Securitatea datelor private și a datelor de afaceri devine din ce în ce mai importantă, deoarece criminalitatea se deplasează din ce în ce mai mult pe internet. Securitatea datelor nu se referă doar la protecția datelor sensibile, ci, în general, la securitatea tuturor datelor companiei. Companiile au la dispoziție diferite opțiuni pentru a optimiza protecția și securitatea.
Autorizații de acces
O componentă importantă a securității datelor este controlul autorizațiilor de acces. Multe sisteme oferă deja posibilitatea unor restricții simple, cum ar fi eliberarea simplă a dosarelor pentru anumite acțiuni. Cu toate acestea, companiile nu pot evita utilizarea unor instrumente adecvate pentru a-și proteja datele.
Acest lucru permite distribuirea drepturilor de acces și de utilizare nu numai pentru dosare, ci chiar și pentru fișiere individuale sau zone ale colecțiilor de date. Este deosebit de important ca aceste drepturi să fie, de asemenea, verificate periodic. Se întâmplă din nou și din nou că conturile angajaților care au fost concediați nu au fost dezactivate și că apoi au provocat daune considerabile în cadrul companiei.
Versionare
De asemenea, securitatea datelor nu mai este garantată atunci când se lucrează cu o bază de date învechită. Doi factori sunt de obicei responsabili pentru acest lucru: lipsa spațiului de stocare partajat și lipsa unei versiuni care să indice când a fost editat un document.
Datorită stocării în cloud, cel puțin prima problemă poate fi remediată cu ușurință. În cazul versiunii, există un software adecvat care documentează cine a făcut ce modificări și când. Avantajul este că acestea arată nu numai cine a lucrat la el, ci și ce modificări au fost făcute. Acest lucru este indispensabil pentru documentele care sunt editate în comun de către o echipă, dar și pentru fișierele care sunt utilizate doar de o singură persoană, fiind adesea util să se poată urmări modul în care a fost elaborat un document.
Creați copii de rezervă
În trecut, se făceau copii ale tuturor înregistrărilor, dar astăzi copiile de siguranță sunt ale suporturilor de date care trebuie făcute la intervale regulate. Aceasta include nu numai suporturile de date din cadrul companiei, ci și serverele care sunt utilizate, de exemplu. Back-up-urile sunt esențiale pentru Recuperarea datelor de pe server indispensabilă, deoarece poate apărea o pierdere din cauza atacurilor hackerilor sau a altor probleme. Dacă este disponibilă o copie de rezervă, pierderea de date este minimă, iar timpii de întrerupere pot fi, de asemenea, menținuți la un nivel scăzut.
Multe companii se întreabă cât de des are sens să facă o copie de rezervă a datelor de pe server. Răspunsul poate fi dat numai individual. Cu cât frecvența de utilizare este mai mare, cu atât mai des trebuie efectuate copii de siguranță. Pentru întreprinderile mici și mijlocii, o copie de rezervă zilnică este de obicei suficientă. Cu toate acestea, companiile care au sute de comenzi de la clienți pe zi ar trebui să ia în considerare posibilitatea de a face o copie de rezervă poate la fiecare câteva ore.
Copiile de rezervă trebuie păstrate pentru o perioadă de timp. Multe companii păstrează copiile de rezervă chiar și timp de un an. Motivul este că, în cazul în care datele au fost deteriorate de viruși, de multe ori durează ceva timp până când se observă acest lucru. Datele deteriorate sunt apoi copiate adesea împreună cu copiile de rezervă. Dacă nu mai există o copie de rezervă care să conțină datele înainte de a fi deteriorate, aceste informații nu mai pot fi, de obicei, restaurate.
Securitate fizică
Securitatea fizică a suporturilor de date trebuia, de asemenea, să fie luată în considerare în cadrul securității datelor. Ca și în cazul accesului la fișiere, și accesul la camera serverului, de exemplu, ar trebui să fie protejat prin autorizații. În plus, îngrijirea și stocarea suporturilor de date reprezintă, de asemenea, un factor important. O copie de rezervă este inutilă dacă se află pe un suport de date care a fost expus la prea multă căldură, de exemplu, din cauza unei depozitări incorecte, și a devenit astfel inutilizabil.
În acest caz, companiile care lucrează în mare parte fără hârtie fac, de asemenea, obiectul unor dispoziții legale care reglementează modul în care trebuie să fie stocate purtătorii de date pentru a respecta obligația de păstrare.
