Labākie pārvaldības programmatūras risinājumi mazajiem uzņēmumiem

Tiesības Vadības programmatūra palīdz maziem uzņēmumiem ietaupīt laiku un efektīvi organizēt procesus. No Grāmatvedības programmatūra par ERP un CRM sistēmas atkarībā no prasībām var izmantot vairākus risinājumus. Šajā rakstā aplūkoti labākie programmatūras risinājumi dažādām uzņēmējdarbības jomām un izceltas to svarīgākās funkcijas un izmaksas.

Centrālie punkti

• Grāmatvedības programmatūraAutomatizēta rēķinu izrakstīšana un dokumentu verifikācija atvieglo uzskaiti.
• Preču pārvaldības sistēmasEfektīva noliktavas pārvaldība un pasūtījumu apstrāde mazumtirdzniecības uzņēmumiem.
• ERP sistēmasHolistiski programmatūras risinājumi visu biznesa procesu kontrolei.
• CRM programmatūraattiecību ar klientiem un pārdošanas procesu optimizācija.
• Mākonis pret lokālo lietojumprogrammuIzmaksu, mērogojamības un elastīguma atšķirības.

Grāmatvedības programmatūra maziem uzņēmumiem

Mazajiem uzņēmumiem ir jākontrolē savas finanses, nezaudējot vērtīgu laiku. Intuitīvs Grāmatvedības programmatūra automatizē procesus un nodrošina efektīvu rēķinu sagatavošanu.

lexoffice piedāvā pieejamu risinājumu ar automatizētu grāmatvedību un tiešu savienojumu ar nodokļu konsultantiem. Nedaudz vairāk funkcionalitātes, sevdesk piedāvā pārskatāmu saskarni un paplašinātas grāmatvedības iespējas.

Preces pārvaldības sistēmas mazumtirdzniecības nozarei

Mazumtirdzniecības uzņēmumiem ir nepieciešams uzticams Preču pārvaldības sistēmasefektīvi pārvaldīt krājumus, pasūtījumus un rēķinus.

orgaMAX ERP ir īpaši izstrādāta maziem uzņēmumiem un piedāvā moduļu risinājumus no 39 eiro mēnesī. Savukārt TOPIX piedāvā visaptverošu programmatūru ar ERP, CRM un personāla vadību par 29 eiro vienam lietotājam.

ERP sistēmas visaptverošai integrācijai

Uzņēmumi, kas centralizētā risinājumā vēlas integrēt ne tikai grāmatvedību un noliktavas pārvaldību, bet arī ražošanas un personāla vadību, paļaujas uz. ERP sistēmas. Tie nodrošina visaptverošu datu apstrādi un samazina lieko procesu skaitu.

SAP BusinessOne ir optimizēts maziem un vidējiem uzņēmumiem un piedāvā intuitīvu lietošanas pieredzi. Microsoft Dynamics NAV piedāvā nozarei specifiskas pielāgošanas iespējas, taču ir īpaši piemērota uzņēmumiem ar lielāku budžetu.

CRM programmatūra labākām attiecībām ar klientiem

Klientu vadība ir izšķirošs faktors ilgtspējīgai izaugsmei. CRM sistēmas palīdzēt uzņēmumiem uzturēt kontaktus ar klientiem un labāk izmantot pārdošanas iespējas.

Brevo ir pieejams risinājums ar pamata CRM funkcijām par 9 eiro mēnesī. Tie, kas meklē paplašināmu platformu, var izmantot Salesforce Essentials, kas piedāvā jaudīgu vidi pārdošanai un mārketingam par 25 eiro vienam lietotājam.

Mākonis vai vietējais risinājums - kurš risinājums ir pareizākais?

Daudzi pakalpojumu sniedzēji nodrošina gan mākoņa, gan vietējās instalācijas. Mākoņprogrammatūra piedāvā maksimālu elastību bez nepieciešamības pēc īpašas servera infrastruktūras, savukārt vietējie risinājumi nodrošina pilnīgu kontroli pār servera infrastruktūru. Dati piegādāt.

