Šifrovaný prístup k webovej pošte pomocou služby All-Inkl: Ako chrániť svoje e-maily

Šifrovaný prístup k webovej pošte chráni pred neoprávneným prístupom a stratou údajov. Webmail All-Inkl ponúka spoľahlivé funkcie, ako je dvojfaktorová autentifikácia, integrácia PGP a nemecké štandardy ochrany údajov pre maximálnu bezpečnosť e-mailov.

Centrálne body

• Šifrovanie PGP spoľahlivo zabezpečuje dôverný obsah.
• Dvojfaktorové prihlásenie výrazne zvyšuje bezpečnosť účtu.
• Filter nevyžiadanej pošty a vírusov poskytujú účinnú ochranu priamo v poštovej schránke.
• Zálohovanie zaručiť obnovu v prípade straty údajov.
• Synchronizácia IMAP zabezpečuje konzistenciu vo všetkých zariadeniach.

Pri používaní e-mailových a webmailových riešení je potrebné dodržiavať niekoľko základných kritérií, ktoré by sa nemali podceňovať. Okrem tu uvedených bodov je dôležitý najmä výber dôveryhodného poskytovateľa a jednoduchosť používania. All-Inkl je presvedčivý v oboch oblastiach: technológia aj používateľské rozhranie sú navrhnuté tak, aby ste sa mohli prihlásiť bez zložitých okľuk a hneď začať pracovať. Okrem toho je možné rýchlo aktivovať najdôležitejšie bezpečnostné funkcie, čo je obzvlášť výhodné v stresujúcom pracovnom prostredí.

Ďalšou výhodou je, že spoločnosť All-Inkl pravidelne aktualizuje svoje systémy a aktívne odstraňuje bezpečnostné medzery. Používatelia tak môžu využívať vysoký štandard ochrany bez toho, aby museli sami neustále vyhľadávať nové zraniteľnosti. Záplaty aby ste museli hľadať. Ak budete používať aj tu uvedené funkcie, ako napríklad PGP alebo vytváranie vlastných filtrov, zistíte, že celá vaša e-mailová prevádzka môže byť oveľa lepšie organizovaná a zabezpečená.

Bezpečné nastavenie služby All-Inkl Webmail

Nastavenie e-mailového konta prostredníctvom služby All-Inkl Webmail je jednoduché. Po prihlásení do zákazníckej zóny vyberiem položku ponuky "E-mail" a kliknem na "Pridať e-mailové konto". Zvolím si bezpečné heslo a pridám požadovanú e-mailovú adresu. Na prístup používam túto adresu https://webmail.all-inkl.com a prihlásiť sa pomocou mojej úplnej e-mailovej adresy a hesla. Toto úvodné nastavenie zvyčajne trvá menej ako päť minút.

Ak potrebujete ďalšie nastavenia, nájdete ich v Sprievodca webmailom All-Inkl užitočný prehľad s ďalšími funkciami, ako sú pravidlá filtrovania alebo aliasy.

Mimoriadne užitočné je, že spoločnosť All-Inkl dôsledne zjednodušila proces sprievodcu nastavením. Vďaka tomu sa počas inštalácie nevyskytujú chyby alebo nejasné možnosti. Dobre zvolené heslo by malo mať aspoň 12 znakov a pozostávať zo zmesi písmen, číslic a špeciálnych znakov. Tým sa znižuje pravdepodobnosť, že hackeri alebo automatizované roboty ohrozia vaše konto. Upozornenie: Ak spravujete viacero účtov, mali by ste každej schránke prideliť vlastné heslo. Zabránite tak kolektívnemu ohrozeniu v prípade kompromitácie jedného účtu.

