Hoppa till innehåll 
Jag aktiverar strato e-postarkivering i kundcentret i bara några steg och från och med då säkra alla affärsmeddelanden på ett revisionssäkert sätt. Så här uppfyller jag GoBDHGB, AO och DSGVO, följa lagringstider och återställa e-postmeddelanden på några sekunder om det behövs.
Centrala punkter
- GoBD & GDPR: rättssäkert och begripligt
- Automatisk Arkivering: inkommande och utgående
- Sök & Export: hitta snabbt, .eml/.pst
- Tyskland Hosting: certifierade datacenter
- Tidsfrister Ställ in skattebevis
Vad innebär laglig e-postarkivering för STRATO?
För mig innebär arkivering enligt gällande lagstiftning att varje relevant e-postmeddelande lagras oföränderligt i Arkiv och förblir spårbar, begriplig och fullständig. Jag lagrar elektronisk affärskorrespondens i upp till tio år och dokumenterar fullständigt vad som har mottagits eller skickats. Jag utesluter alla ändringar av innehållet eftersom lagringen är manipuleringssäker. På så sätt uppfyller jag mina lagstadgade skyldigheter och minskar mina Risk vid skatterevisioner. Samtidigt behåller jag överblicken eftersom jag använder sök- och exportfunktioner direkt i kontot.
Juridiska grunder kompakt
Jag inrättar arkiveringen på ett sådant sätt att den överensstämmer med §§ 257 HGB och 147 AO, eftersom dessa specifikationer är de Förvaring av affärsbrev och redovisningsdokument. GoBD kräver oföränderlighet, spårbarhet och tydlig dokumentation av förfaranden. Jag hanterar personuppgifter i enlighet med GDPR, fastställer tidsfrister för radering och följer principen om dataminimering. För mer information om skyldigheter och bästa praxis hänvisar jag till Rättsliga krav tillvägagångssätt. På så sätt förebygger jag sanktioner och säkerställer en konsekvent Efterlevnad under hela e-postmeddelandets livscykel.
Så här aktiverar du arkivering steg för steg
Jag loggar in på mitt STRATO kundkonto och går till önskat paket via "Hantera e-post" för att Funktion för att starta. I administrationsmenyn väljer jag "Mail archiving", accepterar villkoren och bokar det betalda alternativet. Därefter definierar jag vilka brevlådor jag vill inkludera och vilka jag vill exkludera, t.ex. för särskilt känslig post. Brevlådor. Jag aktiverar tjänsten med ett klick och från och med då hamnar alla nya mejl automatiskt i arkivet. Praktisk tilläggsinformation hittar jag i STRATO e-post detaljerså att jag inte missar några alternativ.
Hantering, sökning och återställning
I arkivet kallar jag upp en utökad Sök och filtrera efter avsändare, mottagare, tidsperiod, ämne eller nyckelord. Bilagor kan också hittas direkt, vilket avsevärt förenklar kontroller och interna kontroller. En återställningsfunktion returnerar e-postmeddelanden direkt till den ursprungliga brevlådan. För externa analyser eller ytterligare säkerhetskopior exporterar jag enskilda e-postmeddelanden eller hela mappar som .eml- eller .pst-filer. Detta gör att jag kan hålla arbetsflödena smidiga och förbli Revisioner kunna agera snabbt.
Säkerhet och teknik bakom tjänsten
Arkiven finns uteslutande i tyska, certifierade datacenter, vilket ger mig en tydlig Datasuveränitet säkrar. Redundant lagring skyddar mot fel och förhindrar dataförlust på grund av hårdvarufel. Jag drar nytta av strikta åtkomstkontroller, loggning och en professionell driftsmiljö. Kryptering under transport och andra säkerhetsåtgärder kompletterar konceptet. Detta innebär att min e-posthistorik bevaras på ett tillförlitligt sätt och att jag skyddar mig mot Ransomware-episoder.
