Dreptul Software de management ajută companiile mici să economisească timp și să organizeze eficient procesele. De la Software de contabilitate despre ERP și Sisteme CRM există numeroase soluții care pot fi utilizate în funcție de cerințe. Acest articol prezintă cele mai bune soluții software pentru diferite domenii de activitate și evidențiază cele mai importante funcții și costuri ale acestora.
Puncte centrale
- Software de contabilitateFacturarea automatizată și verificarea documentelor facilitează contabilitatea.
- Sisteme de gestionare a mărfurilorGestionarea eficientă a depozitelor și procesarea comenzilor pentru companiile de retail.
- Sisteme ERPSoluții software holistice pentru controlul tuturor proceselor de afaceri.
- Software CRMOptimizarea relațiilor cu clienții și a proceselor de vânzare.
- Cloud vs. on-premiseDiferențe în materie de costuri, scalabilitate și flexibilitate.
Software de contabilitate pentru întreprinderi mici
Întreprinderile mici trebuie să aibă finanțele sub control fără a pierde timp prețios. O soluție intuitivă Software de contabilitate automatizează procesele și asigură o facturare eficientă.
| Software | Costuri (de la) | Funcții importante |
|---|---|---|
| lexoffice | 6,90 € pe lună | Facturare, verificare documente, acces consultant fiscal |
| sevdesk | 9,90 € pe lună | Interfață ușor de utilizat, funcții contabile extinse |
lexoffice oferă o soluție accesibilă cu contabilitate automată și o conexiune directă pentru consultanții fiscali. Pentru ceva mai multă funcționalitate, sevdesk oferă o interfață clară și opțiuni contabile extinse.
Sisteme de gestionare a mărfurilor pentru sectorul comerțului cu amănuntul
Companiile de retail au nevoie de încredere Sisteme de gestionare a mărfurilorpentru a gestiona eficient stocurile, comenzile și facturile.
orgaMAX ERP este special conceput pentru întreprinderile mici și oferă soluții modulare de la 39 € pe lună. Alternativ, TOPIX oferă un software complet cu ERP, CRM și gestionarea resurselor umane de la 29 de euro pe utilizator.
Sisteme ERP pentru o integrare completă
Companiile care doresc să integreze într-o soluție centralizată nu numai contabilitatea și gestionarea depozitelor, ci și producția și gestionarea personalului se bazează pe Sisteme ERP. Acestea oferă procesarea datelor de la un capăt la altul și reduc procesele redundante.
SAP BusinessOne este optimizat pentru companiile mici și mijlocii și oferă o experiență de utilizare intuitivă. Microsoft Dynamics NAV oferă opțiuni de personalizare specifice industriei, dar este potrivit în special pentru companiile cu bugete mai mari.
Software CRM pentru îmbunătățirea relațiilor cu clienții
Gestionarea clienților este un factor decisiv pentru o creștere durabilă. Sisteme CRM ajută companiile să își mențină contactele cu clienții și să utilizeze mai bine oportunitățile de vânzare.
Brevo este o soluție accesibilă cu funcții CRM de bază pentru 9 euro pe lună. Cei care caută o platformă extensibilă pot utiliza Salesforce Essentials, care oferă un mediu puternic pentru vânzări și marketing de la 25 € per utilizator.
Cloud sau on-premise - care este soluția potrivită?
Mulți furnizori permit atât instalarea în cloud, cât și cea locală. Software în cloud oferă flexibilitate maximă fără a fi nevoie de o infrastructură de server dedicată, în timp ce soluțiile on-premise oferă control total asupra Date livra.
O soluție cloud este de obicei potrivită pentru întreprinderile mici, deoarece nu necesită resurse IT aprofundate. Celor care au cerințe speciale de protecție a datelor le-ar fi mai bine cu o instalare on-premise.
Ce software de management este potrivit pentru compania dumneavoastră?
Alegerea soluției potrivite depinde de obiectivele de afaceri și de constrângerile bugetare. Întreprinderile nou-înființate beneficiază, de obicei, de aplicații cloud flexibile, în timp ce companiile stabilite cu mai multe departamente au nevoie de un sistem mai integrat, cum ar fi un ERP.
Indiferent de decizie, este important să aveți o Software eficient care se dezvoltă odată cu compania.
