Efektīvs darbs ar 1&1 Webmailer nepieciešama strukturēta E-pasta pārvaldība. Šajā rakstā es jums parādīšu Padomi un norādījumus, kas palīdz efektīvi organizēt pastkasti, ātrāk sazināties un maksimāli izmantot drošības funkcijas.
Centrālie punkti
- Lietotāja saskarne Paskaidrots: ātra sākšana un navigācija iesācējiem
- Mapes struktūra un filtri: kā sakārtot savu iesūtni
- DrošībaAizsardzība pret pikšķerēšanu, surogātpasta sūtīšanu un datu zaudēšanu
- Mobilo ierīču lietošana: Efektīva 1&1 Webmailer lietošana kustībā
- ProduktivitāteSvarīgi īsceļi un automatizācijas
Pirmā piekļuve 1&1 tīmekļa e-pasta programmai
Pēc pieteikšanās tīmekļa e-pasta portālā uzreiz ir pieejamas dažādas funkcijas. Vadības panelis parāda Iesūtnemapju struktūru, kontaktus, kalendāru un iestatījumus. Varat rakstīt vienkāršus e-pasta ziņojumus, pievienot pielikumus vai tieši plānot tikšanās. Tīmekļa e-pasta programma darbojas pārlūkprogrammā, tāpēc jums nav nepieciešama papildu programmatūra. Visas parastās pārlūkprogrammas pilnībā atbalsta šo lietojumprogrammu.
Iesācēji var izmantot to, ka lietotāja saskarne ir viegli saprotama. Ikonas, izvēlnes un vilkšanas un nomešanas izvēlnes funkcijas ļauj strādāt ātri. Ikviens, kas žonglē ar vairākām e-pasta adresēm, var izmantot vairāku kontu pārvaldību - tas ir īpaši praktiski ārštata darbiniekiem vai nelielām komandām.
Īpaši iesācējiem ieteicams pirmās dienas aktīvi izmantot tīmekļa e-pasta programmu un sistemātiski izmēģināt kopīgās funkcijas. Šādā veidā jūs ātri pārzināsiet navigāciju un sapratīsiet, kuras jomas sniedz jums īpaši svarīgu informāciju. Bieži vien ir lietderīgi izveidot nelielus kontrolsarakstus, piemēram, mapju izveidei vai dzēšanai un standartizētu e-pasta vēstuļu sastādīšanai.
Ja pārejat no citām pasta programmām, piemēram, Outlook vai Thunderbird, 1&1 Webmailer piedāvā pazīstamu vidi. Jūs varat izmēģināt līdzīgus tastatūras saīsnes taustiņus vai pielāgot šķirošanas režīmu atbilstoši saviem ieradumiem. Jauni lietotāji var izmantot arī integrēto palīdzības funkciju, kas izskaidro pamatpasākumus un vēl vairāk atvieglo iepazīšanos.
Pārvaldīt mapes un pareizi izmantot filtrus
Sakārtota iesūtne ietaupa laiku. Tāpēc es iesaku izmantot skaidru mapju struktūru. Jūs varat izveidot tik daudz Lietotāja mape piemēram, rēķiniem, kontaktiem ar klientiem vai iekšējai saziņai. Sistēma izmanto noteikumus un filtrus, lai automātiski sakārtotu e-pasta vēstules atbilstošās mapēs, kad tās tiek saņemtas.
Šādi tiek iestatīts vienkāršs filtra noteikums:
- Dodieties uz izvēlnes elementu "Iestatījumi".
- Atlasiet "Filtrēšanas noteikumi".
- Noklikšķiniet uz "Jauns noteikums".
- Piemēram, izvēlieties sūtītāju vai atslēgvārdu tēmas rindā.
- Norādiet galamērķa mapi.
Automatizācija noņem no jums spiedienu un nodrošina, ka jums vienmēr ir strukturēts pārskats.
Daudzās komandās ir ierasta prakse izveidot koplietojamās mapes, kurām var piekļūt dažādi cilvēki. Kopā ar atbilstošām piekļuves tiesībām tas var nodrošināt pārredzamas darba plūsmas. Jūs varat izmantot filtrus, lai tieši norādītu, ka klientu pieprasījumi vai ienākošie rēķini tiek pārvietoti uz komandas mapi. Šādā veidā neviens nepalaidīs garām svarīgu ziņu un vienošanās būs efektīvākas.
