Em 1 de Janeiro de 2017, os \"Princ\u00edpios para a correcta manuten\u00e7\u00e3o e armazenamento de livros, registos e documentos em formato electr\u00f3nico e para o acesso aos dados\" (GoBD) entrar\u00e3o finalmente em vigor. Isto tamb\u00e9m inclui os regulamentos para o armazenamento legal de e-mails e anexos de e-mail, para os quais n\u00e3o haver\u00e1 mais exce\u00e7\u00f5es a partir da data limite. O GoBD substitui todos os outros regulamentos do Minist\u00e9rio Federal da Fazenda (BMF) que anteriormente se aplicavam \u00e0 reten\u00e7\u00e3o de documentos comerciais. Em detalhe, estes s\u00e3o os \"Princ\u00edpios de acesso aos dados e verificabilidade dos documentos digitais\" (GDPdU) e os \"Princ\u00edpios de sistemas contabil\u00edsticos ordenados apoiados por TI\" (GoBS).<\/p>\n
Com a publica\u00e7\u00e3o do GoBD em 14 de novembro de 2014, o BMF levou em conta sobretudo o fato de que a troca eletr\u00f4nica de dados, a contabilidade sem papel e a documenta\u00e7\u00e3o digitalmente armazenada de todas as transa\u00e7\u00f5es comerciais relevantes \u00e9 comum no dia-a-dia das empresas de todos os portes, e que o escopo disto continuar\u00e1 a crescer no futuro. Neste contexto, os e-mails representam um caso especial para o qual \u00e9 necess\u00e1rio observar uma s\u00e9rie de pontos a fim de cumprir os requisitos do GoBD.<\/p>\n
Voc\u00ea n\u00e3o precisa arquivar uma sauda\u00e7\u00e3o pura de Natal ou de anivers\u00e1rio para um ou mais parceiros de neg\u00f3cios. Assim que um E-mail<\/a> No entanto, se um documento assumir a fun\u00e7\u00e3o de uma carta comercial ou recibo, deve ser guardado de acordo com os per\u00edodos de reten\u00e7\u00e3o habituais, como outros documentos. O mesmo se aplica a todos os anexos com relev\u00e2ncia fiscal, ou seja, faturas, ofertas, etc. Se o texto do e-mail servir apenas como carta de acompanhamento com a qual \u00e9 enviada uma factura, oferta ou nota de entrega, este pode ser eliminado. Isso pode ser comparado a um envelope que \u00e9 jogado no lixo depois que o conte\u00fado foi removido. Neste caso, apenas o anexo \u00e9 arquivado, mas todas as informa\u00e7\u00f5es obrigat\u00f3rias para um c\u00e1lculo de imposto (de vendas) devem ser registradas no mesmo.<\/p>\n Todos os e-mails que est\u00e3o sujeitos \u00e0 obriga\u00e7\u00e3o de arquivamento devem, assim como todos os outros registros e documentos gerados eletronicamente, incluindo anexos, estar dispon\u00edveis para exame a qualquer momento e devem estar completamente protegidos contra manipula\u00e7\u00e3o por terceiros. Voc\u00ea tamb\u00e9m deve garantir que os e-mails arquivados possam ser avaliados automaticamente. De acordo com os regulamentos do GoBD, n\u00e3o basta simplesmente imprimir os documentos e armazen\u00e1-los em papel. Se voc\u00ea utiliza um m\u00e9todo de criptografia para arquivar seus e-mails, voc\u00ea tamb\u00e9m \u00e9 obrigado a permitir o acesso n\u00e3o criptografado no caso de uma poss\u00edvel auditoria fiscal. Isto garante que os documentos possam ser verificados atrav\u00e9s de pesquisa de texto completo e avaliados automaticamente.<\/p>\n O per\u00edodo de reten\u00e7\u00e3o \u00e9 de seis a dez anos, dependendo da relev\u00e2ncia fiscal e do tipo de e-mail. O per\u00edodo come\u00e7a sempre no final do ano civil em que o e-mail foi criado. Isto significa que voc\u00ea deve arquivar uma carta datada de 2 de janeiro por quase sete ou onze anos, pois o per\u00edodo n\u00e3o come\u00e7a at\u00e9 o pr\u00f3ximo dia 1 de janeiro. Para todas as empresas e comerciantes, estes regulamentos do GoBD representam um esfor\u00e7o que n\u00e3o deve ser subestimado, pois todas as facturas, cartas comerciais, ofertas, notas de entrega, etc. devem ser armazenadas de acordo com o GoBD e disponibilizadas a qualquer momento. Devem ser disponibilizados recursos suficientes para este fim.