Colaborarea eficientă cu 1&1 Webmailer necesită o abordare structurată Gestionarea e-mailurilor. În acest articol vă voi arăta Sfaturi și instrucțiuni pentru a vă ajuta să vă organizați eficient cutia poștală, să comunicați mai rapid și să profitați la maximum de caracteristicile de securitate.
Puncte centrale
- Interfața cu utilizatorul Explicat: Start rapid și navigare pentru începători
- Structura dosarului și filtre: Cum să vă păstrați inbox-ul organizat
- SecuritateProtecție împotriva phishing-ului, spam-ului și pierderii de date
- Utilizare mobilă: Utilizați 1&1 Webmailer eficient în mișcare
- ProductivitateComenzi rapide și automatizări importante
Primul acces la webmailerul 1&1
După ce vă conectați prin intermediul portalului de webmail, aveți imediat la dispoziție diverse funcții. Tabloul de bord arată Inboxstructura dosarelor, contactele, calendarul și setările. Puteți scrie e-mailuri simple, adăuga atașamente sau programa întâlniri direct. Webmailerul este bazat pe browser, deci nu aveți nevoie de niciun software suplimentar. Toate browserele obișnuite suportă pe deplin aplicația.
Începătorii beneficiază de faptul că interfața cu utilizatorul este ușor de înțeles. Icoanele, meniurile și funcțiile de meniu drag-and-drop vă permit să lucrați rapid. Oricine jonglează cu mai multe adrese de e-mail poate utiliza gestionarea mai multor conturi - deosebit de practică pentru freelanceri sau echipe mici.
În special pentru începători, este recomandabil ca în primele zile să utilizați în mod activ webmailerul și să încercați sistematic funcțiile comune. În acest fel, vă veți familiariza rapid cu navigarea și veți recunoaște zonele care vă oferă informații deosebit de importante. Este adesea util să creați mici liste de verificare - de exemplu, pentru crearea sau ștergerea dosarelor și pentru redactarea de e-mailuri standardizate.
Dacă treceți de la alte programe de e-mail, cum ar fi Outlook sau Thunderbird, 1&1 Webmailer vă oferă un mediu familiar. Puteți încerca comenzi rapide similare de la tastatură sau puteți personaliza modul de sortare pentru a se potrivi obiceiurilor dvs. existente. Utilizatorii noi beneficiază, de asemenea, de funcția de ajutor integrată, care explică pașii de bază și face familiarizarea și mai ușoară.
Gestionarea dosarelor și utilizarea corectă a filtrelor
O cutie de primire ordonată economisește timp. De aceea, recomand utilizarea unei structuri clare a dosarelor. Puteți crea cât mai multe Dosar utilizator pentru facturi, contacte cu clienții sau comunicare internă, de exemplu. Sistemul utilizează reguli și filtre pentru a sorta automat e-mailurile în dosarele corespunzătoare pe măsură ce sosesc.
Acesta este modul în care se configurează o regulă simplă de filtrare:
- Accesați elementul de meniu "Setări".
- Selectați "Reguli de filtrare".
- Faceți clic pe "Regulă nouă".
- De exemplu, selectați expeditorul sau un cuvânt cheie în linia subiectului.
- Specificați folderul de destinație.
Automatizarea vă scutește de presiune și vă asigură că aveți întotdeauna o imagine de ansamblu structurată.
În multe echipe, este, de asemenea, o practică obișnuită să se creeze foldere partajate la care au acces diferite persoane. În combinație cu drepturi de acces adecvate, acest lucru poate asigura fluxuri de lucru transparente. Puteți utiliza filtre pentru a specifica direct că solicitările clienților sau facturile primite sunt mutate într-un dosar al echipei. În acest fel, nimeni nu pierde un mesaj important, iar acordurile sunt mai eficiente.
De asemenea, puteți utiliza criterii avansate de filtrare, cum ar fi atașamentele sau nivelul de prioritate. Dacă, de exemplu, anumite formate de fișiere ajung automat într-un dosar separat, puteți ține sub control și cantități mari de date. Dacă vă plac fluxurile de lucru deosebit de personalizate, puteți conecta diferite filtre unul după altul. Acest lucru vă permite să automatizați unele procese de e-mail foarte complexe, ceea ce economisește timp prețios, în special în cazul proiectelor mari.
Utilizați semnături, autorespondere și calendare
1&1 Webmailer vă simplifică și mai mult viața profesională de zi cu zi: cu doar câteva clicuri puteți configura un Semnătura care este atașat automat la fiecare e-mail. De asemenea, puteți utiliza un autoresponder - de exemplu, pentru absențele din concediu sau scurte mesaje de informare în cazul în care nu sunteți disponibil.
