Zakonsko skladno shranjevanje e-pošte v skladu z GoBD
1. januarja 2017 bodo končno začela veljati "Načela za pravilno vodenje in shranjevanje knjig, evidenc in dokumentov v elektronski obliki ter za dostop do podatkov" (GoBD). To vključuje tudi predpise o zakonsko varni hrambi elektronske pošte in priponk elektronske pošte, za katere od datuma začetka veljavnosti ne bo več izjem. GoBD nadomešča vse druge predpise Zveznega ministrstva za finance (BMF), ki so prej veljali za hrambo poslovne dokumentacije. Podrobneje sta to "Načela dostopa do podatkov in preverljivosti digitalnih dokumentov" (GDPdU) in "Načela ustreznih računalniško podprtih računovodskih sistemov" (GoBS).
Zvezno ministrstvo za finance (BMF) je z objavo GoBD 14. novembra 2014 upoštevalo predvsem dejstvo, da so elektronska izmenjava podatkov, brezpapirno računovodstvo in digitalno shranjena dokumentacija vseh pomembnih poslovnih transakcij danes običajni v vsakdanjem poslovanju podjetij vseh velikosti in da se bo njihov obseg v prihodnosti še povečeval. V tem okviru so elektronska sporočila poseben primer, pri katerem je treba upoštevati nekatere točke, da se izpolnijo zahteve GoBD.
Načela shranjevanja in arhiviranja e-pošte
Ni vam treba arhivirati zgolj božične ali rojstnodnevne čestitke enemu ali več poslovnim partnerjem. Takoj ko E-pošta Če pa ima dokument funkcijo poslovnega pisma ali potrdila, ga je treba hraniti kot druge dokumente v skladu z običajnimi roki hrambe. Enako velja za vse priloge, ki so davčno pomembne, tj. račune, ponudbe itd. Če besedilo e-pošte služi le kot spremni dopis, s katerim se pošlje račun, ponudba ali dobavnica, ga lahko izbrišete. To lahko primerjamo z ovojnico, ki jo po odstranitvi vsebine odvržemo v koš za smeti. V tem primeru se arhivira samo priloga, vendar morajo biti na njej zapisani vsi obvezni podatki za odmero (prometnega) davka.
Potrebna sta stalna razpoložljivost in ocenjevanje strojev
Vsa elektronska sporočila, za katera velja obveznost arhiviranja, morajo biti kadar koli na voljo za pregled, tako kot vsi drugi elektronsko ustvarjeni zapisi in dokumenti, vključno s prilogami, ter morajo biti popolna in zaščitena pred manipulacijo s strani tretjih oseb. Poleg tega morate zagotoviti, da je arhivirano e-pošto mogoče strojno analizirati. V skladu s predpisi GoBD ni dovolj, da dokumente samo natisnete in jih hranite v papirni obliki. Če za arhiviranje e-pošte uporabljate metodo šifriranja, ste dolžni zagotoviti tudi nešifriran dostop za morebitno davčno revizijo. To zagotavlja, da je dokumente mogoče preveriti z iskanjem po celotnem besedilu in strojno oceniti.
Roki za shranjevanje e-pošte
Obdobje hrambe je od šest do deset let, odvisno od davčne pomembnosti in vrste e-pošte. Obdobje se vedno začne s koncem koledarskega leta, v katerem je bilo elektronsko sporočilo ustvarjeno. To pomeni, da morate pismo z dne 2. januarja arhivirati skoraj sedem ali enajst let, saj se obdobje začne šele z naslednjim 1. januarjem. Za vsa podjetja in trgovce ti predpisi GoBD pomenijo napor, ki ga ne bi smeli podcenjevati, saj je treba vse račune, komercialne dopise, ponudbe, dobavnice itd. hraniti v skladu z GoBD in jih na zahtevo kadar koli dati na voljo. Za to je treba zagotoviti zadostna sredstva.
Ravnanje z zasebno elektronsko pošto
Nekatera podjetja svojim zaposlenim dovolijo, da za zasebno e-pošto uporabljajo lasten poštni strežnik ali ponudnika. Pri tem se postavlja vprašanje, kako se zasebna sporočila obravnavajo glede shranjevanja. Zaposleni se lahko z ustreznim odstavkom v pogodbi o zaposlitvi ali internem sporazumu dogovorijo o arhiviranju svoje elektronske pošte. Pri tem pa lahko pride do težav z varstvom podatkov, saj je prizadeta tudi zasebnost zunanjih pošiljateljev in prejemnikov. Zato je priporočljivo, da zagotovite strogo ločevanje poslovnih in zasebnih e-poštnih sporočil ali pa na splošno prepoveste zasebno korespondenco prek svojih strežnikov.
Programska rešitev ali ročno delo?
Samostojni podjetnik ali zelo majhno podjetje lahko naloge shranjevanja e-pošte še vedno opravlja "ročno". Od določene velikosti podjetja naprej Stroški in napora niso več v razumnem razmerju s koristmi. V tem primeru lahko pomaga le dobra in varna programska rešitev, ki izpolnjuje merila pravne varnosti ter omogoča strojno ocenjevanje in iskanje po celotnem besedilu. Takšna programska oprema mora izpolnjevati vsaj naslednjih pet nalog. Vsa dohodna in odhodna e-poštna sporočila je treba v celoti zabeležiti in shraniti. To je smiselno storiti pred posredovanjem naslovnikom. Poleg tega mora biti arhiviranje zvesto izvirniku in brez izgube informacij. Tretjič, zagotoviti je treba varno zaščito pred manipulacijo. Dostop preprostim uporabnikom, ki nimajo skrbniških pravic, je treba preprečiti za celotno obdobje hrambe, da ne pride do prezgodnjih izbrisov. In nenazadnje, programska oprema za arhiviranje mora v primeru revizije omogočati dostop kadar koli in brez vrzeli.
Če boste pravilno pristopili k vsem navedenim točkam in jih izpolnili, ne boste imeli težav z davčnim uradom - kar zadeva shranjevanje elektronske pošte.
Zaslon:
Svoja e-sporočila pravno zavezujoče shranite v Podatki.cloud z dodatnimi varnostnimi kopijami. Iskanje je mogoče kadar koli s spletnim odjemalcem, odjemalcem Windows ali Outlook. Enostavno in cenovno ugodno. Varnostno kopiranje katerega koli poštnega predala - neodvisno od ponudnika. Za več informacij obiščite naslednjo stran: Data.Cloud Ponudba Opis