Integrations- och systemkrav
Jag använder arkivering med vanliga protokoll som t.ex. IMAP och SMTP utan att behöva installera ytterligare lokal programvara. Administrationen är webbaserad, så jag kan också justera inställningarna när jag är på språng. Alla STRATO:s brevlådor kan inkluderas, vilket gör implementeringen särskilt snabb. Befintliga arbetsflöden förblir på plats eftersom arkivet fungerar i bakgrunden och inte stör några vanor. Så här integrerar jag lösningen i min Inställning utan att avbryta projekt.
GDPR-praxis: blockering, raderingskoncept, tidsfrister
Jag definierar vilka brevlådor eller adresser jag utesluter från arkivet, t.ex. för ansökningar eller personalfiler, för att Uppgiftsskydd rent och snyggt. Jag fastställer tydliga lagringstider för material som omfattas av obligatorisk arkivering och dokumenterar dem. Jag kontrollerar också träfflistorna med jämna mellanrum och exporterar stickprov för att kontrollera kvaliteten. Ett raderingskoncept säkerställer att jag konsekvent tar bort data när tidsfristen har löpt ut. På så sätt upprätthåller jag en hög grad av transparens och uppfyller principen om Minimering av data.
Bästa praxis i vardagen
Jag förlitar mig på IMAP-konton i Apple Mail och andra klienter så att servern alltid använder den Stativ mappen innehåller. Regelbundna teståterställningar visar mig att processerna fungerar och att användarrättigheterna fungerar korrekt. Jag exporterar också regelbundna säkerhetskopior i .pst-format om jag vill kontrollera eller migrera lokalt. Jag övervakar proaktivt lagringsutrymmet och rensar upp i brevlådorna utan att påverka arkivet. Dessa rutiner sparar tid och säkrar Efterlevnad i den dagliga verksamheten.
Jämförelse av lösningar för arkivering av e-post 2025
Jag tänker utanför boxen och kollar hur alternativen fungerar för att kunna Krav och önskemål rent och snyggt. Rättssäkerhet, plats för hosting, användbarhet och integration är avgörande. Följande översikt sammanfattar de viktigaste punkterna och visar var styrkorna ligger. Ytterligare bakgrundsinformation om Juridisk arkivering 2025 hjälpa till med kategorisering. Detta gör att jag kan göra ett välgrundat val och hålla Risker låg.
| Leverantör | Rättssäkerhet | Hosting i DE | Integration | Rekommendation |
|---|---|---|---|---|
| webhoster.de | Mycket hög | Ja | Mycket enkelt | 🥇 Testvinnare |
| STRATO | Hög | Ja | Enkel | |
| IONOS | Hög | Ja | Enkel | |
| TBA-BERLIN | Medium | Nej | Komplex |
Vanliga misstag och hur du undviker dem
Vissa människor lämnar känsliga brevlådor okontrollerade i arkivet, vilket strider mot Behöver veta-principen; jag utesluter specifikt sådana adresser. Andra testar inte restaureringar på flera år och inser att rättigheter saknas först när det värsta inträffar; jag kontrollerar detta regelbundet. Felaktiga lagringstider är också vanligt förekommande, till exempel för korta eller för långa; jag dokumenterar lagringstiderna på rätt sätt. Dubbelarkivering genom vidarebefordran ökar lagringsutrymmet; jag definierar tydliga vägar. Med tydliga regler håller jag min Arkiv smal och motståndskraftig.
Tips för felsökning och support
Om det inte finns någon arkivering kontrollerar jag först om brevlådan i Konfiguration är inkluderad. Jag kontrollerar sedan leveransvägar, kvoter och eventuella klientregler som flyttar mail omedelbart. Ett kort exporttest visar om behörigheterna stämmer och om formaten körs korrekt. Loggarna i kundcentret hjälper mig att ringa in tidpunkter och orsaker. Om jag inte kommer längre formulerar jag en kompakt Biljett med exempeldata och exakta tidsstämplar.
