežtai. Atsitiktine tvarka tikrinu skaitmeninius parašus, kad įrodyčiau vientisumą ir siuntėjo tapatybę. Kiekvienu atveju fiksuoju, kuriuose duomenų laukuose galima atlikti paiešką ir kaip greitai bei teisiškai tinkamu būdu reaguoju į užklausas.
Protokolai, įrodymai ir įrodomoji vertė
Naudoju archyvo žurnalus, kad galėčiau stebėti prieigą ir autorizacijų pakeitimus. Auditui atlikti eksportuoju visus el. laiškus, įskaitant antraštes, kad būtų matomi išsiuntimo maršrutai ir pristatymo informacija. Dokumentuoju įrodymų grandinę: nuo užfiksavimo iki saugojimo ir eksporto. Taip auditoriams galiu įtikinamai įrodyti, kad el. laiškai yra išsamūs ir nepakeisti ir kad archyvavimas buvo nuolat aktyvus. Įrodomąją vertę didina atrankos protokolai ir kasmėnesinės kontrolės ataskaitos.
Išlaidų planavimas, saugojimas ir mastelio keitimas
Biudžetą apskaičiuoju realistiškai: paprastai yra nuolatinių išlaidų kiekvienai pašto dėžutei ar siuntiniui ir galbūt sandėliavimui. Planuoju augimą dėl priedų (PDF, paveikslėlių, CAD failų) ir nustatau ribas, kurias viršijus iš naujo rezervuoju saugyklą arba optimizuoju pašto dėžučių politiką. Planuodamas talpą, naudoju tokius pagrindinius skaičius, kaip vidutinis el. laiškų kiekis vienam naudotojui per mėnesį, vidutinis priedų dydis ir numatomas darbo laikas. Ankstyvas planavimas padeda išvengti kliūčių ir padeda išvengti ad hoc priemonių bandymų etapais.
Stebėsena ir reguliarūs tyrimai
Įvedu nedidelės apimties stebėsenos sistemą: kas mėnesį atliekami atrankiniai patikrinimai, trumpi kiekvienos komandos atkūrimo testai, eksportuojamas kontrolinis el. laiškas ir tikrinami žurnalo įrašai. Pastebėjus anomalijų (pvz., staiga sumažėjus tam tikrų pašto dėžučių kiekiui), struktūriškai tiriu jų priežastis. Užsirašau, kas atsakingas, eskalavimo būdus ir reagavimo laiką, kad gedimai neliktų nepastebėti. Šios procedūros yra glaustos, bet nuoseklios, kad neapsunkintų operacijų ir užtikrintų saugumą kritiniu atveju.
Pokyčių valdymas ir įdarbinimas / atleidimas
Archyvavimą įtvirtinu įjungimo metu: tiesiogiai sukuriu naujas pašto dėžutes su teisingomis taisyklėmis ir patikrinu, ar įtraukiami slapyvardžiai. Atjungimo metu užtikrinu, kad pašto dėžutės išliktų apsaugotos, kol baigsis atitinkami terminai, ir kad nebūtų archyvuojami slapyvardžiai. Pašalinimai įvykti per anksti. Vaidmenų pasikeitimai komandoje tiesiogiai atsispindi įgaliojimuose, kad tik įgalioti asmenys turėtų prieigą prie paieškos ir eksporto. Dokumentuoju pakeitimus trumpai ir suprantamai.
Kelių domenų, slapyvardžių ir grupių
Dažnai naudoju kelis domenus arba komandoms naudoju slapyvardžius ir grupines pašto dėžutes. Todėl aiškiai tikrinu, ar grupės laiškai ir slapyvardžių adresai rodomi archyve ir ar jie priskirti teisingai. Kad išvengčiau nepageidaujamų laiškų antplūdžio, ribotai naudoju "catch-all" pašto dėžutes. Tarpfunkcinių pašto dėžučių atveju apibrėšiu atsakomybę ir matomumą, kad būtų užtikrinta duomenų apsauga ir būtinybė žinoti.
Veiklos tęstinumas ir paleidimas iš naujo
Planuoju sutrikimus: Jei pašto dėžutė užblokuojama arba klientas pažeidžiamas, archyvas išlieka patikimas šaltinis. Praktikuojuosi, kaip per trumpą laiką į pašto dėžutes sugrąžinti didelį kiekį laiškų, ir šį procesą dokumentuoti (RTO/RPO). Išpirkos reikalaujančios programinės įrangos incidentų atveju vėl naudojuosi archyvu, kad galėčiau selektyviai atkurti darbinį pajėgumą, neslėpdamas savo pėdsakų. Taip užtikrinu verslo operacijų saugumą net ir esant spaudimui.
Sukurti praktinę procedūrų dokumentaciją
Mano procedūriniai dokumentai yra glausti ir veiksmingi: paskirtis, apimtis, vaidmenys, įrašymo būdai, terminai, ištrynimo koncepcija, stebėsena, testai ir eskalavimas. Priedas su pavyzdžiais (pvz., tipiniai sąskaitų faktūrų išrašymo procesai arba projekto komunikacija) padeda lengviau suprasti. Pakeitimus ženklinu data ir patvirtinimu. Tai reiškia, kad galiu juos be jokių pastangų pateikti audituose ir naudoti viduje kaip nuorodą.
Trumpa santrauka
Su "Strato" el. pašto archyvavimas Verslo el. laiškus saugau teisiškai suderinamu, atsekamu ir veiksmingu būdu. Aktyvavimas, paieška, eksportas ir atkūrimas yra tarpusavyje susiję ir suteikia man greitį kasdieniame darbe. Vykdau HGB, AO, GoBD ir DSGVO teisinius įpareigojimus, laikydamasis aiškių terminų ir dokumentuotos tvarkos. Kalbant apie technologijas, naudojuosi Vokietijos duomenų centrais, dubliavimu ir taupiu interneto administravimu. Jei norite įsigilinti, kompaktiškose apžvalgose galite rasti papildomos informacijos apie STRATO ir taip sutaupyti pinigų. Laikas veikimo metu.
