Šifriran spletni dostop do e-pošte ščiti pred nepooblaščenim dostopom in izgubo podatkov. All-Inkl Webmail ponuja zanesljive funkcije, kot so dvostopenjsko preverjanje pristnosti, integracija PGP in nemški standardi za zaščito podatkov, ki zagotavljajo največjo varnost e-pošte.
Osrednje točke
- šifriranje PGP zanesljivo zavaruje zaupno vsebino.
- Prijava z dvema dejavnikoma bistveno poveča varnost računa.
- Filter za neželeno pošto in viruse zagotavljajo učinkovito zaščito neposredno v poštnem nabiralniku.
- Varnostne kopije zagotavlja obnovitev v primeru izgube podatkov.
- Sinhronizacija IMAP zagotavlja doslednost v vseh napravah.
Pri uporabi rešitev za e-pošto in spletno pošto je treba upoštevati nekatera osnovna merila, ki jih ne smemo podcenjevati. Poleg tukaj navedenih točk sta še posebej pomembna izbira zaupanja vrednega ponudnika in enostavnost uporabe. All-Inkl je prepričljiv na obeh področjih: tako tehnologija kot uporabniški vmesnik sta zasnovana tako, da se lahko brez zapletenih ovinkov prijavite in takoj začnete z delom. Poleg tega je mogoče najpomembnejše varnostne funkcije aktivirati hitro, kar je v stresnih delovnih okoljih posebna prednost.
Druga prednost je, da podjetje All-Inkl redno posodablja svoje sisteme in proaktivno odpravlja varnostne vrzeli. Zato imajo uporabniki koristi od visokega standarda zaščite, ne da bi morali sami nenehno iskati nove ranljivosti. Obliži da bi morali iskati. Če uporabljate tudi tukaj omenjene funkcije, kot sta PGP ali ustvarjanje lastnih filtrov, boste ugotovili, da je mogoče celoten e-poštni promet veliko bolje organizirati in zavarovati.
Varna nastavitev spletne e-pošte All-Inkl
Nastavitev e-poštnega računa prek spletne pošte All-Inkl je preprosta. Po prijavi v območje za stranke izberem menijsko postavko "E-pošta" in kliknem na "Dodaj e-poštni račun". Izberem varno geslo in dodam želeni e-poštni naslov. Za dostop uporabljam naslednji naslov https://webmail.all-inkl.com in se prijavite z mojim celotnim e-poštnim naslovom in geslom. Začetna nastavitev običajno traja manj kot pet minut.
Če potrebujete dodatne nastavitve, jih lahko najdete v Vodnik za spletno pošto All-Inkl koristen pregled z dodatnimi funkcijami, kot so pravila filtriranja ali vzdevki.
Še posebej koristno je, da je podjetje All-Inkl dosledno poenostavilo postopek čarovnika za nastavitev. Tako se izognete napakam ali nejasnim možnostim med namestitvijo. Dobro izbrano geslo mora biti dolgo vsaj 12 znakov in sestavljeno iz mešanice črk, številk in posebnih znakov. S tem se zmanjša verjetnost, da bi hekerji ali avtomatizirani roboti ogrozili vaš račun. Upoštevajte tudi: če upravljate več računov, morate vsakemu poštnemu predalu dodeliti svoje geslo. Tako boste preprečili skupno kompromitacijo, če bi bil kompromitiran en sam račun.
Več varnosti z dvofaktorskim preverjanjem pristnosti
Varno geslo dandanes ni več dovolj. Dvostopenjsko preverjanje pristnosti z All-Inkl lahko aktiviram neposredno v upravi sistema KAS. To storim tako, da svoj račun povežem z aplikacijo za avtentikacijo, kot sta Google Authenticator ali Aegis. Ob prijavi nato prejmem dodatno enkratno kodo, ki velja le nekaj sekund. Tudi če mi ukradejo geslo, je moj poštni predal varen. zaščiteno.
To možnost aktiviram v administraciji v razdelku "Nastavitve uporabnika > Dvofaktorska prijava". Zelo priporočam, da varnostno kodo shranite varno brez povezave - tako lahko še naprej dostopate do naprave, če jo izgubite.
Postopek 2FA bo koristil predvsem tistim, ki veliko potujejo in do svojega poštnega predala dostopajo tudi z javnih računalnikov. Pridobite dodatno raven zaščite, ki nepooblaščenim tretjim osebam preprečuje, da bi dostop pridobile izključno s krajo gesla. To je lahko dragocen varnostni ukrep tudi za zasebne uporabnike, ki upravljajo službeno e-pošto. Pomembno je, da potrditvenih kod v nobenem primeru ne shranjujete nezaščiteno. Najbolje je, da si varnostno kodo zabeležite v zaklenjenem sefu ali upravljalniku gesel, ki je prav tako šifriran in zaščiten z močnim glavnim geslom.
