Otimizar a capacidade de entrega de correio eletrónico: Guia para um melhor posicionamento na caixa de entrada

O seu objetivo é capacidade de entrega de correio eletrónico para aumentar? Então, é preciso mais do que uma mensagem bem redigida. É crucial que as suas mensagens de correio eletrónico cheguem às caixas de entrada dos seus destinatários de forma fiável, sem desvios para a pasta de spam ou bloqueio total pelos serviços de filtragem.

Pontos centrais

• Autenticação técnica protege o seu domínio e cria confiança nos servidores de correio eletrónico.
• A Boa relação entre texto, imagens e linha de assunto determina as taxas de abertura.
• Compromisso a personalização e a interação influenciam a forma como os fornecedores classificam o seu correio eletrónico.
• A Lista de contactos ativa evita rejeições e mantém a sua reputação estável.
• Contínuo Monitorização identifica os problemas numa fase inicial e previne os problemas de entrega.

Configurar corretamente as bases técnicas

Sem uma autenticação clara, o seu correio eletrónico será rapidamente eliminado pelos filtros de spam. O SPF, o DKIM e o DMARC evitam que isso aconteça. Estes três protocolos garantem que o seu endereço de remetente não pode ser manipulado e que tem orientações claras sobre a forma como o seu sistema de correio eletrónico reage a qualquer utilização indevida. O SPF determina quais os servidores que estão autorizados a enviar mensagens de correio eletrónico em seu nome. O DKIM, por outro lado, assina digitalmente cada mensagem enviada para que um servidor destinatário possa reconhecer se o conteúdo foi alterado durante o percurso. E o DMARC oferece a vantagem adicional de receber feedback sobre mensagens de correio eletrónico suspeitas e pode definir orientações claras sobre o que lhes deve acontecer. A tabela seguinte fornece uma visão geral clara dos protocolos de autenticação mais importantes:

Protocolo	Função	Relevância
SPF	Permite a expedição de determinados servidores	Criar confiança
DKIM	Assinatura digital de conteúdos	Proteção contra adulteração
DMARC	Regulamenta o tratamento de mensagens electrónicas suspeitas	Feedback e controlo

Os endereços IP dedicados também o ajudam a Reputação do remetente de envios de correio em massa, por exemplo, utilizando domínios separados para newsletters e para mensagens de correio eletrónico transaccionais. Para grandes listas de correio, em particular, pode ser aconselhável utilizar vários IPs: um para e-mails de marketing e outro para tipos de correio críticos, como e-mails de reposição de palavra-passe ou facturas. Desta forma, garante que as irregularidades numa área não afectam imediatamente toda a sua reputação. Outro aspeto que muitas pessoas esquecem é o chamado Alinhamento de domínios. O objetivo aqui é garantir que o endereço do remetente e o domínio que utiliza para verificação correspondem. Desta forma, cria um nível de confiança adicional e minimiza o risco de ser penalizado por fornecedores como o Gmail ou o Outlook. Certifique-se também de que a sua entrada de DNS invertido está corretamente definida: Regra geral, o nome do anfitrião deve corresponder ao seu domínio para evitar ser classificado como invulgar ou potencialmente perigoso.

Preparar o conteúdo para obter a máxima capacidade de entrega

A primeira verificação de cada correio eletrónico começa com a linha de assunto. Evite letras maiúsculas, pontos de exclamação e palavras-chave como "Grátis" ou "Compre agora". Em vez disso, utilize palavras significativas e formulações fiáveis. Descreva brevemente do que se trata, sem ser sensacionalista. Muitos destinatários utilizam estas poucas palavras para decidir se querem abrir a mensagem de correio eletrónico ou apagá-la de imediato. O design da sua mensagem eletrónica também deve ter um bom Rácio texto/imagem têm. Recomendamos 70 % de texto e 30 % de imagens. Demasiadas imagens - ou apenas texto - farão com que os filtros de spam fiquem desconfiados. Deve ter-se especial cuidado ao integrar gráficos externos, uma vez que alguns serviços registam se um grande número de imagens provém de fontes consideradas potencialmente inseguras. Os utilizadores de telemóveis esperam uma apresentação reactiva. Aumente os elementos clicáveis para dispositivos tácteis e separe visualmente o texto contínuo com subtítulos ou ícones. É aconselhável testar diferentes layouts ou modelos aqui: com designs de várias colunas, em particular, pode acontecer rapidamente que os seus botões de chamada para ação ou informações importantes deslizem para baixo e sejam ignorados em ecrãs mais pequenos.

