Efektívna spolupráca s 1&1 Webmailer vyžaduje štruktúrovaný Správa e-mailov. V tomto článku vám ukážem Tipy a pokyny, ktoré vám pomôžu efektívne organizovať poštovú schránku, rýchlejšie komunikovať a čo najlepšie využívať bezpečnostné funkcie.
Centrálne body
- Používateľské rozhranie Vysvetlené: Rýchly štart a navigácia pre začiatočníkov
- Štruktúra priečinkov a filtre: Ako si udržať poriadok v doručenej pošte
- ZabezpečenieOchrana pred phishingom, spamom a stratou údajov
- Používanie mobilných zariadení: Efektívne používanie služby 1&1 Webmailer na cestách
- ProduktivitaDôležité skratky a automatizácie
Prvý prístup k webmaileru 1&1
Po prihlásení cez webový e-mailový portál máte okamžite k dispozícii rôzne funkcie. Na ovládacom paneli sa zobrazujú Doručená poštaštruktúra priečinkov, kontakty, kalendár a nastavenia. Môžete písať jednoduché e-maily, pridávať prílohy alebo priamo plánovať stretnutia. Webmailer je založený na prehliadači, takže nepotrebujete žiadny ďalší softvér. Všetky bežné prehliadače aplikáciu plne podporujú.
Používateľské rozhranie je ľahko pochopiteľné aj pre začiatočníkov. Ikony, ponuky a funkcie "drag-and-drop" umožňujú rýchlu prácu. Každý, kto žongluje s viacerými e-mailovými adresami, môže využiť správu viacerých účtov - praktické najmä pre pracovníkov na voľnej nohe alebo malé tímy.
Najmä začiatočníkom sa odporúča stráviť niekoľko prvých dní aktívnym používaním webmailera a systematicky skúšať bežné funkcie. Takto si rýchlo vytvoríte cit pre navigáciu a rozpoznáte, ktoré oblasti vám poskytujú obzvlášť dôležité informácie. Často je užitočné vytvoriť si malé kontrolné zoznamy - napríklad na vytváranie alebo mazanie priečinkov a zostavovanie štandardizovaných e-mailov.
Ak prechádzate z iných poštových programov, ako je Outlook alebo Thunderbird, 1&1 Webmailer vám ponúka známe prostredie. Môžete si vyskúšať podobné klávesové skratky alebo si prispôsobiť režim triedenia podľa svojich doterajších zvyklostí. Noví používatelia môžu využívať aj integrovanú funkciu nápovedy, ktorá vysvetľuje základné kroky a ešte viac uľahčuje oboznamovanie sa.
Správa priečinkov a správne používanie filtrov
Poriadok v schránke šetrí čas. Preto odporúčam používať prehľadnú štruktúru priečinkov. Môžete si vytvoriť čo najviac Priečinok používateľa napríklad pre faktúry, kontakty so zákazníkmi alebo internú komunikáciu. Systém používa pravidlá a filtre na automatické triedenie e-mailov do príslušných priečinkov, keď prídu.
Takto nastavíte jednoduché pravidlo filtra:
- Prejdite na položku ponuky "Nastavenia".
- Vyberte položku "Pravidlá filtrovania".
- Kliknite na "Nové pravidlo".
- Vyberte napríklad odosielateľa alebo kľúčové slovo v predmete.
- Zadajte cieľový priečinok.
Automatizácia vás zbaví tlaku a zabezpečí, že budete mať vždy štruktúrovaný prehľad.
V mnohých tímoch je bežnou praxou aj nastavenie zdieľaných priečinkov, ku ktorým majú prístup rôzni ľudia. V spojení s príslušnými prístupovými právami to môže zabezpečiť transparentné pracovné postupy. Pomocou filtrov môžete priamo určiť, aby sa dopyty zákazníkov alebo došlé faktúry presunuli do tímovej zložky. Takto nikomu neunikne dôležitá správa a dohody sú efektívnejšie.
