Bezpieczeństwo danych prywatnych i biznesowych staje się coraz ważniejsze, ponieważ przestępczość coraz częściej przenosi się do internetu. Bezpieczeństwo danych dotyczy nie tylko ochrony danych wrażliwych, ale ogólnie bezpieczeństwa wszystkich danych firmowych. Firmy mają różne możliwości optymalizacji ochrony i bezpieczeństwa.
Upoważnienia do dostępu
Ważnym elementem bezpieczeństwa danych jest kontrola uprawnień dostępu. Wiele systemów oferuje już możliwość prostych ograniczeń, takich jak po prostu zwalnianie folderów na określone działania. Firmy nie mogą jednak unikać stosowania odpowiednich narzędzi do ochrony swoich danych.
Dzięki temu prawa dostępu i użytkowania mogą być rozdzielane nie tylko dla folderów, ale nawet dla pojedynczych plików lub obszarów zbiorów danych. Szczególnie ważne jest, aby te prawa były również regularnie sprawdzane. Niejednokrotnie zdarza się, że konta zwolnionych pracowników nie zostały dezaktywowane, a następnie wyrządzili oni spore szkody w firmie.
Wersjonowanie
Bezpieczeństwo danych również nie jest już gwarantowane podczas pracy z przestarzałą bazą danych. Zwykle odpowiedzialne są za to dwa czynniki - brak współdzielonej przestrzeni dyskowej oraz brak wersjonowania, kiedy dokument był edytowany.
Dzięki przechowywaniu danych w chmurze przynajmniej pierwszy problem można łatwo rozwiązać. Przy wersjonowaniu istnieje odpowiednie oprogramowanie, które dokumentuje, kto i kiedy dokonał jakich zmian. Zaletą jest to, że nie tylko pokazują, kto nad nim pracował, ale także jakie zmiany zostały wprowadzone. Jest to niezbędne w przypadku dokumentów, które są wspólnie redagowane przez zespół, ale także w przypadku plików, z których korzysta tylko jedna osoba, często pomocna jest możliwość prześledzenia, jak dany dokument powstawał.
Tworzenie kopii zapasowych
Kiedyś wykonywano kopie wszystkich zapisów, dziś kopie zapasowe to nośniki danych, które muszą być wykonywane w regularnych odstępach czasu. Dotyczy to nie tylko nośników danych w firmie, ale także np. serwerów, z których się korzysta. Kopie zapasowe są niezbędne dla Odzyskiwanie danych z serwera niezbędny, ponieważ może dojść do utraty z powodu ataków hakerów lub innych problemów. Jeśli dostępna jest kopia zapasowa, utrata danych jest minimalna, a czasy przestoju również mogą być utrzymane na niskim poziomie.
Wiele firm zadaje sobie pytanie, jak często ma sens wykonywanie kopii zapasowych danych z serwerów. Na to pytanie można odpowiedzieć tylko indywidualnie. Im większa częstotliwość użytkowania, tym częściej należy wykonywać kopie zapasowe. Dla małych i średnich firm zazwyczaj wystarcza codzienna kopia zapasowa. Firmy, które mają setki zamówień klientów dziennie, powinny jednak rozważyć wykonanie backupu być może co kilka godzin.
Kopie zapasowe powinny być przechowywane przez jakiś czas. Wiele firm przechowuje kopie zapasowe nawet do roku. Powodem tego jest fakt, że jeśli dane zostały uszkodzone przez wirusy, często mija trochę czasu zanim zostanie to zauważone. Uszkodzone dane są wtedy często kopiowane razem z kopiami zapasowymi. Jeśli nie ma już kopii zapasowej, która zawierałaby dane sprzed uszkodzenia, takich informacji zazwyczaj nie da się już przywrócić.
Bezpieczeństwo fizyczne
W bezpieczeństwie danych chciano również uwzględnić fizyczne bezpieczeństwo nośników danych. Podobnie jak w przypadku dostępu do plików, również dostęp np. do serwerowni powinien być zabezpieczony upoważnieniami. Ponadto ważnym czynnikiem jest również dbałość o nośniki danych i ich przechowywanie. Kopia zapasowa jest bezużyteczna, jeśli znajduje się na nośniku danych, który został wystawiony na działanie zbyt wysokiej temperatury, na przykład z powodu nieprawidłowego przechowywania, i przez to stał się bezużyteczny.
W tym przypadku firmy, które pracują w dużej mierze bez papieru, również podlegają przepisom prawnym, które regulują sposób przechowywania nośników danych w celu spełnienia obowiązku retencji.