Väčšia bezpečnosť vďaka dvojfaktorovému overovaniu

Bezpečné heslo už v dnešnej dobe nestačí. Dvojfaktorové overovanie môžem aktivovať v systéme All-Inkl priamo v administrácii KAS. Na tento účel prepojím svoje konto s aplikáciou autentifikátora, napríklad Google Authenticator alebo Aegis. Pri prihlásení potom dostanem dodatočný jednorazový kód, ktorý je platný len niekoľko sekúnd. Aj v prípade krádeže hesla zostane moja schránka v bezpečí chránené.

Túto možnosť aktivujem v administrácii v časti "Nastavenia používateľa > Dvojfaktorové prihlásenie". Dôrazne odporúčam, aby ste si záložný kód uložili bezpečne offline - umožní vám to pokračovať v prístupe k zariadeniu, ak ho stratíte.

Proces 2FA využije najmä ten, kto často cestuje a pristupuje do svojej poštovej schránky aj z verejných počítačov. Získate ďalšiu vrstvu ochrany, ktorá zabráni neoprávneným tretím stranám získať prístup výlučne prostredníctvom krádeže hesla. Toto môže byť cenné bezpečnostné opatrenie aj pre súkromných používateľov, ktorí spravujú pracovné e-maily. Je dôležité, aby sa potvrdzovacie kódy v žiadnom prípade neukladali nezabezpečené. Najlepšie je zapísať si záložný kód do uzamknutého trezora alebo správcu hesiel, ktorý je tiež zašifrovaný a chránený silným hlavným heslom.

Jednoduché šifrovanie PGP

Na bezpečné odosielanie dôverných e-mailov používam protokol PGP - Pretty Good Privacy. Používam na to doplnok prehliadača, napríklad Mailvelope. Integruje sa priamo do webmailového účtu a umožňuje mi vytvárať kľúče alebo importovať existujúce. Tým sa zabezpečí, že iba príjemca môže dešifrovať moje e-maily. Náročnosť na nastavenie je nízka - ochrana je vynikajúca. Najmä v obchodnom prostredí môže PGP výrazne zabezpečiť komunikáciu.

Pre transparentnú štruktúru ukladám svoj verejný kľúč na určené miesto alebo ho aktívne posielam kontaktom. To umožňuje obom stranám komunikovať v zašifrovanej podobe bez akýchkoľvek prekážok.

Každý, kto sa hlbšie zaoberá PGP, čoskoro spozná výhody podpisov. Digitálny podpis potvrdzuje príjemcovi, že správa skutočne pochádza od určeného odosielateľa a že s ňou nebolo cestou manipulované. Najmä v čase phishingu a spamu, ktoré predstierajú, že pochádzajú zo známeho zdroja, to vytvára dodatočnú bezpečnosť. Pravidelné aktualizácie kľúčov možno spravovať aj s cieľom obnoviť akékoľvek zastarané alebo kompromitované kľúče. Je dôležité, aby sa súkromné kľúče nikdy neukladali nezašifrované v počítači alebo mobilných zariadeniach, ale aby boli vždy uložené len v chránenom prostredí alebo v kontajneroch s heslami.

Správne nakonfigurujte filtre nevyžiadanej pošty a antivírusové filtre

V rozhraní webmailu All-Inkl nájdem možnosti prispôsobenia v časti "Nastavenia > Filter spamu". Priradil som jednotlivé Čierne listiny otravných odosielateľov a v prípade potreby vytvoriť biele zoznamy, aby ste uprednostnili dôveryhodných odosielateľov. Na presmerovanie dôležitých správ alebo ich vhodné zaradenie do kategórií používam voliteľné pravidlá filtrovania.

Je možné nakonfigurovať nasledujúce filtre:

Užitočným tipom je použiť určité filtre nielen na predmet, ale aj na obsah e-mailu. Ak si všimnete, že sa neustále objavujú nevyžiadané správy s podobnými kľúčovými slovami (napr. "kasíno", "zisk" alebo "Viagra"), môžete takéto výrazy pridať do pravidiel filtrovania. Treba však dbať na to, aby ste neúmyselne neodfiltrovali legitímne e-maily. Na vylúčenie falošne pozitívnych správ sa odporúča rýchla a pravidelná kontrola priečinka so spamom.