Môžete použiť aj rozšírené kritériá filtrovania, ako sú prílohy alebo úroveň priority. Ak napríklad určité formáty súborov automaticky končia v samostatnom priečinku, môžete mať pod kontrolou aj veľké množstvo údajov. Ak máte radi obzvlášť prispôsobené pracovné postupy, môžete rôzne filtre spájať jeden za druhým. To umožňuje automatizovať niektoré veľmi zložité e-mailové procesy, čo šetrí drahocenný čas, najmä pri väčších projektoch.
Používanie podpisov, automatických korešpondentov a kalendárov
1&1 Webmailer ďalej zjednodušuje váš každodenný pracovný život: niekoľkými kliknutiami môžete nastaviť Podpis ktorý je automaticky pripojený ku každému e-mailu. K dispozícii máte aj automatický odpovedník - napríklad pre prípad dovolenkovej neprítomnosti alebo krátkych informačných správ, ak nie ste k dispozícii.
Integrovaný kalendár vám umožňuje plánovať stretnutia priamo zo schránky. Môžete dokonca odosielať pozývacie e-maily a exportovať a importovať schôdzky. Vďaka synchronizácii kalendára nemusíte používať externé nástroje, napríklad Outlook alebo Kalendár Google.
Kalendár v aplikácii 1&1 Webmailer môže byť ústredným nástrojom organizácie, najmä pre malé firmy alebo samostatne zárobkovo činné osoby. Schôdzky, pripomenutia a plánované e-mailové aktivity sa nerozplynú v rôznych programoch, ale zostanú pohromade na jednom mieste. Tým sa znižuje riziko dvojitých rezervácií a zabezpečuje sa štruktúrovaný pracovný deň.
Ak pravidelne pracujete na projektoch s kolegami z rôznych časových pásiem, kalendár vám pomôže nastaviť záväzné potvrdenia alebo časové intervaly stretnutí. Takto môžete vytvoriť prehľadnú a dobre komunikovateľnú organizáciu projektu bez toho, aby ste museli preskakovať medzi viacerými nástrojmi.
Mobilná práca s webmailerom
Mobilita je kľúčová - 1&1 Webmailer bez problémov podporuje smartfóny a tablety. Vďaka responzívnemu dizajnu funguje prihlasovanie cez mobilné prehliadače mimoriadne hladko. používatelia iOS a Android môžu pohodlne pristupovať ku všetkým Funkcie vrátane príloh, kontaktov a pravidiel filtrovania.
E-mailové konto je možné integrovať aj do poštovej aplikácie prostredníctvom protokolu IMAP / SMTP. Ak potrebujete pomoc s konfiguráciou, viac informácií nájdete v mojom Pokyny krok za krokom Jednoduchý prehľad.
Webmailer od 1&1 je mimoriadne flexibilný, keď ste na cestách: ak nemáte so sebou smartfón, môžete sa jednoducho prihlásiť do prehliadača v internetovej kaviarni alebo na inom počítači a získať prístup k svojej poštovej schránke. Všetky nastavenia filtrov a e-mailové priečinky pritom zostanú zachované tak, ako ste ich nastavili. Prostredníctvom stabilného internetového pripojenia môžete tiež na cestách získavať alebo odosielať veľké prílohy súborov.
Pri používaní mobilných zariadení sa však vždy uistite, že používate bezpečné siete Wi-Fi alebo spoľahlivé dátové pripojenie. Najmä pri verejných hotspotoch je ochrana pred phishingom a rojením ešte dôležitejšia ako doma. S aplikáciou 1&1 Webmailer môžete na cestách použiť všetky ochranné opatrenia, ktoré používate v bežnom prehliadači.
Optimalizácia používania bezpečnostných funkcií
Bezpečnosť je najvyššou prioritou: 1&1 Webmailer vám poskytuje silné Ochrana proti spamu a vírusom. Pomocou osobných nastavení môžete určiť, ako silno by mal váš spamový filter fungovať. Okrem toho vám funkcia blacklist a whitelist pomáha aktivovať alebo blokovať konkrétnych odosielateľov.
