As melhores soluções de software de gestão para as pequenas empresas

O direito Software de gestão ajuda as pequenas empresas a poupar tempo e a organizar os processos de forma eficiente. De Software de contabilidade via ERP e Sistemas CRM existem inúmeras soluções que podem ser utilizadas em função das necessidades. Este artigo apresenta as melhores soluções de software para diferentes áreas de negócio e destaca as suas funções e custos mais importantes.

Pontos centrais

• Software de contabilidadeA faturação automatizada e a verificação de documentos facilitam a contabilidade.
• Sistemas de gestão de mercadoriasGestão eficiente de armazéns e processamento de encomendas para empresas retalhistas.
• Sistemas ERPSoluções de software holísticas para o controlo de todos os processos empresariais.
• Software CRMOtimização das relações com os clientes e dos processos de venda.
• Nuvem vs. no localDiferenças de custos, escalabilidade e flexibilidade.

Software de contabilidade para pequenas empresas

As pequenas empresas precisam de ter as suas finanças sob controlo sem perderem tempo valioso. Um sistema intuitivo Software de contabilidade automatiza os processos e garante uma faturação eficiente.

O lexoffice oferece uma solução económica com contabilidade automatizada e uma ligação direta para consultores fiscais. Para um pouco mais de funcionalidade, o sevdesk oferece uma interface clara e opções de contabilidade alargadas.

Sistemas de gestão de mercadorias para o sector retalhista

As empresas retalhistas necessitam de Sistemas de gestão de mercadoriaspara gerir eficazmente as existências, as encomendas e as facturas.

O orgaMAX ERP foi especialmente concebido para as pequenas empresas e oferece soluções modulares a partir de 39 euros por mês. Em alternativa, o TOPIX fornece software completo com ERP, CRM e gestão de RH a partir de 29 euros por utilizador.

Sistemas ERP para uma integração completa

As empresas que pretendem integrar não só a contabilidade e a gestão de armazéns, mas também a gestão da produção e do pessoal numa solução centralizada, confiam na Sistemas ERP. Oferecem um processamento de dados de ponta a ponta e reduzem os processos redundantes.

O SAP BusinessOne está optimizado para pequenas e médias empresas e oferece uma experiência de utilizador intuitiva. Microsoft O Dynamics NAV tem opções de personalização específicas do sector, mas é particularmente adequado para empresas com orçamentos mais elevados.

Software CRM para melhorar as relações com os clientes

A gestão de clientes é um fator decisivo para o crescimento sustentável. Sistemas CRM ajudam as empresas a manter os seus contactos com os clientes e a utilizar melhor as oportunidades de venda.

Brevo é uma solução acessível com funções básicas de CRM por 9 euros por mês. Quem procura uma plataforma expansível pode utilizar o Salesforce Essentials, que oferece um ambiente poderoso para vendas e marketing a partir de 25 euros por utilizador.

Nuvem ou no local - qual é a solução correta?

Muitos fornecedores permitem instalações locais e baseadas na nuvem. Software em nuvem oferece a máxima flexibilidade sem a necessidade de uma infraestrutura de servidor dedicada, enquanto as soluções no local proporcionam um controlo total sobre a Dados entregar.

Uma solução na nuvem é normalmente adequada para pequenas empresas, uma vez que não requer recursos informáticos aprofundados. As empresas com requisitos especiais de proteção de dados podem ficar melhor com uma instalação no local.

Que software de gestão é adequado para a sua empresa?

A escolha da solução certa depende dos objectivos da empresa e das restrições orçamentais. As empresas em fase de arranque beneficiam normalmente de aplicações flexíveis na nuvem, enquanto as empresas estabelecidas com vários departamentos necessitam de um sistema mais integrado, como um ERP.

Independentemente da decisão, é importante ter um Software eficiente que se desenvolve com a empresa.

Software de gestão de projectos e de registo do tempo

Para além dos sistemas de contabilidade, CRM e ERP, a utilização de software de gestão de projectos e de controlo do tempo pode ser útil, especialmente quando os projectos são complexos ou quando vários membros da equipa trabalham em conjunto. Ferramentas como Asana, Trello ou Monday.com oferecem quadros de projectos visuais, distribuição clara de tarefas e relatórios de estado sobre projectos em curso. Graças às notificações automáticas e aos calendários integrados, toda a equipa pode trabalhar em conjunto de forma eficiente.