Vo väčších tímoch alebo spoločnostiach môže byť tiež užitočné zmierniť pravidlá filtrovania spamu pre interné poštové zoznamy. Takto sa dôležité interné aktualizácie nebudú nesprávne filtrovať. Každá organizácia je v tomto prípade iná, ale All-Inkl ponúka dostatočnú flexibilitu, aby vyhovel rôznym požiadavkám.

Automatické reakcie v prípade neprítomnosti

Automatický odosielateľ je obzvlášť užitočný, keď som na dlhší čas preč. V časti "Nastavenia > Automatický odpovedník" aktivujem správu, ktorá sa odošle hneď, ako ma niekto kontaktuje. Tu tiež definujem Obdobie a text. Odosielatelia tak okamžite vedia, že práve neodpovedám a kto môže byť kontaktnou osobou.

Systém odošle odpoveď len raz na jedného odosielateľa v priebehu 24 hodín, aby sa zabránilo vzniku spamu. Používam aj archiváciu v samostatnom priečinku, aby som lepšie určil priority pri návrate.

Pri firemnom použití sa odporúča v automatickom odpovedníku uviesť meno zástupcu alebo kontaktné údaje zodpovedného oddelenia. Tým sa zabezpečí, že komunikácia zostane plynulá aj napriek neprítomnosti. Na súkromné použitie môžete tento text použiť napríklad na informovanie o tom, kedy budete opäť k dispozícii. Aby odpoveď pôsobila profesionálne, mala by byť krátka, priateľská a zmysluplná. Na zvýšenie bezpečnosti je možné do textu zakomponovať aj poznámku typu "Prosím, neposielajte e-mailom žiadne dôverné údaje".

Synchronizácia s poštovými klientmi

All-Inkl podporuje IMAP a POP3 - takto synchronizujem svoju poštu s Outlookom, Thunderbirdom alebo Apple Mail. Uprednostňujem IMAP, pretože zostáva synchronizovaný na viacerých zariadeniach. Zmeny sa uplatňujú okamžite bez ohľadu na to, či pracujem na počítači, tablete alebo smartfóne. To sa oplatí pri mobilné operácie najmä.

Potrebné údaje servera sa zobrazujú priamo v zákazníckej oblasti. Pre nováčikov je k dispozícii Sprievodca prihlásením do webovej pošty užitočný prehľad všetkých krokov.

Tí, ktorí oceňujú komplexnú archiváciu e-mailov, by mali radšej používať IMAP. POP3 zvyčajne sťahuje správy zo servera a maže ich tam, čo zabezpečuje väčšiu voľnosť dát na serveri, ale zároveň sťažuje centralizovanú správu. Pri IMAP zostáva hlavný archív vždy na serveri, takže e-maily možno načítať z mnohých koncových zariadení bez toho, aby ste sa museli obávať nekonzistentnosti. Najmä pri väčších poštových schránkach by ste mali zvážiť aj to, ako dlho chcete e-maily trvalo uchovávať, aby ste nepreplnili úložný priestor. Mnohí používatelia si udržiavajú určitú štruktúru priečinkov podľa projektov alebo zákazníkov, čo môže mať pozitívny vplyv na čas načítania vo webmailu.

Ochrana prostredníctvom denného zálohovania

Automatické zálohovanie je podceňovanou bezpečnostnou funkciou služby All-Inkl Webmail. Vytvárajú sa pravidelne a možno ich obnoviť prostredníctvom zákazníckeho menu. Ak omylom vymažem dôležité e-maily, na ich obnovenie stačí niekoľko kliknutí. Týmto spôsobom Strata údajov kontrolovateľné, a to aj v prípade chýb v účtoch alebo útokov hackerov.