<\/p>\n Algumas empresas permitem que seus funcion\u00e1rios utilizem o pr\u00f3prio servidor ou provedor de correio da empresa para e-mail privado. Neste contexto, surge a quest\u00e3o de como as mensagens privadas s\u00e3o tratadas em termos de armazenamento. Os empregados podem concordar em ter seus e-mails arquivados por meio de um par\u00e1grafo correspondente em seu contrato de trabalho ou um acordo interno da empresa. No entanto, pode haver problemas com a protec\u00e7\u00e3o de dados aqui, uma vez que a privacidade de remetentes e destinat\u00e1rios externos tamb\u00e9m \u00e9 afectada. Por esta raz\u00e3o, \u00e9 recomendado que voc\u00ea assegure uma estrita separa\u00e7\u00e3o entre e-mails comerciais e privados ou geralmente pro\u00edba a correspond\u00eancia privada atrav\u00e9s dos seus servidores.<\/p>\n Um freelancer ou uma empresa muito pequena ainda pode ser capaz de lidar com as tarefas de armazenamento de e-mail \"\u00e0 m\u00e3o\". A partir de um determinado tamanho de empresa Custos<\/a> e o esfor\u00e7o n\u00e3o est\u00e3o mais em uma rela\u00e7\u00e3o razo\u00e1vel com o benef\u00edcio. Neste caso, apenas uma boa e segura solu\u00e7\u00e3o de software que satisfa\u00e7a os crit\u00e9rios de seguran\u00e7a jur\u00eddica e permita a avalia\u00e7\u00e3o da m\u00e1quina e uma pesquisa de texto completo pode ajudar. Tal software deve cumprir pelo menos as cinco tarefas seguintes. Todos os e-mails recebidos e enviados devem ser completamente capturados e armazenados. Faz sentido fazer isso antes de encaminhar para os destinat\u00e1rios. Al\u00e9m disso, o arquivamento deve ser fiel ao original e sem perda de informa\u00e7\u00e3o. Em terceiro lugar, deve ser garantida uma protec\u00e7\u00e3o segura contra a manipula\u00e7\u00e3o. O acesso por usu\u00e1rios simples que n\u00e3o t\u00eam direitos de administrador deve ser impedido durante todo o per\u00edodo de reten\u00e7\u00e3o para que n\u00e3o ocorram exclus\u00f5es prematuras. E por \u00faltimo, mas n\u00e3o menos importante, o software de arquivamento deve permitir o acesso ininterrupto a qualquer momento no caso de uma auditoria.<\/p>\n Se voc\u00ea se aproximar e cumprir todos os pontos mencionados corretamente, voc\u00ea - no que diz respeito ao armazenamento de e-mails - n\u00e3o ter\u00e1 nenhum problema com o fisco.<\/p>\n Mostrar: Rechtssichere E-Mailspeicherung laut GoBD Am 1. Januar 2017 treten endg\u00fcltig die „Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft. Darin enthalten sind auch die Vorschriften zur rechtssicheren Speicherung von E-Mails und E-Mailanh\u00e4ngen, f\u00fcr die es ab dem Stichtag keine Ausnahmen mehr gibt. Die […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":543,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[222,223,40,224,225,226],"class_list":["post-4215","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-uncategorized","tag-archiv","tag-daten-cloud","tag-email","tag-emailstore","tag-gobs","tag-sicherung"],"acf":[],"_wp_attached_file":null,"_wp_attachment_metadata":null,"litespeed-optimize-size":null,"litespeed-optimize-set":null,"_elementor_source_image_hash":null,"_wp_attachment_image_alt":null,"stockpack_author_name":null,"stockpack_author_url":null,"stockpack_provider":null,"stockpack_image_url":null,"stockpack_license":null,"stockpack_license_url":null,"stockpack_modification":null,"color":null,"original_id":null,"original_url":null,"original_link":null,"unsplash_location":null,"unsplash_sponsor":null,"unsplash_exif":null,"unsplash_attachment_metadata":null,"_elementor_is_screenshot":null,"surfer_file_name":null,"surfer_file_original_url":null,"envato_tk_source_kit":null,"envato_tk_source_index":null,"envato_tk_manifest":null,"