Calendarul integrat vă permite să planificați întâlniri direct din inbox. Puteți chiar să trimiteți e-mailuri de invitație și să exportați și să importați întâlniri. Sincronizarea calendarului vă scutește de a utiliza instrumente externe precum Outlook sau Google Calendar.
Calendarul din 1&1 Webmailer poate fi un instrument central de organizare, în special pentru companiile mici sau persoanele care lucrează pe cont propriu. Programările, memento-urile și activitățile planificate prin e-mail nu dispar în programe diferite, ci rămân împreună într-un singur loc. Acest lucru reduce riscul de programări duble și asigură o zi de lucru structurată.
Dacă lucrați în mod regulat la proiecte cu colegi din zone orare diferite, calendarul vă poate ajuta, de asemenea, să stabiliți confirmări obligatorii sau intervale de timp pentru întâlniri. Acest lucru vă permite să creați o organizare transparentă și bine comunicată a proiectelor fără a fi nevoit să treceți prin mai multe instrumente.
Lucrul mobil cu webmailerul
Mobilitatea este esențială - 1&1 Webmailer acceptă smartphone-uri și tablete fără probleme. Cu un design receptiv, conectarea prin intermediul browserelor mobile funcționează deosebit de ușor. Utilizatorii iOS și Android pot accesa în mod convenabil toate Funcții inclusiv atașamente, contacte și reguli de filtrare.
De asemenea, este posibil să vă integrați contul de e-mail într-o aplicație de e-mail prin IMAP / SMTP. Dacă aveți nevoie de ajutor cu configurarea, puteți găsi mai multe informații în Instrucțiuni pas cu pas o prezentare generală simplă.
1&1 Webmailer este deosebit de performant în ceea ce privește flexibilitatea atunci când vă deplasați: dacă nu aveți un smartphone cu dvs., puteți pur și simplu să vă conectați la browserul dvs. într-o cafenea Internet sau pe un alt computer și să vă accesați căsuța poștală. În același timp, toate setările de filtrare și folderele de e-mail rămân așa cum le-ați configurat. De asemenea, puteți prelua sau trimite fișiere atașate de mari dimensiuni în mișcare, prin intermediul unei conexiuni stabile la internet.
Cu toate acestea, asigurați-vă întotdeauna că utilizați rețele Wi-Fi sigure sau o conexiune de date fiabilă atunci când utilizați dispozitive mobile. Mai ales în cazul hotspoturilor publice, protecția împotriva phishing-ului și a înmulțirii sunt chiar mai importante decât acasă. Cu 1&1 Webmailer, puteți aplica în mișcare toate măsurile de protecție pe care le utilizați în browserul dvs. obișnuit.
Optimizarea utilizării funcțiilor de securitate
Securitatea este o prioritate absolută: 1&1 Webmailer vă oferă un Apărare împotriva spam-ului și a virușilor. Puteți utiliza setările personale pentru a determina cât de puternic ar trebui să funcționeze filtrul de spam. În plus, funcția de listă neagră și listă albă vă ajută să activați sau să blocați anumiți expeditori.
Protecția împotriva phishing-ului este îmbunătățită prin semnături și securitatea domeniului. Dacă activați autentificarea cu doi factori (2FA) prin meniul clientului, reduceți semnificativ riscul de utilizare neautorizată de către terți.
Mulți oameni subestimează importanța securității datelor în viața profesională de zi cu zi. Verificând în mod regulat filtrul de spam și ajustându-l dacă este necesar, puteți împiedica mesajele importante să ajungă în dosarul de spam. În același timp, vă protejați de e-mailurile în masă nedorite. Configurarea flexibilă a listelor dvs. negre și albe facilitează gestionarea expeditorilor recurenți. Puteți clasifica permanent partenerii de afaceri de renume sau clienții importanți ca fiind siguri - scutindu-vă de complicațiile verificării dosarelor de spam.
Pentru un nivel suplimentar, 1&1 Webmailer oferă și alte opțiuni de securitate, cum ar fi conexiunile criptate. Criptarea SSL asigură că datele dvs. nu sunt transmise în mod deschis pe Internet. Astfel, dacă lucrați într-un mediu nesecurizat, este mai bine să vă accesați contul de webmail direct prin adresa https. În acest fel, rămâneți protejat în cel mai bun mod posibil, chiar dacă rețeaua nu este securizată în mod optim.
Funcții productive pentru expeditorii de corespondență frecventă
Oricine procesează o mulțime de mesaje în fiecare zi ar trebui Instrumente de productivitate la maxim. Printre acestea se numără comenzile rapide de la tastatură, istoricul conversațiilor în fire și funcția de previzualizare. Aceasta din urmă vă arată e-mailurile, atașamentele și linkurile într-o mini vizualizare - fără a fi nevoie să deschideți mesajul separat.