Ochrana pred phishingom sa zlepšuje pomocou signatúr a zabezpečenia domény. Ak aktivujete dvojfaktorovú autentifikáciu (2FA) prostredníctvom zákazníckeho menu, výrazne znížite riziko neoprávneného použitia treťou stranou.
Mnoho ľudí podceňuje význam zabezpečenia údajov v každodennom pracovnom živote. Pravidelnou kontrolou spamového filtra a jeho prípadným nastavením môžete zabrániť tomu, aby dôležité správy skončili v priečinku s nevyžiadanou poštou. Zároveň sa ochránite pred neželanými hromadnými e-mailovými správami. Flexibilná konfigurácia vašich čiernych a bielych zoznamov uľahčuje prácu s opakujúcimi sa odosielateľmi. Renomovaných obchodných partnerov alebo dôležitých zákazníkov môžete natrvalo zaradiť do kategórie bezpečných - ušetríte si tak starosti s kontrolou priečinkov so spamom.
Pre ďalšiu úroveň ponúka 1&1 Webmailer aj ďalšie možnosti zabezpečenia, napríklad šifrované pripojenie. Šifrovanie SSL zabezpečuje, že vaše údaje sa na internete neprenášajú otvorene. Ak teda pracujete v nezabezpečenom prostredí, je lepšie pristupovať k svojmu webmailovému účtu priamo cez adresu https. Takto zostanete čo najlepšie chránení, aj keď sieť nie je optimálne zabezpečená.
Produktívne funkcie pre častých odosielateľov
Každý, kto denne spracúva veľké množstvo správ, by mal Nástroje na zvýšenie produktivity naplno. Patria medzi ne klávesové skratky, história konverzácií vo vláknach a funkcia náhľadu. Tá zobrazuje e-maily, prílohy a odkazy v minizobrazení - bez toho, aby ste museli správu otvárať samostatne.
Odosielaním šablón môžete znížiť množstvo papierovania. Táto funkcia je vhodná najmä pre žiadosti o podporu alebo projektové zmluvy. Okrem efektívnych nástrojov dlhodobo profitujete z centrálneho ukladania údajov - váš webmailer zostáva synchronizovaný aj pri zmene zariadenia.
Klávesové skratky môžu byť skutočnou úsporou času: či už ide o rýchle vymazanie, preposlanie alebo odpovedanie - ak venujete trochu času tomu, aby ste si osvojili najdôležitejšie skratky, budete sa môcť v e-mailoch pohybovať oveľa plynulejšie. Rovnako užitočné sú aj zobrazenia tém, ktoré chronologicky spájajú všetky správy na danú tému. Zabráni sa tak zdĺhavému vyhľadávaniu v rôznych priečinkoch a dialógy zostanú prehľadne usporiadané.
Najmä v intenzívnych fázach projektu, keď prichádza veľké množstvo e-mailov, je dôležité reagovať rýchlo. Oplatí sa vytvoriť šablóny pre často kladené otázky alebo typické otázky. Tieto šablóny možno vyvolať v priebehu niekoľkých sekúnd a v prípade potreby ich možno doplniť osobnými komentármi. Vyhnete sa tak zdvojovaniu práce a zaistíte, že vaše odpovede budú vždy vyzerať profesionálne a konzistentne.
Ďalšie funkcie systému webmailer
Mnohí používatelia týchto malých pomocníkov podceňujú. Funkcie, ako napríklad "odložené odoslanie", umožňujú naplánovať e-maily. Vďaka tomu môžete pripraviť zmluvy uprostred noci a nechať ich automaticky odoslať na druhý deň ráno. Sledujte projekty pomocou poznámok a modulu úloh - všetko v rámci webmailera.