Também pode criar valor acrescentado para os seus leitores, optimizando o seu conteúdo. Antes de cada envio, pergunte a si próprio: "Que informações só eu posso fornecer pessoalmente neste formulário?" Se enviar apenas publicidade ou ofertas, corre o risco de ser visto como um produto permutável e de receber poucas respostas. Em vez disso, adicione dicas úteis, instruções breves ou informações exclusivas sobre os bastidores da sua empresa para aumentar o valor acrescentado.

Ativar os destinatários através da personalização

Muitas mensagens de correio eletrónico sem erros SPF não chegam à caixa de entrada porque a pessoa que está por trás da caixa de entrada simplesmente as ignora. Quanto menos reacções as suas mensagens suscitarem, maior será a probabilidade de serem selecionadas no futuro. Quanto mais direcionado for o conteúdo, maior será a relevância. Medidas simples como o nome próprio na linha de assunto ou frases introdutórias personalizadas farão com que o seu correio eletrónico se destaque. parecer mais individualizado. Também pode utilizar atributos de personalização adicionais: Por exemplo, local de residência, última compra ou interações anteriores. Este tipo de informação permite que o destinatário reconheça que está a responder às suas necessidades. Uma forma particularmente eficaz de começar é utilizar mensagens de boas-vindas após o registo: A sua taxa de abertura é superior a 80 %. Pode utilizar listas segmentadas para enviar conteúdos específicos e relevantes a partes activas da sua base de destinatários, em vez de distribuir o mesmo modelo de forma generalizada. Adopte uma abordagem estratégica: Vale a pena retirar completamente certos segmentos de destinatários inactivos (que não abrem há meses) do mailing principal ou direccioná-los especificamente para campanhas de reativação. No entanto, a personalização não deve ficar-se pela superfície. Pense também no momento do envio. Alguns grupos-alvo preferem abrir as mensagens de correio eletrónico de manhã cedo, outros ao fim da tarde. Alguns destinatários B2B quase não respondem aos fins-de-semana. Analise as estatísticas de abertura e de cliques para alinhar os horários de envio com segmentos específicos. Isto aumentará o envolvimento a longo prazo e, ao mesmo tempo, mantê-lo-á na "zona verde" com os fornecedores.

Contornar filtros de spam através da interação

Utilizo tácticas de envolvimento direcionadas, como perguntas ou CTAs. Por exemplo, se pedir feedback ou um clique em "Sim, estou interessado", reconheço os contactos relevantes. Ao mesmo tempo, cada resposta indica ao fornecedor: Este e-mail é desejado - e não publicidade. Preste atenção a linhas de assunto significativas que despertem interesse em vez de repetir chavões de marketing. Outra área que é frequentemente subestimada é o design dos botões CTA: Benefícios claros, linguagem ativa e uma ligação direta melhoram a conversão. Sublinhe as acções individuais em vez de colocar apenas ligações genéricas "compre agora". Frases como "Mostre-me mais detalhes sobre o produto" ou "Participe num inquérito agora" são menos intrusivas, mas continuam a ser claras no seu apelo à ação. Outra forma de incentivar a interação é Gamificação. Por exemplo, pode utilizar pequenas perguntas de questionário, inquéritos ou microjogos para despertar a curiosidade. Embora estes tópicos não possam ser implementados em todos os sectores, são uma opção criativa que é frequentemente utilizada em newsletters. É mais provável que os utilizadores cliquem em elementos "divertidos", o que, por sua vez, reforça a imagem positiva do remetente.

A manutenção de listas seguras é obrigatória

A sua lista de correio eletrónico está a perder qualidade mensalmente - seja através de caixas de correio não utilizadas ou de endereços que já não podem ser contactados. Analiso regularmente onde ocorrem os erros e reajo em conformidade. Também analiso regularmente quais os destinatários que estão inactivos há muito tempo e considero se faz sentido enviar-lhes uma campanha separada.

