Ukladanie e-mailov v súlade s právnymi predpismi podľa GoBD
Dňa 1. januára 2017 nadobúdajú konečne účinnosť "Zásady správneho vedenia a uchovávania účtovných kníh, záznamov a dokumentov v elektronickej podobe a prístupu k údajom" (GoBD). Patria sem aj nariadenia o právne bezpečnom ukladaní e-mailov a e-mailových príloh, pre ktoré už od dátumu účinnosti nebudú existovať žiadne výnimky. GoBD nahrádza všetky ostatné predpisy Spolkového ministerstva financií (BMF), ktoré sa predtým vzťahovali na uchovávanie obchodných dokumentov. Konkrétne ide o "Zásady prístupu k údajom a overiteľnosti digitálnych dokumentov" (GDPdU) a "Zásady správnych počítačových účtovných systémov" (GoBS).
Spolkové ministerstvo financií (BMF) pri zverejnení GoBD 14. novembra 2014 zohľadnilo predovšetkým skutočnosť, že elektronická výmena údajov, bezpapierové účtovníctvo a digitálne uložená dokumentácia všetkých relevantných obchodných transakcií sú dnes bežnou súčasťou každodenného podnikania podnikov všetkých veľkostí a že ich rozsah bude v budúcnosti naďalej rásť. V tomto kontexte sú e-maily osobitným prípadom, pri ktorom je potrebné dodržiavať niektoré body, aby sa splnili požiadavky smernice GoBD.
Zásady ukladania a archivácie e-mailov
Nemusíte archivovať čisto vianočný alebo narodeninový pozdrav jednému alebo viacerým obchodným partnerom. Hneď ako sa E-mail Ak však dokument plní funkciu obchodného listu alebo potvrdenky, musí sa uchovávať ako ostatné dokumenty podľa obvyklých lehôt uchovávania. To isté platí pre všetky prílohy s daňovým významom, t. j. faktúry, ponuky atď. Ak text e-mailu slúži len ako sprievodný list, s ktorým sa posiela faktúra, ponuka alebo dodací list, možno ho vymazať. Dá sa to prirovnať k obálke, ktorá sa po vybratí obsahu vyhodí do koša na odpadky. V tomto prípade sa archivuje len príloha, ale musia sa v nej zaznamenať všetky povinné informácie pre vymeranie dane (z obratu).
Neustála dostupnosť a hodnotenie stroja
Všetky e-maily, na ktoré sa vzťahuje povinnosť archivácie, musia byť kedykoľvek k dispozícii na nahliadnutie, rovnako ako všetky ostatné elektronicky vytvorené záznamy a dokumenty vrátane príloh, a musia byť úplné a chránené pred manipuláciou zo strany tretích strán. Okrem toho musíte zabezpečiť, aby sa archivované e-maily dali analyzovať strojovo. Podľa nariadení GoBD nestačí dokumenty len vytlačiť a uchovávať v papierovej forme. Ak na archiváciu e-mailov používate šifrovanú metódu, ste povinní poskytnúť aj nešifrovaný prístup pre prípadnú daňovú kontrolu. Tým sa zabezpečí, že dokumenty možno kontrolovať pomocou fulltextového vyhľadávania a strojovo vyhodnocovať.
Termíny pre ukladanie e-mailov
Doba uchovávania je šesť až desať rokov v závislosti od daňovej relevantnosti a typu e-mailu. Obdobie sa vždy začína koncom kalendárneho roka, v ktorom bol e-mail vytvorený. To znamená, že list z 2. januára musíte archivovať takmer sedem alebo jedenásť rokov, pretože obdobie začína plynúť až od 1. januára nasledujúceho roka. Pre všetky spoločnosti a živnostníkov predstavujú tieto nariadenia GoBD úsilie, ktoré by sa nemalo podceňovať, pretože všetky faktúry, obchodné listy, ponuky, dodacie listy atď. sa musia uchovávať podľa GoBD a musia byť kedykoľvek k dispozícii na požiadanie. Na tento účel je potrebné vyčleniť dostatočné zdroje.
Nakladanie so súkromnými e-mailami
Niektoré spoločnosti umožňujú svojim zamestnancom používať na súkromnú elektronickú poštu vlastný poštový server alebo poskytovateľa. V tejto súvislosti vzniká otázka, ako sa so súkromnými správami zaobchádza, pokiaľ ide o ich ukladanie. Zamestnanci môžu súhlasiť s archiváciou svojich e-mailov príslušným odsekom v pracovnej zmluve alebo internou dohodou. V tomto prípade však môžu nastať problémy s ochranou údajov, pretože je ovplyvnené aj súkromie externých odosielateľov a príjemcov. Preto sa odporúča zabezpečiť prísne oddelenie pracovných a súkromných e-mailov alebo všeobecne zakázať súkromnú korešpondenciu prostredníctvom vašich serverov.
Softvérové riešenie alebo manuálna práca?
Pracovník na voľnej nohe alebo veľmi malá firma môže byť stále schopná zvládnuť úlohy ukladania e-mailov "ručne". Od určitej veľkosti spoločnosti Náklady a úsilie už nie sú v primeranom pomere k prínosom. V tomto prípade môže pomôcť len kvalitné a bezpečné softvérové riešenie, ktoré spĺňa kritériá právnej istoty a umožňuje strojové vyhodnocovanie a fulltextové vyhľadávanie. Takýto softvér musí spĺňať aspoň týchto päť úloh. Všetky prichádzajúce a odchádzajúce e-maily musia byť kompletne zaznamenané a uložené. To má zmysel urobiť pred odoslaním adresátom. Okrem toho musí byť archivácia verná originálu a bez straty informácií. Po tretie, mala by sa zaručiť bezpečná ochrana proti manipulácii. Prístup jednoduchých používateľov, ktorí nemajú práva správcu, musí byť zakázaný počas celého obdobia uchovávania, aby nedošlo k predčasnému vymazaniu. A v neposlednom rade musí archivačný softvér umožniť prístup kedykoľvek a bez medzier v prípade auditu.
Ak sa budete správne zaoberať všetkými uvedenými bodmi a splníte ich, nedostanete sa do žiadnych problémov s daňovým úradom - pokiaľ ide o ukladanie e-mailov.
Zobrazenie:
Ukladajte svoje e-maily právne záväzným spôsobom do Údaje.cloud s ďalšími zálohami. Vyhľadávanie kedykoľvek pomocou webu, systému Windows alebo klienta outlook. Jednoduché a cenovo dostupné. Zálohujte akúkoľvek poštovú schránku - nezávisle od poskytovateľa. Viac informácií nájdete na tejto stránke: Data.Cloud Ponuka Popis
