Sari la conținut 
Stocarea e-mailurilor în conformitate cu legea conform GoBD
La 1 ianuarie 2017, vor intra în vigoare în sfârșit "Principiile pentru păstrarea și stocarea corespunzătoare a registrelor, înregistrărilor și documentelor în format electronic și pentru accesul la date" (GoBD). Aceasta include, de asemenea, reglementările privind stocarea securizată din punct de vedere juridic a e-mailurilor și a atașamentelor de e-mail, pentru care nu mai există nicio excepție de la data intrării în vigoare. GoBD înlocuiește toate celelalte reglementări ale Ministerului Federal de Finanțe (BMF) care se aplicau anterior la stocarea documentelor de afaceri. În detaliu, acestea sunt "Principiile privind accesul la date și verificabilitatea documentelor digitale" (GDPdU), precum și "Principiile privind sistemele contabile computerizate adecvate" (GoBS).
Odată cu publicarea GoBD la 14 noiembrie 2014, Ministerul Federal al Finanțelor (BMF) a ținut cont în primul rând de faptul că schimbul electronic de date, contabilitatea fără hârtie și documentația stocată digital a tuturor tranzacțiilor comerciale relevante sunt curente în activitatea curentă a companiilor de toate dimensiunile și că domeniul lor de aplicare va continua să crească în viitor. În acest context, mesajele electronice reprezintă un caz special pentru care trebuie respectate o serie de aspecte pentru a îndeplini cerințele DGA.
Principii de stocare și arhivare a e-mailurilor
Nu trebuie să arhivați o simplă felicitare de Crăciun sau de ziua de naștere pentru unul sau mai mulți parteneri de afaceri. De îndată ce un Email Cu toate acestea, în cazul în care un document are rolul unei scrisori de afaceri sau al unei chitanțe, acesta trebuie să fie păstrat ca și alte documente, în conformitate cu perioadele obișnuite de păstrare. Același lucru este valabil și pentru toate anexele cu relevanță fiscală, de exemplu, facturi, oferte etc. În cazul în care textul e-mailului servește doar ca scrisoare de însoțire a unei facturi, oferte sau note de livrare, acesta poate fi șters. Acest lucru poate fi comparat cu un plic care este aruncat în coșul de gunoi după ce conținutul a fost scos. În acest caz, se arhivează doar anexa, dar toate informațiile obligatorii pentru o evaluare a impozitului (pe cifra de afaceri) trebuie să fie înregistrate pe aceasta.
Este necesară o disponibilitate constantă și o evaluare permanentă a mașinii
Toate e-mailurile care intră sub incidența obligației de arhivare trebuie să fie disponibile pentru a fi examinate în orice moment, la fel ca toate celelalte înregistrări și documente generate electronic, inclusiv atașamentele, și trebuie să fie complete și protejate împotriva manipulării de către terțe părți. În plus, trebuie să vă asigurați că mesajele electronice arhivate pot fi citite automat. În conformitate cu reglementările GdB, nu este suficient să se tipărească documentele și să se stocheze pe hârtie. Dacă folosiți o metodă de criptare pentru arhivarea e-mailurilor, sunteți obligat să oferiți acces necriptat în cazul unui control fiscal. Acest lucru garantează că documentele pot fi verificate prin căutarea textului integral și evaluate automat.
Termene limită pentru stocarea e-mailurilor
Perioada de păstrare este de șase până la zece ani, în funcție de relevanța fiscală și de tipul de e-mail. Perioada începe întotdeauna cu sfârșitul anului calendaristic în care a fost creat e-mailul. Acest lucru înseamnă că trebuie să arhivați o scrisoare din 2 ianuarie timp de aproape șapte sau unsprezece ani, deoarece perioada nu începe până la 1 ianuarie următor. Pentru toate companiile și comercianții, aceste reglementări ale GoBD reprezintă un efort care nu trebuie subestimat, deoarece toate facturile, scrisorile comerciale, ofertele, notele de livrare etc. trebuie să fie stocate în conformitate cu GoBD și puse la dispoziție la cerere în orice moment. Trebuie să se pună la dispoziție resurse suficiente în acest scop.
Gestionarea e-mailurilor private
Unele companii le permit angajaților să folosească serverul sau furnizorul de e-mail al companiei pentru e-mailurile private. În acest context, se pune problema modului în care sunt tratate mesajele private în ceea ce privește stocarea. Este adevărat că angajații pot accepta ca e-mailurile lor să fie arhivate printr-un paragraf corespunzător din contractul lor de muncă sau printr-un acord intern. Cu toate acestea, pot apărea probleme legate de protecția datelor, deoarece este afectată și confidențialitatea expeditorilor și destinatarilor externi. Prin urmare, vă recomandăm să asigurați o separare strictă a e-mailurilor de afaceri de cele private sau să interziceți în general corespondența privată prin intermediul serverelor dumneavoastră.
Soluție software sau muncă manuală?
Un liber profesionist sau o întreprindere foarte mică poate fi în continuare în măsură să gestioneze "manual" sarcinile de stocare a e-mailurilor. De la o anumită dimensiune a companiei încolo Costuri și efortul nu mai sunt într-o relație rezonabilă cu beneficiile. În acest caz, singurul lucru care poate fi de ajutor este o soluție software bună și sigură, care să îndeplinească criteriile de securitate juridică și care să permită evaluarea mecanică și o căutare în text complet. Un astfel de software trebuie să îndeplinească cel puțin următoarele cinci sarcini. Toate e-mailurile primite și trimise trebuie să fie complet înregistrate și stocate. Este logic să se facă acest lucru înainte de a le transmite destinatarilor. În plus, arhivarea trebuie să fie fidelă originalului și fără pierderi de informații. În al treilea rând, ar trebui să se garanteze o protecție sigură împotriva manipulării. Accesul utilizatorilor simpli care nu au drepturi de administrator trebuie să fie împiedicat pe întreaga perioadă de păstrare, astfel încât să nu se producă ștergeri premature. Și, nu în ultimul rând, software-ul de arhivare trebuie să permită accesul în orice moment și fără lacune în cazul unui audit.
Dacă abordați corect și respectați toate punctele menționate, nu veți avea probleme cu fiscul în ceea ce privește stocarea e-mailurilor.
Indicații:
Salvați e-mailurile într-un mod obligatoriu din punct de vedere juridic în Date.cloud cu backup-uri suplimentare. Căutarea se poate face în orice moment cu ajutorul unui client web, Windows sau outlook. Simplu și accesibil. Efectuați copii de rezervă pentru orice căsuță poștală - independent de furnizor. Pentru mai multe informații, vă rugăm să vizitați următoarea pagină: Descrierea ofertei Data.Cloud