Úložný priestor sa líši v závislosti od tarify. Spravidla získate niekoľko gigabajtov pre svoju poštovú schránku. Ak potrebujete rozšírenie, môžete si rezervovať ďalšie úložisko. Mimochodom: Je možná aj archivácia e-mailov, ktorá chráni vašu spoločnosť a spĺňa zákonné požiadavky.
Vďaka oneskorenému doručeniu sa tiež môžete vyhnúť dojmu, že ste k dispozícii nepretržite. Ak často píšete v neobvyklom čase, webmailer namiesto toho odošle vaše e-maily nasledujúci pracovný deň. Vďaka tomu budete vyzerať profesionálne, vyhnete sa zbytočnému tlaku na svojich zákazníkov alebo kolegov a stále budete môcť pracovať vo vami preferovanom čase.
Integrovaný modul úloh vám pomôže prepojiť e-maily a úlohy, ak ich spravujete spoločne. Môžete napríklad prepojiť určité správy priamo s úlohou, aby ste pri práci na nich mali po ruke všetky relevantné informácie. To je obzvlášť efektívne pri dlhších projektoch s viacerými účastníkmi.
Porovnanie: Funkcie Webmailer podľa úrovne taríf
Nasledujúca tabuľka vám prehľadne ukáže, ktoré funkcie ponúka 1&1 Webmailer v rôznych tarifách:
| Funkcia | Základné | Obchod | Premium |
|---|---|---|---|
| Podpora IMAP | ✓ | ✓ | ✓ |
| Pamäť | 2 GB | 10 GB | 50 GB |
| Automatický odpovedník | ✓ | ✓ | ✓ |
| Presmerovanie pošty | - | ✓ | ✓ |
| Možnosť zálohovania | - | - | ✓ |
Výber tarify preto do veľkej miery závisí od toho, ako intenzívne využívate funkcie e-mailu a ako dôležité sú pokročilé funkcie pre vašu každodennú prácu. Základné konto môže často stačiť na malé samostatné projekty, zatiaľ čo firmy alebo tímy využijú viac úložiska a pohodlné možnosti zálohovania.
Rozšírené nastavenia a zabezpečenie konta
V ponuke je možné nakonfigurovať presmerovanie e-mailov, alternatívne adresy odosielateľov a záchytné adresy. Pomocou týchto funkcií môžete zjednodušiť pracovné postupy alebo efektívne spracovávať centralizované informačné adresy. Preposielanie možno aktivovať aj na časovo riadenom základe, čo je ideálne na zastupovanie počas dovolenky.
V ponuke správcu môžete zaznamenať aktivitu a zistiť, kedy bola ktorá správa otvorená alebo odstránená. To pomáha pri riešení bezpečnostných problémov a nedorozumení v rámci tímu. Podrobnejšie informácie o Nastavenie a zabezpečenie webovej pošty nájdete ďalšie tipy.
Ak má k tej istej schránke prístup viacero osôb, odporúča sa prihlasovanie brať vážne. Je to dôležité najmä v odvetviach, v ktorých sa spracúvajú informácie dôležité z hľadiska ochrany údajov. Týmto spôsobom je tiež možné preukázať, ktoré zmeny boli vykonané v nastaveniach a filtroch. Tým sa udržiava prehľad, keď sa tím rozrastá. Používanie distribučných zoznamov alebo kolektívnych adries (catch-all) by však malo byť len dobre naplánované, aby sa zbytočne nezvyšoval podiel spamu.
Ďalší tip: Pomocou zákazníckej ponuky môžete sprísniť zásady používania hesiel, napríklad vyžadovaním pravidelných aktualizácií alebo určitej minimálnej dĺžky hesla. V spojení s 2FA je váš účet podstatne menej ohrozený. V citlivých oblastiach môžete tiež vytvárať pravidelné zálohy a ukladať ich lokálne. Tým sa ochránite pred stratou údajov, napríklad ak dôjde k náhodnému vymazaniu priečinkov alebo ak chcete svoj projekt ochrániť pred zlyhaním servera.