Varat izmantot arī uzlabotus filtrēšanas kritērijus, piemēram, pielikumus vai prioritātes līmeni. Ja, piemēram, atsevišķi failu formāti automātiski nonāk atsevišķā mapē, varat kontrolēt arī lielu datu apjomu. Ja jums patīk īpaši pielāgotas darba plūsmas, varat savienot dažādus filtrus vienu pēc otra. Tas ļauj automatizēt dažus ļoti sarežģītus e-pasta procesus, kas ietaupa vērtīgu laiku, īpaši lielākos projektos.
Parakstu, automātisko sarakstītāju un kalendāru izmantošana
1&1 Webmailer vēl vairāk vienkāršo jūsu darba ikdienu: ar dažiem klikšķiem varat iestatīt. Paraksts kas tiek automātiski pievienots katram e-pasta ziņojumam. Varat izmantot arī automātisko atbildētāju, piemēram, brīvdienu prombūtnes gadījumā vai īsiem informatīviem ziņojumiem, ja neesat pieejams.
Integrētais kalendārs ļauj plānot tikšanās tieši no iesūtnes. Varat pat sūtīt uzaicinājuma e-pasta vēstules un eksportēt un importēt tikšanās. Kalendāra sinhronizācija ļauj izvairīties no ārējo rīku, piemēram, Outlook vai Google Calendar, izmantošanas.
1&1 Webmailer kalendārs var būt galvenais organizatoriskais rīks, īpaši maziem uzņēmumiem vai pašnodarbinātajiem. Tikšanās, atgādinājumi un plānotās e-pasta aktivitātes nekur nepazūd dažādās programmās, bet paliek kopā vienā vietā. Tas samazina dubultu rezervāciju risku un nodrošina strukturētu darba dienu.
Ja regulāri strādājat pie projektiem ar kolēģiem no dažādām laika joslām, kalendārs var arī palīdzēt iestatīt saistošus apstiprinājumus vai laika intervālus sanāksmēm. Tas ļauj jums izveidot pārskatāmu un pārdomātu projekta organizāciju, neizmantojot vairākus rīkus.
Mobilo ierīču darbs ar tīmekļa e-pasta adresi
Mobilitāte ir ļoti svarīga - 1&1 Webmailer bez problēmām atbalsta viedtālruņus un planšetdatorus. Pateicoties responsīvajam dizainam, pieteikšanās mobilajās pārlūkprogrammās darbojas īpaši raiti. iOS un Android lietotāji var ērti piekļūt visiem Funkcijas tostarp pielikumus, kontaktus un filtrēšanas noteikumus.
E-pasta kontu ir iespējams integrēt arī pasta lietotnē, izmantojot IMAP / SMTP. Ja jums ir nepieciešama palīdzība ar konfigurāciju, varat atrast vairāk informācijas manā Soli pa solim Vienkāršs pārskats.
1&1 Webmailer ir īpaši labi novērtēts attiecībā uz elastīgumu, kad esat ceļā: ja jums līdzi nav viedtālruņa, varat vienkārši pieteikties pārlūkprogrammā interneta kafejnīcā vai citā datorā un piekļūt savai pastkastītei. Tajā pašā laikā visi filtru iestatījumi un e-pasta mapes paliek tādi, kādus esat tos iestatījis. Arī lielus failu pielikumus varat saņemt vai sūtīt, atrodoties kustībā, izmantojot stabilu interneta savienojumu.
Tomēr, izmantojot mobilās ierīces, vienmēr pārliecinieties, ka izmantojat drošus Wi-Fi tīklus vai uzticamu datu savienojumu. Īpaši publiskos karstajos punktos aizsardzība pret pikšķerēšanu un pikšķerēšanu ir vēl svarīgāka nekā mājās. Izmantojot 1&1 Webmailer, jūs varat piemērot visus aizsardzības pasākumus, ko izmantojat savā parastajā pārlūkprogrammā, atrodoties kustībā.
Drošības funkciju izmantošanas optimizēšana
Drošība ir galvenā prioritāte: 1&1 Webmailer nodrošina jums spēcīgu Surogātpasta un vīrusu aizsardzība. Personīgos iestatījumus varat izmantot, lai noteiktu, cik spēcīgam ir jābūt surogātpasta filtram. Turklāt melnā un baltā saraksta funkcija palīdz aktivizēt vai bloķēt konkrētus sūtītājus.