Teamarbete: roller, ansvar och utbildning
Jag definierar vem som är behörig att utföra sökningar, dra export eller starta återställningar så att Tillgång förblir under kontroll. Utbildningskurser om GoBD, GDPR och interna riktlinjer håller teamet på rätt spår. Kortfattad dokumentation av rutinerna förklarar syfte, omfattning, tidsfrister och ansvariga parter. Kvartalsvisa revisioner säkerställer att reglerna följs och att nya brevlådor tas i beaktande omedelbart. Detta håller Öppenhet hög och lösningen fungerar i vardagen.
Capture-modell: Vad som faktiskt hamnar i arkivet
Jag ser till att alla relevanta kommunikationskanaler registreras: inkommande e-post till mina domäner och utgående e-post från mina brevlådor. Jag kontrollerar om alias, gruppadresser och vidarebefordran också har beaktats. Jag hanterar catch-all-adresser noggrant för att undvika att få oönskade massutskick i arkivet. Om jag använder externa gateways eller säkerhetsfilter kontrollerar jag att hela flödet fortfarande hamnar i arkivet och att inget dirigeras "förbi" genom serverregler eller klientregler. På så sätt förhindrar jag luckor i dokumentkedjan.
Lagringsklasser och borttagningsbegrepp i detalj
Jag klassificerar e-postmeddelanden i lagringsklasser med definierade lagringstider. För dokument som är relevanta för handels- och skatterätten fastställer jag standardperioder på sex eller tio år, beroende på innehållet (t.ex. affärsbrev jämfört med bokföringsdokument). För operativa e-postmeddelanden utan juridisk relevans fastställs kortare tidsfrister, förutsatt att det inte finns några andra skyldigheter som talar emot detta. Jag beskriver kriterierna tydligt: ämne, avsändare/mottagare, funktionella brevlådor, bilagor och typiska arbetsflöden. I min processdokumentation dokumenteras hur jag gör tilldelningen och hur jag hanterar undantag (t.ex. juridisk tvist → blockering/legal hold). När tidsfristen har löpt ut raderar jag konsekvent och dokumenterat för att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen.
Import av historiska e-postmeddelanden (efter arkivering)
För att upprätthålla en komplett historik inkluderar jag gamla filer i arkivet när det är möjligt. Det gör jag genom att tillhandahålla befintliga e-postmeddelanden från kunder eller äldre system som .eml eller .pst och - om funktionen finns tillgänglig - överföra dem till arkivet. Alternativt arbetar jag med en särskild IMAP-brevlåda dit jag importerar gammal post så att tjänsten kan fånga upp den. Jag är noga med att bevara ursprungliga metadata som datum, avsändare och mottagare och att undvika dubblering. Stickprovskontroller säkerställer att antal, tidsperioder och mappstrukturer är rimliga. På så sätt skapar jag en konsekvent utgångspunkt och minskar revisionsriskerna.
Kryptering, signaturer och indexering
Jag överväger e-postmeddelanden med kryptering från början till slut (S/MIME/PGP). Om innehållet förblir krypterat kan fulltextsökningen endast komma åt metadata; detta är acceptabelt, förutsatt att det är juridiskt tillräckligt. Om dekrypteringsnycklar finns tillgängliga centralt dokumenterar jag processen och skyddet av nycklarna särskilt noggrant. Jag kontrollerar slumpmässigt digitala signaturer för att bevisa integritet och bevis på avsändare. I samtliga fall dokumenterar jag vilka datafält som är sökbara och hur jag svarar på förfrågningar snabbt och på ett sätt som är förenligt med gällande lagstiftning.
Protokoll, bevisning och bevisvärde
Jag använder loggar från arkivet för att spåra åtkomst och ändringar av behörigheter. För revisioner exporterar jag hela e-postmeddelanden inklusive rubriker så att sändningsvägar och leveransinformation syns. Jag dokumenterar beviskedjan: från insamling till lagring till export. På så sätt kan jag på ett övertygande sätt visa för revisorerna att e-postmeddelandena är fullständiga och oförändrade och att arkiveringen har varit aktiv hela tiden. Provtagningsprotokoll och månatliga kontrollrapporter ökar bevisvärdet.