Porovnanie alternatívnych webmailov
Trh ponúka ďalšie služby webovej pošty, napríklad od spoločnosti STRATO alebo GMX. V priamom porovnaní webmailer 1&1 zaujme svojou prehľadnosťou, integrovanými funkciami správy a vysokou škálovateľnosťou. Používatelia zameraní na projektovú komunikáciu uprednostňujú integráciu kalendára, zatiaľ čo STRATO má iné zameranie.
Podrobnosti o ďalších riešeniach nájdete v Sprievodca webmailerom STRATOak sa chcete pripraviť na alternatívy.
Všetky riešenia majú svoje výhody a nevýhody. Zatiaľ čo niektoré webmailery ponúkajú viac úložného priestoru v základných tarifách, iné sa spoliehajú na mimoriadne jednoduché používateľské rozhrania alebo sú úzko prepojené so službami cloudového úložiska. To, čo vám v každom jednotlivom prípade uľahčí každodennú prácu, do veľkej miery závisí od vašich zvykov a priorít. Napriek tomu je 1&1 solídnou a profesionálnou voľbou, najmä pokiaľ ide o integráciu kalendára a možnosti filtrovania.
Ak však pracujete vo veľmi špecializovaných scenároch, môže byť užitočné aspoň sa pozrieť na iné webové poštové služby. Ak napríklad potrebujete hlbokú integráciu s inými podnikovými aplikáciami alebo rozsiahle funkcie spolupráce, ako sú tímové chaty a zdieľanie súborov, môžete zvážiť nástroje, ako je Office 365 alebo Google Workspace. Na druhej strane, na čisto súkromné účely alebo veľmi jednoduché požiadavky často postačí nízkonákladový alebo dokonca bezplatný poskytovateľ elektronickej pošty.
Záverečné myšlienky pre neustále zlepšovanie
Efektívne usporiadaná schránka má priamy vplyv na váš pracovný výkon. S aplikáciou 1&1 Webmailer máte k dispozícii všestranný nástroj na každodenné použitie aj na väčšie projekty. Zostaňte v obraze tým, že budete pravidelne skúšať nové funkcie a z času na čas optimalizovať svoje pravidlá.
Automatizácie, formáty a možnosti zabezpečenia používajte spoľahlivo a nie sporadicky. Z dlhodobého hľadiska vám to ušetrí čas, peniaze a energiu. Či už ste v práci alebo na cestách, niekoľko nastavení vám umožní zvýšiť produktivitu, sústredenosť a bezpečnosť.
Ak sa zmení objem komunikácie, je vhodné upraviť štruktúru priečinkov alebo pravidlá filtrovania. Zabezpečíte tak, že budú vždy aktuálne a rozumne štruktúrované. Pravidelný pohľad do priečinka s nevyžiadanou poštou tiež pomáha zachrániť nesprávne filtrované e-maily a spresniť možnosti filtrovania. Najlepšie je stanoviť si pevný čas, kedy čistíte priečinok doručenej pošty, aby ste dlhodobo nestratili prehľad.
Rovnako dôležitý je aj ďalší vývoj vášho pracovného postupu. Mohli by ste napríklad nastaviť obdobia na nerušenú prácu bez neustálych e-mailových upozornení. Mnohí ľudia sa cítia vyrušovaní neustálymi vyskakovacími oknami - preto je lepšie naplánovať si pevné chvíle na spracovanie e-mailov. Vďaka týmto malým opatreniam môžete používať 1&1 Webmailer ešte efektívnejšie a uvoľniť si čas na dôležitejšie úlohy.
Nakoniec sa oplatí pravidelne kontrolovať nastavenia, pretože spoločnosť 1&1 zavádza nové funkcie a aktualizácie, ktoré môžu ďalej zlepšiť správu e-mailov. Či už ide o novú funkciu kalendára, alebo rozšírenie filtrov - buďte vždy aktuálni, aby ste svoj webmailer využili čo najlepšie a boli pripravení na každú situáciu.