Enostavno šifriranje PGP
Za varno pošiljanje zaupnih e-poštnih sporočil uporabljam program PGP - Pretty Good Privacy. Za to uporabljam dodatek za brskalnik, kot je Mailvelope. Vključi se neposredno v račun spletne pošte in mi omogoča ustvarjanje ključev ali uvoz obstoječih. To zagotavlja, da samo prejemnik lahko dešifrira moja e-poštna sporočila. Priprava ni zahtevna, zaščita pa je odlična. Zlasti v poslovnem okolju lahko PGP pomembno zaščiti komunikacijo.
Za pregledno strukturo shranim svoj javni ključ na določeno mesto ali ga aktivno pošljem stikom. Tako lahko obe strani brez ovir komunicirata v šifrirani obliki.
Vsak, ki se poglobi v PGP, bo kmalu spoznal prednosti podpisov. Digitalni podpis prejemniku potrdi, da sporočilo dejansko prihaja od navedenega pošiljatelja in da na poti ni bilo spremenjeno. Zlasti v času ribarjenja in neželene pošte, ki se pretvarja, da prihaja iz znanega vira, to pomeni dodatno varnost. Upravljati je mogoče tudi redne posodobitve ključev, da se obnovijo morebitni zastareli ali ogroženi ključi. Pomembno je, da zasebnih ključev nikoli ne shranjujete nešifrirano v računalniku ali mobilnih napravah, temveč jih vedno hranite le v zaščitenih okoljih ali vsebnikih z gesli.
Pravilno konfigurirajte filtre za neželeno pošto in viruse
V spletnem poštnem vmesniku All-Inkl najdem možnosti za prilagajanje v razdelku "Nastavitve > Filter neželene pošte". Posameznim osebam sem dodelil Črne liste za nadležne pošiljatelje in po potrebi ustvarite bele sezname za prednostno razvrščanje zanesljivih pošiljateljev. Za preusmerjanje pomembnih sporočil ali njihovo ustrezno kategorizacijo uporabljam izbirna pravila filtriranja.
Konfigurirate lahko naslednje filtre:
| Vrsta filtra | Funkcija |
|---|---|
| Črne liste | Blokira neželene domene ali pošiljatelje |
| Bele liste | Pooblastilo znanih in zaupanja vrednih stikov |
| Filtri, ki temeljijo na pravilih | Samodejno razvrščanje e-poštnih sporočil v mape |
| Preverjanje virusov | samodejno izbriše nevarne priponke |
Koristen nasvet je, da določene filtre uporabite ne le za predmet, temveč tudi za vsebino e-poštnega sporočila. Če opazite, da se v e-pošti pojavljajo neželena sporočila s podobnimi ključnimi besedami (npr. "casino", "profit" ali "Viagra"), lahko takšne izraze dodate v pravila filtriranja. Vendar pa je treba paziti, da ne boste nehote filtrirali legitimnih e-poštnih sporočil. Za izključitev lažno pozitivnih sporočil je priporočljivo hitro in redno preverjanje mape za neželeno pošto.
V večjih skupinah ali podjetjih je lahko koristno tudi, da sprostite pravila filtriranja neželene pošte za notranje poštne sezname. Tako pomembne notranje posodobitve ne bodo napačno filtrirane. Vsaka organizacija je pri tem drugačna, vendar All-Inkl ponuja dovolj prilagodljivosti, da lahko izpolni različne zahteve.
Samodejni odzivi v primeru odsotnosti
Avtorski odzivnik je še posebej uporaben, kadar sem dalj časa odsoten. V razdelku "Nastavitve > Samodejni odzivnik" aktiviram sporočilo, ki se pošlje takoj, ko me nekdo kontaktira. Tu določim tudi Obdobje in besedilo. Tako pošiljatelji takoj vedo, da trenutno ne odgovarjam in kdo je lahko kontaktna oseba.
Sistem pošlje odgovor samo enkrat na pošiljatelja v 24 urah, da se izogne neželeni pošti. Uporabljam tudi sistem arhiviranja v ločeni mapi, da bi bolje razvrstil prednostne naloge ob vrnitvi.
Za poslovno uporabo je priporočljivo, da v samodejnem odzivniku navedete predstavnika ali vnesete kontaktne podatke pristojnega oddelka. To zagotavlja, da bo komunikacija kljub odsotnosti potekala nemoteno. Za zasebno uporabo lahko to besedilo uporabite na primer za navedbo, kdaj boste spet na voljo. Da bi bil odgovor videti profesionalen, mora biti kratek, prijazen in smiseln. Za večjo varnost lahko vključite tudi opombo, kot je "Prosimo, ne pošiljajte zaupnih podatkov po elektronski pošti".