Os sistemas automatizados, como as ferramentas de CRM, podem ajudá-lo a remover contactos antigos e a adicionar automaticamente endereços incorrectos às listas negras. Sugestões para Gestão dos ressaltos foram resumidos em pormenor num artigo separado.

Também é útil, Processos regulares de reabertura especialmente se mantiver listas de contactos muito longas. Pode fazê-lo pedindo aos seus destinatários que, a determinados intervalos, actualizem os seus dados ou reconfirmem que ainda desejam receber as suas mensagens. Desta forma, verifica automaticamente a validade dos endereços de correio eletrónico e mostra também que valoriza a transparência e os dados actualizados. Certifique-se também de que a opção de anulação da subscrição é simples e inequívoca. Uma opção "Cancelar subscrição" claramente visível torna os seus e-mails mais reputados e evita queixas de spam. Quanto mais difícil for cancelar a subscrição, maior é a probabilidade de os destinatários insatisfeitos clicarem no botão de spam. Isto pode pôr em risco toda a sua reputação.

Proteção integrada contra bots e utilização indevida

Os endereços falsos dos bots falsificam as suas estatísticas - e diminuem a sua reputação. Por isso, utilize um captcha no formulário de registo desde o início. Isto impede automaticamente o acesso de scripts automatizados. Em alguns casos, um procedimento de double opt-in também pode ser útil: só quando o utilizador clica na ligação de um e-mail de confirmação é que entra na sua lista. Isto minimiza significativamente as entradas indesejadas. Também importante: encriptar completamente as mensagens de correio eletrónico para conteúdos sensíveis. Utilize S/MIME ou PGP, especialmente para correspondência comercial ou dados pessoais. A comunicação encriptada não só aumenta a segurança, como também a confiança dos seus destinatários. Pense também em Circuitos de retornoOu seja, o feedback de fornecedores como a GMX ou a Yahoo quando os destinatários reconhecem os seus e-mails como Spam marca. Aqueles que intervêm numa fase inicial e eliminam ou clarificam estes contactos mostram aos fornecedores que estão a responder ativamente às queixas. Isto ajuda a evitar danos graves para a reputação.

Atualizar regularmente os sistemas

Muitos ataques visam versões de software desactualizadas. Mantenha sempre o seu servidor de correio eletrónico, os plug-ins de segurança e os clientes actualizados. Faça a correção imediata assim que forem publicadas novas vulnerabilidades. Pode programar janelas de atualização estruturadas ou organizar ciclos de correção através de sistemas automatizados. Quem trabalha com Postfix deve também verificar e otimizar regularmente a configuração. Desativar os protocolos de encriptação desactualizados e aplicar métodos seguros como TLS 1.2 ou superior impede-o de deixar involuntariamente falhas de segurança que os remetentes de spam possam explorar.

Os testes de penetração e as auditorias de segurança regulares são particularmente úteis em empresas de maior dimensão, a fim de reconhecer as vulnerabilidades numa fase inicial. Isto permite-lhe resolver proactivamente os problemas de segurança e manter a confiança dos fornecedores na sua infraestrutura.

Entrada DKIM com Spamexperts

Com o gateway de proteção contra spam da Spamexperts, que agora é oferecido pela n-able, também pode criar facilmente entradas dkim e introduzi-las no DNS. Neste exemplo, uma entrada _domainkey predefinida para os e-mails do gateway deste domínio,

Como especialista em capacidade de entrega de correio eletrónico, há mais de vinte anos que Jan Schumacher ajuda as empresas e os fornecedores de alojamento a entregarem de forma fiável os seus e-mails enviados e recebidos e a protegê-los eficazmente contra o spam. Com o filtro de correio eletrónico profissional SpamExperts Atualmente, protejo mais de 20 000 domínios com fornecedores como o Agência Ehrenwert UGSimplyroot GmbH, 5hosting.com (Áustria) e webhoster.de AG contra spam, phishing e malware.

