Det blir allt viktigare att skydda privata uppgifter och företagsuppgifter, eftersom brottsligheten i allt högre grad flyttar över till Internet. Datasäkerhet handlar inte bara om skydd av känsliga uppgifter utan generellt om säkerheten för alla företagsuppgifter. Företagen har olika alternativ för att optimera skyddet och säkerheten.
Tillträdestillstånd
En viktig del av datasäkerheten är kontrollen av åtkomstbehörigheter. Många system erbjuder redan möjlighet till enkla begränsningar, t.ex. att helt enkelt frigöra mappar för vissa åtgärder. Företagen kan dock inte undvika att använda lämpliga verktyg för att skydda sina uppgifter.
Detta gör det möjligt att fördela åtkomst- och användningsrättigheter inte bara för mappar utan även för enskilda filer eller områden i datasamlingar. Det är särskilt viktigt att dessa rättigheter också kontrolleras regelbundet. Det händer gång på gång att konton som tillhör anställda som har sagts upp inte har avaktiverats och att de sedan har orsakat stor skada i företaget.
Versionering
Datasäkerheten är inte heller längre garanterad när man arbetar med en föråldrad databas. Två faktorer är vanligtvis orsaken till detta: brist på delat lagringsutrymme och ingen versionshantering av när ett dokument har redigerats.
Tack vare molnlagring kan åtminstone det första problemet lätt åtgärdas. Med versionshantering finns det en lämplig programvara som dokumenterar vem som har gjort vilka ändringar och när. Fördelen är att de inte bara visar vem som har arbetat med det, utan också vilka ändringar som har gjorts. Detta är oumbärligt för dokument som redigeras gemensamt av ett team, men även för filer som endast används av en person är det ofta bra att kunna spåra hur ett dokument har utvecklats.
Skapa säkerhetskopior
Tidigare gjordes kopior av alla register, men i dag är det datamedierna som utgör säkerhetskopior och som måste göras med jämna mellanrum. Detta gäller inte bara dataföretag i företaget, utan även t.ex. servrar som används. Säkerhetskopior är viktiga för Återställning av serverdata oumbärlig, eftersom en förlust kan uppstå på grund av hackarattacker eller andra problem. Om en säkerhetskopia finns tillgänglig är dataförlusterna minimala och driftstoppstiden kan också hållas nere.
Många företag frågar sig hur ofta det är meningsfullt att säkerhetskopiera serverdata. Detta kan endast besvaras individuellt. Ju högre användningsfrekvens, desto oftare måste säkerhetskopior göras. För små och medelstora företag räcker det oftast med en daglig säkerhetskopiering. Företag som har hundratals kundbeställningar per dag bör dock överväga att göra en säkerhetskopia med några timmars mellanrum.
Säkerhetskopiorna bör sparas under en längre tid. Många företag behåller till och med säkerhetskopiorna i upp till ett år. Anledningen till detta är att om data har skadats av virus tar det ofta tid innan man märker det. De skadade uppgifterna kopieras sedan ofta tillsammans med säkerhetskopiorna. Om det inte längre finns någon säkerhetskopia som innehåller data innan den skadades kan informationen vanligtvis inte längre återställas.
Fysisk säkerhet
Datamediernas fysiska säkerhet bör också beaktas när det gäller datasäkerhet. På samma sätt som tillgången till filer bör även tillgången till exempelvis serverrummet skyddas med behörigheter. Dessutom är skötsel och lagring av databärare också en viktig faktor. En säkerhetskopia är värdelös om den finns på en databärare som har utsatts för för mycket värme, t.ex. på grund av felaktig förvaring, och därför har blivit oanvändbar.
I detta fall omfattas även företag som till stor del arbetar papperslöst av rättsliga bestämmelser som reglerar hur databärare måste lagras för att uppfylla lagringsskyldigheten.