O software de registo de tempo, como o Clockify ou o TimeTrack, ajuda a tornar as horas facturáveis transparentes e a avaliar os projectos de uma perspetiva empresarial. Isto também permite que sejam feitas optimizações, identificando em que fases do projeto é investida uma quantidade particularmente grande de tempo e se existe potencial para poupanças nos processos de trabalho. As pequenas empresas beneficiam de uma visão geral clara dos trabalhos que são rentáveis e dos recursos adicionais que podem ser necessários.

Escalabilidade e adaptabilidade

Quando as empresas crescem, as exigências em termos de software também aumentam. As empresas em fase de arranque, em particular, desenvolvem-se frequentemente mais depressa do que as empresas estabelecidas e precisam de soluções que possam ser personalizadas e expandidas de forma flexível. Muitos fornecedores de serviços na nuvem oferecem tarifas escaláveis para que possa começar com um pacote básico e reservar funções adicionais conforme necessário. As soluções no local podem ser expandidas através de módulos, mas muitas vezes exigem custos de hardware e manutenção mais elevados.

Um bom exemplo é uma empresa jovem que, inicialmente, apenas necessita de uma contabilidade simples e que, mais tarde, pretende mudar para um ERP abrangente com CRM e gestão de mercadorias. Um software que pode ser facilmente expandido através de interfaces poupa tempo e reduz o risco de distribuir dados por vários sistemas, o que muitas vezes leva a inconsistências.

Integração com outros sistemas

O melhor software de gestão não funciona de forma isolada. Em vez disso, oferecem interfaces (API) para plataformas comuns, como fornecedores de serviços de pagamento, lojas de comércio eletrónico ou fornecedores de serviços de expedição. Para as empresas retalhistas que vendem em linha e fora de linha, é particularmente importante que os níveis de existências e as transacções sejam sincronizados em tempo real. Isto significa que os relatórios de vendas, os níveis de stock e as informações sobre os clientes podem ser sempre mantidos actualizados.

As ligações perfeitas a plataformas como Shopify, WooCommerce ou Magento são particularmente cruciais na área do comércio eletrónico. Uma boa integração significa que as encomendas são automaticamente transferidas para o sistema de gestão de mercadorias e que as facturas podem ser criadas sem passos intermédios manuais. Isto minimiza o risco de erros e dá à empresa mais tempo para tarefas estratégicas.

Segurança dos dados e RGPD

A proteção de dados é uma questão particularmente importante na Alemanha e na UE. O software que armazena e processa os dados dos clientes tem de cumprir os requisitos do RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados). Por conseguinte, as empresas devem garantir que a solução selecionada oferece encriptação, localizações de servidor seguras e responsabilidades claras no que diz respeito ao processamento de dados.

Os sistemas baseados na nuvem devem estar alojados na UE ou garantir contratualmente que os dados não serão transferidos para países terceiros sem uma proteção de dados adequada. Uma instalação no local pode ter vantagens se as informações sensíveis não saírem da rede da empresa em primeiro lugar. Ao mesmo tempo, o armazenamento independente de dados exige um nível mais elevado de conhecimentos de TI na empresa.

Qualidade do prestador e do apoio

Para além dos aspectos técnicos, o serviço também desempenha um papel decisivo. As pequenas empresas e os trabalhadores independentes, em particular, não têm muitas vezes capacidade para lidar intensivamente com instalações demoradas ou complicadas Actualizações para lidar. Por isso, é aconselhável confiar em fornecedores que ofereçam tutoriais completos, ajuda rápida em caso de problemas e apoio em língua alemã.

Alguns fabricantes de software oferecem fases de teste gratuitas, nas quais as funções podem ser testadas. O apoio sob a forma de webinars, tutoriais em vídeo ou aconselhamento pessoal pode ser muito útil na fase inicial, a fim de integrar rapidamente o novo sistema nos processos operacionais.