Puteți reduce birocrația prin trimiterea de șabloane. Această funcție este potrivită în special pentru cererile de asistență sau acordurile de proiect. În plus față de instrumentele eficiente, beneficiați pe termen lung de stocarea centralizată a datelor - webmailerul dvs. rămâne sincronizat, chiar și atunci când schimbați dispozitivele.
Comenzile rapide de la tastatură pot fi o adevărată economie de timp: fie că este vorba de ștergere rapidă, redirecționare sau răspuns - dacă vă acordați puțin timp pentru a asimila cele mai importante comenzi rapide, veți putea naviga mult mai ușor prin e-mailuri. La fel de utile sunt și vizualizările de subiecte, care grupează toate mesajele pe un subiect în ordine cronologică. Acest lucru previne căutările plictisitoare în diferite foldere și menține dialogurile clar organizate.
Este important să răspundeți rapid, în special în fazele intensive ale proiectului, când ajunge un număr mare de e-mailuri. Merită să creați șabloane pentru întrebări frecvente sau solicitări tipice. Astfel de șabloane pot fi apelate în câteva secunde și pot fi completate cu comentarii personale, dacă este necesar. Astfel se evită duplicarea activității și se asigură că răspunsurile dvs. sunt întotdeauna profesioniste și coerente.
Caracteristici suplimentare în sistemul webmailer
Mulți utilizatori subestimează aceste mici ajutoare. Funcții precum "expediere întârziată" vă permit să programați e-mailurile. Acest lucru vă permite să pregătiți acorduri în mijlocul nopții și să le trimiteți automat în dimineața următoare. Țineți evidența proiectelor cu ajutorul notelor și al modulului de sarcini - toate în cadrul webmailerului.
Spațiul de stocare variază în funcție de tarif. De regulă, primiți câțiva gigabytes pentru căsuța dvs. poștală. Dacă aveți nevoie de un upgrade, puteți rezerva spațiu de stocare suplimentar. Apropo: este posibilă și arhivarea e-mailurilor, care vă protejează compania și îndeplinește cerințele legale.
Cu livrarea întârziată, puteți evita, de asemenea, impresia de a fi disponibil 24 de ore din 24. Dacă scrieți adesea la ore neobișnuite, webmailerul vă va trimite e-mailurile în următoarea zi lucrătoare. Acest lucru vă face să păreți profesionist, evită presiunea inutilă pentru clienții sau colegii dvs. și vă permite în continuare să lucrați la orele dvs. preferate.
Modulul de sarcini integrat vă poate ajuta să legați mesajele de e-mail și sarcinile între ele dacă le gestionați împreună. De exemplu, puteți lega anumite mesaje direct la o sarcină, astfel încât să aveți toate informațiile relevante la îndemână atunci când lucrați la acestea. Acest lucru este deosebit de eficient pentru proiectele mai lungi cu mai mulți participanți.
Comparație: Funcțiile Webmailer în funcție de nivelul tarifului
Tabelul următor vă arată dintr-o privire ce funcții oferă 1&1 Webmailer în cadrul diferitelor tarife:
| Funcția | De bază | Afaceri | Premium |
|---|---|---|---|
| Suport IMAP | ✓ | ✓ | ✓ |
| Memorie | 2 GB | 10 GB | 50 GB |
| Autoresponder | ✓ | ✓ | ✓ |
| Transmiterea corespondenței | - | ✓ | ✓ |
| Opțiune de rezervă | - | - | ✓ |
Prin urmare, alegerea tarifului depinde în mare măsură de intensitatea cu care utilizați funcțiile de e-mail și de importanța funcțiilor avansate pentru activitatea dvs. de zi cu zi. Un cont de bază poate fi adesea suficient pentru mici proiecte individuale, în timp ce companiile sau echipele beneficiază de mai multe opțiuni de stocare și de backup convenabile.
Setări avansate și securitatea contului
Redirecționarea e-mailurilor, adresele de expeditor alternative și adresele "catch-all" pot fi configurate prin intermediul meniului. Utilizați aceste funcții pentru a simplifica fluxurile de lucru sau pentru a gestiona eficient adresele de informații centralizate. De asemenea, redirecționarea poate fi activată pe o bază controlată în timp, ideală pentru înlocuirile de vacanță.
În meniul de administrare, puteți înregistra activitatea și puteți vedea când a fost deschis sau șters un mesaj. Acest lucru ajută la rezolvarea problemelor de securitate și a neînțelegerilor din cadrul echipei. Pentru mai multe detalii cu privire la Configurarea și securitatea Webmail puteți găsi sfaturi suplimentare acolo.