Software de gestionare a proiectelor și de înregistrare a timpului
Pe lângă sistemele de contabilitate, CRM și ERP, utilizarea unui software de gestionare a proiectelor și de urmărire a timpului poate fi utilă, în special dacă proiectele sunt complexe sau dacă mai mulți membri ai echipei lucrează împreună. Instrumente precum Asana, Trello sau Monday.com oferă panouri vizuale pentru proiecte, o distribuție clară a sarcinilor și rapoarte de stare privind proiectele în curs. Datorită notificărilor automate și calendarelor integrate, întreaga echipă poate lucra împreună în mod eficient.
Software-ul de înregistrare a timpului, cum ar fi Clockify sau TimeTrack, ajută la transparentizarea orelor facturabile și la evaluarea proiectelor din punct de vedere comercial. Acest lucru permite, de asemenea, optimizarea prin identificarea fazelor proiectului în care se investește o cantitate deosebit de mare de timp și dacă există potențial de economisire în procesele de lucru. Companiile mici beneficiază de o imagine de ansamblu clară a lucrărilor care sunt profitabile și a domeniilor în care ar putea fi necesare resurse suplimentare.
Scalabilitate și adaptabilitate
Atunci când companiile se dezvoltă, cresc și cerințele privind software-ul. În special întreprinderile nou-înființate se dezvoltă adesea mai rapid decât companiile stabilite și au nevoie de soluții care pot fi personalizate și extinse în mod flexibil. Mulți furnizori de cloud oferă tarife scalabile, astfel încât să puteți începe cu un pachet de bază și să rezervați funcții suplimentare în funcție de necesități. Soluțiile on-premise pot fi extinse prin intermediul modulelor, dar necesită adesea costuri mai mari de hardware și întreținere.
Un bun exemplu este o companie tânără care inițial are nevoie doar de o contabilitate simplă, iar ulterior dorește să treacă la un ERP cuprinzător cu CRM și gestionarea mărfurilor. Un software care poate fi extins cu ușurință prin intermediul interfețelor economisește timp și reduce riscul de distribuire a datelor în mai multe sisteme, ceea ce duce adesea la inconsecvențe.
Integrarea cu alte sisteme
Cele mai bune programe de gestionare nu funcționează izolat. În schimb, acestea oferă interfețe (API) pentru platforme comune, cum ar fi furnizorii de servicii de plată, magazinele de comerț electronic sau furnizorii de servicii de expediere. Pentru companiile de retail care vând online și offline, este deosebit de important ca nivelurile stocurilor și tranzacțiile să fie sincronizate în timp real. Aceasta înseamnă că rapoartele de vânzări, nivelurile stocurilor și informațiile despre clienți pot fi întotdeauna actualizate.
Conexiunile perfecte cu platforme precum Shopify, WooCommerce sau Magento sunt deosebit de importante în domeniul comerțului electronic. O bună integrare înseamnă că comenzile sunt transferate automat către sistemul de gestionare a mărfurilor, iar facturile pot fi create fără etape manuale intermediare. Acest lucru minimizează riscul de erori și oferă companiei mai mult timp pentru sarcini strategice.
Securitatea datelor și GDPR
Protecția datelor este o problemă deosebit de importantă în Germania și în UE. Software-ul care stochează și prelucrează datele clienților trebuie să îndeplinească cerințele GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor). Prin urmare, companiile ar trebui să se asigure că soluția selectată oferă criptare, locații sigure pentru servere și responsabilități clare în ceea ce privește prelucrarea datelor.
Sistemele bazate pe cloud ar trebui să fie găzduite în UE sau să garanteze prin contract că datele nu vor fi transferate în țări terțe fără o protecție adecvată a datelor. O instalare on-premise poate prezenta avantaje în acest caz dacă informațiile sensibile nu părăsesc în primul rând rețeaua proprie a companiei. În același timp, stocarea independentă a datelor necesită un nivel mai ridicat de expertiză IT în cadrul companiei.
Calitatea furnizorului și a sprijinului
În plus față de aspectele tehnice, serviciile joacă, de asemenea, un rol decisiv. Întreprinderile mici și persoanele care desfășoară activități independente, în special, adesea nu au capacitatea de a se ocupa intensiv de instalații de lungă durată sau complicate Actualizări cu care să vă confruntați. Prin urmare, este recomandabil să vă bazați pe furnizori care oferă tutoriale cuprinzătoare, ajutor rapid în cazul problemelor și asistență în limba germană.
Unii producători de software oferă faze de testare gratuite în care puteți pune funcțiile la încercare. Asistența sub formă de webinare, tutoriale video sau consiliere personală poate fi foarte utilă în faza inițială pentru a integra rapid noul sistem în procesele operaționale.
