Hoppa till innehåll 
Jag automatiserar woocommerce-fakturor uppfylla lagkraven, implementera GDPR-kraven korrekt och förbereda min butik för e-faktureringsskyldigheten 2025. I den här artikeln förklarar jag på ett praktiskt sätt vilka plugins, inställningar och processer som krävs för lagligt kompatibla PDF-filer, ZUGFeRD/XRechnung och GoBD-arkivering.
Centrala punkter
Följande nyckeluttalanden ger dig en snabb orientering om en juridiskt kompatibel Realisering med WooCommerce.
- Automatisering sparar tid: fakturor skapas när statusen ändras och skickas direkt till kunderna via e-post.
- Rättssäkerhet tack vare plugins: obligatorisk information, löpande nummer, GoBD-arkivering och GDPR-hjälp.
- E-faktura från 2025: ZUGFeRD/XRechnung undviker mediestörningar och uppfyller offentliga krav.
- Uppgiftsskydd i kassan: samtycken, dataminimering, export/radering på begäran.
- Gränssnitt för redovisning: sevDesk, Lexoffice, Lexware för heltäckande arbetsflöden.
Varför WooCommerce når sina gränser i Tyskland utan en fakturaförlängning
Som standard tillhandahåller WooCommerce inte officiellt erkända Fakturorvilket snabbt leder till luckor i Tyskland. Utan en utökning saknas löpande nummerserier, obligatorisk juridisk information och säkra PDF-utgångar i enlighet med GoBD. Skatteregler som reducerad och vanlig moms eller gemenskapsinterna leveranser kräver tillförlitliga illustrationer. Jag implementerar också juridiska texter, kryssrutor och tydliga samtycken i kassan på ett mycket säkrare sätt med plugins. Jag undviker manuell omarbetning, skrivfel och diskussioner med ekonomiavdelningen.
Uppdrag 2025: e-fakturering, ZUGFeRD och XRechnung kortfattat förklarade
Från och med 2025 kommer offentliga kunder endast att acceptera elektroniska fakturor i erkända format. Standarder. I Tyskland är detta främst ZUGFeRD och XRechnung, som tillhandahåller strukturerade data och är maskinläsbara. Bra WooCommerce-tillägg genererar dessa format automatiskt tillsammans med PDF-filen. Jag lagrar obligatoriska fält som routing-ID, orderreferenser eller leveransdatum direkt i orderprocessen. På så sätt kan jag hålla deadlines och skicka kvitton som uppfyller kraven utan att behöva exportera för hand.
E-fakturering i praktiken: profiler, validering och avsändning
För ZUGFeRD använder jag praktiska profiler (t.ex. Comfort) så att alla relevanta fält för artiklar, skatter och leveransdata inkluderas. För XRechnung ställer jag in obligatorisk information i enlighet med EN 16931 och den tyska CIUS. Viktigt är ValideringJag kontrollerar genererade XML-filer med vanliga validatorer och överför dem på ett strukturerat sätt istället för att konvertera PDF:er i efterhand. För den offentliga sektorn använder jag Peppol eller definierade portaler; routing-ID hör hemma i ett separat fält, liksom order- och leverantörsreferenser. Jag bifogar endast bilagor (t.ex. villkor) om profilen tillåter det och följer storleksgränserna. Versionshantering (t.ex. ZUGFeRD 2.2/2.3) gör att jag kan förbli kompatibel utan att behöva ändra arbetsflöden varje år.
Nummerintervall, dokumenttyper och korrigeringar
Jag delar upp nummerserier efter dokumenttyp: offert, order, Fakturaavbeställningsfaktura/kreditnota, proforma och följesedel i förekommande fall. Varje cirkel är fortlöpande och helst årsbaserad (t.ex. 2025-000123). Istället för att ändra en faktura skapar jag en ny faktura vid eventuella felaktigheter. Faktura för avbeställning och sedan skapa en korrekt numrerad uppföljningsfaktura. För handpenningar använder jag handpennings- och slutfakturor som korrekt visar den redan betalda skatten. Jag testar partiella och kollektiva kreditnotor med returprocesser så att belopp, skattekoder och referenser till den ursprungliga fakturan är konsekventa. På så sätt uppfyller jag GoBD-principerna om oföränderlighet och håller dokumentkedjan tydligt spårbar.