Sinhronizacija s poštnimi odjemalci
All-Inkl podpira IMAP in POP3 - tako sinhroniziram svojo pošto z Outlookom, Thunderbirdom ali Apple Mail. Raje imam IMAP, ker ostane sinhroniziran na več napravah. Spremembe se uporabijo takoj, ne glede na to, ali delam na računalniku, tabličnem računalniku ali pametnem telefonu. To se izplača pri mobilne operacije zlasti.
Potrebni podatki o strežniku so prikazani neposredno v območju za stranke. Za nove uporabnike je na voljo Vodnik za prijavo v spletno pošto koristen pregled vseh korakov.
Tistim, ki cenijo celovito arhiviranje e-pošte, je bolje uporabiti IMAP. POP3 običajno prenese sporočila iz strežnika in jih tam izbriše, kar zagotavlja večjo svobodo podatkov v strežniku, hkrati pa otežuje centralizirano upravljanje. Pri IMAP glavni arhiv vedno ostane v strežniku, tako da je mogoče e-pošto pridobiti iz številnih končnih naprav, ne da bi bilo treba skrbeti za nedoslednosti. Zlasti pri večjih poštnih predalih morate razmisliti tudi o tem, kako dolgo želite trajno hraniti e-pošto, da ne bi preveč napolnili prostora za shranjevanje. Veliko uporabnikov ohranja določeno strukturo map glede na projekte ali stranke, kar lahko pozitivno vpliva na čas nalaganja v spletni pošti.
Zaščita z vsakodnevnim varnostnim kopiranjem
Samodejno varnostno kopiranje je podcenjena varnostna funkcija spletne pošte All-Inkl. Te se ustvarjajo redno in jih lahko obnovite prek menija za stranke. Če pomotoma izbrišem pomembno pošto, je za njeno obnovitev potrebnih le nekaj klikov. Na ta način Izguba podatkov tudi v primeru napak na računu ali hekerskih napadov.
Podatki so shranjeni v podatkovnih centrih, ki izpolnjujejo nemške standarde za varstvo podatkov. To zagotavlja največjo pravno jasnost in skladnost z GDPR.
Tisti, ki pri svojem delu skrbijo za varnost ali pošiljajo poslovno pomembne podatke po e-pošti, imajo dvojno korist: poleg samodejnih varnostnih kopij lahko po potrebi ustvarite tudi lastne ročne varnostne kopije. To pomeni, da lahko e-pošto shranite tudi lokalno ali jo v šifrirani obliki prenesete v zunanje storitve v oblaku. Prepletanje različnih mehanizmov varnostnega kopiranja zagotavlja, da boste v kratkem času spet delovali, tudi v primeru večjega incidenta s podatki - na primer napada z izsiljevalsko programsko opremo. Vendar pa je treba vedno upoštevati redno preverjanje, ali obnavljanje varnostnih kopij deluje nemoteno.
Prav tako je pomembno, da se tega zavedajo vsi člani ekipe: Vsak, ki neodgovorno briše e-pošto ali pomotoma klikne na neželene povezave, lahko ogrozi celoten sistem. S stalnim usposabljanjem ali vsaj informativnimi elektronskimi sporočili na temo varnosti elektronske pošte in postopkov varnostnega kopiranja pogosto dosežete več, kot si morda mislite. Največji učinek imajo pogosto majhni, vsakodnevni previdnostni ukrepi.
Razpoložljivost in zaščita pred napadi DDoS
Spletna pošta All-Inkl je z izjemnim časom delovanja 99,97 % stalno na voljo. Tudi pri povečanem podatkovnem prometu strategije, kot je blaženje DDoS, zagotavljajo stabilen dostop. To mi močno olajša vsakodnevno delo. Na ta stabilen dostop se zanašajo zlasti podjetja in samozaposleni.
Za mnoga podjetja je razpoložljivost e-poštne infrastrukture ključnega pomena za vzdrževanje komunikacije s strankami ali dobavitelji. Če sistem odpove, lahko v nekaj urah nastanejo visoki stroški ali izguba podobe. Zahvaljujoč integriranim zaščitnim ukrepom podjetja All-Inkl ostaja e-poštni promet varen in stabilen, tudi če strežnike občasno zadenejo ogromne poplave podatkov. V praksi to pomeni, da lahko zanesljivo pošiljate in prejemate elektronsko pošto, ne da bi vas skrbelo zaradi nenadnih "timeouts" ali napak pri dostopu.
Prilagodljiv uporabniški vmesnik
Všeč so mi jasno strukturirani prejeti paketi. All-Inkl vam omogoča ustvarjanje lastnih map, določanje samodejnega posredovanja in uporabo barvnega označevanja. Če želite, lahko koledarje in stike vključite tudi prek spletnega poštnega vmesnika. Elektronska sporočila lahko neposredno iščete ali filtrirate. Ta možnost prilagajanja ustvarja Učinkovit potek delabrez številnih klikov.