Údaje sú uložené v dátových centrách s nemeckými normami ochrany údajov. Tým sa zabezpečuje maximálna právna zrozumiteľnosť a súlad s GDPR.

Tí, ktorí pracujú s veľkým dôrazom na bezpečnosť alebo posielajú kritické obchodné informácie e-mailom, majú z toho dvojnásobnú výhodu: okrem automatických záloh môžete v prípade potreby vytvárať aj vlastné manuálne zálohy. To znamená, že e-maily možno ukladať aj lokálne alebo ich v zašifrovanej podobe odosielať do externých cloudových služieb. Súhra rôznych zálohovacích mechanizmov zaručuje, že budete v okamihu opäť fungovať, a to aj v prípade závažného dátového incidentu - napríklad útoku ransomvéru. Vždy by sa však malo počítať s pravidelným testom, ktorý zabezpečí, že obnova záloh bude fungovať bez problémov.

Dôležité je tiež vytvoriť povedomie v celom tíme: Každý, kto nezodpovedne vymaže e-maily alebo náhodne klikne na spamové odkazy, môže ohroziť celý systém. Priebežným školením alebo aspoň informačnými e-mailami na tému bezpečnosti elektronickej pošty a zálohovacích procesov sa často dosiahne viac, ako by ste si mysleli. Najväčší vplyv majú často malé, každodenné preventívne opatrenia.

Dostupnosť a ochrana pred DDoS

Webmail All-Inkl je neustále k dispozícii s vynikajúcou dobou prevádzky 99,97 %. Dokonca aj pri zvýšenej dátovej prevádzke zabezpečujú stratégie, ako je zmierňovanie DDoS, stabilný prístup. To mi výrazne uľahčuje každodennú prácu. Na tento stabilný prístup sa spoliehajú najmä firmy a samostatne zárobkovo činné osoby.

Pre mnohé spoločnosti je dostupnosť ich e-mailovej infraštruktúry kľúčová na udržiavanie komunikácie so zákazníkmi alebo dodávateľmi. Ak systém zlyhá, v priebehu niekoľkých hodín môžu vzniknúť vysoké náklady alebo strata imidžu. Vďaka integrovaným ochranným opatreniam All-Inkl zostáva e-mailová prevádzka bezpečná a stabilná, aj keď servery občas zasiahne obrovská záplava dát. V praxi to znamená, že môžete spoľahlivo odosielať a prijímať e-maily bez toho, aby ste sa museli obávať náhlych "timeoutov" alebo chýb prístupu.

Prispôsobiteľné používateľské rozhranie

Mám rád prehľadne štruktúrované schránky. All-Inkl umožňuje vytvárať vlastné priečinky, definovať automatické presmerovanie a používať farebné kódovanie. Ak chcete, môžete dokonca integrovať kalendáre a kontakty prostredníctvom webového poštového rozhrania. E-maily môžete priamo vyhľadávať alebo filtrovať. Táto možnosť prispôsobenia vytvára Efektívny pracovný postupbez mnohých kliknutí.

Ak chcete preniknúť hlbšie, môžete sa dozvedieť viac v ďalšia správa o skúsenostiach informovať.

Možnosť prispôsobenia rozhrania nie je len kozmetická. Vytvorením priečinkov pre konkrétne projekty, zákazníkov alebo témy si môžete udržiavať prehľad a oveľa rýchlejšie pristupovať k relevantnej korešpondencii. Každý, kto pri svojej každodennej práci dostáva veľa e-mailov, vie, že dobrá štruktúra môže pomôcť ušetriť čas a vyhnúť sa chybám. Môžete tiež definovať pravidlá, ktoré neskôr automaticky priradia e-maily.

Niektorí používatelia oceňujú aj tmavé používateľské rozhranie (tmavý režim), ktoré chráni ich oči počas dlhých pracovných hodín. V závislosti od koncového zariadenia a nastavení je to dnes bežná funkcia. Vďaka individuálnym možnostiam prispôsobenia je All-Inkl pohodlným nástrojom bez ohľadu na to, či odpovedáte len na niekoľko e-mailov denne, alebo komunikujete každú minútu.