Tydligt kartlägga skattelogiken: OSS/IOSS, omvänd skattskyldighet, småföretag
Jag kartlägger momsen med tydlig logik: För EU-omfattande B2C-leveranser använder jag OSS-priser för varje destinationsland och lagrar de landsspecifika tröskelvärdena. För import upp till 150 euro stöder IOSS snabb hantering. I B2B-miljön kontrollerar jag moms-ID:t automatiskt och om kontrollen är kvalificerad ställer jag in momströskeln vid behov. Omvänd laddning um. För digitala varor tar jag hänsyn till principen om prestationsplats. Den som Reglering av småföretag döljer skatten och visar det meddelande som krävs enligt lag ("Ingen moms visas..."). Jag håller mina skattesatser centralt uppdaterade, undviker att åsidosätta enskilda produkter och testar regelbundet avrundning och bruttoprislogik för att minimera skillnader i cent.
Arbeta i enlighet med GDPR: Dataminimering, registrerades rättigheter, kryptering
Jag behandlar endast uppgifter som är nödvändiga för betalning, leverans och Faktura krävs. För allt annat inhämtar jag verifierbart samtycke, loggar det och erbjuder information, export och radering när som helst. Jag krypterar e-post, säkerhetskopior och databaser och tillhandahåller uppdaterade TLS-certifikat. I kassan förklarar jag på ett transparent sätt vilka uppgifter jag använder i vilket syfte. På så sätt skyddar jag kunddata, minskar riskerna och uppfyller kraven i GDPR och GoBD.
DSGVO på djupet: DP-avtal, raderingskoncept och roller
Jag sluter avtal med alla tjänsteleverantörer (hosting, e-post, bokföring). Avtal om orderhantering och dokumentera tekniska och organisatoriska åtgärder. Jag definierar en Koncept för borttagningFakturauppgifter sparas av skatteskäl, övriga personuppgifter raderas så snart de inte längre behövs. Roll- och rättighetskoncept säkerställer att endast behöriga personer ser fakturor och orderdata. Jag aktiverar 2-FA för administratörer, loggar in, begränsar API-nycklar och stänger av gamla åtkomster. Jag använder separata samtycken för nyhetsbrev (double opt-in) och undviker att koppla dem till avslutandet av ett köp.
Plugins i jämförelse: Tysk marknad vs. Germaniserad
För laglig automatisering använder jag en Pluginsom behärskar fakturor, GDPR-hjälp och standarder för e-fakturering. German Market och Germanised for WooCommerce har visat sig vara särskilt framgångsrika. Båda skapar PDF-filer automatiskt, lägger till obligatorisk information och integrerar gränssnitt till bokföringslösningar. De har också funktioner för samtycke i kassan och för dokumentation. Följande tabell ger en direkt överblick över de viktigaste funktionerna.
| Rank | Plugin | Automatiserad fakturering | Standard för e-faktura | GDPR-verktyg | Gränssnitt för redovisning |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Den tyska marknaden | Ja | Ja (ZUGFeRD, XRechnung) | Ja | Ja (t.ex. sevDesk, Lexware) |
| 2 | Tyskspråkig för WooCommerce | Ja | Ja | Ja | Ja (t.ex. Lexoffice) |
När jag gör mitt val är jag uppmärksam på rena nummerintervall, stabila PDF-generatorer och Gränssnitt för redovisning. En annan avgörande faktor är hur väl plugins mappar returer, avbeställningsfakturor och kreditnotor. Den som arbetar med kunder inom den offentliga sektorn behöver pålitliga ZUGFeRD/XRechnung-profiler. En bra exportfunktion underlättar också revisioner och utbyten med skattekonsulter.