Kostnadsplanering, lagring och skalning
Jag beräknar budgeten på ett realistiskt sätt: det finns vanligtvis återkommande kostnader per brevlåda eller paket och eventuellt för lagring. Jag planerar för tillväxt genom bilagor (PDF-filer, bilder, CAD-filer) och sätter tröskelvärden över vilka jag ombokar lagring eller optimerar brevlådepolicyn. För kapacitetsplanering använder jag nyckeltal som genomsnittlig e-post per användare och månad, genomsnittlig storlek på bilagor och förväntade körtider. Tidig planering förhindrar flaskhalsar och ad hoc-åtgärder i testfaser.
Övervakning och regelbundna tester
Jag upprättar ett lätt övervakningssystem: månatliga stickprovskontroller, ett kort återställningstest för varje team, export av ett referensmejl och kontroll av loggposter. Om det uppstår avvikelser (t.ex. en plötslig nedgång i vissa brevlådor) undersöker jag orsakerna på ett strukturerat sätt. Jag noterar vem som är ansvarig, eskaleringsvägar och svarstider så att fel inte går obemärkta förbi. Jag håller dessa rutiner kortfattade men konsekventa så att de inte belastar verksamheten och ger säkerhet i en nödsituation.
Förändringshantering och onboarding/offboarding
Jag förankrar arkivering i onboarding: Jag konfigurerar nya brevlådor direkt med rätt regler och kontrollerar att aliaser är täckta. Under offboarding ser jag till att brevlådorna förblir skyddade tills de relevanta tidsfristerna löper ut och att inga alias arkiveras. Borttagningar sker i förtid. Rollförändringar i teamet återspeglas direkt i behörigheterna så att endast behöriga personer har tillgång till sökningar och export. Jag dokumenterar förändringar på ett kortfattat och begripligt sätt.
Flera domäner, alias och grupper
Jag driver ofta flera domäner eller använder alias och gruppbrevlådor för team. Jag testar därför uttryckligen om gruppmail och aliasadresser finns i arkivet och är korrekt tilldelade. Jag hanterar catch-all-brevlådor restriktivt för att undvika översvämningar av skräppost. För tvärfunktionella brevlådor definierar jag ansvar och synlighet så att dataskydd och "need-to-know" upprätthålls.
Kontinuitet i verksamheten och återstart
Jag planerar för störningar: Om en brevlåda blockeras eller en klient utsätts för intrång är arkivet fortfarande min pålitliga källa. Jag övar på hur jag på kort tid kan få tillbaka ett stort antal e-postmeddelanden till brevlådorna och dokumenterar processen (RTO/RPO). Vid ransomware-incidenter använder jag arkivet för att selektivt återställa arbetskapaciteten utan att dölja mina spår. Det är så här jag säkrar affärsverksamheten även under press.
Upprätta praktisk dokumentation av rutinerna
Jag håller min procedurdokumentation kortfattad och effektiv: syfte, omfattning, roller, registreringsvägar, tidsfrister, raderingskoncept, övervakning, tester och eskalering. Ett appendix med exempel (t.ex. typiska fakturaprocesser eller projektkommunikation) gör det lättare att förstå. Jag märker ändringar med datum och godkännande. Det innebär att jag kan presentera dem vid revisioner utan ansträngning och använda dem internt som referens.
Kortfattat sammanfattat
Med strato e-postarkivering Jag säkrar företags e-post på ett lagligt, spårbart och effektivt sätt. Aktivering, sökning, export och återställning är sammanlänkade och ger mig snabbhet i mitt dagliga arbete. Jag uppfyller rättsliga skyldigheter enligt HGB, AO, GoBD och DSGVO med tydliga tidsfrister och ett dokumenterat förfarande. På tekniksidan drar jag nytta av tyska datacenter, redundans och en slimmad webbadministration. Om du vill fördjupa dig kan du hitta ytterligare information om STRATO i kompakta översikter och på så sätt spara pengar. Tid under drift.
