Varnost zasebnih in poslovnih podatkov postaja vse pomembnejša, saj se kriminal vedno bolj seli na internet. Varnost podatkov ni povezana le z zaščito občutljivih podatkov, temveč na splošno z varnostjo vseh podatkov podjetja. Podjetja imajo na voljo različne možnosti za optimizacijo zaščite in varnosti.
Dovoljenja za dostop
Pomembna sestavina varnosti podatkov je nadzor pooblastil za dostop. Številni sistemi že ponujajo možnost preprostih omejitev, na primer preprosto sprostitev map za določena dejanja. Vendar se podjetja ne morejo izogniti uporabi ustreznih orodij za zaščito svojih podatkov.
Tako lahko pravice dostopa in uporabe razdelite ne le za mape, temveč tudi za posamezne datoteke ali področja zbirk podatkov. Posebej pomembno je, da se te pravice tudi redno preverjajo. Vedno znova se zgodi, da računi odpuščenih zaposlenih niso bili deaktivirani in so nato v podjetju povzročili veliko škodo.
Oblikovanje različic
Pri delu z zastarelo podatkovno zbirko tudi varnost podatkov ni več zagotovljena. Za to sta običajno odgovorna dva dejavnika: pomanjkanje skupnega prostora za shranjevanje in odsotnost določanja različic, kdaj je bil dokument urejen.
Zahvaljujoč shranjevanju v oblaku lahko vsaj prvo težavo zlahka odpravite. Pri določanju različic je na voljo ustrezna programska oprema, ki dokumentira, kdo in kdaj je naredil katere spremembe. Njihova prednost je v tem, da ne prikazujejo le, kdo je delal na dokumentu, temveč tudi, katere spremembe so bile opravljene. To je nepogrešljivo pri dokumentih, ki jih skupaj ureja skupina, pa tudi pri datotekah, ki jih uporablja samo ena oseba, saj je pogosto koristno, da lahko sledite, kako se je dokument razvijal.
Ustvarjanje varnostnih kopij
V preteklosti so bile narejene kopije vseh zapisov, danes pa so varnostne kopije nosilci podatkov, ki jih je treba izdelovati v rednih časovnih presledkih. To ne vključuje le nosilcev podatkov v podjetju, temveč tudi strežnike, ki se na primer uporabljajo. Varnostne kopije so bistvenega pomena za Obnovitev podatkov strežnika nepogrešljiv, saj lahko pride do izgube zaradi hekerskih napadov ali drugih težav. Če je na voljo varnostna kopija, je izguba podatkov minimalna, prav tako pa je mogoče zmanjšati čas izpadov.
Veliko podjetij se sprašuje, kako pogosto je smiselno varnostno kopirati podatke v strežniku. Na to lahko odgovorite le individualno. Čim pogostejša je uporaba, tem pogosteje je treba izdelovati varnostne kopije. Za majhna in srednje velika podjetja običajno zadostuje dnevna varnostna kopija. Podjetja, ki imajo na stotine naročil strank na dan, pa bi morala razmisliti o tem, da bi morda vsakih nekaj ur naredila rezervno kopijo.
Varnostne kopije je treba hraniti nekaj časa. Mnoga podjetja hranijo varnostne kopije tudi do enega leta. Razlog za to je, da v primeru, da so podatki poškodovani zaradi virusov, pogosto traja nekaj časa, preden se to opazi. Poškodovani podatki se pogosto kopirajo skupaj z varnostnimi kopijami. Če ni več varnostne kopije, ki bi vsebovala podatke, preden so bili poškodovani, teh informacij običajno ni več mogoče obnoviti.
Fizična varnost
Pri varnosti podatkov je bilo treba upoštevati tudi fizično varnost nosilcev podatkov. Podobno kot dostop do datotek je treba z dovoljenji zaščititi tudi dostop na primer do strežniške sobe. Poleg tega sta pomemben dejavnik tudi skrb za nosilce podatkov in njihovo shranjevanje. Varnostna kopija je neuporabna, če je na nosilcu podatkov, ki je bil izpostavljen preveliki vročini, na primer zaradi nepravilnega shranjevanja, in je zato postal neuporaben.
V tem primeru tudi za podjetja, ki v veliki meri ne uporabljajo papirja, veljajo zakonske določbe, ki urejajo, kako je treba hraniti nosilce podatkov, da se izpolni obveznost hrambe.