Aizsardzību pret pikšķerēšanu uzlabo paraksti un domēna drošība. Ja klienta izvēlnē aktivizējat divu faktoru autentifikāciju (2FA), jūs ievērojami samazināsiet nesankcionētas trešo pušu izmantošanas risku.
Daudzi cilvēki nepietiekami novērtē datu drošības nozīmi ikdienas darba dzīvē. Regulāri pārbaudot surogātpasta filtru un vajadzības gadījumā to pielāgojot, varat novērst to, ka svarīgas ziņas nonāk surogātpasta mapē. Vienlaikus jūs pasargāsiet sevi no nevēlamiem masveida e-pasta ziņojumiem. Elastīga melno un balto sarakstu konfigurēšana atvieglo regulāru sūtītāju apstrādi. Jūs varat pastāvīgi kategorizēt cienījamus biznesa partnerus vai svarīgus klientus kā drošus, tādējādi ietaupot jums rūpes par surogātpasta mapju pārbaudi.
Papildu līmenim 1&1 Webmailer piedāvā arī papildu drošības iespējas, piemēram, šifrētus savienojumus. SSL šifrēšana nodrošina, ka jūsu dati netiek atklāti pārsūtīti internetā. Tāpēc, ja strādājat nenodrošinātā vidē, labāk piekļūt savam tīmekļa e-pasta kontam tieši, izmantojot https adresi. Šādā veidā jūs saglabāsiet vislabāko iespējamo aizsardzību, pat ja tīkls nav optimāli nodrošināts.
Produktīvas funkcijas biežiem pasta sūtījumu sūtītājiem
Ikvienam, kurš katru dienu apstrādā daudz ziņojumu, vajadzētu Produktivitātes rīki pilnībā. Tie ietver tastatūras īsceļus, sarunu vēsturi pavedienos un priekšskatīšanas funkciju. Pēdējā no tām parāda e-pasta ziņojumus, pielikumus un saites mini skatā - bez nepieciešamības atvērt ziņu atsevišķi.
Jūs varat samazināt papīra darbu, nosūtot veidnes. Šī funkcija ir īpaši piemērota atbalsta pieprasījumiem vai projektu līgumiem. Papildus efektīviem rīkiem jūs ilgtermiņā gūsiet labumu arī no centrālās datu uzglabāšanas - jūsu tīmekļa e-pasta sūtītājs paliek sinhronizēts, pat ja nomainīsiet ierīci.
Tastatūras saīsnes var ietaupīt laiku: ātrai dzēšanai, pārsūtīšanai vai atbildēšanai - ja veltīsiet nedaudz laika, lai apgūtu svarīgākās saīsnes, varēsiet daudz vieglāk pārvietoties pa e-pasta ziņojumiem. Tikpat noderīgi ir arī pavedienu skati, kuros hronoloģiski sakopoti visi ziņojumi par tēmu. Tas novērš apgrūtinošu meklēšanu dažādās mapēs un nodrošina dialogu pārskatāmu organizāciju.
Īpaši intensīvās projekta fāzēs, kad tiek saņemts liels skaits e-pasta vēstuļu, ir svarīgi atbildēt ātri. Ir vērts izveidot veidnes bieži uzdotajiem jautājumiem vai tipiskiem pieprasījumiem. Šādas veidnes var izsaukt dažu sekunžu laikā, un vajadzības gadījumā tās var papildināt ar personīgiem komentāriem. Tas ļauj izvairīties no darba dublēšanas un nodrošina, ka jūsu atbildes vienmēr būs profesionālas un konsekventas.
Webmailer sistēmas papildu funkcijas
Daudzi lietotāji nepietiekami novērtē šos mazos palīgus. Tādas funkcijas kā "aizkavēta nosūtīšana" ļauj plānot e-pasta vēstules. Tas ļauj sagatavot līgumus nakts vidū un nākamajā rītā tos automātiski nosūtīt. Sekojiet līdzi projektiem ar piezīmju un uzdevumu moduļa palīdzību - tas viss tīmekļa e-pasta programmā.