envato_tk_folder_name":null,"envato_tk_builder":null,"envato_elements_download_event":null,"_menu_item_type":null,"_menu_item_menu_item_parent":null,"_menu_item_object_id":null,"_menu_item_object":null,"_menu_item_target":null,"_menu_item_classes":null,"_menu_item_xfn":null,"_menu_item_url":null,"_trp_menu_languages":null,"rank_math_primary_category":null,"rank_math_title":null,"inline_featured_image":null,"_yoast_wpseo_primary_category":null,"rank_math_schema_blogposting":null,"rank_math_schema_videoobject":null,"_oembed_049c719bc4a9f89deaead66a7da9fddc":null,"_oembed_time_049c719bc4a9f89deaead66a7da9fddc":null,"_yoast_wpseo_focuskw":"GoBS","_yoast_wpseo_linkdex":null,"_oembed_27e3473bf8bec795fbeb3a9d38489348":null,"_oembed_c3b0f6959478faf92a1f343d8f96b19e":null,"_trp_translated_slug_en_us":null,"_wp_desired_post_slug":null,"_yoast_wpseo_title":null,"tldname":null,"tldpreis":null,"tldrubrik":null,"tldpolicylink":null,"tldsize":null,"tldregistrierungsdauer":null,"tldtransfer":null,"tldwhoisprivacy":null,"tldregistrarchange":null,"tldregistrantchange":null,"tldwhoisupdate":null,"tldnameserverupdate":null,"tlddeletesofort":null,"tlddeleteexpire":null,"tldumlaute":null,"tldrestore":null,"tldsubcategory":null,"tldbildname":null,"tldbildurl":null,"tldclean":null,"tldcategory":null,"tldpolicy":null,"tldbesonderheiten":null,"tld_bedeutung":null,"_oembed_d167040d816d8f94c072940c8009f5f8":null,"_oembed_b0a0fa59ef14f8870da2c63f2027d064":null,"_oembed_4792fa4dfb2a8f09ab950a73b7f313ba":null,"_oembed_33ceb1fe54a8ab775d9410abf699878d":null,"_oembed_fd7014d14d919b45ec004937c0db9335":null,"_oembed_21a029d076783ec3e8042698c351bd7e":null,"_oembed_be5ea8a0c7b18e658f08cc571a909452":null,"_oembed_a9ca7a298b19f9b48ec5914e010294d2":null,"_oembed_f8db6b27d08a2bb1f920e7647808899a":null,"_oembed_168ebde5096e77d8a89326519af9e022":null,"_oembed_cdb76f1b345b42743edfe25481b6f98f":null,"_oembed_87b0613611ae54e86e8864265404b0a1":null,"_oembed_27aa0e5cf3f1bb4bc416a4641a5ac273":null,"_oembed_time_27aa0e5cf3f1bb4bc416a4641a5ac273":null,"_tldname":null,"_tldclean":null,"_tldpreis":null,"_tldcategory":null,"_tldsubcategory":null,"_tldpolicy":null,"_tldpolicylink":null,"_tldsize":null,"_tldregistrierungsdauer":null,"_tldtransfer":null,"_tldwhoisprivacy":null,"_tldregistrarchange":null,"_tldregistrantchange":null,"_tldwhoisupdate":null,"_tldnameserverupdate":null,"_tlddeletesofort":null,"_tlddeleteexpire":null,"_tldumlaute":null,"_tldrestore":null,"_tldbildname":null,"_tldbildurl":null,"_tld_bedeutung":null,"_tldbesonderheiten":null,"_oembed_ad96e4112edb9f8ffa35731d4098bc6b":null,"_oembed_8357e2b8a2575c74ed5978f262a10126":null,"_oembed_3d5fea5103dd0d22ec5d6a33eff7f863":null,"_eael_widget_elements":null,"_oembed_0d8a206f09633e3d62b95a15a4dd0487":null,"_oembed_time_0d8a206f09633e3d62b95a15a4dd0487":null,"_aioseo_description":null,"_eb_attr":null,"_eb_data_table":null,"_oembed_819a879e7da16dd629cfd15a97334c8a":null,"_oembed_time_819a879e7da16dd629cfd15a97334c8a":null,"_acf_changed":null,"_wpcode_auto_insert":null,"_edit_last":null,"_edit_lock":null,"_oembed_e7b913c6c84084ed9702cb4feb012ddd":null,"_oembed_bfde9e10f59a17b85fc8917fa7edf782":null,"_oembed_time_bfde9e10f59a17b85fc8917fa7edf782":null,"_oembed_03514b67990db061d7c4672de26dc514":null,"_oembed_time_03514b67990db061d7c4672de26dc514":null,"rank_math_news_sitemap_robots":"index","rank_math_robots":["index"],"_eael_post_view_count":"5136","_trp_automatically_translated_slug_ru_ru":null,"_trp_automatically_translated_slug_et":"legal-safe-email-storage","_trp_automatically_translated_slug_lv":"legal-safe-email-storage","_trp_automatically_translated_slug_fr_fr":null,"_trp_automatically_translated_slug_en_us":null,"_wp_old_slug":null,"_trp_automatically_translated_slug_da_dk":nu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