A segurança dos dados privados e comerciais está se tornando cada vez mais importante, porque a criminalidade está se deslocando cada vez mais para a Internet. A segurança dos dados não se preocupa apenas com a proteção de dados sensíveis, mas geralmente com a segurança de todos os dados da empresa. As empresas têm diferentes opções para otimizar a proteção e a segurança.
Autorizações de acesso
Um componente importante da segurança dos dados é o controle das autorizações de acesso. Muitos sistemas já oferecem a possibilidade de restrições simples, tais como a simples liberação de pastas para determinadas ações. Entretanto, as empresas não podem evitar o uso de ferramentas adequadas para proteger seus dados.
Isto permite que os direitos de acesso e uso sejam distribuídos não somente para pastas, mas também para arquivos individuais ou áreas de coleta de dados. É particularmente importante que estes direitos também sejam verificados regularmente. Acontece repetidamente que as contas dos funcionários demitidos não foram desativadas e estas então causaram danos consideráveis na empresa.
Versionamento
A segurança dos dados também não é mais garantida quando se trabalha com um banco de dados desatualizado. Dois fatores são geralmente responsáveis por isto, a falta de espaço de armazenamento compartilhado e nenhuma versão de quando um documento foi editado.
Graças ao armazenamento em nuvem, pelo menos o primeiro problema pode ser facilmente remediado. Com o versionamento, há um software adequado que documenta quem fez quais mudanças e quando. A vantagem é que eles não apenas mostram quem trabalhou nisso, mas também quais mudanças foram feitas. Isto é indispensável para documentos que são editados em conjunto por uma equipe, mas também para arquivos que são usados apenas por uma pessoa, muitas vezes é útil poder rastrear como um documento se desenvolveu.
Criar back-ups
No passado, eram feitas cópias de todos os registros, mas hoje os backups são dos suportes de dados que têm de ser feitos em intervalos regulares. Isto inclui não apenas os portadores de dados na empresa, mas também os servidores que são utilizados, por exemplo. Os back-ups são essenciais para a Recuperação de dados do servidor indispensável, pois uma perda pode ocorrer devido a ataques de hackers ou outros problemas. Se um backup estiver disponível, a perda de dados é mínima e os tempos de inatividade também podem ser mantidos baixos.
Muitas empresas se perguntam com que freqüência faz sentido fazer o backup dos dados do servidor. Isto só pode ser respondido individualmente. Quanto maior a freqüência de uso, mais freqüentemente devem ser feitos back-ups. Para pequenas e médias empresas, um back-up diário geralmente é suficiente. As empresas que têm centenas de pedidos de clientes por dia, entretanto, deveriam considerar fazer um back-up talvez a cada poucas horas.
Os back-ups devem ser mantidos por algum tempo. Muitas empresas até mesmo mantêm os back-ups por até um ano. A razão para isto é que, se os dados foram danificados por vírus, muitas vezes leva algum tempo até que isto seja notado. Os dados danificados são então freqüentemente copiados junto com os back-ups. Se não houver mais um back-up que contenha os dados antes de serem danificados, tais informações geralmente não podem mais ser restauradas.
Segurança física
A segurança física dos portadores de dados também queria ser considerada na segurança de dados. Similar ao acesso aos arquivos, o acesso à sala do servidor, por exemplo, também deve ser protegido com autorizações. Além disso, o cuidado e o armazenamento de portadores de dados também são um fator importante. Um backup é inútil se estiver em um portador de dados que foi exposto a muito calor, por exemplo, devido a um armazenamento incorreto, e assim se tornou inutilizável.
Neste caso, as empresas que trabalham em grande parte sem papel também estão sujeitas a disposições legais que regulam como os portadores de dados devem ser armazenados a fim de cumprir a obrigação de retenção.
