Zgodne z prawem przechowywanie poczty elektronicznej zgodnie z GoBD
W dniu 1 stycznia 2017 r. wejdą w życie "Zasady właściwego prowadzenia i przechowywania książek, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych" (GoBD). Obejmuje to również przepisy dotyczące zgodnego z prawem przechowywania e-maili i załączników do nich, dla których od daty granicznej nie będzie już żadnych wyjątków. GoBD zastępuje wszystkie inne przepisy Federalnego Ministerstwa Finansów (BMF), które wcześniej dotyczyły przechowywania dokumentów handlowych. W szczególności są to "Zasady dostępu do danych i weryfikowalności dokumentów cyfrowych" (GDPdU) oraz "Zasady uporządkowanych, wspieranych przez IT systemów rachunkowości" (GoBS).
Publikując GoBD w dniu 14 listopada 2014 r., BMF uwzględnił przede wszystkim fakt, że elektroniczna wymiana danych, rachunkowość bez papieru i cyfrowo przechowywana dokumentacja wszystkich istotnych transakcji biznesowych jest powszechna w codziennej działalności przedsiębiorstw każdej wielkości, a jej zakres będzie się nadal powiększał w przyszłości. W tym kontekście poczta elektroniczna stanowi szczególny przypadek, w którym należy przestrzegać szeregu punktów, aby spełnić wymogi dyrektywy GoBD.
Zasady przechowywania i archiwizacji poczty elektronicznej
Nie musisz archiwizować czystego życzenia bożonarodzeniowego lub urodzinowego dla jednego lub więcej partnerów biznesowych. Jak tylko E-mail Jeżeli jednak dokument pełni funkcję pisma handlowego lub pokwitowania, musi być przechowywany zgodnie ze zwykłymi okresami przechowywania, tak jak inne dokumenty. To samo dotyczy wszystkich załączników, które mają znaczenie fiskalne, czyli np. faktur, ofert itp. Jeśli tekst e-maila służy jedynie jako list towarzyszący, z którym wysyłany jest rachunek, oferta lub dowód dostawy, można go usunąć. Można to porównać do koperty, która po wyjęciu zawartości jest wyrzucana do kosza. W tym przypadku archiwizowany jest tylko załącznik, ale muszą być na nim zapisane wszystkie informacje wymagane do naliczenia podatku (od sprzedaży).
Wymagana stała dostępność i ocena maszyny
Wszystkie e-maile podlegające obowiązkowi archiwizacji muszą, podobnie jak wszystkie inne zapisy i dokumenty generowane elektronicznie, w tym załączniki, być dostępne do wglądu w dowolnym momencie i muszą być całkowicie chronione przed manipulacją przez osoby trzecie. Należy również zapewnić, aby zarchiwizowane wiadomości e-mail mogły być oceniane automatycznie. Zgodnie z przepisami GoBD, nie wystarczy po prostu wydrukować dokumenty i przechowywać je w formie papierowej. W przypadku korzystania z metody szyfrowania do archiwizacji e-maili, są Państwo również zobowiązani do umożliwienia dostępu nieszyfrowanego w przypadku ewentualnego audytu podatkowego. Dzięki temu dokumenty mogą być sprawdzane poprzez wyszukiwanie pełnotekstowe i oceniane automatycznie.
Terminy przechowywania poczty elektronicznej
Okres zatrzymania wynosi od sześciu do dziesięciu lat, w zależności od znaczenia podatkowego i rodzaju poczty elektronicznej. Okres ten rozpoczyna się zawsze z końcem roku kalendarzowego, w którym został utworzony e-mail. Oznacza to, że list z dnia 2 stycznia musi być archiwizowany przez prawie siedem lub jedenaście lat, ponieważ okres ten nie zaczyna się przed 1 stycznia następnego roku. Dla wszystkich firm i handlowców niniejsze przepisy GoBD stanowią wysiłek, którego nie należy lekceważyć, ponieważ wszystkie faktury, listy handlowe, oferty, dowody dostawy itp. muszą być przechowywane zgodnie z GoBD i udostępniane na wezwanie w każdej chwili. Należy zapewnić wystarczające środki na ten cel.
Obsługa prywatnych wiadomości e-mail
Niektóre firmy pozwalają swoim pracownikom na korzystanie z własnego serwera pocztowego lub dostawcy prywatnej poczty elektronicznej. W tym kontekście pojawia się pytanie, w jaki sposób traktowane są prywatne wiadomości w zakresie przechowywania. Pracownicy mogą wyrazić zgodę na archiwizację swoich e-maili za pomocą odpowiedniego paragrafu w umowie o pracę lub w umowie wewnętrznej firmy. W tym przypadku mogą jednak wystąpić problemy z ochroną danych, ponieważ wpływa to również na prywatność zewnętrznych nadawców i odbiorców. Z tego powodu zaleca się zapewnienie ścisłego oddzielenia służbowych i prywatnych wiadomości e-mail lub generalnie zakazanie prywatnej korespondencji za pośrednictwem serwerów.
Rozwiązanie programowe czy praca ręczna?
Wolny strzelec lub bardzo mała firma mogą nadal "ręcznie" obsługiwać zadania związane z przechowywaniem poczty elektronicznej. Od pewnej wielkości firmy na Koszty i wysiłek nie pozostają już w rozsądnej relacji do korzyści. W tym przypadku pomóc może jedynie dobre i bezpieczne oprogramowanie, które spełnia kryteria pewności prawnej i umożliwia ocenę maszynową oraz wyszukiwanie pełnotekstowe. Oprogramowanie takie musi spełniać co najmniej pięć następujących zadań. Wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail muszą być w całości przechwytywane i przechowywane. Warto to zrobić przed przesłaniem do adresatów. Ponadto archiwizacja musi być zgodna z oryginałem i nie może powodować utraty informacji. Po trzecie, należy zagwarantować bezpieczną ochronę przed manipulacją. Dostęp zwykłych użytkowników, którzy nie mają uprawnień administratora, musi być uniemożliwiony przez cały okres przechowywania, aby nie doszło do przedwczesnego usunięcia danych. I wreszcie, co nie mniej ważne, oprogramowanie do archiwizacji musi umożliwiać bezproblemowy dostęp w dowolnym momencie w przypadku audytu.
Jeśli podejdziesz do wszystkich wymienionych punktów i wypełnisz je prawidłowo, to - jeśli chodzi o przechowywanie poczty elektronicznej - nie będziesz miał żadnych problemów z urzędem skarbowym.
Wyświetlacz:
Zapisz eMail prawnie wiążący w Dane.cloud z dodatkowymi kopiami zapasowymi. Możliwość przeszukiwania w dowolnym momencie za pomocą klienta www, windows lub outlook. Prosty i niedrogi. Tworzenie kopii zapasowych dowolnej skrzynki pocztowej - niezależnie od dostawcy. Więcej informacji można znaleźć na następującej stronie: Opis oferty Data.cloud