Teknisk implementering: Hooks, köer och e-postleverans
Jag länkar fakturaskapandet med stabila WooCommerce-krokar som woocommerce_order_status_avslutad eller . woocommerce_betalning_komplett. För stora volymer förlitar jag mig på asynkron Generering via bakgrundsköer för att hålla kassan snabb. Jag lägger till bilagor via woocommerce_email_attachments endast där de är juridiskt nödvändiga. Jag konfigurerar SPF, DKIM och DMARC för att säkerställa att mina e-postmeddelanden levereras, kontrollerar studsloggar och håller ett öga på sändningsgränser. När det gäller förnyade försök förhindrar jag dubbelfakturor genom idempotens och konsekventa statusövergångar. Jag dirigerar fel till en kö med avisering så att inget dokument "går förlorat".
Lagstadgad obligatorisk information på fakturor och i kassan
Varje faktura behöver fullständiga företagsuppgifter, löpnummer och fakturadatum, Datum för tjänstgöringskattesatser och belopp. Jag kontrollerar också moms-ID, om det finns tillgängligt, och lagrar det konsekvent överallt. Om du erbjuder B2B bör du automatisera kontrollen för att undvika skattefel. Jag använder lämpliga plugins och arbetsflöden som skapar kvitton från orderstatusen "slutförd". Den här guiden visar dig hur du på ett tillförlitligt sätt frågar efter moms-ID: Moms-ID i enlighet med gällande lagstiftning.
Automatiserad process: från beställning till korrekt arkivering
Jag styr fakturagenereringen via orderstatus och e-posthändelser så att kunderna kan ladda ner PDF-filen utan att behöva vänta på den. Standard ta emot. Samtidigt skickar jag kopior till ett revisionssäkert arkiv som uppfyller GoBD-kraven. Avbokningar utlöser automatiskt en kreditnota som jag också arkiverar. För återkommande köp använder jag abonnemangsbokningar för att generera felfria seriefakturor. Den här artikeln sammanfattar vad som är juridiskt viktigt när det gäller arkivering: Juridisk arkivering av e-post.
GoBD i vardagen: procedurell dokumentation, protokoll och oföränderlighet
Jag har en Dokumentation av processer där jag beskriver varje steg från beställning till arkivering. Detta inkluderar ansvarsområden, system, godkännanden, nummerserier och korrigeringsprocesser. Jag säkerställer oföränderlighet genom skrivskyddad lagring, loggar (vem gjorde vad och när?) och helst hashkontrollsummor på PDF/XML-filer. PDF/A kan vara till hjälp, men är inte nödvändigt - viktigare är Spårbarhet och maskinell analyserbarhet. Vid extern revision exporterar jag strukturerat (dokumentdata, journal, masterdata) och dokumenterar revisorns åtkomst. Om en faktura makuleras hänvisar jag till originalnumret i kreditfakturan och arkiverar båda dokumenten i en fast länk.
Flerspråkighet, valutor och B2B/B2C-logik
I internationella butiker definierar jag separata skattenycklar och visningsformat för varje valuta. Jag visar fakturor i Transaktionens valuta och dokumentkonverteringar (växelkurs, datum) om ekonomiavdelningen bokför i euro. För flerspråkiga PDF-filer ser jag till att obligatoriska texter (t.ex. reverse charge notice) översätts korrekt. Inom B2B-området kontrollerar jag företagsfält mer noggrant, separerar företagskassor från privatkundskassor och visar fält beroende på sammanhanget. På så sätt håller jag kassan smal, samtidigt som fakturan innehåller all juridisk information.
Gränssnitt mot redovisning: sevDesk, Lexoffice, Lexware
Jag använder API:et för att överföra orderdata, betalningar och Kuponger direkt till ekonomiavdelningen. Detta minskar dubbel bokföring och förkortar märkbart månadsslutet. En tydlig regel är viktig: WooCommerce förblir ledande för kunddata, bokföringsprogrammet för kontering. Jag synkroniserar nummerintervall och definierar tydligt kontomappningar och skattenycklar. Det innebär att varje faktura hamnar på rätt plats och att skattekonsulten kan arbeta snabbt.