"A proteção técnica contra o spam por si só não é suficiente - só com anos de experiência prática é que a capacidade de entrega do correio eletrónico pode ser melhorada de forma mensurável." - Jan Schumacher, especialista em alojamento Web, infraestrutura de correio eletrónico e proteção contra o spam

Utilizar métodos de análise e de ensaio

Não confio em relatórios padrão - analiso regularmente as linhas de assunto, as taxas de abertura e os cliques nas hiperligações com testes A/B. Estes testes mostram-me, preto no branco, qual a abordagem que funciona melhor. Para obter dados fiáveis, deve selecionar grupos de teste suficientemente grandes para revelar diferenças estatisticamente relevantes. Um teste com apenas 50 destinatários por grupo raramente produz resultados significativos. Também comunico em horários fixos. Esta continuidade garante que o seu IP é reconhecido como uma fonte comprovada. As ferramentas de aquecimento de novos endereços de correio também ajudam a minimizar o volume de correio eletrónico. passo a passo para aumentar. Especialmente se estiver a utilizar um endereço de remetente ou IP completamente novo, vale a pena adotar a abordagem de enviar inicialmente apenas para grupos mais pequenos e aumentar gradualmente o volume. Isto permite-lhe verificar se há um aumento das taxas de rejeição e intervir antes de causar danos maiores. A qualidade do conteúdo também pode ser facilmente medida através de indicadores de envolvimento. Para além dos cliques e aberturas, faz sentido verificar a frequência com que os destinatários clicam em "Responder" ou se o seu correio eletrónico é reencaminhado. Os e-mails reencaminhados, em particular, são um forte sinal de que está a oferecer conteúdo relevante que aumenta o número de destinatários em vez de os diminuir.

O seu envio de correio eletrónico precisa de ser monitorizado

Configurei ferramentas de monitorização para vigiar as taxas de rejeição, as aberturas e os indicadores de soft spam. Assim que os números-chave mudam, reajo imediatamente. Desta forma, evito surpresas e reconheço se um novo cliente de correio eletrónico está a causar problemas.

Qualquer ferramenta que automatize esta monitorização permite-lhe poupar tempo. A sua infraestrutura será ainda mais eficiente se já tiver Criação de contas de correio profissional considerar a capacidade de entrega - por exemplo, utilizando identificadores de servidor ou entradas de DNS invertido. Também vale a pena efetuar uma monitorização regular das listas negras. Isto implica verificar se o seu IP ou domínio foi parar, por engano, a uma lista negra. Uma intervenção precoce pode salvar a sua reputação. Se notar uma queda súbita nas taxas de entrega, deve começar por procurar entradas de IP ou domínio nas listas negras. Ao mesmo tempo, vale a pena dar uma vista de olhos ao seu tipo de devolução: se houver mais devoluções difíceis, isso pode ser uma indicação de uma lista mal mantida. Se, por outro lado, houver predominantemente devoluções suaves, o problema pode estar do lado do destinatário (por exemplo, uma falha do fornecedor).

O que conta: A consistência compensa

Sei que o melhor conteúdo é desperdiçado se não for aberto na pasta de spam. É por isso que combino tecnologia, texto e tácticas para manter as taxas de entrega consistentemente elevadas. Uma vez no filtro de spam, demora meses a recuperar.

É necessário efetuar ajustamentos regulares - mas pequenas medidas conduzem rapidamente a uma melhor visibilidade. Mantenha-se atento e confie em combinações inteligentes de autenticação, geração de feedback e análise. Uma abordagem estruturada e orientada para o futuro, incluindo a monitorização contínua, permite-lhe construir, passo a passo, uma sólida reputação de remetente, da qual beneficiará a longo prazo. Se também monitorizar especificamente as anulações de subscrição e abordar ativamente os destinatários que estão prestes a anular a subscrição, pode abordar diretamente as possíveis razões - como a frequência excessiva, conteúdos irrelevantes ou problemas com a apresentação. Desta forma, demonstra proximidade com o cliente e, ao mesmo tempo, aumenta as suas hipóteses de continuar a atrair novos potenciais clientes e a reter os contactos existentes a longo prazo. Certifique-se de que mantém um bom equilíbrio: em vez de inundar passivamente todos os destinatários com newsletters, recolha proactivamente o feedback para tornar o próximo envio ainda melhor. A conformidade consistente com as diretrizes de proteção de dados também desempenha um papel importante. Muitos fornecedores analisam atentamente se está a cumprir as normas, como o RGPD. Se forem registadas demasiadas reclamações, poderá ser rapidamente classificado como remetente de spam. A melhor abordagem é e continua a ser uma combinação sólida de tecnologia actualizada, gestão de listas bem pensada e comunicação relevante que os seus leitores valorizam.