Dacă mai multe persoane au acces la aceeași căsuță poștală, este recomandabil să luați în serios înregistrarea. Acest lucru este deosebit de important în sectoarele în care sunt prelucrate informații relevante pentru protecția datelor. În acest fel, este, de asemenea, posibil să se dovedească ce modificări au fost efectuate la setări și filtre. Astfel, se menține o imagine de ansamblu pe măsură ce echipa crește în dimensiune. Cu toate acestea, utilizarea listelor de distribuție sau a adreselor colective (catch-all) ar trebui să fie bine planificată pentru a nu crește inutil proporția de spam.
Un alt sfat important: Puteți utiliza meniul pentru clienți pentru a vă înăspri politica privind parolele, de exemplu prin solicitarea actualizărilor periodice sau a anumitor lungimi minime ale parolelor. În combinație cu 2FA, contul dvs. este mult mai puțin expus riscurilor. În zonele sensibile, puteți, de asemenea, să creați copii de rezervă regulate și să le salvați local. Acest lucru vă protejează împotriva pierderii de date, de exemplu dacă folderele sunt șterse accidental sau dacă doriți să vă protejați proiectul împotriva defecțiunilor serverului.
Webmail-uri alternative în comparație
Piața oferă servicii suplimentare de webmail, de exemplu de la STRATO sau GMX. Într-o comparație directă, webmailerul 1&1 impresionează prin claritate, funcții de administrare integrate și scalabilitate ridicată. Utilizatorii care se concentrează pe comunicarea proiectelor preferă integrarea calendarului, în timp ce STRATO are un accent diferit.
Detalii despre alte soluții pot fi găsite în Ghidul STRATO Webmailerdacă doriți să vă pregătiți pentru alternative.
Toate soluțiile au avantajele și dezavantajele lor. În timp ce unele webmail-uri oferă mai mult spațiu de stocare în tarifele lor de bază, altele se bazează pe interfețe utilizator deosebit de simple sau sunt strâns legate de serviciile de stocare în cloud. Ceea ce vă facilitează munca de zi cu zi în fiecare caz în parte depinde în mare măsură de obiceiurile și prioritățile dumneavoastră. Cu toate acestea, 1&1 este o alegere solidă și profesională, mai ales când vine vorba de integrarea calendarului și de opțiunile de filtrare.
Cu toate acestea, poate fi util să aruncați măcar o privire la alte webmail-uri dacă lucrați în scenarii foarte specializate. De exemplu, dacă aveți nevoie de integrări profunde cu alte aplicații de afaceri sau de funcții de colaborare extinse, cum ar fi chat-uri în echipă și partajarea fișierelor, ați putea lua în considerare instrumente precum Office 365 sau Google Workspace. Pe de altă parte, pentru scopuri pur private sau cerințe foarte simple, un furnizor de servicii de e-mail ieftin sau chiar gratuit este adesea suficient.
Gânduri finale pentru îmbunătățirea continuă
O inbox organizată eficient are un impact direct asupra performanței dvs. profesionale. Cu 1&1 Webmailer, aveți la îndemână un instrument versatil - atât pentru utilizarea zilnică, cât și pentru proiecte mai ample. Rămâneți la curent încercând în mod regulat funcții noi și optimizându-vă regulile din când în când.
Utilizați automatizările, formatele și opțiunile de securitate în mod fiabil și nu sporadic. Acest lucru vă va economisi timp, bani și energie pe termen lung. Fie că sunteți la serviciu sau în mișcare, câteva setări vă vor face mai productivi, mai concentrați și mai siguri.
Dacă volumul comunicațiilor dvs. se modifică, este recomandabil să vă ajustați structura dosarelor sau regulile de filtrare. Acest lucru va asigura faptul că acestea sunt întotdeauna actualizate și structurate în mod rezonabil. De asemenea, o examinare periodică a dosarului spam ajută la salvarea e-mailurilor filtrate incorect și la rafinarea opțiunilor de filtrare. Cel mai bine este să stabiliți momente fixe în care vă curățați căsuța poștală de primire, astfel încât să nu pierdeți urma pe termen lung.
La fel de relevantă este și dezvoltarea în continuare a fluxului dvs. de lucru. De exemplu, ați putea stabili perioade de lucru fără întreruperi și fără notificări constante prin e-mail. Mulți oameni se simt distrași de pop-up-uri constante - deci este mai bine să programați momente fixe pentru procesarea e-mailurilor. Cu aceste mici măsuri, puteți utiliza 1&1 Webmailer și mai eficient și puteți elibera timp pentru sarcini mai importante.
În cele din urmă, merită să verificați setările în mod regulat, deoarece 1&1 introduce noi caracteristici și actualizări care vă pot îmbunătăți și mai mult gestionarea e-mailului. Fie că este vorba de o nouă funcție de calendar sau de o extindere a filtrelor - rămâneți la curent pentru a obține întotdeauna cele mai multe beneficii de la webmailerul dvs. și pentru a fi pregătit pentru orice situație.