Če se želite poglobiti, lahko več informacij najdete v nadaljnje poročilo o izkušnjah obvestiti.
Možnost prilagajanja vmesnika ni le kozmetična. Z ustvarjanjem map za določene projekte, stranke ali teme lahko vzdržujete pregled in hitreje dostopate do ustrezne korespondence. Vsi, ki pri svojem vsakdanjem delu prejemajo veliko e-pošte, vedo, da lahko z dobro strukturo prihranite čas in se izognete napakam. Določite lahko tudi pravila, ki pozneje samodejno dodelijo e-poštna sporočila.
Nekateri uporabniki cenijo tudi temen uporabniški vmesnik (temni način), da si zaščitijo oči med dolgimi delovnimi urami. Odvisno od končne naprave in nastavitev je to zdaj običajna funkcija. Zaradi individualnih možnosti prilagajanja je All-Inkl priročno orodje, ne glede na to, ali odgovorite le na nekaj e-poštnih sporočil na dan ali komunicirate vsako minuto.
Izboljšana varnost z rednim posodabljanjem gesel
Poleg dvostopenjskega preverjanja pristnosti je priporočljivo gesla posodabljati v razumnih časovnih presledkih. S tem zagotovite, da tudi odtujena ali razbita gesla po nekaj tednih ne bodo več uporabna. Vendar je treba paziti, da pogoste spremembe gesel ne povzročijo kaosa. Pri tem vam lahko pomaga varen upravitelj gesel. Pomembno je, da ne le ohranite ali celo podaljšate čas, ki je potreben za menjavo gesel, temveč tudi kakovost gesel.
Veliko nesporazumov nastane zaradi hkratne uporabe istega gesla za različne spletne storitve. Zato poštni predali All-Inkl nikoli ne smejo imeti istega gesla kot na primer računi v družabnih omrežjih ali spletnih trgovinah. Jasna ločitev in varno upravljanje pomagata doseči veliko povečanje varnosti.
ravnanje s priponkami in občutljivo vsebino
Tudi če so e-poštna sporočila šifrirana, priponke ostajajo potencialni vir nevarnosti. Zlasti izvedljive datoteke ali dokumenti z makri lahko vsebujejo zlonamerno programsko opremo ali viruse. Zato je priporočljivo natančno preveriti, ali priponka prihaja od uglednega pošiljatelja in ali je vsebina videti verodostojna. Vgrajeni virusni filter programa All-Inkl pri tem že opravlja dobro delo, vendar nikoli ne smete slepo klikniti na gumb "Odpri".
Poleg tega je priporočljivo, da občutljivih datotek, kot so pogodbe, plačilne informacije ali podatki o strankah, ne pošiljate po e-pošti v navadnem besedilu, temveč vedno v šifrirani obliki. PGP je dobra podlaga za to. Kot drugo možnost lahko uporabite zaščitene rešitve v oblaku, pri katerih se prejemniku pošlje povezava z geslom. Tudi v tem primeru mora biti komunikacija ustrezno zaščitena, da nepooblaščene tretje osebe ne morejo dostopati do prenosa.
Pomoč pri težavah in storitvah za stranke
Podjetje All-Inkl je znano po hitri in kompetentni podpori. Vsi, ki niso prepričani o konfiguraciji svojih e-poštnih računov ali varnostnih vprašanjih, se lahko obrnejo na službo za pomoč uporabnikom. Pogosto traja le nekaj minut, da rešite težavo ali razjasnite morebitne nejasnosti. Ta vidik podpore je lahko še posebej pomemben, če za seboj nimate tehničnih strokovnjakov ali velikega oddelka IT.
All-Inkl zagotavlja tudi obsežne strani pomoči in dokumentacijo, tako da lahko po potrebi sami ugotovite, kaj je to. Priporočljivo je, da občasno pregledate to dokumentacijo, še posebej takrat, ko so predvidene nove funkcije ali posodobitve programa. Tako boste vedno na tekočem in boste lahko izkoristili vse nove varnostne funkcije.
Končna ocena
All-Inkl Webmail se je izkazal za zanesljivo in varno rešitev. Kombinacija sodobne tehnologije, šifrirane komunikacije in nemških standardov za varstvo podatkov omogoča raven zaščite, ki ustreza tudi strokovnim zahtevam. Praktične funkcije, kot so samodejni dopisniki, filtri za nezaželeno pošto, integracija PGP in dvofaktorska prijava, zagotavljajo varno e-poštno infrastrukturo. Vsi, ki varstvo podatkov jemljejo resno, bodo tu našli čisto rešitev - brez nepotrebnih zapletov.