Uzglabāšanas vieta ir atkarīga no tarifa. Parasti jūsu pastkastītei tiek piešķirti vairāki gigabaiti. Ja jums ir nepieciešams atjauninājums, varat rezervēt papildu krātuvi. Starp citu: iespējama arī e-pasta arhivēšana, kas aizsargā jūsu uzņēmumu un atbilst juridiskajām prasībām.
Ar atlikto piegādi jūs varat arī izvairīties no iespaida, ka esat pieejams visu diennakti. Ja bieži rakstāt neierastā laikā, tīmekļa e-pasta sūtītājs jūsu e-pasta vēstules nosūtīs nākamajā darbdienā. Tādējādi jūs izskatīsieties profesionāli, izvairīsieties no nevajadzīga spiediena uz klientiem vai kolēģiem un joprojām varēsiet strādāt sev vēlamajā laikā.
Integrētais uzdevumu modulis var palīdzēt jums sasaistīt e-pasta vēstules un uzdevumus, ja tos pārvaldāt kopā. Piemēram, varat sasaistīt dažus ziņojumus tieši ar uzdevumu, lai, strādājot ar tiem, jums būtu pieejama visa attiecīgā informācija. Tas ir īpaši efektīvi ilgākos projektos ar vairākiem dalībniekiem.
Salīdzinājums: Webmailer funkcijas pēc tarifu līmeņa
Tālāk dotajā tabulā īsumā redzēsiet, kādas funkcijas 1&1 Webmailer piedāvā dažādos tarifos:
| Funkcija | Pamati | Uzņēmējdarbība | Premium |
|---|---|---|---|
| IMAP atbalsts | ✓ | ✓ | ✓ |
| Atmiņa | 2 GB | 10 GB | 50 GB |
| Automātiskais atbildētājs | ✓ | ✓ | ✓ |
| Pasta pārsūtīšana | - | ✓ | ✓ |
| Rezerves kopijas opcija | - | - | ✓ |
Tāpēc tarifa izvēle ir lielā mērā atkarīga no tā, cik intensīvi izmantojat e-pasta funkcijas un cik svarīgas ikdienas darbā ir uzlabotās funkcijas. Ar pamata kontu bieži vien var pietikt nelieliem individuāliem projektiem, savukārt uzņēmumiem vai komandām ir izdevīgāk izmantot vairāk datu glabāšanas un ērtas dublēšanas iespējas.
Uzlabotie iestatījumi un konta drošība
E-pasta pārsūtīšanu, alternatīvas sūtītāja adreses un visaptverošas adreses var konfigurēt, izmantojot izvēlni. Izmantojiet šīs funkcijas, lai vienkāršotu darba plūsmas vai efektīvi apstrādātu centralizētās informācijas adreses. Pārsūtīšanu var arī aktivizēt laika ziņā, kas ir ideāli piemērots aizvietošanai atvaļinājuma laikā.
Administratora izvēlnē varat reģistrēt darbību un redzēt, kad kura ziņa tika atvērta vai izdzēsta. Tas palīdz risināt drošības jautājumus un pārpratumus komandā. Sīkāku informāciju par Webmail iestatīšana un drošība tur var atrast papildu padomus.
Ja vienai pastkastītei piekļūst vairākas personas, ir ieteicams nopietni pievērsties reģistrēšanai. Tas ir īpaši svarīgi nozarēs, kurās tiek apstrādāta ar datu aizsardzību saistīta informācija. Šādā veidā ir iespējams arī pierādīt, kādas izmaiņas ir veiktas iestatījumos un filtros. Tādējādi tiek saglabāts pārskats, komandai pieaugot. Tomēr izplatīšanas sarakstu vai kopīgu adrešu (catch-all) izmantošana ir jāplāno tikai labi, lai nevajadzīgi nepalielinātu surogātpasta īpatsvaru.
Vēl viens svarīgs ieteikums: varat izmantot klientu izvēlni, lai pastiprinātu paroļu politiku, piemēram, pieprasot regulārus atjauninājumus vai noteiktu minimālo paroles garumu. Apvienojumā ar 2FA jūsu konts ir ievērojami mazāk apdraudēts. Sensitīvās jomās varat arī regulāri veidot dublējumu kopijas un saglabāt tās lokāli. Tas pasargā no datu zaudēšanas, piemēram, ja mapes tiek nejauši dzēstas vai vēlaties pasargāt projektu no servera darbības traucējumiem.
