Juridiski atbilstoša e-pasta glabāšana saskaņā ar GoBD
2017. gada 1. janvārī beidzot stāsies spēkā "Grāmatvedības, uzskaites un dokumentu elektroniskā formā pareizas kārtošanas un glabāšanas un datu piekļuves principi" (GoBD). Tas attiecas arī uz noteikumiem par e-pasta vēstuļu un e-pasta pielikumu juridiski drošu glabāšanu, attiecībā uz kuriem no spēkā stāšanās dienas vairs nav izņēmumu. GoBD aizstāj visus pārējos Federālās finanšu ministrijas (BMF) noteikumus, kas līdz šim tika piemēroti uzņēmējdarbības dokumentu glabāšanai. Konkrēti tie ir "Datu pieejamības un digitālo dokumentu pārbaudāmības principi" (GDPdU), kā arī "Pareizas datorizētas grāmatvedības sistēmas principi" (GoBS).
2014. gada 14. novembrī publicējot GoBD, Federālā finanšu ministrija (BMF) galvenokārt ņēma vērā to, ka elektroniskā datu apmaiņa, bezpapīra grāmatvedība un visu attiecīgo darījumu dokumentācija, kas tiek glabāta ciparu formātā, ir izplatīta mūsdienu ikdienas uzņēmējdarbībā dažāda lieluma uzņēmumos un ka to apjoms nākotnē turpinās pieaugt. Šajā kontekstā e-pasti ir īpašs gadījums, kurā jāievēro vairāki punkti, lai izpildītu GoBD prasības.
E-pasta glabāšanas un arhivēšanas principi
Jums nav jāarhivē tikai Ziemassvētku vai dzimšanas dienas apsveikums vienam vai vairākiem sadarbības partneriem. Tiklīdz E-pasts Tomēr, ja dokuments pilda darījumu vēstules vai kvīts funkciju, tas ir jāglabā tāpat kā citi dokumenti saskaņā ar parastajiem glabāšanas termiņiem. Tas pats attiecas uz visiem fiskāli nozīmīgiem pielikumiem, t. i., rēķiniem, piedāvājumiem utt. Ja e-pasta teksts kalpo tikai kā pavadvēstule, ar kuru tiek nosūtīts rēķins, piedāvājums vai pavadzīme, to var dzēst. To var salīdzināt ar aploksni, kas pēc satura izņemšanas tiek izmesta atkritumu grozā. Šādā gadījumā tiek arhivēts tikai pielikums, bet tajā ir jāreģistrē visa obligātā informācija (apgrozījuma) nodokļa aprēķinam.
Nepieciešama pastāvīga pieejamība un mašīnu novērtēšana
Visiem e-pastiem, uz kuriem attiecas arhivēšanas pienākums, tāpat kā visiem pārējiem elektroniski sagatavotajiem ierakstiem un dokumentiem, tostarp pielikumiem, jābūt pieejamiem pārskatīšanai jebkurā laikā, un tiem jābūt pilnīgiem un aizsargātiem pret trešo personu manipulācijām. Turklāt jānodrošina, lai arhivētie e-pasti būtu mašīnlasāmi. Saskaņā ar GoBD noteikumiem nepietiek tikai izdrukāt dokumentus un uzglabāt tos papīra formātā. Ja e-pasta vēstuļu arhivēšanai izmantojat šifrēšanas metodi, jums ir pienākums nodrošināt nešifrētu piekļuvi arī nodokļu audita gadījumā. Tas nodrošina, ka dokumentus var pārbaudīt, izmantojot pilnu teksta meklēšanu, un novērtēt ar mašīnu.
E-pasta glabāšanas termiņi
Dokumentu glabāšanas periods ir no sešiem līdz desmit gadiem atkarībā no nodokļu nozīmes un e-pasta veida. Periods vienmēr sākas ar tā kalendārā gada beigām, kurā e-pasts tika izveidots. Tas nozīmē, ka vēstule no 2. janvāra ir jāarhivē gandrīz septiņus vai vienpadsmit gadus, jo periods sākas tikai nākamā gada 1. janvārī. Visiem uzņēmumiem un komersantiem šie GoBD noteikumi nozīmē pūles, kuras nevajadzētu novērtēt par zemu, jo visi rēķini, komercvēstules, piedāvājumi, pavadzīmes u. c. ir jāuzglabā saskaņā ar GoBD un jebkurā laikā pēc pieprasījuma jādara pieejami. Šim nolūkam ir jānodrošina pietiekami resursi.
Privāto e-pasta vēstuļu apstrāde
Daži uzņēmumi ļauj saviem darbiniekiem privātajiem e-pastiem izmantot uzņēmuma pasta serveri vai pakalpojumu sniedzēju. Šajā kontekstā rodas jautājums par to, kā tiek apstrādāti privātie ziņojumi attiecībā uz glabāšanu. Tiesa, darbinieki var piekrist, ka viņu e-pasti tiek arhivēti, iekļaujot attiecīgu punktu darba līgumā vai iekšējā nolīgumā. Tomēr šajā gadījumā var rasties problēmas ar datu aizsardzību, jo tiek skarts arī ārējo sūtītāju un saņēmēju privātums. Tāpēc ieteicams nodrošināt stingru darba un privāto e-pasta vēstuļu nodalīšanu vai vispār aizliegt privāto saraksti, izmantojot serverus.
Programmatūras risinājums vai manuāls darbs?
Ārštata darbinieks vai ļoti mazs uzņēmums joprojām var pārvaldīt e-pasta glabāšanas uzdevumus "ar rokām". Sākot no noteikta uzņēmuma lieluma Izmaksas un pūles vairs nav samērīgi saistītas ar ieguvumiem. Šajā gadījumā vienīgais, kas var palīdzēt, ir labs un drošs programmatūras risinājums, kas atbilst juridiskās noteiktības kritērijiem un ļauj veikt mašīnnovērtēšanu un pilna teksta meklēšanu. Šādai programmatūrai jāpilda vismaz pieci šādi uzdevumi. Visi ienākošie un izejošie e-pasti ir pilnībā jāreģistrē un jāglabā. Pirms pārsūtīšanas adresātiem to ir lietderīgi izdarīt. Turklāt arhivēšanai ir jāatbilst oriģinālam, nezaudējot informāciju. Treškārt, būtu jānodrošina droša aizsardzība pret manipulācijām. Vienkāršiem lietotājiem, kuriem nav administratora tiesību, piekļuve ir jāaizliedz visu saglabāšanas periodu, lai nenotiktu priekšlaicīga dzēšana. Un visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi - arhivēšanas programmatūrai jānodrošina piekļuve jebkurā laikā un bez pārtraukumiem audita gadījumā.
Ja jūs pareizi risināsiet un ievērosiet visus minētos jautājumus, jums nebūs nekādu problēmu ar nodokļu iestādi attiecībā uz e-pasta glabāšanu.
Indikācijas:
Saglabājiet e-pasta vēstules juridiski saistošā veidā. Dati.cloud ar papildu dublējumiem. Meklēšana jebkurā laikā, izmantojot tīmekļa, Windows vai outlook klientu. Vienkārši un par pieņemamu cenu. Dublējiet dublējumu jebkurā pastkastītē - neatkarīgi no pakalpojumu sniedzēja. Lai uzzinātu vairāk, lūdzu, apmeklējiet šo lapu: Data.Cloud piedāvājuma apraksts