Zvýšená bezpečnosť prostredníctvom pravidelných aktualizácií hesiel

Okrem dvojfaktorového overovania sa odporúča aktualizovať heslá v primeraných intervaloch. Tým sa zabezpečí, že aj uniknuté alebo prelomené heslá nebudú po niekoľkých týždňoch použiteľné. Treba však dbať na to, aby časté zmeny hesiel nespôsobili chaos. Bezpečný správca hesiel môže pomôcť udržať poriadok. Je dôležité, aby ste nielen zachovali alebo dokonca predĺžili čas potrebný na zmenu hesla, ale aj kvalitu hesiel.

Mnoho nedorozumení vzniká v dôsledku súčasného používania rovnakého hesla pre rôzne online služby. Poštové schránky All-Inkl by preto nikdy nemali mať rovnaké heslo ako napríklad kontá sociálnych médií alebo online obchody. Jasné oddelenie a bezpečná správa pomáhajú dosiahnuť obrovský prínos v oblasti bezpečnosti.

Spracovanie príloh a citlivého obsahu

Aj keď sú e-maily zašifrované, prílohy zostávajú potenciálnym zdrojom nebezpečenstva. Najmä spustiteľné súbory alebo dokumenty s makrami môžu obsahovať škodlivý softvér alebo vírusy. Preto sa odporúča dôkladne skontrolovať, či príloha pochádza od dôveryhodného odosielateľa a či sa jej obsah javí ako hodnoverný. Integrovaný antivírusový filter programu All-Inkl už v tejto oblasti odvádza dobrú prácu, ale nikdy by ste nemali slepo kliknúť na tlačidlo "Otvoriť".

Okrem toho sa odporúča neposielať citlivé súbory, ako sú zmluvy, platobné informácie alebo údaje o zákazníkoch, e-mailom v otvorenom texte, ale vždy v zašifrovanej podobe. PGP na to poskytuje dobrý základ. Prípadne môžete použiť chránené cloudové riešenia, pri ktorých sa príjemcovi pošle odkaz s heslom. Aj v tomto prípade by mala byť komunikácia vhodne zabezpečená, aby k prenosu nemali prístup neoprávnené tretie strany.

Pomoc pri problémoch a službách zákazníkom

Spoločnosť All-Inkl je známa svojou rýchlou a kompetentnou podporou. Každý, kto si nie je istý konfiguráciou svojho e-mailového konta alebo problémami s bezpečnosťou, môže kontaktovať zákaznícky servis. Vyriešenie problému alebo objasnenie nejasností často trvá len niekoľko minút. Tento aspekt podpory môže byť obzvlášť dôležitý, ak nemáte za sebou žiadnych technických expertov alebo veľké IT oddelenie.

All-Inkl poskytuje aj rozsiahle stránky nápovedy a dokumentáciu, aby ste sa v prípade potreby mohli informovať sami. Túto dokumentáciu je vhodné z času na čas prelistovať, najmä keď sa chystajú nové funkcie alebo aktualizácie programu. Udržíte si tak aktuálny stav a budete môcť využívať všetky nové bezpečnostné funkcie.

Záverečné hodnotenie

All-Inkl Webmail sa mi osvedčil ako spoľahlivé a bezpečné riešenie. Kombinácia modernej technológie, šifrovanej komunikácie a nemeckých štandardov ochrany údajov umožňuje úroveň ochrany, ktorá spĺňa aj profesionálne požiadavky. Praktické funkcie, ako sú automatické korešpondéry, spamové filtre, integrácia PGP a dvojfaktorové prihlásenie, zabezpečujú bezpečnú e-mailovú infraštruktúru. Každý, kto berie ochranu údajov vážne, tu nájde čisté riešenie - bez zbytočnej zložitosti.