Mākoņrisinājums parasti ir piemērots maziem uzņēmumiem, jo tam nav nepieciešami padziļināti IT resursi. Tiem uzņēmumiem, kuriem ir īpašas datu aizsardzības prasības, var būt piemērotāka lokālā instalācija.

Kura pārvaldības programmatūra ir piemērota jūsu uzņēmumam?

Pareizā risinājuma izvēle ir atkarīga no uzņēmuma mērķiem un budžeta ierobežojumiem. Jaundibinātiem uzņēmumiem parasti noder elastīgas mākoņprogrammas, savukārt jau izveidotiem uzņēmumiem ar vairākiem departamentiem nepieciešama integrētāka sistēma, piemēram, ERP.

Neatkarīgi no pieņemtā lēmuma ir svarīgi, lai būtu Efektīva programmatūra kas attīstās kopā ar uzņēmumu.

Projektu vadības un laika reģistrēšanas programmatūra

Papildus grāmatvedības, CRM un ERP sistēmām var būt lietderīgi izmantot arī projektu vadības un darba laika uzskaites programmatūru, jo īpaši tad, ja projekti ir sarežģīti vai vairāki komandas locekļi strādā kopā. Tādi rīki kā Asana, Trello vai Monday.com piedāvā vizuālas projektu tāfeles, skaidru uzdevumu sadalījumu un statusa pārskatus par notiekošajiem projektiem. Pateicoties automatizētiem paziņojumiem un integrētiem kalendāriem, visa komanda var efektīvi strādāt kopā.

Laika uzskaites programmatūra, piemēram, Clockify vai TimeTrack, palīdz padarīt pārredzamas apmaksājamās stundas un novērtēt projektus no uzņēmējdarbības viedokļa. Tas arī ļauj veikt optimizāciju, nosakot, kuros projekta posmos tiek ieguldīts īpaši daudz laika un vai darba procesos ir iespējams ietaupīt. Mazie uzņēmumi gūst labumu no skaidra pārskata par to, kuri darbi ir rentabli un kur varētu būt nepieciešami papildu resursi.

mērogojamība un pielāgojamība

Uzņēmumiem augot, pieaug arī prasības attiecībā uz programmatūru. Jo īpaši jaunuzņēmumi bieži attīstās ātrāk nekā jau reģistrēti uzņēmumi, un tiem ir vajadzīgi risinājumi, kurus var elastīgi pielāgot un paplašināt. Daudzi mākoņpakalpojumu sniedzēji piedāvā mērogojamus tarifus, lai jūs varētu sākt ar pamata paketi un pēc vajadzības pasūtīt papildu funkcijas. Vietējos risinājumus var paplašināt, izmantojot moduļus, taču bieži vien tie prasa lielākas aparatūras un uzturēšanas izmaksas.

Labs piemērs ir jauns uzņēmums, kam sākotnēji nepieciešama tikai vienkārša grāmatvedība, bet vēlāk tas vēlas pāriet uz visaptverošu ERP ar CRM un preču pārvaldību. Programmatūra, ko var viegli paplašināt, izmantojot saskarnes, ietaupa laiku un samazina risku, ka dati tiks sadalīti vairākās sistēmās, kas bieži vien rada pretrunas.

Integrācija ar citām sistēmām

Labākā pārvaldības programmatūra nedarbojas izolēti. Tā vietā tās piedāvā saskarnes (API) ar kopējām platformām, piemēram, maksājumu pakalpojumu sniedzējiem, e-komercijas veikaliem vai piegādes pakalpojumu sniedzējiem. Mazumtirdzniecības uzņēmumiem, kas pārdod tiešsaistē un bezsaistē, ir īpaši svarīgi, lai krājumu līmenis un darījumi tiktu sinhronizēti reālajā laikā. Tas nozīmē, ka pārdošanas pārskatus, krājumu līmeņus un informāciju par klientiem var vienmēr atjaunināt.