Planeamento de custos e elaboração de orçamentos

As pequenas empresas e as empresas em fase de arranque, em particular, são frequentemente sensíveis ao preço. Ao escolher o software de gestão certo, deve, por conseguinte, considerar a diferença entre os custos de aquisição únicos (por exemplo, para licenças no local) e as subscrições mensais (para modelos na nuvem), incluindo quaisquer taxas adicionais para módulos. O número de utilizadores também desempenha um papel importante, uma vez que muitos fornecedores oferecem tarifas diferenciadas por utilizador ou estação de trabalho.

O software correto nem sempre tem de ser a solução mais completa. O importante é que ele apoie de forma óptima os seus próprios processos empresariais. Uma comparação cuidadosa dos modelos de licença e manutenção dos diferentes fornecedores ajuda a evitar custos inesperados. Se definir claramente, com antecedência, quais as funções de que realmente necessita (por exemplo, faturação, gestão de clientes, controlo de stocks), pode, muitas vezes, começar mais barato e expandir o sistema mais tarde.

Participação e formação da equipa

Quando se introduz um novo software, a atenção não se centra apenas nas questões técnicas, mas também nas questões culturais. Os empregados devem aprender a utilizar o novo sistema e reconhecer o seu valor acrescentado. Se a fase de transição for mal comunicada ou se não houver formação suficiente, isso pode levar a ressentimentos e rejeição. Por conseguinte, é aconselhável envolver a equipa numa fase inicial e ter em conta possíveis resistências.

As estratégias comprovadas incluem workshops em que são apresentadas as várias áreas de responsabilidade e funções. Manuais curtos ou tutoriais em linha facilitam a integração de todos. Algumas empresas utilizam utilizadores-chave internos que actuam como multiplicadores e ajudam os colegas a aprender.

Exemplos práticos de utilização de diferentes sistemas

Atualmente, muitas pequenas e médias empresas combinam diferentes soluções de software para diferentes tarefas. Um exemplo é uma pequena empresa que utiliza um software de contabilidade e um CRM simples para o atendimento ao cliente. Assim que a empresa cresce e se torna necessária uma maior gestão de stocks, o passo é dado para um sistema ERP que mapeia os processos de forma abrangente.

A prática tem demonstrado que uma abordagem modular pode ser vantajosa: Em primeiro lugar, é resolvido o desafio mais urgente, como a faturação profissional. Um módulo CRM é então integrado para otimizar os processos de venda. À medida que o volume de encomendas aumenta, é acrescentada a gestão de mercadorias e, por fim, um sistema global ERP ou semelhante a um ERP que liga toda a cadeia de valor através de interfaces.

Manutenção e actualizações regulares

Após uma implementação e familiarização bem sucedidas, é importante manter o software sempre atualizado. No caso das soluções na nuvem, o fornecedor encarrega-se normalmente da manutenção e da instalação automática de actualizações. Com os sistemas locais, por outro lado, a própria empresa deve encarregar-se de instalar novas versões para que as lacunas de segurança possam ser colmatadas e novas funções possam ser utilizadas.

As actualizações regulares não só garantem a segurança dos dados, como também a compatibilidade com outros programas e interfaces. Especialmente se utilizar ferramentas externas ou plugins, podem ocorrer problemas de compatibilidade após grandes saltos de versão. Um plano de manutenção claro e uma visão geral das actualizações disponíveis ajudam a garantir o bom funcionamento a longo prazo.

Conclusão

Escolher o software de gestão correto é um investimento que pode rapidamente compensar as pequenas empresas e os trabalhadores independentes. Uma solução eficiente poupa tempo, minimiza os erros e permite a transparência dos processos operacionais. É crucial conhecer as necessidades exactas da sua própria empresa, avaliar as exigências de crescimento futuro e optar por uma solução que possa ser personalizada de forma flexível.

Quer seja um software de contabilidade, um ERP, um CRM ou uma solução de gestão de projectos: uma boa preparação, um bom planeamento dos custos e um envolvimento precoce da equipa garantem uma introdução bem sucedida. No final, o que conta não é ter o maior número possível de módulos, mas sim um software que mapeie eficazmente os processos e deixe espaço para o crescimento. Desta forma, todo o potencial das ferramentas digitais é utilizado sem sobrecarregar a atividade diária.