Planificarea costurilor și elaborarea bugetului
Întreprinderile mici și start-up-urile, în special, sunt adesea sensibile la prețuri. Prin urmare, atunci când alegeți software-ul de gestionare potrivit, trebuie să luați în considerare diferența dintre costurile de achiziție unice (de exemplu, pentru licențele on-premise) și abonamentele lunare (pentru modelele cloud), inclusiv orice taxe suplimentare pentru module. Numărul de utilizatori joacă, de asemenea, un rol important, deoarece mulți furnizori oferă tarife diferențiate pe utilizator sau stație de lucru.
Software-ul potrivit nu trebuie să fie întotdeauna cea mai cuprinzătoare soluție. Important este ca acesta să vă susțină în mod optim propriile procese de afaceri. O comparație atentă a modelelor de licență și de întreținere ale diferiților furnizori ajută la evitarea costurilor neașteptate. Dacă definiți în prealabil în mod clar de ce funcții aveți nevoie cu adevărat (de exemplu, facturare, gestionarea clienților, controlul stocurilor), de multe ori puteți începe mai ieftin și extinde sistemul ulterior.
Implicarea și formarea echipei
Atunci când se introduce un nou software, accentul nu se pune doar pe aspectele tehnice, ci și pe cele culturale. Angajații trebuie să învețe să utilizeze noul sistem și să îi recunoască valoarea adăugată. Dacă faza de schimbare este comunicată prost sau dacă nu există o formare suficientă, acest lucru poate duce la resentimente și respingere. Prin urmare, este recomandabil să se implice echipa într-un stadiu incipient și să se ia în considerare posibila rezistență.
Strategiile dovedite includ ateliere de lucru în care sunt prezentate diferitele domenii de responsabilitate și funcții. Manualele scurte sau tutorialele online facilitează integrarea tuturor. Unele companii folosesc utilizatori cheie interni care acționează ca multiplicatori și ajută colegii să învețe.
Exemple practice de utilizare a diferitelor sisteme
În prezent, multe întreprinderi mici și mijlocii combină diferite soluții software pentru diferite sarcini. Un exemplu este o afacere mică care utilizează atât un software de contabilitate, cât și un CRM simplu pentru îngrijirea clienților. De îndată ce compania se dezvoltă și devine necesară o mai mare gestionare a stocurilor, se trece la un sistem ERP care cartografiază procesele în mod cuprinzător.
Practica a arătat că o abordare modulară poate fi avantajoasă: În primul rând, este rezolvată cea mai urgentă provocare, cum ar fi facturarea profesională. Apoi este integrat un modul CRM pentru optimizarea proceselor de vânzare. Pe măsură ce volumul comenzilor crește, se adaugă gestionarea mărfurilor și, în cele din urmă, un sistem cuprinzător de tip ERP sau ERP care conectează întregul lanț valoric prin interfețe.
Întreținere și actualizări periodice
După implementarea și familiarizarea cu succes, este important să mențineți software-ul actualizat în permanență. În cazul soluțiilor cloud, furnizorul se ocupă de obicei de întreținere și de instalarea automată a actualizărilor. Pe de altă parte, în cazul sistemelor on-premise, compania însăși trebuie să se ocupe de instalarea noilor versiuni, astfel încât să poată fi eliminate lacunele de securitate și să poată fi utilizate noi funcții.
Actualizările regulate asigură nu numai securitatea datelor, ci și compatibilitatea cu alte programe și interfețe. Mai ales dacă utilizați instrumente sau plugin-uri externe, pot apărea probleme de compatibilitate după salturi majore de versiune. Un plan clar de întreținere și o prezentare generală a actualizărilor disponibile ajută la asigurarea unei funcționări fără probleme pe termen lung.
Concluzie
Alegerea software-ului de gestiune potrivit este o investiție care poate fi rapid amortizată pentru întreprinderile mici și persoanele care desfășoară activități independente. O soluție eficientă economisește timp, minimizează erorile și permite transparența proceselor operaționale. Este esențial să cunoașteți nevoile exacte ale propriei companii, să evaluați cerințele de creștere viitoare și să optați pentru o soluție care poate fi personalizată în mod flexibil.
Fie că este vorba despre un software de contabilitate, ERP, CRM sau o soluție de gestionare a proiectelor: o bună pregătire, o planificare solidă a costurilor și implicarea timpurie a echipei asigură o introducere de succes. Ceea ce contează în cele din urmă nu este să ai cât mai multe module, ci mai degrabă un software care cartografiază eficient procesele și lasă loc pentru creștere. În acest fel, întregul potențial al instrumentelor digitale este utilizat fără a supraîncărca activitatea de zi cu zi.