Īpaši svarīgi e-komercijas jomā ir bezšuvju savienojumi ar tādām platformām kā Shopify, WooCommerce vai Magento. Laba integrācija nozīmē, ka pasūtījumi tiek automātiski pārsūtīti uz preču pārvaldības sistēmu un rēķinus var izveidot bez manuāliem starpposmiem. Tas samazina kļūdu risku un dod uzņēmumam vairāk laika stratēģiskiem uzdevumiem.

Datu drošība un GDPR

Datu aizsardzība ir īpaši svarīgs jautājums Vācijā un ES. Programmatūrai, kas glabā un apstrādā klientu datus, ir jāatbilst GDPR (Vispārīgā datu aizsardzības regula) prasībām. Tāpēc uzņēmumiem jānodrošina, ka izvēlētais risinājums piedāvā šifrēšanu, drošas serveru atrašanās vietas un skaidrus pienākumus attiecībā uz datu apstrādi.

Mākoņsistēmām jābūt izvietotām ES vai līgumā jāgarantē, ka dati netiks pārsūtīti uz trešām valstīm bez atbilstošas datu aizsardzības. Vietējai instalācijai var būt priekšrocības, ja sensitīva informācija vispirms netiek izvesta no uzņēmuma tīkla. Tajā pašā laikā neatkarīga datu glabāšana prasa augstāka līmeņa IT kompetenci uzņēmumā.

Pakalpojumu sniedzēja un atbalsta kvalitāte

Papildus tehniskajiem aspektiem izšķiroša nozīme ir arī servisam. Īpaši maziem uzņēmumiem un pašnodarbinātajiem bieži vien nav iespēju intensīvi nodarboties ar ilgstošām instalācijām vai sarežģītiem risinājumiem. Atjauninājumi risināt. Tāpēc ir ieteicams paļauties uz pakalpojumu sniedzējiem, kas piedāvā visaptverošas pamācības, ātru palīdzību problēmu risināšanā un atbalstu vācu valodā.

Daži programmatūras ražotāji piedāvā bezmaksas testa posmus, kuros varat izmēģināt funkcijas. Sākotnējā posmā var būt ļoti noderīgs atbalsts tīmekļa semināru, video pamācību vai personīgu konsultāciju veidā, lai ātri integrētu jauno sistēmu darbības procesos.

Izmaksu plānošana un budžeta plānošana

Mazie uzņēmumi un jaunuzņēmumi bieži vien ir īpaši jutīgi pret cenu. Tāpēc, izvēloties piemērotu pārvaldības programmatūru, jāņem vērā atšķirība starp vienreizējām iegādes izmaksām (piemēram, vietējām licencēm) un ikmēneša abonēšanas maksām (mākoņa modeļiem), tostarp papildu maksām par moduļiem. Liela nozīme ir arī lietotāju skaitam, jo daudzi pakalpojumu sniedzēji piedāvā diferencētus tarifus par katru lietotāju vai darbstaciju.

Pareizajai programmatūrai ne vienmēr ir jābūt visaptverošākajam risinājumam. Svarīgi, lai tā optimāli atbalstītu jūsu uzņēmējdarbības procesus. Rūpīgs dažādu pakalpojumu sniedzēju licenču un uzturēšanas modeļu salīdzinājums palīdz izvairīties no neparedzētām izmaksām. Ja iepriekš skaidri definējat, kuras funkcijas jums patiešām ir nepieciešamas (piemēram, rēķinu izrakstīšana, klientu vadība, krājumu kontrole), bieži vien varat sākt lētāk un sistēmu paplašināt vēlāk.

