Armazenamento de e-mails em conformidade com a lei de acordo com o GoBD
Em 1 de Janeiro de 2017, os "Princípios para a correcta manutenção e armazenamento de livros, registos e documentos em formato electrónico e para o acesso aos dados" (GoBD) entrarão finalmente em vigor. Isto também inclui os regulamentos para o armazenamento legal de e-mails e anexos de e-mail, para os quais não haverá mais exceções a partir da data limite. O GoBD substitui todos os outros regulamentos do Ministério Federal da Fazenda (BMF) que anteriormente se aplicavam à retenção de documentos comerciais. Em detalhe, estes são os "Princípios de acesso aos dados e verificabilidade dos documentos digitais" (GDPdU) e os "Princípios de sistemas contabilísticos ordenados apoiados por TI" (GoBS).
Com a publicação do GoBD em 14 de novembro de 2014, o BMF levou em conta sobretudo o fato de que a troca eletrônica de dados, a contabilidade sem papel e a documentação digitalmente armazenada de todas as transações comerciais relevantes é comum no dia-a-dia das empresas de todos os portes, e que o escopo disto continuará a crescer no futuro. Neste contexto, os e-mails representam um caso especial para o qual é necessário observar uma série de pontos a fim de cumprir os requisitos do GoBD.
Princípios de armazenamento e arquivamento de e-mails
Você não precisa arquivar uma saudação pura de Natal ou de aniversário para um ou mais parceiros de negócios. Assim que um E-mail No entanto, se um documento assumir a função de uma carta comercial ou recibo, deve ser guardado de acordo com os períodos de retenção habituais, como outros documentos. O mesmo se aplica a todos os anexos com relevância fiscal, ou seja, faturas, ofertas, etc. Se o texto do e-mail servir apenas como carta de acompanhamento com a qual é enviada uma factura, oferta ou nota de entrega, este pode ser eliminado. Isso pode ser comparado a um envelope que é jogado no lixo depois que o conteúdo foi removido. Neste caso, apenas o anexo é arquivado, mas todas as informações obrigatórias para um cálculo de imposto (de vendas) devem ser registradas no mesmo.
Disponibilidade constante e avaliação da máquina necessária
Todos os e-mails que estão sujeitos à obrigação de arquivamento devem, assim como todos os outros registros e documentos gerados eletronicamente, incluindo anexos, estar disponíveis para exame a qualquer momento e devem estar completamente protegidos contra manipulação por terceiros. Você também deve garantir que os e-mails arquivados possam ser avaliados automaticamente. De acordo com os regulamentos do GoBD, não basta simplesmente imprimir os documentos e armazená-los em papel. Se você utiliza um método de criptografia para arquivar seus e-mails, você também é obrigado a permitir o acesso não criptografado no caso de uma possível auditoria fiscal. Isto garante que os documentos possam ser verificados através de pesquisa de texto completo e avaliados automaticamente.
Limites de tempo para armazenamento de e-mail
O período de retenção é de seis a dez anos, dependendo da relevância fiscal e do tipo de e-mail. O período começa sempre no final do ano civil em que o e-mail foi criado. Isto significa que você deve arquivar uma carta datada de 2 de janeiro por quase sete ou onze anos, pois o período não começa até o próximo dia 1 de janeiro. Para todas as empresas e comerciantes, estes regulamentos do GoBD representam um esforço que não deve ser subestimado, pois todas as facturas, cartas comerciais, ofertas, notas de entrega, etc. devem ser armazenadas de acordo com o GoBD e disponibilizadas a qualquer momento. Devem ser disponibilizados recursos suficientes para este fim.
O tratamento de e-mails privados
Algumas empresas permitem que seus funcionários utilizem o próprio servidor ou provedor de correio da empresa para e-mail privado. Neste contexto, surge a questão de como as mensagens privadas são tratadas em termos de armazenamento. Os empregados podem concordar em ter seus e-mails arquivados por meio de um parágrafo correspondente em seu contrato de trabalho ou um acordo interno da empresa. No entanto, pode haver problemas com a protecção de dados aqui, uma vez que a privacidade de remetentes e destinatários externos também é afectada. Por esta razão, é recomendado que você assegure uma estrita separação entre e-mails comerciais e privados ou geralmente proíba a correspondência privada através dos seus servidores.
Solução de software ou trabalho manual?
Um freelancer ou uma empresa muito pequena ainda pode ser capaz de lidar com as tarefas de armazenamento de e-mail "à mão". A partir de um determinado tamanho de empresa Custos e o esforço não estão mais em uma relação razoável com o benefício. Neste caso, apenas uma boa e segura solução de software que satisfaça os critérios de segurança jurídica e permita a avaliação da máquina e uma pesquisa de texto completo pode ajudar. Tal software deve cumprir pelo menos as cinco tarefas seguintes. Todos os e-mails recebidos e enviados devem ser completamente capturados e armazenados. Faz sentido fazer isso antes de encaminhar para os destinatários. Além disso, o arquivamento deve ser fiel ao original e sem perda de informação. Em terceiro lugar, deve ser garantida uma protecção segura contra a manipulação. O acesso por usuários simples que não têm direitos de administrador deve ser impedido durante todo o período de retenção para que não ocorram exclusões prematuras. E por último, mas não menos importante, o software de arquivamento deve permitir o acesso ininterrupto a qualquer momento no caso de uma auditoria.
Se você se aproximar e cumprir todos os pontos mencionados corretamente, você - no que diz respeito ao armazenamento de e-mails - não terá nenhum problema com o fisco.
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