Alternatīvu tīmekļa e-pasta pakalpojumu salīdzinājums
Tirgū ir pieejami papildu tīmekļa e-pasta pakalpojumi, piemēram, STRATO vai GMX. Tiešā salīdzinājumā 1&1 webmailer pārsteidz ar savu pārskatāmību, integrētajām administrēšanas funkcijām un augsto mērogojamību. Lietotāji, kas koncentrējas uz projektu komunikāciju, dod priekšroku kalendāra integrācijai, savukārt STRATO ir citāda orientācija.
Sīkāka informācija par citiem risinājumiem ir atrodama STRATO Webmailer ceļvedisja vēlaties sagatavoties alternatīvām.
Visiem risinājumiem ir savi plusi un mīnusi. Daži tīmekļa e-pasta sūtītāji savos pamattarifos piedāvā vairāk glabāšanas vietas, bet citi balstās uz īpaši vienkāršām lietotāja saskarnēm vai ir cieši saistīti ar mākoņglabāšanas pakalpojumiem. Tas, kas katrā atsevišķā gadījumā atvieglo ikdienas darbu, lielā mērā ir atkarīgs no jūsu paradumiem un prioritātēm. Tomēr 1&1 ir stabila un profesionāla izvēle, īpaši attiecībā uz kalendāra integrāciju un filtrēšanas iespējām.
Tomēr, ja strādājat ļoti specializētos scenārijos, var būt noderīgi vismaz aplūkot citus tīmekļa e-pasta sūtītājus. Piemēram, ja jums ir nepieciešama dziļa integrācija ar citām uzņēmuma lietojumprogrammām vai plašas sadarbības funkcijas, piemēram, komandas tērzēšana un failu koplietošana, varat apsvērt tādus rīkus kā Office 365 vai Google Workspace. Savukārt tīri privātiem mērķiem vai ļoti vienkāršām prasībām bieži vien pietiek ar lētu vai pat bezmaksas e-pasta pakalpojumu sniedzēju.
Nobeiguma domas par nepārtrauktiem uzlabojumiem
Efektīvi sakārtota iesūtne tieši ietekmē jūsu darba rezultātus. Ar 1&1 Webmailer jums ir pieejams daudzpusīgs rīks gan ikdienas lietošanai, gan lielākiem projektiem. Sekojiet līdzi jaunumiem, regulāri izmēģinot jaunas funkcijas un laiku pa laikam optimizējot savus noteikumus.
Automatizācijas, formātus un drošības opcijas izmantojiet droši, nevis neregulāri. Tas ilgtermiņā ietaupīs jūsu laiku, naudu un enerģiju. Neatkarīgi no tā, vai esat darbā vai ceļā, daži iestatījumi padarīs jūs produktīvāku, koncentrētāku un drošāku.
Ja mainās saziņas apjoms, ieteicams pielāgot mapju struktūru vai filtrēšanas noteikumus. Tas nodrošinās, ka tie vienmēr būs aktuāli un saprātīgi strukturēti. Regulāra surogātpasta mapes apskate palīdz arī saglabāt nepareizi filtrētos e-pastus un precizēt filtrēšanas iespējas. Vislabāk ir noteikt fiksētus laikus, kad iztīrīt iesūtni, lai ilgtermiņā nezaudētu uzskaiti.
Tikpat svarīga ir jūsu darba plūsmas tālāka attīstība. Piemēram, jūs varētu iestatīt periodus netraucētam darbam bez pastāvīgiem e-pasta paziņojumiem. Daudzi cilvēki jūtas iztraucēti pastāvīgu uznirstošo logu dēļ - tāpēc labāk ir ieplānot fiksētus brīžus e-pasta apstrādei. Izmantojot šos nelielos pasākumus, varat vēl efektīvāk izmantot 1&1 Webmailer un atbrīvot laiku svarīgākiem uzdevumiem.
Visbeidzot, ir vērts regulāri pārbaudīt iestatījumus, jo 1&1 ievieš jaunas funkcijas un atjauninājumus, kas var vēl vairāk uzlabot e-pasta pārvaldību. Neatkarīgi no tā, vai tā ir jauna kalendāra funkcija vai filtru paplašinājums - sekojiet līdzi jaunumiem, lai vienmēr izmantotu vislabāko no sava tīmekļa e-pasta operatora un būtu gatavi jebkurai situācijai.