Komandas iesaiste un apmācība

Ieviešot jaunu programmatūru, uzmanība tiek pievērsta ne tikai tehniskiem, bet arī kultūras jautājumiem. Darbiniekiem ir jāiemācās lietot jauno sistēmu un jāapzinās tās pievienotā vērtība. Ja par pārejas posmu tiek slikti informēts vai trūkst pietiekamas apmācības, tas var izraisīt neapmierinātību un noraidošu attieksmi. Tāpēc ieteicams iesaistīt komandu jau agrīnā posmā un ņemt vērā iespējamo pretestību.

Pie pārbaudītām stratēģijām pieder semināri, kuros iepazīstina ar dažādām atbildības jomām un funkcijām. Īsas rokasgrāmatas vai tiešsaistes pamācības ikvienam atvieglo darba uzsākšanu. Daži uzņēmumi izmanto iekšējos galvenos lietotājus, kas darbojas kā multiplikatori un palīdz kolēģiem mācīties.

Praktiski piemēri dažādu sistēmu izmantošanai

Daudzi mazie un vidējie uzņēmumi šodien apvieno dažādus programmatūras risinājumus dažādiem uzdevumiem. Viens piemērs ir mazs uzņēmums, kas izmanto gan grāmatvedības programmatūru, gan vienkāršu CRM klientu apkalpošanai. Tiklīdz uzņēmums izaug un kļūst nepieciešama lielāka krājumu pārvaldība, tiek sperts solis uz ERP sistēmu, kas visaptveroši atspoguļo procesus.

Praksē ir pierādījies, ka moduļu pieeja var būt izdevīga: Pirmkārt, tiek atrisināts steidzamākais uzdevums, piemēram, profesionāla rēķinu izrakstīšana. Pēc tam tiek integrēts CRM modulis, lai optimizētu pārdošanas procesus. Palielinoties pasūtījumu apjomam, tiek pievienota preču pārvaldība un visbeidzot visaptveroša ERP vai ERP līdzīga sistēma, kas ar saskarņu palīdzību savieno visu vērtību ķēdi.

Uzturēšana un regulāri atjauninājumi

Pēc veiksmīgas ieviešanas un iepazīstināšanas ar programmatūru ir svarīgi to pastāvīgi atjaunināt. Izmantojot mākoņrisinājumus, pakalpojumu sniedzējs parasti rūpējas par uzturēšanu un automatizētu atjauninājumu instalēšanu. Savukārt vietējās sistēmās uzņēmumam pašam ir jārūpējas par jaunu versiju instalēšanu, lai varētu novērst drošības nepilnības un izmantot jaunas funkcijas.

Regulāri atjauninājumi nodrošina ne tikai datu drošību, bet arī savietojamību ar citām programmām un saskarnēm. Īpaši, ja izmantojat ārējus rīkus vai spraudņus, pēc lieliem versiju lēcieniem var rasties savietojamības problēmas. Skaidrs uzturēšanas plāns un pārskats par pieejamajiem atjauninājumiem palīdz nodrošināt vienmērīgu darbību ilgtermiņā.

Secinājums

Pareizas pārvaldības programmatūras izvēle ir ieguldījums, kas maziem uzņēmumiem un pašnodarbinātajiem var ātri atmaksāties. Efektīvs risinājums ietaupa laiku, samazina kļūdu skaitu un nodrošina darbības procesu pārredzamību. Ir ļoti svarīgi precīzi zināt sava uzņēmuma vajadzības, novērtēt nākotnes izaugsmes prasības un izvēlēties risinājumu, ko var elastīgi pielāgot.

Neatkarīgi no tā, vai tā ir grāmatvedības programmatūra, ERP, CRM vai projektu vadības risinājums: laba sagatavošanās, saprātīga izmaksu plānošana un agrīna komandas iesaistīšanās nodrošina veiksmīgu ieviešanu. Galu galā nav svarīgi, lai būtu pēc iespējas vairāk moduļu, bet gan programmatūra, kas efektīvi iezīmē procesus un atstāj vietu izaugsmei. Šādā veidā tiek pilnībā izmantots digitālo rīku potenciāls, nepārslogojot ikdienas darbu.