Prestanda och hosting: Varför snabba servrar stöder automatisering
Fakturor i PDF-format, e-fakturafiler och Krokar under statusändringar belastar systemet. Högpresterande hosting med uppdaterad PHP, tillräckligt många PHP-arbetare och cachelagring gör hela skillnaden. Data bör lagras i EU, med krypterade säkerhetskopior och tydliga återställningsscenarier. För mer djupgående inställningar använder jag empiriska värden för cron-jobb, köer och e-postköer. Den här översikten ger en praktisk introduktion: Automatisk fakturering.
Behörigheter, säkerhet och felscenarier
Jag skiljer på administratörs- och butikschefsrättigheter, begränsar åtkomsten till faktureringsfunktioner och tillämpar en stark lösenordspolicy. I en nödsituation planerar jag Scenarier för felOm PDF-generering misslyckas återskapar en bakgrundstjänst dokumenten så snart som tjänsten är tillgänglig igen. Jag övervakar systemresurser, loggfiler och kölängder för att upptäcka flaskhalsar i ett tidigt skede. Jag tillämpar säkerhetsuppdateringar omgående och testar kritiska ändringar i en staging-miljö innan de tas i drift.
Implementering: Steg-för-steg-plan för din butik
Först gör jag en aktuell säkerhetskopia och uppdaterar WordPress, WooCommerce och Insticksprogram. Jag installerar sedan German Market eller Germanised och ställer in nummerserier, obligatorisk information och e-postmallar. I nästa steg aktiverar jag ZUGFeRD/XRechnung och testar exporten med realistiska testorder. Sedan konfigurerar jag gränssnittet till ekonomiavdelningen och kontrollerar skattelogiken, kontoplanen och kreditnota-scenarierna. Slutligen dokumenterar jag processer, ansvarsområden och lagringsperioder för intern kvalitetssäkring.
Vanliga misstag och hur du undviker dem
Många butiker genererar PDF:er för tidigt, innan betalningen är mottagen. vara fastvilket leder till avbokningar och korrigeringar. Jag kopplar skapandet till meningsfulla statusar som "betald" eller "slutförd". Ett annat misstag är inkonsekventa företagsuppgifter, logotyper eller sidfötter, vilket väcker frågor vid revisioner. Saknade kreditnotor för returer är också en risk; jag testar dessa fall regelbundet. Slutligen ser jag till att cron-jobb körs på ett tillförlitligt sätt och att e-postmeddelanden verkligen lämnar utkorgen.
Checklista för GDPR- och GoBD-kompatibla processer
Jag kontrollerar om samtycken registreras på rätt sätt och om Export av data alltid vara möjliga. Fakturorna innehåller alla obligatoriska uppgifter, inklusive löpnummer och servicedatum. Arkiveringen är oföränderlig, spårbar och revisionssäker. ZUGFeRD/XRechnung är aktiverade, testade och dokumenterade. Jag håller också programvaran, certifikaten och säkerhetsåtgärderna uppdaterade så att revisorer snabbt kan få insikt.
Kort sammanfattning: Vad som räknas nu
De som automatiserar fakturor i WooCommerce sparar tid, minskar antalet fel och förblir juridiskt kompatibel. Med tysk marknad eller germaniserad implementerar jag obligatorisk information, e-fakturering och GDPR på ett smidigt sätt. Gränssnitt till redovisningslösningar sluter slingan hela vägen till skattedeklarationer. Stabil hosting säkerställer att PDF-filer, e-fakturor och e-postmeddelanden skapas utan dröjsmål. Det gör att jag kan fokusera på försäljning och service igen, samtidigt som processen fungerar tillförlitligt i bakgrunden.
