Armazenamento de e-mail conforme a lei de acordo com GoBD
Em 1º de janeiro de 2017, os "Princípios para a correta manutenção e armazenamento de livros, registros e documentos em formato eletrônico e para acesso a dados" (GoBD) finalmente entrarão em vigor. Isto também inclui os regulamentos para o armazenamento legal de e-mails e anexos de e-mail, para os quais não haverá mais exceções a partir da data de corte. O GoBD substitui todos os outros regulamentos do Ministério Federal da Fazenda (BMF) que anteriormente se aplicavam à retenção de documentos comerciais. Em detalhes, estes são os "Princípios de acesso aos dados e verificabilidade de documentos digitais" (GDPdU) e os "Princípios de sistemas de contabilidade ordenados apoiados por TI" (GoBS).
Com a publicação do GoBD em 14 de novembro de 2014, o BMF levou em conta sobretudo o fato de que o intercâmbio eletrônico de dados, a contabilidade sem papel e a documentação armazenada digitalmente de todas as transações comerciais relevantes é comum no dia-a-dia das empresas de todos os tamanhos, e que o escopo disto continuará a crescer no futuro. Neste contexto, os e-mails representam um caso especial para o qual uma série de pontos devem ser observados a fim de atender às exigências do GoBD.
Princípios de armazenamento e arquivamento de e-mails
Você não precisa arquivar uma saudação pura de Natal ou de aniversário para um ou mais parceiros comerciais. Assim que um E-mail Entretanto, se um documento assume a função de uma carta comercial ou recibo, ele deve ser armazenado de acordo com os períodos usuais de retenção, como outros documentos. O mesmo se aplica a todos os anexos com relevância fiscal, ou seja, faturas, ofertas, etc. Se o texto do e-mail serve apenas como carta de acompanhamento com a qual uma fatura, oferta ou nota de entrega é enviada, ela pode ser excluída. Isto pode ser comparado a um envelope que é jogado no lixo após o conteúdo ter sido removido. Neste caso, apenas o anexo é arquivado, mas todas as informações obrigatórias para uma liquidação de imposto (de vendas) devem ser registradas no mesmo.
Constante disponibilidade e avaliação da máquina necessária
Todos os e-mails que estão sujeitos à obrigação de arquivamento devem, assim como todos os outros registros e documentos gerados eletronicamente, incluindo anexos, estar disponíveis para exame a qualquer momento e devem estar completamente protegidos contra manipulação por terceiros. Você também deve garantir que os e-mails arquivados possam ser avaliados automaticamente. De acordo com os regulamentos da GoBD, não é suficiente simplesmente imprimir os documentos e armazená-los em papel. Se você utiliza um método de criptografia para arquivar seus e-mails, você também é obrigado a permitir o acesso não criptografado no caso de uma possível auditoria fiscal. Isto garante que os documentos possam ser verificados através de pesquisa de texto completo e avaliados automaticamente.
Limites de tempo para armazenamento de e-mail
O período de retenção é de seis a dez anos, dependendo da relevância fiscal e do tipo de e-mail. O período começa sempre no final do ano civil em que o e-mail foi criado. Isto significa que você deve arquivar uma carta datada de 2 de janeiro por quase sete ou onze anos, já que o período não começa até o próximo dia 1 de janeiro. Para todas as empresas e comerciantes, estes regulamentos do GoBD representam um esforço que não deve ser subestimado, pois todas as faturas, cartas comerciais, ofertas, notas de entrega, etc. devem ser armazenadas de acordo com o GoBD e disponibilizadas a qualquer momento. Devem ser fornecidos recursos suficientes para este fim.
O tratamento de e-mails particulares
Algumas empresas permitem que seus funcionários utilizem o próprio servidor ou provedor de correio da empresa para e-mail privado. Neste contexto, surge a questão de como as mensagens privadas são tratadas em termos de armazenamento. Os funcionários podem concordar em ter seus e-mails arquivados por meio de um parágrafo correspondente em seu contrato de trabalho ou de um acordo interno da empresa. Entretanto, pode haver problemas com a proteção de dados aqui, pois a privacidade de remetentes e destinatários externos também é afetada. Por este motivo, é recomendável que você assegure uma separação rigorosa entre e-mails comerciais e privados ou, de modo geral, proíba a correspondência privada através de seus servidores.
Solução de software ou trabalho manual?
Um freelancer ou uma empresa muito pequena ainda pode ser capaz de lidar com as tarefas de armazenamento de e-mail "à mão". A partir de um determinado tamanho de empresa Custos e o esforço não estão mais em uma relação razoável com o benefício. Neste caso, somente uma solução de software boa e segura que satisfaça os critérios de segurança jurídica e permita a avaliação da máquina e uma busca de texto completo pode ajudar. Tal software deve cumprir pelo menos as cinco tarefas a seguir. Todos os e-mails recebidos e enviados devem ser completamente capturados e armazenados. Faz sentido fazer isso antes de encaminhar aos destinatários. Além disso, o arquivamento deve ser fiel ao original e sem perda de informação. Em terceiro lugar, a proteção segura contra manipulação deve ser garantida. O acesso de simples usuários que não têm direitos de administrador deve ser impedido durante todo o período de retenção para que não ocorram exclusões prematuras. E por último, mas não menos importante, o software de arquivamento deve permitir um acesso sem problemas a qualquer momento no caso de uma auditoria.
Se você se aproximar e cumprir todos os pontos mencionados corretamente, você - no que diz respeito ao armazenamento de e-mails - não terá nenhum problema com o fisco.
Mostrar:
Salve seus eMails legalmente obrigatórios no Dados.cloud com backups adicionais. Buscável a qualquer momento com web, windows ou outlook client. Simples e acessível. Faça backup de qualquer caixa de correio - provedor independente. Para mais informações, visite a página seguinte: Descrição da oferta Data.cloud
