Bezpečnosť súkromných a firemných údajov je čoraz dôležitejšia, pretože kriminalita sa čoraz viac presúva na internet. Bezpečnosť údajov sa netýka len ochrany citlivých údajov, ale všeobecne bezpečnosti všetkých údajov spoločnosti. Spoločnosti majú rôzne možnosti optimalizácie ochrany a zabezpečenia.
Prístupové oprávnenia
Dôležitou súčasťou bezpečnosti údajov je kontrola oprávnení na prístup. Mnohé systémy už ponúkajú možnosť jednoduchých obmedzení, napríklad jednoduché uvoľnenie priečinkov pre určité akcie. Spoločnosti sa však nemôžu vyhnúť používaniu vhodných nástrojov na ochranu svojich údajov.
To umožňuje rozdeliť práva na prístup a používanie nielen pre priečinky, ale dokonca aj pre jednotlivé súbory alebo oblasti zbierok údajov. Je obzvlášť dôležité, aby sa tieto práva pravidelne kontrolovali. Opakovane sa stáva, že účty prepustených zamestnancov neboli deaktivované a že potom spôsobili v spoločnosti značné škody.
Verzovanie
Pri práci so zastaranou databázou už nie je zaručená ani bezpečnosť údajov. Zvyčajne sú za to zodpovedné dva faktory: nedostatok zdieľaného úložného priestoru a neexistencia verzie, ktorá by určovala, kedy bol dokument upravený.
Vďaka cloudovému úložisku sa dá ľahko odstrániť aspoň prvý problém. Pri verziovaní existuje vhodný softvér, ktorý dokumentuje, kto a kedy vykonal ktoré zmeny. Výhodou je, že sa v nich uvádza nielen to, kto na ňom pracoval, ale aj to, aké zmeny boli vykonané. To je nevyhnutné pri dokumentoch, ktoré upravuje spoločne tím, ale aj pri súboroch, ktoré používa len jedna osoba, je často užitočné mať možnosť sledovať, ako sa dokument vyvíjal.
Vytváranie záloh
V minulosti sa zhotovovali kópie všetkých záznamov, dnes sa zálohujú nosiče údajov, ktoré sa musia vyhotovovať v pravidelných intervaloch. To zahŕňa nielen dátové nosiče v spoločnosti, ale napríklad aj používané servery. Zálohy sú nevyhnutné pre Obnova údajov servera nevyhnutné, pretože môže dôjsť k strate v dôsledku hackerských útokov alebo iných problémov. Ak je k dispozícii záložná kópia, strata údajov je minimálna a časy výpadkov sa môžu tiež skrátiť.
Mnohé spoločnosti si kladú otázku, ako často má zmysel zálohovať údaje na serveri. Na túto otázku možno odpovedať len individuálne. Čím je frekvencia používania vyššia, tým častejšie sa musia robiť zálohy. Pre malé a stredné podniky zvyčajne stačí denné zálohovanie. Spoločnosti, ktoré majú stovky objednávok zákazníkov denne, by však mali zvážiť vytvorenie záložnej kópie možno každých niekoľko hodín.
Záložné kópie by sa mali uchovávať určitý čas. Mnohé spoločnosti uchovávajú záložné kópie dokonca až rok. Dôvodom je, že ak boli údaje poškodené vírusmi, často trvá určitý čas, kým sa to zistí. Poškodené údaje sa potom často kopírujú spolu so zálohami. Ak už neexistuje záložná kópia, ktorá by obsahovala údaje pred ich poškodením, tieto informácie už zvyčajne nie je možné obnoviť.
Fyzická bezpečnosť
V rámci bezpečnosti údajov bolo potrebné zohľadniť aj fyzickú bezpečnosť nosičov údajov. Podobne ako prístup k súborom, aj prístup napríklad do serverovne by mal byť chránený oprávneniami. Okrem toho je dôležitým faktorom aj starostlivosť o nosiče údajov a ich uchovávanie. Záloha je nepoužiteľná, ak sa nachádza na dátovom nosiči, ktorý bol vystavený príliš veľkému teplu, napríklad v dôsledku nesprávneho uloženia, a stal sa tak nepoužiteľným.
V tomto prípade sa na spoločnosti, ktoré pracujú prevažne bez papierovej formy, vzťahujú aj právne ustanovenia, ktoré upravujú spôsob uchovávania nosičov údajov, aby sa splnila povinnosť uchovávania.
